論商務英語寫作的兩種信息排列方式：Deductive pattern & Inductive pattern

【摘要】現(xiàn)代商務英語寫作注重禮貌原則，要求從對方的角度出發(fā)去考慮問題，這就對于寫信人的溝通技巧有了更高的要求。本文從信息內(nèi)容的性質(zhì)角度出發(fā)，闡述了兩種不同的排列方式：演繹法與歸納法。正確的使用兩種不同方式，可以使信函內(nèi)容更易于被讀者接受，從而達到有效的、善意的溝通效果。

【關鍵詞】好消息 壞消息 演繹法 歸納法

【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）11-0081-01

每一封商務信函都是基于某個特定目的出發(fā)的，假如我們是在電報中用一句話去概括一封信函，這句話就應該是本信函“主旨”，英文中稱之為central idea。而這個“主旨”就決定了整篇信函的文體結構及能否取得寫信人期待的效果。在清楚的認識到“主旨”是什么之后，寫信人下一步要做的就是“組織”信息?！敖M織”一詞在寫作中的解釋是：將主題分為若干部分并將其按照合理順序排列的行為。因此在下筆寫信之前，寫信人需要清楚幾個問題：（1）本文的“主旨”是什么？（2）收信人對于該信息可能會有怎樣的發(fā)應？（3）基于可預見的收信人的反應，該“主旨”應該置于信函的哪個位置闡述？在此我們需要兩種不同的信息組織方法：演繹法和歸納法。

1.演繹法與歸納法

所謂演繹法或稱演繹推理（Deductive reasoning）是指人們以一定的反映客觀規(guī)律的理論認識為依據(jù)，從服從該認識的已知部分推知事物的未知部分思維方法。是由一般到個別的認識方法。演繹法是認識“隱性”知識的方法。所謂歸納法或稱歸納推理（Inductive reasoning），是在認識事物過程中所使用的思維方法。有時叫作歸納邏輯是指人們以一系列經(jīng)驗事物或知識素材為依據(jù)，尋找出其服從的基本規(guī)律或共同規(guī)律，并假設同類事物中的其他事物也服從這些規(guī)律，從而將這些規(guī)律作為預測同類事物的其他事物的基本原理的一種認知方法。

2.演繹法在商務英語寫作中的應用

演繹法在商務信函中大量應用于“好消息信函”和“中性消息信函”當中。好消息信函是指信息中包含使人愉悅的內(nèi)容的信件。中性消息信函是指讀者會對信函中的內(nèi)容感興趣，但不會產(chǎn)生情感上的反應。這兩種信函在商務信函中占有絕大多數(shù)的比例，人們習慣于其演繹法的三步走結構：開篇點明主題，接下來對主題進行詳細的說明或解釋，結尾部分呼應主題或以未來為導向的結束語。以下表格為例：

演繹法排列的信息具有以下優(yōu)勢：

（1）開篇的第一句話比較容易些，在此之后，其具體解釋或說明可以很自然的闡述出來。

（2）因為放在開頭這樣顯眼的位置，更容易引起讀者的重視

（3）在開篇就得知好消息，使讀者帶有愉悅的心情閱讀全文，余下的詳細內(nèi)容及說明也更容易被接受。

（4）這種排列能夠節(jié)省讀者時間。一旦掌握了信函的主旨，他們可以快速的瀏覽全文。

3.歸納法在商務英語寫作中的應用

壞消息是指任何會讓讀者產(chǎn)生不愉悅情緒反應的信息。比如對于請求幫助、申請工作、申請開證等的否定回復都屬于壞消息信函。因為在大多數(shù)情況下讀者都對自己的請求持有被肯定的期待，壞消息必然會使讀者感到沮喪和失望。因此這類信息尤其需要寫信人認真對待，盡量避免因讀者感到傷心或丟臉而產(chǎn)生的破壞交際關系的負面效應。

正如上文中所述，好消息信息中需要對主題加以細節(jié)說明，壞消息信息同樣需要這樣的內(nèi)容（原因、解釋等）。如果寫信人開門見山式的告知對方這個壞消息，對方的反應很有可能是負面的：“這不公平”，“不應該是這樣的”，“他們從來就不給我機會”。一旦產(chǎn)生這樣先入為主的消極觀念，不管后面的解釋多么合理、具體，讀者的態(tài)度也很難發(fā)生改變。因此對于寫信人來說，壞消息的原因及解釋顯得更加重要。如果這些原因被讀者所認可、理解，那么壞消息本身也是可接受的，雙方因此而保持了友好的商務關系。正因為原因及解釋的重要性，寫信人需要在組織信息時注意強調(diào)原因，使用歸納法去表達壞消息信函就可以很有效的達到這一目的。歸納法在商務信函寫作中可以簡化為四個步驟，如下表：

歸納法排列的信息具有以下優(yōu)勢：

（1）在拒絕對方之前給予對方充分合理的解釋。

（2）將原因和解釋置于拒絕之前，使讀者更易接受和理解。

（3）可以避免消極的反應。在讀者閱讀完合理的解釋后，接下來的拒絕是可預見并可接受的。

（4）使用中性或是愉悅的信息作為結尾，例如表達愿意與對方以其他方式進行合作，表達希望能夠提供幫助的意愿，有利于雙方建立和維持良好的關系。

通過以上對比分析，我們可以看到，作為兩種主要的商務寫作方法，演繹法和歸納法各有所長。寫信人應該做到具體情況具體分析，根據(jù)信函的性質(zhì)確定信息排列方式。

參考文獻：

[1]甘鴻.外經(jīng)貿(mào)英語函電[M].上海對外貿(mào)易學院，2004（14）.

[2]蘇根林，黃潔婷.實用商務英語函電[M].東南大學出版社，2006（1）.

[3]陳開富，周芹. 跨文化意識在商務英語寫作中的應用[J]. 商場現(xiàn)代化，2008（ 4） ： 65.

[4]Krashen，S. 1981. Second Language Acquisition and Second Language Learning[M].Oxford： Pergamon Press.

作者簡介：

宋清濤（1981.9-），女，內(nèi)蒙古呼倫貝爾市人，碩士研究生，講師，研究方向：商務英語方向。