同煤集團公司財務集中管理后會計檔案管理探析

文/大同煤礦集團公司檔案處 殷力志

我集團公司成立財務公司后，實施了財務集中管理，會計檔案管理隨著也需要進行相應規(guī)范?，F(xiàn)對會計檔案管理，包括適用范圍和管理對象，檔案移交，整理和裝訂要求，保管、借閱等規(guī)范進行探析。

一、適用范圍和管理對象

1.會計憑證類：現(xiàn)金憑證、轉賬憑證、其他憑證。

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、現(xiàn)金和銀行存款日記賬、其他會計賬薄。

3.財務報告類：月度報告、季度報告、年度財務報告（決算）、其他財務報告。

4.其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報及相關稅務批復資料、對賬資料及差異處理報告、預算資料、年終結轉資、會計科目和建賬資料、評估資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。

二、會計檔案移交

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務公司保管一年，期滿之后，編制移交清冊一式兩份，向檔案處移交，交接雙方清點無誤后，雙方領導和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章，各存一份。

三、會計檔案管理

在檔案室中，會計憑證及賬簿等檔案的保存量應該說是數(shù)量龐大的，以我處為例，約占一半左右。原始憑證在平時并不能顯現(xiàn)出它的作用，只有當需要的時候，比如退還集資款，要求當事人提供發(fā)票收據(jù)，而當事人丟失，這時就需要到檔案館或者檔案室查詢當年的憑證，查到了的，都會噓一口氣，而找不到的，往往很失望。只有在這時，人們才會真正的了解會計檔案的重要性。會計檔案的作用無庸質疑，然而在會計檔案保管的實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要反映在以下一些方面：

（一）會計憑證的保管問題

一般來說，我們是用層板把密集架分隔成適合會計憑證存放的尺寸。會計憑證的裝訂是由會計人員進行的。會計憑證盒一般是由普通的會計憑證尺寸而訂做的，不可能滿足每本會計憑證的需要。有的釘?shù)奶瘢茈y裝盒。而有的又比較薄，抽取的時候很容易滑脫。而且，往往釘好的會計憑證長度要長于裝具，裝入的時候會卷角。這樣，排架的時候就會發(fā)現(xiàn)會計憑證東倒西歪，排列得很不整齊，也不美觀。但最大的問題還出在查詢利用的時候。利用者常常需要復印憑證，而裝訂的時候，也許是出于便利，會計人員并沒有考慮到將來利用的情況，往往裝訂的過厚，過于密集，常造成復印效果不清楚或者無法復印的情況。很多人不得不把憑證撕下來，復印完了再粘貼回去，這樣做，顯然是違反檔案管理規(guī)定的。然而，檔案管理者也不得不為利用者著想而默許他們這樣做。在節(jié)省時間、精力與財力之間，怎樣權衡好三者之間的關系，這確實是一個很大的問題。由此可見，解決會計憑證不規(guī)整的辦法源頭應在會計人員，做好前期的裝訂工作，不僅便于檔案管理人員的管理，同時也方便了利用者將來的利用，實際上是對會計人員本身有益的。這就前期要求規(guī)范會計檔案裝訂。

（二）會計檔案整理

裝訂過程是1.把從票據(jù)稽核人員處，接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后，將與之對應的會計憑證打印，形成一套完整的紙質會計憑證檔案（會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單），2.對憑證進行手工調整，憑證及其附件均應按 A4紙縱向疊放，盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內。3.電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。4.根據(jù)清單將憑證按照編號順序整理并分冊，注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù)。

檔案處接收回財務公司的會計檔案后，檔案人員按《集團公司會計檔案管理辦法》，先分類，再按不同的類別編號后，分類整理。加蓋歸檔章，填寫檔號，出具盒內目錄、備考表，裝盒，填寫盒脊、盒面，上賬，入庫，上架，微機輸入等一系列整理工作。

