謅議會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制

牟奇芳

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)在會(huì)計(jì)中的廣泛運(yùn)用，會(huì)計(jì)電算化的推廣使用為高校財(cái)務(wù)管理工作創(chuàng)造了良好的條件，從20世紀(jì)80年代以來(lái)，會(huì)計(jì)電算化經(jīng)歷了從無(wú)到有的發(fā)展過(guò)程，97%以上的單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化。分析電算化存在的風(fēng)險(xiǎn)及出現(xiàn)的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際經(jīng)驗(yàn)提出幾點(diǎn)建議，以期對(duì)在信息化時(shí)代對(duì)中國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的發(fā)展提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；會(huì)計(jì)電算化；內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2014）03-0162-02

隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)在會(huì)計(jì)中的廣泛運(yùn)用，會(huì)計(jì)工作經(jīng)歷了從手工會(huì)計(jì)到電算化會(huì)計(jì)的發(fā)展歷程。會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)信息的處理和存儲(chǔ)方式，而且對(duì)會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)都產(chǎn)生了重大影響。會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)成功地運(yùn)用在各行各業(yè)。

一、會(huì)計(jì)電算化的特征

會(huì)計(jì)電算化是把電子計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)工作中的簡(jiǎn)稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬和報(bào)賬，以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程，其目的是提高企業(yè)財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。其主要特征有四點(diǎn)：（1）數(shù)據(jù)處理代替了傳統(tǒng)的手工，而是以電子計(jì)算機(jī)為核心；（2）磁性介質(zhì)是會(huì)計(jì)信息的主要載體；（3）數(shù)據(jù)處理高度集中化和自動(dòng)化、編制報(bào)表簡(jiǎn)單、數(shù)據(jù)分析準(zhǔn)確、查詢速度快捷；（4）運(yùn)算速度快、存儲(chǔ)容量大、信息資料高度共享。

會(huì)計(jì)電算化的特征，也賦予了特殊的優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)在：會(huì)計(jì)軟件的應(yīng)用減輕了會(huì)計(jì)人員手工記賬的工作量，大大提高了工作效率；提高了會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量。運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件的轉(zhuǎn)賬、核算等自動(dòng)功能，降低了誤差，提高了準(zhǔn)確度；培養(yǎng)了一批既懂計(jì)算機(jī)又懂會(huì)計(jì)的復(fù)合型人才，使得中國(guó)會(huì)計(jì)電算化向規(guī)范化、商品化、通用化、專業(yè)化方向發(fā)展；為企業(yè)信息化建設(shè)提供了經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)了企業(yè)管理軟件市場(chǎng)的發(fā)展。

二、會(huì)計(jì)電算化面臨的問(wèn)題

電子計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，而計(jì)算機(jī)固有的缺陷給會(huì)計(jì)電算化帶來(lái)一定風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)硬件主要包括計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備，硬件系統(tǒng)是軟件和數(shù)據(jù)的生存環(huán)境，會(huì)計(jì)的所有數(shù)據(jù)資料都保存在計(jì)算機(jī)中，若硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或遭到破壞時(shí)都會(huì)使會(huì)計(jì)工作受到極大影響，比如導(dǎo)致資料的丟失，數(shù)據(jù)的不可恢復(fù)性。而影響硬件安全的主要原因有：機(jī)器元件的質(zhì)量、人為對(duì)計(jì)算機(jī)的破壞、自然災(zāi)害的破壞等其他引起設(shè)備損壞等。

配備會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作，選擇會(huì)計(jì)軟件的好壞對(duì)會(huì)計(jì)電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。若軟件通用性差，將造成數(shù)據(jù)共享性差，在單位內(nèi)部難以互相交流，影響企業(yè)整體的信息化等。同時(shí)各類病毒肆虐，黑客襲擊，軟件存在漏洞，都給計(jì)算機(jī)帶來(lái)安全隱患。

會(huì)計(jì)電算化由傳統(tǒng)的人與人之間的聯(lián)系，而部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的關(guān)聯(lián)。會(huì)計(jì)賬目、貨幣現(xiàn)金、信息存儲(chǔ)、文件傳遞等都變成了電子文件存于計(jì)算機(jī)內(nèi)。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的特點(diǎn)將很容易使這些信息被刪除或篡改而不會(huì)留下任何痕跡，同時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。因此發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪的難度較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大，計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪造成的危害和損失也可能就更大。在另外一方面電磁介質(zhì)也易受損壞，且有丟失或毀損的危險(xiǎn)，所以會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理形式提出了更高的要求，在保存資料存在著風(fēng)險(xiǎn)。

三、會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行內(nèi)部控制存在問(wèn)題分析

當(dāng)前會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理以計(jì)算機(jī)單機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主。作為會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)重要組成部分的內(nèi)部控制，在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)環(huán)境下，其作用不是削弱而是加強(qiáng)了。它的控制手段呈多元化趨勢(shì)，對(duì)控制本身的要求更加嚴(yán)格，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)一步向深層次發(fā)展，這些改變既給單位帶來(lái)效益，同時(shí)也帶來(lái)了內(nèi)部控制上的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。

