醫(yī)院科研檔案分類管理方法的探討

文/濰坊醫(yī)學院附屬醫(yī)院 王超 邊俊士 時峰 劉靜

科研檔案是科研部門及科研工作人員，在科學研究過程中，經(jīng)過一定整理，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。隨著經(jīng)濟社會和醫(yī)院水平的不斷發(fā)展，科研工作已成為醫(yī)院工作的重要組成部分，高層次、高水平的科研已成為醫(yī)院發(fā)展水平的重要標志之一，同時也是職工個人在擔任社會兼職、評選各種先進時的重要參考依據(jù)。

因此，隨著科研工作的發(fā)展，科研檔案的積累會越來越多?？蒲袡n案管理工作已成為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分?？蒲袡n案不僅在醫(yī)療、教學、科研等活動中的作用日益顯著，在競爭日趨激烈的醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)中成為評估醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一。

但是科研檔案紛繁復雜，如何合理的界定科研檔案的范圍，做好科研檔案的分類工作，科學、系統(tǒng)、有效的管理科研檔案，充分挖掘科研檔案的信息，實現(xiàn)科研檔案的信息化管理，就成為一個現(xiàn)實的問題。

一、科研檔案范圍的選定

科研檔案眾多，要更好的發(fā)揮其作用，就必須挑選那些有價值的材料存檔?？蒲袡n案根據(jù)其進程，大致可以分為以下幾方面：

課題立項階段：有關(guān)部門的課題批準立項文件，課題立項合同；課題實施階段：開題報告、調(diào)研報告、方案論證等材料，研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關(guān)文件材料等；課題鑒定階段：課題鑒定申請表、課題工作報告、技術(shù)報告、論文、專著、科研投資情況、課題鑒定證書、會議鑒定流程、照片等；課題報獎階段：報獎申報書（紙質(zhì)版、電子版），獲獎文件（公告）、獲獎證書等。

二、對科研檔案幾種分類方法的探討

科研檔案的分類，就是根據(jù)內(nèi)容特大和形成原因，把一定范圍、一定時期內(nèi)的科研檔案劃分成不同的類別層次，形成具有一定從屬和平行關(guān)系的不同等級的科研檔案管理系統(tǒng)。檔案部門對科研檔案的全而整理或?qū)υ袡n案的進一步整理，都是從對科研檔案的分類開始的。

要管理好科研檔案，就要對科研檔案進行細化區(qū)分，我們在科研檔案的整理，入檔還要做進一步分明別類才能處理好：

（一）按照課題級別進行分類

我院制定的分級標準如下：國家級科技計劃項目包括國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃（863計劃）、國家重點基礎研究發(fā)展計劃（973計劃）、國家自然科學基金、國家科技支撐計劃、國家社科基金項目等；省部級科技計劃項目包括教育部人文社科研究項目、教育部留學回國人員科研啟動基金項目、衛(wèi)生部科研基金項目、國家中醫(yī)藥科學技術(shù)研究項目、國家人口計生委項目、全國統(tǒng)計科研計劃項目、省杰出青年基金項目、省科技攻關(guān)計劃、省優(yōu)秀中青年科學家科研獎勵基金項目、省自然科學基金項目、省軟科學研究計劃項目、省社會科學規(guī)劃研究項目等；地廳級科技計劃項目包括省高?？萍加媱?、省高校社科計劃、省醫(yī)藥衛(wèi)生科技發(fā)展計劃、省保健醫(yī)學科研項目、省中醫(yī)藥科技發(fā)展計劃、省計劃生育科研項目、省統(tǒng)計科研重點課題、市科技發(fā)展計劃項目等。

這也是我院科研檔案分類的重要依據(jù)，實踐證明，根據(jù)課題級別建檔管理，是行之有效的檔案管理方法。

（二）按照課題的進度分類

從課題立項開始，按照每項課題的進展，跟蹤收集各項課題的相關(guān)材料，建立科研檔案。在此過程中，我們力爭做到“四同步”，即下達科研計劃任務與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步；上報登記、評審科技成果與檔案部門出具科研課題歸檔情況的材料同步[3]。

在課題立項、實施、鑒定、報獎的各個階段，課題負責人都應將相應需要入檔的材料準備齊全，并且在各個階段完成以后，準時向科研科移交有關(guān)材料，建立相關(guān)檔案，避免課題結(jié)束后，課題負責人又以各種事由推諉，拒交有關(guān)材料，影響科研檔案的完整性。

（三）立項和自選課題分類

除了立項課題以外，每年還有大批自選課題的檔案需要整理。這部分課題與立項課題的管理存在一些不同，由于不是立項課題，對此類課題檔案的管理，主要體現(xiàn)在堅定前的材料審查環(huán)節(jié)，需要注意的是，由于近年來迫于職稱晉升的壓力，自選課題鑒定呈現(xiàn)逐漸增多的趨勢，且鑒定后多以申報市級獎勵為主，所以，很多自選課題質(zhì)量不高，多為重復和簡單研究，甚至出現(xiàn)了還未出現(xiàn)成果，就已鑒定的現(xiàn)象。所以，醫(yī)院專家委員會要對課題的內(nèi)容和各項指標進行重點審查，合格后才能同意其組織鑒定。在這一階段，專家委員會的審查意見表，不但關(guān)系到自選課題能否鑒定，而且也成為檔案材料的重要組成部分。

