加強高校辦公室知識管理的有效途徑

[摘 要] 高校辦公室實施知識管理是高等院校在當(dāng)今知識經(jīng)濟時代一次巨大的管理領(lǐng)域的革命浪潮。辦公室知識管理可以促進高校辦公室的管理工作更加科學(xué)化，提高管理水平。

[關(guān)鍵詞] 辦公室管理； 知識管理； 知識； 技術(shù)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 011. 060

[中圖分類號] G647； C931.4 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）011- 0098- 01

辦公室是高等院校對外的窗口，體現(xiàn)高校的行政管理水平和獨特的精神面貌。高校辦公室知識管理通過創(chuàng)造一種全新的環(huán)境，讓每一位在辦公室工作的人獲取、共享、使用組織內(nèi)部和外部的相關(guān)信息來形成個人的知識，并且以此來支持、鼓舞個人將這種知識應(yīng)用到服務(wù)中去的一種行政管理體系。

1 高校辦公室知識管理的有效途徑

1.1 創(chuàng)建知識的共享性

高校辦公室的一切工作都應(yīng)該圍繞師生而開展辦公室知識管理的關(guān)鍵在于，建立知識共享機制，培養(yǎng)教職員工的知識創(chuàng)造力。因此，可以從信息基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)入手，建立學(xué)校的網(wǎng)站和校園的局域網(wǎng)等，從而形成包括知識收集、知識整理、知識整合、知識檢索、知識交流和知識匯總等功能的、完善的內(nèi)部交流網(wǎng)絡(luò)體系，將其作為溝通組織內(nèi)部的良好橋梁，讓每一個人都參與其中。積極樹立“以人為本”的價值觀，尊重每一個人的創(chuàng)造力，讓組織中每一個人都能得到良好的信任，促進知識管理不斷發(fā)展。高校知識管理還要實現(xiàn)與外部的知識系統(tǒng)進行交流和互動，密切關(guān)注社會的動態(tài)，與時俱進，加強國際交流和合作。

1.2 建立創(chuàng)新激勵機制

創(chuàng)新是發(fā)展的靈魂。知識創(chuàng)新是在傳統(tǒng)知識的基礎(chǔ)上，不斷進行加深、消化和重新組合，是對傳統(tǒng)知識的繼承和發(fā)展。高校辦公室，積累新的知識后，為師生交流、研究能提供新穎、便捷、準(zhǔn)確、有價值的知識服務(wù)，從而才能更加充分體現(xiàn)知識的價值所在。實施知識管理就必須重視人力資源，為辦公室人員提供充分的信息和知識環(huán)境，人性化的關(guān)懷和管理，讓他們的個性得到最大化的發(fā)展，充分發(fā)掘他們個人的潛質(zhì)，激勵辦公室人員探索知識，培養(yǎng)創(chuàng)新型思維方式。

1.3 建立知識管理評估體系

知識管理評估是知識管理的有機組成部分，是用來衡量知識管理績效的一種基本手段。根據(jù)各高校辦公室獨特的特點，建立知識管理評估體系很有必要。建立評估體系對激發(fā)師生的潛質(zhì)和對知識的創(chuàng)新，推動高校辦公室的高效管理，促進知識的采集、加工、整理、組合有著不可代替的重要性。辦公室管理應(yīng)本著實事求是的態(tài)度，根據(jù)各自不同的崗位，各自不同的任務(wù)，各自不同的方向，設(shè)置切實可行的評估指標(biāo)。評估的時候要結(jié)合客觀性和主觀性，對知識進行有效的整合、加工、交流和共享。在評估的時候要注意的是：不能對知識一概而論，不能局限在辦公室內(nèi)部，而要面向大眾，面向社會，形成縱向的分析和評估。這樣才能使得評估體系趨于規(guī)范和完善。

1.4 培養(yǎng)學(xué)習(xí)氛圍

在工作中培養(yǎng)一種學(xué)習(xí)的氛圍，使得工作與學(xué)習(xí)結(jié)合在一起。辦公室人員為了保持各自的創(chuàng)造力，需要不斷學(xué)習(xí)，提升能力，使辦公室管理得到實質(zhì)性的改進：從傳統(tǒng)模式到創(chuàng)新思維，從單調(diào)無聊到新穎有趣，從個人工作到團隊合作，從單一知識技能到多才多藝。

2 對高校校長提出更高要求

（1） 校長要樹立面向未來的教育價值觀，既可以滿足社會未來發(fā)展的需要，推動社會發(fā)展，又滿足人自身的發(fā)展需要。教育只有面向現(xiàn)代化，面向世界，面向未來，才能促進人本身的發(fā)展，進一步促進社會的發(fā)展。

（2） 校長要不斷更新知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)自己的綜合能力，提高自己的知識素養(yǎng)，與時俱進，做一個觀念開放、反應(yīng)敏捷、適應(yīng)能力強的新型校長。

（3） 校長要不斷創(chuàng)新，做一個超越自我的革命者。當(dāng)代社會的一個重要的特征就是每時每刻都處于變化和改革的過程中。所以校長，也要學(xué)會在現(xiàn)代社會中變革自己，不守舊，不盲從，銳意革新，敢于面對各種挑戰(zhàn)，不僅僅做一位管理者，而是一位優(yōu)秀的改革者、思想家和教育家。

3 小 結(jié)

在當(dāng)代社會中，選擇有效的知識管理策略，進行信息傳遞與知識服務(wù)，已經(jīng)成為高校辦公室管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。知識管理及時將隱性的知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，有利于在高校辦公室中營造一種創(chuàng)新、交流、學(xué)習(xí)和應(yīng)用知識的環(huán)境，通過建立有效的激勵機制，培養(yǎng)知識型工作人員，用知識管理來指導(dǎo)辦公室工作。