淺議Excel函數在學籍管理中的應用

李仙花

摘 要：本文以學籍注冊、技能抽考及成績評定三項學籍管理日常事務為例，探討了如何通過靈活選用Excel內置的函數，實現對學籍信息高效管理。

關鍵詞：學籍管理 Excel函數 應用

學籍管理是每個學校都必須進行的一項繁瑣事務。隨著計算機的廣泛應用和Office辦公自動化軟件的使用，目前學生的學籍信息一般都使用電子文檔存儲，以便上交到上級管理部門審核。通常，學籍管理員會根據學籍信息特點和相關要求使用 Excel軟件輸入和存儲管理信息，日常的學籍管理工作，如注冊、修改、添加以及提取等，需要經過多次重復操作才能完成。如何讓這些工作變得更輕松、省時？可以運用Excel提供的內置函數來幫助提高工作效率。

Excel軟件最突出的特點就是具有數據自動處理能力，利用公式計算、公式的復制以及公式的重新計算功能，可以使復雜的事情簡單化，特別是Excel提供的內置函數能更方便快捷地完成相同的工作。函數是Excel中預定義好的公式，共有200多個。在學籍管理的日常事務中，靈活選用其中內置的函數，實現對學籍信息的輸入和日常處理，可以達到事半功倍的效果。

下面筆者從學籍注冊、技能抽考及成績評定這三個方面介紹Excel部分函數的功能與應用。

一、學籍注冊

圖1是從各班級收集的紙質數據表。

圖1

根據Excel軟件所具有的數據處理功能，從上圖分析得出，學生的“身份證號”字段中包含了“性別”和“出生年月日”的信息，這樣“性別” 和“出生年月日”兩列的數據就不用再輸入。

首先，新建Excel工作簿，在Sheet1工作表中創(chuàng)建一個電子注冊表，在表中輸入標題行內容：班級學號、姓名、身份證號、性別、出生日期、專業(yè)、班級等。在數據區(qū)域輸入如圖2所示的數據即可，其中A列、F列和G列剩余的數據采用填充柄的復制功能完成。

圖2

第二，利用Mid函數（字符串截取函數）從“身份證號”中計算出“出生年月日”。Mid函數的功能是返回文本字符串中從指定位置開始的特定數目的字符。身份證號中第7位至第14位這8個數據代表學生的出生年月日。

例如：計算圖2的1號同學的“出生年月日”，在E2結果單元格中，輸入：

=MID（C2，7，8）

注：C2為引用身份證號碼（數字字符）所在單元格，E列其余的學生的信息依然使用填充柄的復制功能完成。

第三，利用Mod函數（取余函數）計算出第17位數是奇數還是偶數。Mod函數的功能是返回兩數相除的余數。身份證號的第17位代表了一個人的性別是“男”還是“女”，分別用奇數、偶數表示，奇數1、3、5、7、9表示男性，偶數0、2、4、6、8表示女性。即：

=MOD（第17位數，2）

第四，利用函數嵌套從“身份證號”中計算出“性別”。函數的嵌套是指一個函數中套入了另一個函數，函數的值作為另一個函數的參數。函數嵌套的層數最多可以達到7層。

由此得出：先用Mid取中間字符串函數，取出第17位的數字字符；再用數學函數Mod取余函數，計算該數字的奇偶性；最后是邏輯函數If條件函數，判斷出是“男”性還是“女”性。

例如：計算圖2的1號同學的性別，在D2結果單元格中，輸入：

=IF（MOD（MID（C2，17，1），2）=0，"女"，"男"）

二、技能抽考

每年的技能抽考是湖北省檢測職業(yè)院校學生學習情況的規(guī)定項目。出于公平公正的原則，筆者采用隨機抽測學號的方式進行。例如一個專業(yè)注冊60人，抽測10%，即隨機抽取6人的學號。在Excel中隨機函數Rand（ ）可實現這一功能。使用Rand（ ）1次，然后對生成的數進行增倍、取整等處理，即可抽出一個學號，再使用填充柄的復制功能，6單元格即可搞定。

