如何做好科研院所檔案數(shù)字化管理工作初探

文/中國林科院亞熱帶林業(yè)研究所 趙艷

科研院所的檔案記載了單位的歷史發(fā)展，也是單位文化的傳承，它蘊含著單位生存、發(fā)展過程中各個時期行政、科研、財務、人事等方面的情況，從中我們可以了解它的歷史沿革，以及科研成果、科技創(chuàng)新的拼搏歷程，真實的再現(xiàn)歷史的面貌。檔案作為單位發(fā)展的重要載體，是科研院所發(fā)展的重要組成部分，做好科研院所檔案的收集、整理、開發(fā)利用等檔案管理工作，有利于切實有效地服務于單位的發(fā)展和建設。

隨著科技水平的不斷發(fā)展，信息技術的進步，利用網(wǎng)絡交流變得普遍和方便，我們也進入了一個全新的信息化時代，檔案管理，也不經(jīng)意間加入了數(shù)字化、信息化的行列。2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設實施綱要》。2009年，國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案工作會議上指出：“數(shù)字檔案館是信息時代檔案館的發(fā)展方向，是檔案信息化整體水平的集中體現(xiàn)?！?012年，他在全國檔案工作會議上要求：“各級檔案部門要緊緊圍繞檔案信息化工作中亟需解決的一些關鍵技術問題開展研究，努力解決檔案信息化管理技術、信息安全技術、新型載體保護技術、不同載體信息轉(zhuǎn)換技術、電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設等技術難點、熱點問題，更好地發(fā)揮新技術對檔案信息化的支撐引領作用?！北M管數(shù)字檔案館的管理模式還在探索之中，但數(shù)字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發(fā)展方向，數(shù)字檔案館的建設成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，檔案數(shù)字化也成為了傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。

一、檔案數(shù)字化的概述

檔案數(shù)字化是隨著計算機網(wǎng)絡技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，直接結(jié)果是將紙質(zhì)載體檔案轉(zhuǎn)化成為以“比特”為特征的電子檔案。 檔案數(shù)字化是以紙質(zhì)檔案資料為主要物質(zhì)對象，利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將原本存在于傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)庫，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，以實現(xiàn)檔案信息快捷利用和資源共享的目的，從而最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的價值。

二、目的意義

檔案數(shù)字化將實現(xiàn)資源數(shù)字化，管理規(guī)范化和服務網(wǎng)絡化，進一步促進封閉式的傳統(tǒng)檔案館向開放式的公共檔案館的轉(zhuǎn)變。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務。數(shù)字檔案化的本質(zhì)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，是檔案工作體系適應信息化新環(huán)境、實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理新要求的變革、發(fā)展和完善。

（一）檔案數(shù)字化節(jié)約了檔案的存儲空間，并提高經(jīng)濟效益

隨著科研院所的發(fā)展和壯大，文書檔案數(shù)量也逐年增加，使得紙質(zhì)檔案管理不僅占用了大量的存儲空間，而且也增加了保管成本和保管難度。檔案室的紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化之后，使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，改變了原有的檔案存放方式，節(jié)省了檔案存放的占地空間，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費，并且可以容納更多的檔案文件。

（二）檔案數(shù)字化提高了檔案管理人員工作效率和檔案的利用率

傳統(tǒng)的檔案管理，檔案管理人員有大量的工作時間用于幫助借閱人員查詢、登記以及歸還檔案等方面，并且需要查詢?nèi)藛T到檔案館現(xiàn)場，然后通過工作人員手工目錄進行初步檢索，然后再人工查找，才能享受到服務，整個利用過程花費的時間較長，而數(shù)字化檔案服務，只要您有電腦和網(wǎng)絡，就可以即時查詢和享受服務，簡便快捷，能夠極大地提高工作效率和檔案的利用率。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員和科研人員做到足不出戶便可完成檔案的利用。

