醫(yī)院人事檔案資源信息化管理問題及其改革思考

文/煙臺市煙臺山醫(yī)院 田麗杰

隨著科技的日新月異．以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為載體的現(xiàn)代檔案管理正以不可阻擋之勢沖擊檔案界，并開始引發(fā)檔案管理史上最深刻的革命，人事檔案也迎來了前所未有的機(jī)遇用現(xiàn)代化的手段做好新時(shí)期的工作．更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時(shí)期的檔案工作的需要，也是國家信息化工作的必然要求。

一、充分認(rèn)識人事檔案利用工作的意義

醫(yī)院人事檔案管理是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的人事制度改革和醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院管理更趨向科學(xué)化和規(guī)范化。醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)人員和其他輔助人員不斷增加，大量的、復(fù)雜的人員構(gòu)成醫(yī)院管理工作，尤其對人事檔案管理工作形成了巨大的壓力。醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速，醫(yī)療部門、財(cái)務(wù)、設(shè)備管理等主干網(wǎng)絡(luò)也相繼實(shí)現(xiàn)信息化管理，醫(yī)院人事檔案信息管理更顯得尤為重要。醫(yī)院人事檔案管理也必須由傳統(tǒng)的管理手段向信息化管理轉(zhuǎn)變，這是醫(yī)院人事檔案管理走向現(xiàn)代化的必然趨勢。電子版的人事管理檔案比傳統(tǒng)管理檔案的內(nèi)容更全面、更詳細(xì)、更準(zhǔn)確、更新穎、更有時(shí)效。不僅有員工的基本情況，而且有員工學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷、職務(wù)、職稱、獎(jiǎng)懲情況、科研成果、技術(shù)發(fā)明、家庭成員關(guān)系情況等模塊?？梢杂眉蟹诸惖姆绞綄⑷耸聶n案資料存入各大模塊中，甚至在各大模塊內(nèi)部進(jìn)行再分類，建立子模塊，使檔案形成一個(gè)網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，管理方式更具層次性，便于管理人員的管理和查找。

這種電子管理模式既方便人事管理人員的建檔及保存，又方便人事管理部門與基層單位及員工的信息溝通，提高了信息管理工作的準(zhǔn)確性

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

管理是一項(xiàng)專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。我院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復(fù)雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起。由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因?yàn)闆]有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時(shí)歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，分院和經(jīng)濟(jì)實(shí)體增加，人事制度改革和人員模式改變，給醫(yī)院帶來了人事眾多、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫(yī)院人力資源管理系統(tǒng)就體現(xiàn)了醫(yī)院人事管理(含檔案)的整體管理水平。

人事檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。通過檔案深層次的開發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，如人才信息軟件的開發(fā)，人事信息的共享都能為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供必要的服務(wù)。同時(shí)檔案管理人員要樹立服務(wù)意識，主動開發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。加強(qiáng)和完善人事檔案管理制度實(shí)行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫(yī)院人事檔案管理?xiàng)l例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著一個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫(yī)療部門結(jié)構(gòu)調(diào)配方面都將發(fā)揮重要作用。所以加強(qiáng)干部人事檔案管理，實(shí)行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

三、創(chuàng)造條件實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化

（一）從管理型向管理服務(wù)型轉(zhuǎn)變，提供全方位、多層次、高水平、積極主動的為醫(yī)院管理服務(wù)

干部檔案信息資源開發(fā)利用沒有引起足夠重視的原因是多方面的，其中一個(gè)比較重要的方面就是檔案意識淡薄?，F(xiàn)實(shí)的問題是，許多單位把干部檔案管理僅作為一般性的工作看待，認(rèn)為“守好攤”，完成基本的整理、查借閱就行了，往往忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用。應(yīng)該看到，干部檔案不僅有保存和積累干部信息資料的功能，還有為干部人事決策服務(wù)的功能。開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，這是做好新時(shí)期干部人事檔案管理出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。為使檔案工作適應(yīng)新形勢的需要，更好地為組織人事工作和中心工作服務(wù)，就必須加大宣傳力度，加強(qiáng)督促指導(dǎo)，從領(lǐng)導(dǎo)到具體的工作人員要牢固樹立檔案意識，要敢于沖破傳統(tǒng)的干部人事檔案材料的管理模式，立足于干部檔案資源的開發(fā)利用，改變傳統(tǒng)的干部人事檔案工作中的陳舊觀念。

（二）加大投入力度

隨著社會信息化步伐不斷加快，干部人事檔案管理現(xiàn)代化已提上日程。做好檔案資源的開發(fā)利用，離不開檔案數(shù)字化、信息化的支撐，這是一項(xiàng)高投入的事業(yè)，不僅要投入大量的人力，而且需要投入大量的資金。這就要求各級管檔單位要把檔案信息化納入檔案工作整體規(guī)劃去統(tǒng)籌安排，在資金投入上給予傾斜，切實(shí)提升干部人事檔案管理硬件設(shè)施水平，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以更好地實(shí)現(xiàn)干部人事檔案有效開發(fā)利用。

（三）搞好隊(duì)伍建設(shè)

開發(fā)利用干部檔案信息資源，勢必要求干部檔案管理的手段也隨之進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和變化，這就需要不斷提高干部檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。在實(shí)際工作中，干部檔案管理隊(duì)伍建設(shè)還存在一些需要加強(qiáng)和改進(jìn)的地方，突出的問題是管檔人員專業(yè)素質(zhì)不高、服務(wù)意識不強(qiáng)。檔案信息資源的開發(fā)利用本身就是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)的工作，適應(yīng)形勢需要管檔干部不僅要具備有深厚的專業(yè)知識，而且還需要熟練地掌握現(xiàn)代化的管理方法和技能，同時(shí)又要學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科的知識。因此，單位要從滿足干部人事工作的需要出發(fā)，一方面加大培訓(xùn)力度，制定培訓(xùn)計(jì)劃，選送比較優(yōu)秀的干部檔案管理人員到專業(yè)院校進(jìn)行學(xué)習(xí)；另一方面注意選配，真正把那些專業(yè)素質(zhì)好、服務(wù)意識強(qiáng)的人員充實(shí)到干部檔案隊(duì)伍中來。