隨機函數Rand（ ）的功能是：返回大于等于0及小于1的均勻分布隨機數，即產生出[0，1）之間的數：0或者一些小數。從抽測的學號分析，單獨使用的Rand（ ）函數所產生的是[0，1）之間的數，不符合“學號”要求（以“學號”為1、2、……60整數為例，沒有0），故采用以下方法解決此問題。

首先，隨機函數乘以合適的數值型系數A，隨機數將產生于0到A區(qū)間，即[0，A）。如Rand（ ）*60 函數，將產生大于等于0且小于60的一個隨機數。因此通過乘以不同大小的系數，可以產生不同區(qū)間的隨機數。

然后，配合取整函數，保證隨機數為整數型數據項。例如Int（Rand（ ）*60）函數功能將產生0至60間的隨機整數，即[0，60）的隨機整數。包含了0，而不包含60。由于學號是從1到60號，在上面的基礎上加上數字1即可滿足抽取的要求。

舉例：在“抽測學號”第一個結果單元格中，輸入：

=INT（RAND（ ）*60）+1

三、成績評定

近幾年來，湖北省要求職業(yè)院校的學生取得英語、計算機等級證才能獲得畢業(yè)證。如果學生英語、計算機兩者有一項成績不合格（無等級證），則不頒發(fā)畢業(yè)證。根據這一情況，可以把符合條件的標記為“發(fā)”，不符合條件的不作標記。

現假設學生英語、計算機考試狀態(tài)如圖3所示。

圖3

從上表分析可知，每一種成績有三種狀態(tài)：“優(yōu)秀”“合格”和“不合格”。

又已知兩門成績中只要有一門標記為“不合格”，即不發(fā)畢業(yè)證，其余情況均發(fā)。可以先用OR（ ）邏輯或函數來判斷。OR（ ）函數的功能是任一參數為TRUE時，則結果為TRUE。再用IF嵌套。

舉例：在J2單元格中，輸入：

=IF（（OR（H2="不合格"，I2="不合格"）），""，"發(fā)" ）

計算結果如圖4所示。

圖4

綜上所述，我們不難發(fā)現，Excel的內置函數具有強大功能。只要靈活運用Excel函數，發(fā)揮其作用，學籍管理工作效率將會大幅提高。

參考文獻：

[1]葉亞平.計算機應用基礎[M].北京：原子能出版社，2009.

[2]周和平.對口招生考試教程（計算機應用類）[M].北京：國防科技大學出版社，2007.

（作者單位：湖北工業(yè)大學）endprint

摘 要：本文以學籍注冊、技能抽考及成績評定三項學籍管理日常事務為例，探討了如何通過靈活選用Excel內置的函數，實現對學籍信息高效管理。

關鍵詞：學籍管理 Excel函數 應用

學籍管理是每個學校都必須進行的一項繁瑣事務。隨著計算機的廣泛應用和Office辦公自動化軟件的使用，目前學生的學籍信息一般都使用電子文檔存儲，以便上交到上級管理部門審核。通常，學籍管理員會根據學籍信息特點和相關要求使用 Excel軟件輸入和存儲管理信息，日常的學籍管理工作，如注冊、修改、添加以及提取等，需要經過多次重復操作才能完成。如何讓這些工作變得更輕松、省時？可以運用Excel提供的內置函數來幫助提高工作效率。

Excel軟件最突出的特點就是具有數據自動處理能力，利用公式計算、公式的復制以及公式的重新計算功能，可以使復雜的事情簡單化，特別是Excel提供的內置函數能更方便快捷地完成相同的工作。函數是Excel中預定義好的公式，共有200多個。在學籍管理的日常事務中，靈活選用其中內置的函數，實現對學籍信息的輸入和日常處理，可以達到事半功倍的效果。