（三）檔案數(shù)字化增強了檔案紙質(zhì)原件的保護

隨著時間的推移，檔案室保存著的檔案物也較久遠，經(jīng)過時間的流逝不但紙張會變得發(fā)黃，字跡也會逐漸褪色，再加上經(jīng)常的翻閱利用，很可能由于人為疏忽和突然事件導致珍貴文檔被損壞。數(shù)字化實施后，可以在利用時用電子文件代替原件使用，這樣可以避免使用者對檔案原件的意外損壞和內(nèi)容的篡改，同時還可以對污損殘缺的照片進行修復，不僅有效地達到了保護珍貴檔案原件的作用，而且也給檔案利用者提供了便利。

三、檔案數(shù)字化的方法

科研院所在進行數(shù)字化建設時，需要對檔案的情況詳細進行摸底評估，對館藏檔案的種類、數(shù)量、案卷質(zhì)量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法進行詳細了解，做到對檔案數(shù)字化建設的工作量心中有數(shù)，從而制定科學的建設方案。

檔案數(shù)字化建設包括計算機數(shù)據(jù)錄入、電子掃描、數(shù)碼照相、模擬信息的計算機轉(zhuǎn)換等，都是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的方法和途徑，而其主要方法就是對檔案信息的計算機數(shù)據(jù)錄入。檔案錄入前通過從檔案實體庫提卷后，拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料來對檔案信息進行數(shù)據(jù)采集，并校對檔案目錄、核對電子材料等情況，以便為檔案的利用提供準確可靠的數(shù)據(jù)信息。檔案數(shù)字化錄入過程包含：檔案的整理、標引著錄、檔案拆分、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)歸檔、影像質(zhì)檢、數(shù)據(jù)刻錄、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析利用檔案還原等一系列工作。

目前科研院所要加工的文書文件較規(guī)整，在做整理工作時主要是檢查原文頁碼的編寫情況，裝訂情況，可采用手工錄入和OCR（光學字符識別）軟件相結(jié)合的方式錄入。檔案拆分前對檔案進行統(tǒng)一編號，并確認需要掃描的頁面，掃描時采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美的同時又不影響遠程查詢和游覽的速度。最后對檔案拆分、掃描、修正、去污、文本流程圖的處理、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配進行檢驗等質(zhì)量進行全面檢驗。

四、檔案數(shù)字化存在的問題及解決方法

（一）檔案數(shù)字化存在的問題

現(xiàn)有檔案法規(guī)制度不健全。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，檔案事業(yè)也逐漸崛起，漸入人眼，人們對檔案信息服務提出了更高的要求，檔案工作已步入規(guī)范化軌道，雖然領導和工作人員的檔案意識有一定的加強，但部分人員對檔案數(shù)字化建設仍然缺乏重視。這客觀導致了我國檔案信息化建設配套的一系列法規(guī)制度不完善；另一方面由于我國檔案信息化標準不統(tǒng)一，信息很難實現(xiàn)共享，整體的利用效率偏低，影響了檔案信息化建設的健康發(fā)展。

現(xiàn)有檔案基礎設施滿足不了需求。隨著信息時代的來臨，也使我們信息行業(yè)的硬件設施和軟件配備面臨著考驗。就檔案數(shù)字化而言，硬件設施嚴重不足，所必需的信息采集設備、信息存儲設備與信息利用設備均因基層單位財力緊張而配備不足，難以適應檔案數(shù)字化工作發(fā)展的需要?？v觀當前科研院所檔案部門所應用的軟件系統(tǒng)，升級空間不大、功能不夠健全的狀況普遍存在，同樣阻礙了檔案數(shù)字化的發(fā)展進程。

對檔案人員素質(zhì)能力要求越來越高。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，也同樣需要實現(xiàn)檔案人員素質(zhì)的現(xiàn)代化，不能僅僅滿足于一般的計算機操作，還需要有較高知識層次和技術水平。從目前看，許多檔案部門檔案人員知識結(jié)構(gòu)單一，沒有學習和掌握相關的計算機技術，更是缺乏技術人才和復合型人才,也在一定程度上制約了檔案信息化建設的健康穩(wěn)定發(fā)展。

