高校辦公室管理效能提升對策探析

摘要：新形勢下，隨著高校改革的進一步深入，高校辦公室管理效能提升問題也開始日益突顯出來。本文基于高?，F(xiàn)狀，論述了辦公室管理工作的重要性，深入剖析了高校辦公室管理過程中出現(xiàn)的普遍卻又十分典型的問題，在此基礎上針對性的提出了幾點辦公室管理效能提升對策，期望對新時期高校辦公室管理工作有一定的借鑒意義。

伴隨著高校改革，我國高等教育規(guī)模持續(xù)擴大、體制改革不斷深入，高等學校在教學、科研、社會服務方面取得了矚目的成績。在高校快速發(fā)展過程中，校院兩級管理模式開始普遍出現(xiàn)，高校辦公室數(shù)量急劇增多，工作任務日益繁重，管理職能錯位、管理效能低下等問題時有發(fā)生。作為高等學校的綜合辦事機構，高校辦公室是承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內外的橋梁和紐帶，具有參與政務、管理事務、搞好服務的職能，在高校工作中發(fā)揮著極為重要的作用。

一、高校辦公室管理工作的地位和作用

高校辦公室居于學校管理系統(tǒng)的中心地位，是協(xié)助學校領導辦理專門事務、輔助處理日常工作的部門，它在高校運行過程中的地位和作用不容忽視。

1.高效辦公室管理工作的地位

第一，現(xiàn)行高校領導多是主要學術帶頭人，學術成果對學校而言，重要性不言而喻，辦公室作為領導的重要參謀與助手，其必須讓領導從瑣碎的行政事務中脫離出來，使其有更多的精力用于學術研究等其它重要事項，同時辦公室必須得供領導決策等的基礎數(shù)據(jù)，當好行政領導的得力助手。第二，學校辦公室承接校級機關領導指示，協(xié)調職能層，領導院級辦公室工作開展，統(tǒng)籌全局，推動整個學校正常運轉。第三，辦公室是聯(lián)絡上下左右、溝通四面八方的“窗口”，對校外來訪人員，要進行接待；對校內有關事項，要及時宣傳公布，可以認為高校工作作風和精神面貌等展示的優(yōu)劣，高校辦公室起著關鍵影響。

2.高效辦公室管理工作的作用

第一，高校辦公室作為重要職能部門，它必須為教學、科研營造良好的氛圍，為學校的有效運轉提供有力的保障，服務職能是高校辦公室的最基本職能。第二，作為學校的綜合管理部門，高校辦公室重要職責之一是協(xié)調，它必須協(xié)調好校內教學、科研等的各種事項，保證機構高效、規(guī)范運轉，同時必須做好高校與其它院校、企事業(yè)單位、政府機關單位及新聞媒體等的協(xié)調工作。第三，學校辦公室在做好基礎教學、科研管理的同時，必須為相關部門甚至校領導班子提供基礎的教研數(shù)據(jù)供參考，或者進行深入細致調研，取得準確的一手材料為領導獻計獻策。第四，對領導決策、落實批示等的后續(xù)跟蹤落實，必須依靠高校辦公室的督促檢查來推動，保證執(zhí)行效率。

二、高效辦公室管理存在的問題剖析

在充分認識了高校辦公室管理工作的地位和作用后，本部分將從現(xiàn)行高校的運行現(xiàn)狀出發(fā)，對高效辦公室管理過程中存在的問題作進一步的剖析，具體如下。