下面筆者從學籍注冊、技能抽考及成績評定這三個方面介紹Excel部分函數的功能與應用。

一、學籍注冊

圖1是從各班級收集的紙質數據表。

圖1

根據Excel軟件所具有的數據處理功能，從上圖分析得出，學生的“身份證號”字段中包含了“性別”和“出生年月日”的信息，這樣“性別” 和“出生年月日”兩列的數據就不用再輸入。

首先，新建Excel工作簿，在Sheet1工作表中創(chuàng)建一個電子注冊表，在表中輸入標題行內容：班級學號、姓名、身份證號、性別、出生日期、專業(yè)、班級等。在數據區(qū)域輸入如圖2所示的數據即可，其中A列、F列和G列剩余的數據采用填充柄的復制功能完成。

圖2

第二，利用Mid函數（字符串截取函數）從“身份證號”中計算出“出生年月日”。Mid函數的功能是返回文本字符串中從指定位置開始的特定數目的字符。身份證號中第7位至第14位這8個數據代表學生的出生年月日。

例如：計算圖2的1號同學的“出生年月日”，在E2結果單元格中，輸入：

=MID（C2，7，8）

注：C2為引用身份證號碼（數字字符）所在單元格，E列其余的學生的信息依然使用填充柄的復制功能完成。

第三，利用Mod函數（取余函數）計算出第17位數是奇數還是偶數。Mod函數的功能是返回兩數相除的余數。身份證號的第17位代表了一個人的性別是“男”還是“女”，分別用奇數、偶數表示，奇數1、3、5、7、9表示男性，偶數0、2、4、6、8表示女性。即：

=MOD（第17位數，2）

第四，利用函數嵌套從“身份證號”中計算出“性別”。函數的嵌套是指一個函數中套入了另一個函數，函數的值作為另一個函數的參數。函數嵌套的層數最多可以達到7層。

由此得出：先用Mid取中間字符串函數，取出第17位的數字字符；再用數學函數Mod取余函數，計算該數字的奇偶性；最后是邏輯函數If條件函數，判斷出是“男”性還是“女”性。

例如：計算圖2的1號同學的性別，在D2結果單元格中，輸入：

=IF（MOD（MID（C2，17，1），2）=0，"女"，"男"）

二、技能抽考

每年的技能抽考是湖北省檢測職業(yè)院校學生學習情況的規(guī)定項目。出于公平公正的原則，筆者采用隨機抽測學號的方式進行。例如一個專業(yè)注冊60人，抽測10%，即隨機抽取6人的學號。在Excel中隨機函數Rand（ ）可實現這一功能。使用Rand（ ）1次，然后對生成的數進行增倍、取整等處理，即可抽出一個學號，再使用填充柄的復制功能，6單元格即可搞定。

隨機函數Rand（ ）的功能是：返回大于等于0及小于1的均勻分布隨機數，即產生出[0，1）之間的數：0或者一些小數。從抽測的學號分析，單獨使用的Rand（ ）函數所產生的是[0，1）之間的數，不符合“學號”要求（以“學號”為1、2、……60整數為例，沒有0），故采用以下方法解決此問題。

首先，隨機函數乘以合適的數值型系數A，隨機數將產生于0到A區(qū)間，即[0，A）。如Rand（ ）*60 函數，將產生大于等于0且小于60的一個隨機數。因此通過乘以不同大小的系數，可以產生不同區(qū)間的隨機數。

然后，配合取整函數，保證隨機數為整數型數據項。例如Int（Rand（ ）*60）函數功能將產生0至60間的隨機整數，即[0，60）的隨機整數。包含了0，而不包含60。由于學號是從1到60號，在上面的基礎上加上數字1即可滿足抽取的要求。

舉例：在“抽測學號”第一個結果單元格中，輸入：

=INT（RAND（ ）*60）+1

三、成績評定

近幾年來，湖北省要求職業(yè)院校的學生取得英語、計算機等級證才能獲得畢業(yè)證。如果學生英語、計算機兩者有一項成績不合格（無等級證），則不頒發(fā)畢業(yè)證。根據這一情況，可以把符合條件的標記為“發(fā)”，不符合條件的不作標記。