（三）賬簿的保管問題

賬簿不同于會計憑證，它在大小和厚度上都和憑證有很大的區(qū)別?，F(xiàn)在的賬簿保管一般都是放在密集架上，并有柜門遮蔽。但實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，賬簿的擺放很成問題，因為搬運或者其他一些的原因，賬簿會出現(xiàn)彎翹等現(xiàn)象，上架之后就顯得很不整齊。而同年的賬簿數(shù)量是有限的，并不多，一般占據(jù)密集架的半層，因此一層上常常同時放置兩年的賬簿。問題也隨之出現(xiàn)。在會計人員利用的時候，從很多賬簿中抽取一本出來非常地費力，利用完畢再放回去也同樣如此。如果只考慮抽取的方便，一年的賬簿只放一層，會造成對密集架的極大浪費。但如果只考慮密集架的最大利用，又會造成保管和利用的困難。能不能把放密集架的賬簿層板空間設計成單格空間的呢？每一層以活動的小欄桿或鐵板相隔，有點類似于擋書板，下腳可以固定在層板上，但可以滑動，根據(jù)賬簿的厚度來調節(jié)空間的大小，這樣也方便了抽取。同時，賬簿的管理還存在一個標簽示意的問題。一般來說，只能在一個密集架的側邊標注類別和時間。查詢利用完全憑借檔案管理人員的實際熟練程度。有了小隔板，可以把小標簽掛上，明確標明是哪一年的，這樣更加方便了查找和利用。畢竟，我們的工作是開展利用，在遵循保管利用條例的前提下，怎樣方便利用就怎樣保管才是最妥帖的。

（四）裝具的粘糊問題

會計檔案的裝具，一般由無酸紙制作而成。各個廠家加工的厚度不同，價格也不同，出于運輸?shù)男枰凶硬荒苋空澈眠\輸，為了省時省力，很多檔案保管單位或會計人員利用雙面膠來粘貼，但往往過不了多久就會發(fā)現(xiàn)盒子開口而失效，同時也浪費了很多雙面膠。熬制糨糊粘貼裝具，比較牢固但費時費力。有沒有一種新的方法，可以節(jié)省粘貼裝具的時間呢？

我認為可以利用熱溶膠來完成。熱熔膠是一種不需溶劑、不含水分、100%的固體可熔性聚合物。它粘接迅速，通常從涂膠到冷卻粘牢,只需要幾十秒,甚至幾秒的時間，可反復加熱,多次粘接，性能也比較穩(wěn)定，便于貯存和運輸，而且成本低廉。熱熔膠沒有溶劑消耗,避免了因溶劑的存在,而使被粘物變形、錯位和收縮等弊病,有助于降低成本，提高粘接質量。在利用熱溶膠粘接會計檔案裝具的時候，我們會借助熱熔槍及熱溶膠膠條來完成。只需要將膠條插入熱熔槍，通電加熱膠條，待膠條熔化形成粘液，就可以開始粘接了，同時還需要加壓粘合，也就是用手壓一下，以此提高粘接強度。利用這種方法，既提高了裝具的牢固程度，也節(jié)省了時間和精力，是一舉兩得的好辦法。

會計檔案的保管是每個檔案室（館）的一項大事，檔案管理人員和會計人員都應提高在這一方面的管理知識，在工作中隨時發(fā)現(xiàn)問題，開展積極思維，解決問題。只有這樣，會計檔案的保管工作才能在最大程度上發(fā)揮作用，對將來的利用產生積極的影響。

四、會計檔案借閱

1.會計檔案借閱適用于在財務部保管的會計檔案。

2.會計憑證借閱主要用于公司內部審計、外部審計及相關檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請，同時向檔案管理人員提交部門領導、財務部領導簽字同意的紙質申請表，檔案管理人員將紙質申請表與電子申請核對一致，調出對應的會計檔案供借閱人查閱。

3.如需特殊原因需外借檔案，外借時間原則上不能超過15天，如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。

4.檔案管理人員對于取出調閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。

5.公司內部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領導、財務部領導審批同意。

6.嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。

總之，財務集中管理后通過對會計檔案的規(guī)范管理，有利于夯實會計基礎管理工作，適應新形勢下對會計檔案管理工作的要求。會計檔案是國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位在會計事務中自然形成的，并按一定規(guī)律保存?zhèn)洳榈臅嬓畔⑤d體，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。