1.職責模糊，目標不清

高校辦公室要發(fā)揮最大功效，為領導、師生員工提供一流服務，從而在高校改革和發(fā)展中起到更大的作用，就應當先明確辦公室的職能和工作目標，這也是廣大企事業(yè)組織必須首先明確的目標。隨著現(xiàn)行高效競爭日趨激烈，以及結合高效行政領導的管理風格，高校辦公室在“什么權利”“多少權力”下放院級辦公室方面正不斷地探索與實踐著，同時隨著高校的不斷擴招，學生、教師數(shù)量都在急劇的增多，因而辦公室機構人員也必然增多，而在這過程中，如果準確定位職責，明確目標，必然成為辦公室管理的一大新挑戰(zhàn)。伴隨著管理過程中各式新情況不斷涌現(xiàn)，相互扯皮現(xiàn)象十有發(fā)生，工作效率較低。此外，辦公室工作涉及范圍不斷增大，復雜性不斷增強，辦公室人員的思想觀念還沒能完全轉變過來，束縛在原有的管理思維之中，缺乏管理的主動性和積極性，管理思想、管理手段、管理方法落后，造成辦公室職責目標不明確，角色定位不清晰，不適應新形勢下辦公室管理的發(fā)展。

2.機構配置不盡合理，人員素質有待進一步提高

受現(xiàn)行高校機構改革以及高校擴招等影響，結合上述高校辦公室職責不清、目標不明的剖析，現(xiàn)行辦公室內部機構配置不盡合理，加上行政工作量化考核不明顯，激勵不足，辦公室人員間工作態(tài)度不太主動積極，責任心還有待加強。經(jīng)過了解，雖然現(xiàn)行高校行政機構人員多通過考試選拔進入，但本身專業(yè)性不強，工作思維、理念等也有差入，況且較早期的進入人員，多是留校學生或通過一定關系進入，人員整體素質還有待提高，能力有限而至遇到新事物、新問題措手不及，這些方面對于辦公室管理職能效用發(fā)揮而言是一巨大的挑戰(zhàn)。

3.管理創(chuàng)新不足，理念相對落后

面對高校改革，學校辦公室的管理職能范圍不斷擴大，工作任務量也不斷增多，同時面對著激烈競爭，學校領導等對辦公室工作的要求也不斷提高，這就促使辦公室應該不斷創(chuàng)新管理方式，提升管理效能。但現(xiàn)實情況卻不容樂觀，多數(shù)辦公室人員都在忙于日?，嵥槭聞斩鵁o暇思想如何創(chuàng)新管理方式。同時，現(xiàn)行辦公室人員的整體素質相對偏低，非科班出身而導致的管理理念落后，在這方面其本身無所能為。作為事業(yè)單位，高校的行政人員不乏混日子人員，而這些人又進一步拖累整個高校辦公室管理效能提升。

4.機制體制不完善，有待規(guī)范化

辦公室各項制度還沒有根據(jù)新時期的要求而作出相應調整，缺乏比較規(guī)范科學的管理體系。崗位職責不清晰，導致辦公室的工作要做什么，做到什么程度，辦公室工作人員各自要完成什么目標，都缺少一定制度的規(guī)范，工作中存在拖拉推諉現(xiàn)象。各種日常工作缺少相應的制度規(guī)范，并且對突發(fā)事件預計不足，考核評價標準模糊，獎懲制度也尚未明確，都已不能滿足當前實際工作需要。只有健立一套健全的管理制度，讓辦公室人員共同遵守辦事程序和行為準則，這樣才能讓辦公室管理工作規(guī)范化，遇到新事務，或緊急問題，也能通過應急預案有效處理，否則在碰到復雜問題之時，往往忙于應急處理，思想方式全靠人為賦予，無章可循，很難適應辦公室工作的要求。