現假設學生英語、計算機考試狀態(tài)如圖3所示。

圖3

從上表分析可知，每一種成績有三種狀態(tài)：“優(yōu)秀”“合格”和“不合格”。

又已知兩門成績中只要有一門標記為“不合格”，即不發(fā)畢業(yè)證，其余情況均發(fā)?？梢韵扔肙R（ ）邏輯或函數來判斷。OR（ ）函數的功能是任一參數為TRUE時，則結果為TRUE。再用IF嵌套。

舉例：在J2單元格中，輸入：

=IF（（OR（H2="不合格"，I2="不合格"）），""，"發(fā)" ）

計算結果如圖4所示。

圖4

綜上所述，我們不難發(fā)現，Excel的內置函數具有強大功能。只要靈活運用Excel函數，發(fā)揮其作用，學籍管理工作效率將會大幅提高。

參考文獻：

[1]葉亞平.計算機應用基礎[M].北京：原子能出版社，2009.

[2]周和平.對口招生考試教程（計算機應用類）[M].北京：國防科技大學出版社，2007.

（作者單位：湖北工業(yè)大學）endprint

摘 要：本文以學籍注冊、技能抽考及成績評定三項學籍管理日常事務為例，探討了如何通過靈活選用Excel內置的函數，實現對學籍信息高效管理。

關鍵詞：學籍管理 Excel函數 應用

學籍管理是每個學校都必須進行的一項繁瑣事務。隨著計算機的廣泛應用和Office辦公自動化軟件的使用，目前學生的學籍信息一般都使用電子文檔存儲，以便上交到上級管理部門審核。通常，學籍管理員會根據學籍信息特點和相關要求使用 Excel軟件輸入和存儲管理信息，日常的學籍管理工作，如注冊、修改、添加以及提取等，需要經過多次重復操作才能完成。如何讓這些工作變得更輕松、省時？可以運用Excel提供的內置函數來幫助提高工作效率。

Excel軟件最突出的特點就是具有數據自動處理能力，利用公式計算、公式的復制以及公式的重新計算功能，可以使復雜的事情簡單化，特別是Excel提供的內置函數能更方便快捷地完成相同的工作。函數是Excel中預定義好的公式，共有200多個。在學籍管理的日常事務中，靈活選用其中內置的函數，實現對學籍信息的輸入和日常處理，可以達到事半功倍的效果。

下面筆者從學籍注冊、技能抽考及成績評定這三個方面介紹Excel部分函數的功能與應用。

一、學籍注冊

圖1是從各班級收集的紙質數據表。

圖1

根據Excel軟件所具有的數據處理功能，從上圖分析得出，學生的“身份證號”字段中包含了“性別”和“出生年月日”的信息，這樣“性別” 和“出生年月日”兩列的數據就不用再輸入。

首先，新建Excel工作簿，在Sheet1工作表中創(chuàng)建一個電子注冊表，在表中輸入標題行內容：班級學號、姓名、身份證號、性別、出生日期、專業(yè)、班級等。在數據區(qū)域輸入如圖2所示的數據即可，其中A列、F列和G列剩余的數據采用填充柄的復制功能完成。

圖2

第二，利用Mid函數（字符串截取函數）從“身份證號”中計算出“出生年月日”。Mid函數的功能是返回文本字符串中從指定位置開始的特定數目的字符。身份證號中第7位至第14位這8個數據代表學生的出生年月日。

例如：計算圖2的1號同學的“出生年月日”，在E2結果單元格中，輸入：

=MID（C2，7，8）

注：C2為引用身份證號碼（數字字符）所在單元格，E列其余的學生的信息依然使用填充柄的復制功能完成。

第三，利用Mod函數（取余函數）計算出第17位數是奇數還是偶數。Mod函數的功能是返回兩數相除的余數。身份證號的第17位代表了一個人的性別是“男”還是“女”，分別用奇數、偶數表示，奇數1、3、5、7、9表示男性，偶數0、2、4、6、8表示女性。即：

