企業(yè)檔案：亟待挖掘的寶藏

文/神華國(guó)華徐州發(fā)電有限公司總經(jīng)理工作部綜合檔案室 王巍

提起企業(yè)檔案，在一般的概念中，企業(yè)檔案是分類保存的各類文件和資料卷宗，好像沒有什么用途。其實(shí)，企業(yè)檔案是財(cái)富、是效益，也是現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。企業(yè)檔案尤其是科技檔案是企業(yè)極其寶貴的財(cái)富。

企業(yè)檔案不僅關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和科研管理的方方面面，而且與企業(yè)職工有千絲萬縷的聯(lián)系。然而，令人遺憾的是，企業(yè)檔案的資產(chǎn)價(jià)值，至今仍未引起部分企業(yè)和有關(guān)部門的高度重視。

一、檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分

資產(chǎn)可以表述為資本與財(cái)富。企業(yè)資產(chǎn)是指企業(yè)擁有或控制的可以貨幣計(jì)量、能為企業(yè)獲得效益的經(jīng)濟(jì)資源，包括實(shí)物資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、債權(quán)及其他經(jīng)濟(jì)資源。其中，對(duì)所有者有用、能給所有者帶來經(jīng)濟(jì)效益是資產(chǎn)最主要的特征。在當(dāng)今信息社會(huì)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來越趨向基于信息、知識(shí)和智力。與傳統(tǒng)的工業(yè)時(shí)代中有形資產(chǎn)，如資金、土地、設(shè)備等被認(rèn)為是最大經(jīng)濟(jì)利益的來源大不相同，信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代由于依靠信息和知識(shí)的生產(chǎn)、傳播和利用獲得最大經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而被稱為“無形資產(chǎn)世界”。企業(yè)檔案的地位、身份及作用在知識(shí)、信息成為企業(yè)主要資產(chǎn)的時(shí)代背景下必定發(fā)生重大變化。企業(yè)檔案不僅是歷史資料，而且是知識(shí)的媒介，它在企業(yè)謀取經(jīng)濟(jì)效益的活動(dòng)中扮演著越來越重要的角色。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的臨近和知識(shí)資本論的普及，對(duì)檔案的作用和地位形成共識(shí)，企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分。

企業(yè)檔案資產(chǎn)是一種與企業(yè)權(quán)益、經(jīng)濟(jì)技術(shù)直接、間接相關(guān)的檔案信息。人們對(duì)企業(yè)檔案資產(chǎn)的利用就能夠保護(hù)企業(yè)權(quán)益不受侵害和得到有經(jīng)濟(jì)價(jià)值的知識(shí)與技術(shù)。作為資產(chǎn)的企業(yè)檔案對(duì)企業(yè)能長(zhǎng)期持續(xù)地產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案資產(chǎn)在總資產(chǎn)所占份額與企業(yè)的技術(shù)發(fā)展水平成正比。在高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)、知識(shí)密集型企業(yè)所創(chuàng)造的財(cái)富中，知識(shí)與技術(shù)所占比重越來越大，企業(yè)檔案資產(chǎn)的作用和在總資產(chǎn)中所占份額日益增大。在企業(yè)資產(chǎn)權(quán)屬發(fā)生變更時(shí)，必須考慮到檔案資產(chǎn)的歸屬和處置。尤其在當(dāng)今國(guó)有企業(yè)的改組、改制中，如果未對(duì)檔案的歸屬和流向作出妥善的安排，極易造成國(guó)有資產(chǎn)的流失。

國(guó)華徐州發(fā)電有限公司（以下簡(jiǎn)稱徐電公司）為了貫徹國(guó)家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，根據(jù)國(guó)華電力發(fā)展規(guī)劃，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號(hào)老機(jī)組，并利用1—4號(hào)機(jī)組場(chǎng)地建設(shè)2臺(tái)1000MW超超臨界機(jī)組。目前，關(guān)停1—6號(hào)機(jī)組的申請(qǐng)已通過上級(jí)主管部門審批，機(jī)組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項(xiàng)目籌建處拆遷部門在機(jī)組拆除前和參與機(jī)組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張?chǎng)?、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號(hào)機(jī)組基建期的竣工檔案和主機(jī)的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機(jī)組拆除方案，使機(jī)組拆除工作順利進(jìn)行。在1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購(gòu)買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機(jī)組出售的一個(gè)基礎(chǔ)條件。當(dāng)他們?cè)谛祀姽緳n案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號(hào)機(jī)組整體發(fā)電設(shè)備出售同時(shí)移交，能為購(gòu)買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運(yùn)行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號(hào)機(jī)組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號(hào)機(jī)組設(shè)備只能作為廢鐵或報(bào)廢設(shè)備處理。檔案價(jià)值的發(fā)揮，使機(jī)組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