檔案信息安全難保障。科研院所數(shù)字化檔案在開展開放性服務為廣大科研人員帶來快捷、方便之時，信息的安全性問題也隨之被提上了日程。這是由數(shù)字化檔案本身的特性而導致的。一方面，數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，檔案信息的內(nèi)容極易被復制、刪除，計算機病毒和硬件故障也會使信息數(shù)據(jù)受到破壞；另一方面，因為數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，檔案信息賴以傳播的網(wǎng)絡空間充滿了各類不安全因素，使得檔案信息的真實性、完整性受到了嚴重威脅。

（二）完善科研單位檔案數(shù)字化建設的措施

加強檔案數(shù)字化制度建設。制度就是規(guī)程，是一種規(guī)范人們行為的規(guī)章、條例、辦法等，制度建設是權(quán)力規(guī)范運行的有效約束和得力保障，制度沒有最好只有更好，需要在事物發(fā)展過程中不斷完善和加強。科研院所檔案數(shù)字化制度的建設過程中，需要總結(jié)檔案數(shù)字化建設本身的特點和規(guī)律，結(jié)合單位的實際情況，吸收借鑒先進的經(jīng)驗和做法，建立一整套完善的制度體系與適用的技術標準，以保障數(shù)字化轉(zhuǎn)化檔案的完整、真實、可靠，實現(xiàn)檔案信息的交流、利用和共享。

加大檔案數(shù)字化基礎設施的投入。為保證檔案數(shù)字化的健康、快速發(fā)展，檔案數(shù)字化需要配備配套的硬件設施和軟件設施，這就需要有充足的投入作為保障。為檔案數(shù)字化建設配備必要的辦公場所、檔案存儲場所與各類管理設備、存儲能力強大的數(shù)據(jù)庫等以提高數(shù)字化檔案的管理質(zhì)量，這是檔案數(shù)字化建設的基礎之一。加強硬件和應用系統(tǒng)建設，能夠加快存量檔案的數(shù)字化，實現(xiàn)增量檔案的電子化，推動檔案數(shù)字化進程。

制定防范措施，保障檔案信息安全。隨著網(wǎng)絡的普及以及信息技術的發(fā)展，信息是否安全也得到了科研院所的重視，保障與促進數(shù)字化檔案安全利用，成為了檔案數(shù)字化建設不可忽視的方面。一個安全的檔案數(shù)字化系統(tǒng)必須具備有效地阻止外來侵襲攻擊、維護系統(tǒng)運行安全、保障信息內(nèi)容安全的能力。信息的安全不僅包括網(wǎng)絡硬件和技術的安全還應應該包括管理過程中的安全。加強檔案信息安全，需要做好檔案實體流動全程監(jiān)控，加強檔案信息的保密，防止數(shù)據(jù)的丟失、破壞等，健全防火墻技術、加密技術以及數(shù)字檔案信息資源備災基地建設等。

轉(zhuǎn)變思想觀念，提高專業(yè)隊伍素質(zhì)。隨著科技的進步，時代的與時俱進，知識信息更新較快，這就要求檔案人員的素質(zhì)需要不斷提高。特別是需要發(fā)揮檔案專業(yè)團隊的高科技的技術優(yōu)勢，培養(yǎng)一支具有數(shù)字化業(yè)務知識并能適應時代發(fā)展要求的人才隊伍，通過其挖掘檔案資源的潛在價值，才能更迅速全面、更好地為科研人員提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務。

五、結(jié)論

隨著計算機網(wǎng)絡的進一步發(fā)展，我國的數(shù)字化檔案管理也取得了一定的成效?？蒲性核鶛n案數(shù)字化也已成為一種趨勢，但在此過程中也將面對各種挑戰(zhàn)，作為新時期的檔案管理者必須不斷改革和創(chuàng)新，科學的規(guī)劃，采取正確的方法、主動適應信息技術的發(fā)展，更好地為科研院所的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務，促進社會的進步和發(fā)展。

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