三、高校辦公室管理效能提升對策

根據(jù)上述對高校辦公室管理問題的剖析，現(xiàn)針對性的提出如下管理效能提升對策：

1.轉變職能，明確職責

明確具本工作內容，科學制定工作計劃，形成合理的目標管理體系，才是現(xiàn)行高校辦公室應當追逐的目標，傳統(tǒng)的埋頭苦干、奉命撰文、照章行事等工作方式已不適應新時代的發(fā)展趨勢。在現(xiàn)今形勢下，要想做好辦公室管理工作，其本身必須首先明確目標，轉變職責，即：（1）以轉變行政管理職能為前提，減少直接管理，理順黨、政、群三者及政府職能部門、各高校的關系，達到職能合理配置的目標。（2）結合職能目標，重新審視界定辦公室職能，把控好高校改革現(xiàn)狀以及未來發(fā)展趨勢，細化辦公室具體業(yè)務內容，明確負責人員職責。（3）科學制定工作計劃，形成辦公室管理的目標責任體系，保證工作落實到位，事事有人負責，追究責任清晰明確。

2.提升人員素質，強化隊伍建設。

辦公室職能發(fā)揮的好壞、工作水平的高低，關鍵在于辦公室人員的素質，建立一支教育觀念新、業(yè)務能力強的辦公室隊伍，是提高高校辦公室管理水平和管理效能的重要途徑。因此，如何提升人員素質，強化隊伍建設是，可通過：（1）提高辦公室工作人員的思想政治素質，增強崗位責任感和工作使命感，強化培訓，提高其現(xiàn)代科學管理能力、調查研究能力、綜合協(xié)調能力、文稿處理能力、服務決策能力、突發(fā)事件應變能力等。（2）針對性的選送素質能力較高的人員到優(yōu)秀單位進行系統(tǒng)學習，培養(yǎng)辦公室管理專門人才。（3）根據(jù)實際情況，合理設置崗位，制定相應職責，通過對全體人員的通盤考慮及有效考核，將合適的人員安排到合適的崗位上，最大化每一個人工作效率，以此促進人員配置效率提升。

3.創(chuàng)新管理方式，學習先進理念。

樹立新的管理理念，創(chuàng)新管理方式，對提升辦公室管理效能發(fā)揮著十分關鍵的作用。首先，每個人在工作過程中都是一個不斷學習提升的過程，對于自身的管理工作而言，只有學習先進管理念，才會有不一樣的管理思維，才有可能創(chuàng)新管理方式。其次，強化激勵考核，做到考核量化、客觀、公正，考核結果正確使用，激勵效能有效發(fā)揮，當然這也可以通過培訓，兄弟單位的考察學習等途徑去實現(xiàn)。最后，管理效用的顯現(xiàn)是一個長期的過程，從而要求管理方式的推進也必須持續(xù)化，學校辦公室必須采取多種途徑，多種方式，通過不斷地實踐、修正、完善，將管理效能最大化。

4.規(guī)范化管理，完善體制機制。

制度建設是管理之本，要使管理工作規(guī)范、高效，必須建立一套適應新時期要求的辦公室管理制度，形成一套完整的體制機制，確保辦公室工作有序、有效開展。（1）結合實際情況，建立一套完善、詳實、明確的日常管理制度，以此來規(guī)范學院各項工作，使辦公室的工作有章可循，從而納入科學化的軌道，既有利于確保工作件件落實，又能夠為日后工作提供查詢依據(jù)，以達到科學管理的目的。（2）在現(xiàn)有機構配置下，進一步明確崗位責任制，保證目標明細、標準量化，各人均能各司其職，各盡其能，保證每項具體工作任務都落實到人，避免推諉、撞車現(xiàn)象。（3）在明確崗位責任并合理分工的同時，提倡團隊協(xié)作精神，對辦公室的整體工作進行歸類分解，分級量化，辦公室人員分工合作，互相支持，保持團隊一致，提高工作效率。（4）對辦公室工作進行梳理，對階段性工作及時總結，對常規(guī)性工作提前做好準備，對非常規(guī)性工作也能按照應急處理方案處理，確保工作有序有效完成。

總之，在高校改革深化的新形勢下，辦公室人員應該不斷加強學習，及時總結工作經(jīng)驗，積極探索新時期辦公室管理效能提升的新方法、新思路，對于實現(xiàn)辦公室管理現(xiàn)代化、科學化具有重要的意義。