二、檔案是企業(yè)效益的源泉之一

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，大力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度中實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)檔案工作的中心任務(wù)和基本目的。企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求生存、求發(fā)展、求壯大，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和物質(zhì)財(cái)富，要求科學(xué)的管理、正確的決策和建立科學(xué)的組織管理機(jī)制，這些都離不開對(duì)企業(yè)檔案的依賴。如何做好企業(yè)檔案工作，大力開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)各項(xiàng)工作和發(fā)展提供有效服務(wù)，是企業(yè)每位檔案工作者都應(yīng)該思考的問題。

我公司從1994年開始探討對(duì)4臺(tái)125MW和4臺(tái)200MW機(jī)組全面改造方案，我公司綜合檔案科提供了汽輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、鍋爐及其輔助設(shè)備總圖等大量有參考價(jià)值的科技檔案，利用科技檔案卷次共800余卷，從1997年至2001年，先后對(duì)8臺(tái)機(jī)組進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)改造，改造后的機(jī)組各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)，達(dá)到了國(guó)內(nèi)同類型機(jī)組的先進(jìn)水平。通過技術(shù)改造，不僅延長(zhǎng)了機(jī)組的壽命，使老機(jī)組煥發(fā)了青春，而且大大提高了機(jī)組安全可靠性、可控性、可調(diào)性和自動(dòng)化水平，增強(qiáng)了企業(yè)實(shí)力，對(duì)于企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，迎接新世紀(jì)挑戰(zhàn)，無疑具有重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。在改造中，以汽機(jī)通流部分改造為重點(diǎn)，對(duì)發(fā)電機(jī)部分、鍋爐部分以及相應(yīng)輔機(jī)進(jìn)行了全方位配套改造，熱控部分改DCS、調(diào)速系統(tǒng)改DEH純電調(diào)，使機(jī)組綜合技術(shù)裝備和安全健康水平有較大的提高，并取得明顯的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

再如我公司為了減少二氧化硫排放量，保護(hù)大氣環(huán)境，完成江蘇省政府和省環(huán)境保護(hù)廳下達(dá)的“十五”期末二氧化硫排放總量控制指標(biāo)和防治計(jì)劃，我公司在#7、#8機(jī)組配套安裝煙氣脫硫設(shè)備，福建龍凈環(huán)保股份有限公司上海龍凈環(huán)保科技工程有限公司和我公司生運(yùn)部、鍋爐公司等部門的工程技術(shù)人員到綜合檔案科查閱了0308-8266-1、0308-8835-1、0307-8022-17、03-839-01、03-836-00 等大量有價(jià)值的科技檔案，為改造工作的前期初步設(shè)計(jì)、工程的順利實(shí)施提供了基礎(chǔ)條件。#7、#8機(jī)組安裝脫硫裝置后，每年可減少二氧化硫排放12145噸，脫硫洗滌塔具有50%的除塵效率，煙塵排放濃度可進(jìn)一步降低，改善當(dāng)?shù)卮髿猸h(huán)境質(zhì)量，因此項(xiàng)目具有顯著的環(huán)保效益。

三、檔案是企業(yè)自我保護(hù)的武器

企業(yè)檔案可以為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供必要的參考；在實(shí)施技術(shù)改造時(shí)，科技檔案作為一種技術(shù)資源，它的開發(fā)利用，可以節(jié)省人力物力財(cái)力，給企業(yè)帶來顯著的經(jīng)濟(jì)效益；在處理產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)，它可以提供歷史憑證；在判明是非曲直時(shí)，它維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和合法權(quán)益；在進(jìn)行企業(yè)資產(chǎn)評(píng)估時(shí)，它是必不可少的重要依據(jù)。企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資源和知識(shí)寶庫(kù)，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。