（四）以職稱系列分類

主系列和輔助系列 醫(yī)院由多重人員組成，相應的職稱系列也有很多種。一般情況下，醫(yī)、護、藥、技四種職稱系列為醫(yī)院的主系列，而檔案、工程、統(tǒng)計、圖書等系列則是醫(yī)院的輔助系列，通常情況下的科研檔案管理多以臨床即主系列為主，而輔助系列由于職稱晉升多以考試或考評結(jié)合為主，其科研熱情相對較低，課題立項、鑒定、報獎較少，科研檔案的管理相對容易。正是由于數(shù)量少，對這部分檔案的管理往往不是很嚴格，容易發(fā)生丟失現(xiàn)象，所以，應該特別重視輔助系列人員科研檔案的管理。同時，此種分類方法可結(jié)合對臨床各專業(yè)如內(nèi)外婦兒等科研檔案的管理進行。

（五）以是否完成或結(jié)轉(zhuǎn)分類

每項課題都有完成期限，但是由于課題負責人出國、退休，或者其他不可知的因素，有很少一部分課題會逾期未完成，這部分課題中，有的由于時間久遠，已不能對其組織成果水平鑒定，只能結(jié)題。另一部分個別的尚有突出研究成果，一定的論文或產(chǎn)生較大的經(jīng)濟社會效益的也可以參加鑒定。這部分課題，，其科研檔案是不完整的，其材料的歸檔過程時間持續(xù)比較長，需要單獨存放，待其結(jié)題或鑒定，檔案完整后再重新歸檔。

（六）以是否建立信息化管理分類

傳統(tǒng)的科研檔案管理方法多以紙張式的保存，管理人員首先要對這些科研資料進行整理、分類，工作任務繁重，而且如果想了解有關(guān)科研檔案的信息，就等必須親自去科研部門查詢，程序繁瑣，耽擱時間。而信息化管理利用網(wǎng)絡平臺，不僅查詢形式多樣，而且大大縮短了了解信息的時間，減少了信息傳遞的距離，解決了信息傳遞的滯后性，可以通過網(wǎng)絡了解到最新的科研進展情況。

利用信息化技術(shù)，將科研檔案實現(xiàn)“四化”，即科研項目管理數(shù)據(jù)化、科研資料管理標簽化、資料信息整理標準化、科研檔案交接、查閱記錄的信息化，逐步將積累的科研檔案以上述標準分類后，實現(xiàn)信息化。由于受到檔案管理從業(yè)人員自身素質(zhì)、信息化軟硬件，歷年科研檔案眾多等因素的影響，科研檔案信息化的實現(xiàn)需要一個逐步的過程，在此過程中，可以以檔案是否已信息化進行分類查詢管理。

上述分類方法并非孤立靜止，可以相互結(jié)合運用到科研檔案的管理中去。比如課題級別管理可與其進度、是否結(jié)題等結(jié)合管理，這樣可以做到大中有小，小中有細，真正實現(xiàn)科研檔案的立體式管理。

三、檔案分類管理的意義

要做好科研檔案的歸類，就必須首先了解其分類。科研檔案材料來源廣泛，名目繁多，內(nèi)容多樣，形式各異，要提高檔案質(zhì)量和管理水平，對檔案內(nèi)容進行科學分類，就具有十分重要的作用和意義：

1.有利于檔案的整理，檔案整理后有章可循，能夠使檔案的歸類、排列、編目等工作環(huán)節(jié)的順利進行；

2.有利于提高檔案質(zhì)量，分類管理可以使檔案管理條理化和系統(tǒng)化，從而形成有條不紊的有機整體；

3.有利于檔案查閱利用，分類管理可以使檔案材料綱目清楚，查閱方便，科學組合，規(guī)范明了，極大地提高工作效率。

4.有利于突出重點，防止遺漏，比如一些歷史遺留下來的未結(jié)題的課題，其檔案長期處于擱置狀態(tài)，時間一長，檔案管理人員出現(xiàn)更替，對其的管理未免不出現(xiàn)疏漏，而導致其檔案遺失，而實行分類管理，則可以對其單獨存放，使其不混同于一般科研檔案，有效的避免遺失現(xiàn)象的出現(xiàn)。

四、信息化管理是科研檔案管理的趨勢

所謂檔案管理信息化，就是檔案資料用計算機進行收集、篩選和通過不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為計算機機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。系統(tǒng)化的科研檔案管理是保證科研順利進行的基礎，是科研管理信息化及科學化發(fā)展的重要標志。

目前，檔案的分類管理的對象主要是紙質(zhì)材料，隨著計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，單純對紙質(zhì)材料的管理已不能滿足檔案管理的需要，為更好的發(fā)揮檔案的作用，進一步挖掘檔案中的重要信息，需要對檔案進行信息化管理。檔案信息化管理可以及時掌握科研工作的動態(tài)，實現(xiàn)更多信息的共享；充分發(fā)揮網(wǎng)絡的潛能，提高查閱效率，縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性，還可以節(jié)省人力物力，減輕勞動強度，提高工作效率。

醫(yī)院科研檔案的分類管理，能大幅度提升管理效率，方便科研檔案的查詢，有利于增強科研實力和成果共享。逐步實現(xiàn)科研檔案信息化管理，將為科研工作提供更加快捷、高效的服務，有助于提升醫(yī)院的科研水平和檔案管理水平。

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[5]張麗.淺談在檔案管理領(lǐng)域的計算機技術(shù)應用[J].信息技術(shù)，2010(11)：68-69.

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