二級(jí)學(xué)院科研信息化管理新要求探析

摘 要：隨著高校的科研發(fā)展，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院科研信息化管理是高校二級(jí)管理體制下提升全?？蒲泄芾硭降挠行緩?。本文通過(guò)對(duì)二級(jí)學(xué)院科研信息化管理現(xiàn)狀的分析，探析科研信息化管理的新要求，提出了“一個(gè)中心，四個(gè)基本原則”的實(shí)施對(duì)策。

關(guān)鍵詞：二級(jí)管理 科研管理 信息化 新要求

中圖分類號(hào)：R197.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）04（c）-0183-01

隨著高等學(xué)校的發(fā)展，高校內(nèi)部管理模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樾Ｔ憾?jí)管理，管理重心不斷下移。二級(jí)學(xué)院科研管理部門上要接受校科技處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，下要管理和服務(wù)系室的科研工作，提升科研信息化管理水平是滿足服務(wù)職能要求的重要途徑?？蒲行畔⒒芾硎侵赋浞掷糜?jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和各種信息資源，使科研信息傳遞各環(huán)節(jié)網(wǎng)絡(luò)化、公開(kāi)化、透明化，使信息交流更加方便、快捷。這對(duì)于提高科研管理工作的效率和水平，促進(jìn)科研管理決策科學(xué)化，促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化、實(shí)現(xiàn)科研管理創(chuàng)新等具有重要意義。

1 二級(jí)學(xué)院科研信息化管理現(xiàn)狀和新要求

二級(jí)學(xué)院科研管理普遍采用傳統(tǒng)的管理模式，即以上傳下達(dá)為主，自主的創(chuàng)新性不足，管理機(jī)制不完善，在科研信息化管理完整性、高效性、準(zhǔn)確性和安全性等方面存在不足。

1.1 完整性

科研檔案是在科研活動(dòng)中直接積累的各類具有保存價(jià)值的科研成果和有關(guān)科研方面的文件。目前二級(jí)學(xué)院對(duì)科研檔案管理的完整性欠佳。二級(jí)學(xué)院科研管理者需對(duì)口?？萍继幍亩鄠€(gè)部門，管理面寬且科研信息量大種類多。信息化管理相對(duì)落后，仍然采用紙檔為主、電子存檔為輔的管理方式，一般只存檔高級(jí)別項(xiàng)目、成果等材料的電子件。電子存檔只進(jìn)行了簡(jiǎn)單的分類歸檔，存檔之間沒(méi)有建立相應(yīng)的聯(lián)系，從而造成科研數(shù)據(jù)的管理和統(tǒng)計(jì)工作存在統(tǒng)計(jì)繁瑣，不易查找等不足。這些都對(duì)二級(jí)學(xué)院科研管理中如何全面的掌握科研材料、提高信息化管理完整性水平提出了新的要求。

1.2 高效性、準(zhǔn)確性

信息的處理和傳遞過(guò)程要求高效實(shí)時(shí)，科研信息亦有如此特點(diǎn)。科研信息發(fā)布是二級(jí)學(xué)院科研管理者重要的日常工作，目前主要通過(guò)傳統(tǒng)的發(fā)布方式易出現(xiàn)缺少針對(duì)性且時(shí)效性低等問(wèn)題。隨著政府科研項(xiàng)目立項(xiàng)導(dǎo)向的變化，產(chǎn)學(xué)研合作日趨重要，信息的對(duì)等互通是其中的關(guān)鍵所在，但二級(jí)學(xué)院在產(chǎn)學(xué)研信息收集、傳遞過(guò)程中未起到明顯的作用。此外，二級(jí)學(xué)院在申報(bào)科研平臺(tái)、學(xué)科等材料時(shí)需要大量科研數(shù)據(jù)支撐，表格格式特定，目前普遍采用傳統(tǒng)的excel數(shù)據(jù)處理和手動(dòng)輸入方式效率低下還存在不易實(shí)時(shí)替換的缺陷。所以新階段科研發(fā)展的特點(diǎn)對(duì)二級(jí)學(xué)院科研信息化管理的高效性和準(zhǔn)確性提出了更高的要求。

1.3 安全性

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息安全已成為事業(yè)進(jìn)步的重要保證。目前，二級(jí)學(xué)院科研管理者對(duì)科研信息化安全性認(rèn)識(shí)普遍不高。二級(jí)學(xué)院科研管理者由于常協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)處理相關(guān)事務(wù)，需要接觸大量的內(nèi)部信息和文件，但在日常業(yè)務(wù)的開(kāi)展中容易把這些信息泄露。隨著學(xué)?？蒲械陌l(fā)展，教師將承接越來(lái)越多的保密項(xiàng)目，二級(jí)學(xué)院科研管理者缺乏相關(guān)的保密知識(shí)。此外，科研管理者計(jì)算機(jī)中保存著教師在專業(yè)領(lǐng)域的最新研究成果，還有些是涉及教師個(gè)人信息的相關(guān)資料。但由于計(jì)算機(jī)操作水平有限等原因，無(wú)法完全保證這些信息的安全。所以多方面科研信息安全性不高的現(xiàn)狀對(duì)科研信息化的安全性提出了更高的要求。