1995年11月28日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民因黃泉大溝內(nèi)清淤問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用查閱了廠區(qū)北側(cè)黃泉大溝征地專卷（征地協(xié)議、報(bào)告、上級(jí)批文及征地圖紙），手續(xù)齊全，完全證實(shí)黃泉大溝下游320米計(jì)9.9畝土地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。

2000年10月，山西省靈石煤礦二位同志來我公司要求查閱1995年和1996年兩筆煤款未收到，要求徐州發(fā)電廠支付此款。我公司財(cái)務(wù)部同志來到綜合檔案室查1995年度（431—1、8、9、17）、1996年度（431—6、7）燃料明細(xì)帳及1995年度（433—199、200）、1996年度（433—3、4、5、6、37、99、149）會(huì)計(jì)憑證檔案，我公司分別于1995、1996年度向?qū)Ψ揭迅哆^款，使對(duì)方承認(rèn)了此款已匯出這一事實(shí)。為我公司挽回了經(jīng)濟(jì)損失196萬余元。

2011年9月30日，我公司與當(dāng)?shù)剞r(nóng)民為公司大門口處一塊六十畝土地歸屬問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，為證實(shí)此地為電廠所征用我公司經(jīng)營(yíng)管理部查閱了0300-8030-004案卷（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），手續(xù)齊全，完全證實(shí)此地已為我公司征過，避免了糾紛，贏得了效益。

2011年10月17日，我公司與某施工單位由于深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包問題發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)，我公司紀(jì)檢監(jiān)察部查閱了0300-905-188、0300-905-033、0300-905-112案卷（深井泵房看護(hù)及灰場(chǎng)灰壩運(yùn)行維護(hù)承包協(xié)議、合同審核意見單等），證實(shí)我公司確實(shí)履行了合同協(xié)議，避免了糾紛。

四、檔案是企業(yè)亟待挖掘的“寶藏”

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的真實(shí)記錄。作為一種信息與存在形體完整統(tǒng)一的原始記錄物，企業(yè)檔案的信息反映了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)、科研等各個(gè)方面實(shí)踐活動(dòng)的面貌，成為企業(yè)知識(shí)的實(shí)在的表征之一，而檔案的實(shí)體則構(gòu)成企業(yè)知識(shí)的一種重要的媒體或介質(zhì)。

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提，企業(yè)是一個(gè)以贏利為目的的社會(huì)組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。正確認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值和位置，堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，感到檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的實(shí)質(zhì)是效益經(jīng)濟(jì)，在現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的任何活動(dòng)都要服從于效益原則。擁有用戶是檔案事業(yè)存在和發(fā)展的關(guān)鍵。但是，由于最初“重藏輕用，以藏為主”的觀念一直到今天還在一部分檔案工作者的頭腦中不同程度地存在著，我認(rèn)為檔案部門可以借鑒一些服務(wù)行業(yè)的做法，開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)、規(guī)范服務(wù)、承諾服務(wù)，改良服務(wù)態(tài)度，提高查全率、查準(zhǔn)率，使利用者高興而來，滿意而歸。重新強(qiáng)調(diào)檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)性宗旨是十分必要的，即要“一切為了用戶”。以檔案用戶為中心，積極開展各種深層次的檔案信息服務(wù)。近年來，我公司累計(jì)利用檔案材料7000多卷次，創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益將近2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

我們堅(jiān)持調(diào)查研究，確立實(shí)用、可行的編研課題，做好經(jīng)常性的資料匯編工作，滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)管理需要。幾年來，我公司檔案管理人員自己編研或與有關(guān)部門合作完成了《生產(chǎn)經(jīng)濟(jì)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)分析》、《歷年安全生產(chǎn)典型事故匯編》、《科研成果匯編》、《安全經(jīng)濟(jì)指標(biāo)分析》、《徐州發(fā)電廠志》等22種165萬字的編研材料,其中，通用性編研資料17種，深層次編研資料5種，同時(shí)還編制了檢索工具28種161冊(cè)，對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等管理工作起到了較好的指導(dǎo)作用。如《電氣設(shè)備銘牌手冊(cè)》、《征地文件匯編》、《徐州發(fā)電廠大事記》等，都成為了管理人員日常辦公離不開的工具，深受工程技術(shù)人員的歡迎。