=MOD（第17位數，2）

第四，利用函數嵌套從“身份證號”中計算出“性別”。函數的嵌套是指一個函數中套入了另一個函數，函數的值作為另一個函數的參數。函數嵌套的層數最多可以達到7層。

由此得出：先用Mid取中間字符串函數，取出第17位的數字字符；再用數學函數Mod取余函數，計算該數字的奇偶性；最后是邏輯函數If條件函數，判斷出是“男”性還是“女”性。

例如：計算圖2的1號同學的性別，在D2結果單元格中，輸入：

=IF（MOD（MID（C2，17，1），2）=0，"女"，"男"）

二、技能抽考

每年的技能抽考是湖北省檢測職業(yè)院校學生學習情況的規(guī)定項目。出于公平公正的原則，筆者采用隨機抽測學號的方式進行。例如一個專業(yè)注冊60人，抽測10%，即隨機抽取6人的學號。在Excel中隨機函數Rand（ ）可實現這一功能。使用Rand（ ）1次，然后對生成的數進行增倍、取整等處理，即可抽出一個學號，再使用填充柄的復制功能，6單元格即可搞定。

隨機函數Rand（ ）的功能是：返回大于等于0及小于1的均勻分布隨機數，即產生出[0，1）之間的數：0或者一些小數。從抽測的學號分析，單獨使用的Rand（ ）函數所產生的是[0，1）之間的數，不符合“學號”要求（以“學號”為1、2、……60整數為例，沒有0），故采用以下方法解決此問題。

首先，隨機函數乘以合適的數值型系數A，隨機數將產生于0到A區(qū)間，即[0，A）。如Rand（ ）*60 函數，將產生大于等于0且小于60的一個隨機數。因此通過乘以不同大小的系數，可以產生不同區(qū)間的隨機數。

然后，配合取整函數，保證隨機數為整數型數據項。例如Int（Rand（ ）*60）函數功能將產生0至60間的隨機整數，即[0，60）的隨機整數。包含了0，而不包含60。由于學號是從1到60號，在上面的基礎上加上數字1即可滿足抽取的要求。

舉例：在“抽測學號”第一個結果單元格中，輸入：

=INT（RAND（ ）*60）+1

三、成績評定

近幾年來，湖北省要求職業(yè)院校的學生取得英語、計算機等級證才能獲得畢業(yè)證。如果學生英語、計算機兩者有一項成績不合格（無等級證），則不頒發(fā)畢業(yè)證。根據這一情況，可以把符合條件的標記為“發(fā)”，不符合條件的不作標記。

現假設學生英語、計算機考試狀態(tài)如圖3所示。

圖3

從上表分析可知，每一種成績有三種狀態(tài)：“優(yōu)秀”“合格”和“不合格”。

又已知兩門成績中只要有一門標記為“不合格”，即不發(fā)畢業(yè)證，其余情況均發(fā)?？梢韵扔肙R（ ）邏輯或函數來判斷。OR（ ）函數的功能是任一參數為TRUE時，則結果為TRUE。再用IF嵌套。

舉例：在J2單元格中，輸入：

=IF（（OR（H2="不合格"，I2="不合格"）），""，"發(fā)" ）

計算結果如圖4所示。

圖4

綜上所述，我們不難發(fā)現，Excel的內置函數具有強大功能。只要靈活運用Excel函數，發(fā)揮其作用，學籍管理工作效率將會大幅提高。

參考文獻：

[1]葉亞平.計算機應用基礎[M].北京：原子能出版社，2009.

[2]周和平.對口招生考試教程（計算機應用類）[M].北京：國防科技大學出版社，2007.

（作者單位：湖北工業(yè)大學）endprint