1.無(wú)紙化特點(diǎn)削減傳統(tǒng)的內(nèi)部控制制度。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化。傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)，如原始憑證、記賬憑證、明細(xì)賬、總賬等均由不同的會(huì)計(jì)人員分別記錄并保管。即按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)分為不同的工作職責(zé)，并由不同的人員分管，彼此構(gòu)成了一個(gè)內(nèi)部相互牽制網(wǎng)從而不易出現(xiàn)舞弊行為。而一旦出現(xiàn)問(wèn)題，也可按各自的職責(zé)追究責(zé)任，同時(shí)未經(jīng)授權(quán)任何人都難以瀏覽到所有的會(huì)計(jì)資料。而對(duì)于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上交易、無(wú)紙化交易等的推行，每一項(xiàng)交易發(fā)生時(shí)，有關(guān)該項(xiàng)交易的有關(guān)信息由業(yè)務(wù)人員直接輸入計(jì)算機(jī)，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原先使用的每項(xiàng)交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了原來(lái)在核算過(guò)程中進(jìn)行的各種必要的核對(duì)、審核等工作，有相當(dāng)一部分變?yōu)橛捎?jì)算機(jī)自動(dòng)完成了。因此，電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制內(nèi)容變得更為廣泛、技術(shù)要求更高。

2.內(nèi)部控制制度建設(shè)存在缺陷。會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度由系統(tǒng)控制與管理控制共同構(gòu)成，系統(tǒng)控制主要由軟件集成，而管理控制由企業(yè)自己設(shè)定并加以管理。但目前很多企業(yè)對(duì)其認(rèn)識(shí)不夠，兩者都存在不足。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)控制中，沒(méi)有建立起為防止舞弊或欺詐，有效的職責(zé)劃分和不相容職務(wù)分離系統(tǒng)。而在管理控制中，沒(méi)有嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》建立有效的會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度。同時(shí)內(nèi)部控制制度的制定未能結(jié)合單位實(shí)際，缺乏操作性。一個(gè)良好的內(nèi)部控制制度應(yīng)該是在對(duì)企業(yè)性質(zhì)、管理要求、人員配備、軟硬件等情況進(jìn)行了全面分析后制定的。企業(yè)的管理各具特色，會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制制度應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況制定，但有些單位缺乏進(jìn)取，內(nèi)控管理模式落后，不能適應(yīng)新時(shí)期的需要。

3.財(cái)務(wù)軟件的使用效率、效益有待提高。當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)及其軟件更新較快，財(cái)務(wù)軟件種類繁多，而且功能日趨完善和強(qiáng)大。我們應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件，目的不僅僅是可以提高工作效率，更重要是為相關(guān)各方提供有用、高效的數(shù)據(jù)資料以供企業(yè)決策，使會(huì)計(jì)作為參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的手段發(fā)揮各項(xiàng)功能。但目前很多企業(yè)電算化水平低，對(duì)財(cái)務(wù)軟件的功能開(kāi)放和利用效率還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，會(huì)計(jì)軟件通用性差、集成化程度低。各公司間的軟件無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理，不能與企業(yè)內(nèi)部其他管理子系統(tǒng)融為一體，很難形成整個(gè)企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。endprint

四、會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制的措施

為了保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠性，實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)正常、安全、有效地運(yùn)行，消除可能發(fā)生的危害，提升單位或企業(yè)的整體管理水平，以保障單位管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就必須建立和健全電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度和措施。

1.建立計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件，因此要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，防止意外事故的發(fā)生；確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除；對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存和雙備份；在軟件修改、升級(jí)和硬件更換過(guò)程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督；健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性；增加計(jì)算機(jī)防病毒功能，提高安全性，完善會(huì)計(jì)檔案管理工作。

2.建立會(huì)計(jì)電算化管理制度。建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每各個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專，辦事有要求，工作有檢查。明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限；預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿；操作人員離開(kāi)機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件；根據(jù)實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。

3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化人員業(yè)務(wù)能力。會(huì)計(jì)電算化已成為一門融會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等為一體的綜合性學(xué)科，這就要求會(huì)計(jì)人員即要精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，又要精通計(jì)算機(jī)技術(shù)和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)。

單位應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行系統(tǒng)的在職培訓(xùn)，有計(jì)劃地開(kāi)展會(huì)計(jì)人員能力的訓(xùn)練工作，推動(dòng)單位建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，使得會(huì)計(jì)電算化向規(guī)范化、商品化、通用化、專業(yè)化方向發(fā)展。同時(shí)單位加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德水平教育，誠(chéng)實(shí)守信，遵紀(jì)守法，確保工作的順利進(jìn)行。

五、結(jié)束語(yǔ)

完善的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制，能有效地保證會(huì)計(jì)信息的正確可靠性，保證各項(xiàng)會(huì)計(jì)處理符合國(guó)家會(huì)計(jì)法規(guī)的要求，提高了會(huì)計(jì)工作效率，為企業(yè)的管理決策提供高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息。

參考文獻(xiàn)：

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[責(zé)任編輯 陳鳳雪]endprint