2 加強(qiáng)科研信息化管理的對(duì)策

科研管理的生命力在于創(chuàng)新，基于二級(jí)學(xué)院科研信息化管理的現(xiàn)狀和新要求分析，在此提出科研信息化管理“一個(gè)中心，四個(gè)基本原則”作為切實(shí)可行的實(shí)施對(duì)策：以制度建設(shè)，提高思想認(rèn)識(shí)為中心，以信息存檔完整化、信息處理高效化、信息發(fā)布準(zhǔn)確化、信息管理安全化為基本原則。

2.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提高思想認(rèn)識(shí)

制度建設(shè)是優(yōu)化管理體制的根本途徑，二級(jí)學(xué)院科研管理者需逐漸完善各項(xiàng)適應(yīng)于學(xué)院科研發(fā)展的管理制度，從制度上約束管理行為。在此基礎(chǔ)上，需進(jìn)一步提高思想認(rèn)識(shí)，牢固樹(shù)立以人為本的信息化服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)科研管理工作的主動(dòng)性，提高信息收集的敏感性。

2.2 信息存檔完整化

嚴(yán)格實(shí)行紙質(zhì)和電子檔案雙軌制存檔，將所有科研材料的原件均進(jìn)行電子化掃描存檔，并進(jìn)行存檔分類處理。對(duì)經(jīng)整理的原件檔案做詳細(xì)的目錄登記，使檔案信息實(shí)現(xiàn)標(biāo)簽化。在將電子存檔整理完成后，對(duì)科研基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)管理，建立二級(jí)學(xué)院科研管理系統(tǒng)，分析數(shù)據(jù)之間的相互聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)科研數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理，實(shí)施分級(jí)查詢權(quán)限管理。最后，必須制定和實(shí)施科研數(shù)據(jù)定時(shí)更新機(jī)制，從制度上強(qiáng)化科研數(shù)據(jù)信息存檔完整化。

2.3 信息處理高效化

提高計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力是保證信息處理高效化的重要途徑之一。如在office辦公軟件中熟練的使用Visual Basic for Applications（VBA）編程能有效的提高文檔信息處理速度，在學(xué)科、科研平臺(tái)等申報(bào)時(shí)快速的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)支撐。強(qiáng)化院系二級(jí)管理是另一條重要途徑，充分調(diào)動(dòng)系一級(jí)的管理力量，將部分科研管理任務(wù)分解至系一級(jí)。此外，在日常工作開(kāi)展過(guò)程中，熟練的掌握學(xué)院一線科研教師的科研現(xiàn)狀與科研成果，也能有效的提高科研信息處理的效率。

2.4 信息發(fā)布準(zhǔn)確化

信息發(fā)布的準(zhǔn)確化主要指將科研信息發(fā)布給特定的教師。在科研通知發(fā)布中，注重點(diǎn)對(duì)點(diǎn)信息發(fā)布，既容易引起教師的重視程度，又能形成更好的反饋機(jī)制。要善于使用office軟件中的郵件合并功能結(jié)合移動(dòng)通信業(yè)務(wù)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的信息發(fā)送，快速、準(zhǔn)確的將科研信息根據(jù)不同的需求分類發(fā)布。此外，剛?cè)肼毜那嗄瓴┦浚鶎?duì)整個(gè)科研項(xiàng)目申報(bào)體系和科研管理方式不是很了解，這時(shí)就需要二級(jí)學(xué)院科研管理者編撰有針對(duì)性的指導(dǎo)手冊(cè)，將青年教師最需要的信息準(zhǔn)確的發(fā)布給他們。

2.5 信息管理安全化

二級(jí)學(xué)院科研管理者需要提高信息管理的安全化意識(shí)，定期學(xué)習(xí)保密文件，注意平時(shí)的言行、書(shū)寫的材料等符合信息安全要求。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)密，不炫耀和泄露各種相關(guān)信息，這也是二級(jí)學(xué)院科研管理者必須具備的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德。此外，需通過(guò)技術(shù)手段保障信息安全，如加強(qiáng)科研信息的實(shí)時(shí)備份，注重計(jì)算機(jī)和文檔的加密措施，對(duì)計(jì)算機(jī)和科研文檔進(jìn)行雙重加密是保證電子文檔信息安全的重要手段。

3 結(jié)語(yǔ)

信息化管理是信息時(shí)代科技管理工作發(fā)展的必然需求。加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院科研信息化管理是高校二級(jí)管理體制下提升全?？蒲泄芾硭降挠行緩?。作為二級(jí)學(xué)院的科研管理者要樹(shù)立開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)，提高自身素質(zhì)，研究科研信息化管理和科技發(fā)展的內(nèi)在聯(lián)系，努力實(shí)踐科研信息化管理“一個(gè)中心，四個(gè)基本原則”的實(shí)施方案，從而實(shí)現(xiàn)科研信息安全、高效的管理和利用，不斷開(kāi)創(chuàng)二級(jí)學(xué)院科研管理的新局面。

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