淺析如何深化企業(yè)檔案管理工作

文/遼河石油勘探局油田建設(shè)工程油建一公司信息檔案中心 宋麗

一、正確認(rèn)識(shí)檔案管理中管理人員與檔案質(zhì)量的關(guān)系

檔案質(zhì)量是檔案的生命線(xiàn)，檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個(gè)從事檔案管理工作的人員必須樹(shù)立檔案全面質(zhì)量管理的思想，使檔案質(zhì)量不斷提高。以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。

（一）全體人員參加及全過(guò)程跟蹤以保障檔案質(zhì)量

在檔案的人力管理方面要有全員參加的管理理念，檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過(guò)程中的所有人員，如各處（室）所的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹(shù)立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。只有這樣，才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性，也才能保證電子文檔的及時(shí)傳輸和電子文檔的及時(shí)歸檔。

采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)手段實(shí)現(xiàn)全過(guò)程控制，從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開(kāi)發(fā)利用的整個(gè)過(guò)程都實(shí)行質(zhì)量管理。

（二）強(qiáng)化管理人員的工作職責(zé)與素質(zhì)以提高檔案質(zhì)量

檔案質(zhì)量的提高，與工作人員的質(zhì)量意識(shí)有著直接關(guān)系，在工作中必須牢固樹(shù)立檔案質(zhì)量意識(shí)。不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來(lái)說(shuō)，就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感，要有良好的服務(wù)意識(shí)。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來(lái)加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專(zhuān)兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的計(jì)劃，使他們的業(yè)務(wù)知識(shí)能更好地適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的要求。

二、檔案在保存、交接等過(guò)程中正確的管理方法

（一）檔案保存時(shí)的注意要點(diǎn)

檔案室（庫(kù)房）的設(shè)立，從總體上講不論企業(yè)規(guī)模的大小，凡是檔案室（庫(kù)房）的設(shè)立，必須按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定單獨(dú)建造。從檔案管理與安全保密的角度來(lái)看，不宜將檔案室設(shè)在辦公樓的最底層，檔案室的門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室、庫(kù)房、閱覽室分開(kāi)。并且應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。在管理過(guò)程中明確職責(zé)、制度，提高檔案管理過(guò)程中管理人員的操作規(guī)范性。

（二）檔案交接是檔案管理中高危環(huán)節(jié)

檔案管理工作具有極強(qiáng)的延續(xù)性，檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開(kāi)崗位。但是在實(shí)際工作中，特別是一些基層單位，在檔案管理工作中忽視了這一工作環(huán)節(jié)。在交接過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)檔案交接不及時(shí)、檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密等問(wèn)題。檔案交接不及時(shí)是由于一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。因此，在檔案交接時(shí)應(yīng)特別注意接替人員提前入職的要求，同時(shí)保證對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位,另外即將離崗的檔案人員應(yīng)充分代培或者是全面介紹檔案管理工作的情況及檔案室（庫(kù)房）情況，確保檔案交接工作順利進(jìn)行。

對(duì)于檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密這一問(wèn)題，要按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，把責(zé)任落實(shí)到人頭，該簽的字的一定要簽字，防止扯皮事件發(fā)生。在檔案交接時(shí)一定要認(rèn)真做好監(jiān)督工作。監(jiān)督人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按程序辦理。保證交接雙方監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符，手續(xù)齊全，使檔案工作前后順利銜接起來(lái)。

三、企業(yè)檔案管理中的注重信息電子化建設(shè)及安全管理

（一）注重信息電子化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理中的電子信息化是必然趨勢(shì)也今后工作的重點(diǎn)。在管理過(guò)程中充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有計(jì)算機(jī)的潛能，提高利用率。保證實(shí)體檔案與電子檔案的實(shí)時(shí)跟進(jìn)，縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。如錄入時(shí)間拖延過(guò)長(zhǎng)會(huì)造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價(jià)值。把信息完備的檔案成果可多份拷貝，將各個(gè)部門(mén)，拓寬了服務(wù)范圍，并同時(shí)設(shè)置登錄密碼和口令，即實(shí)現(xiàn)檔案的查詢(xún)便利有保證檔案安全。

（二）涉密檔案的管理

大型或特大型企業(yè)的產(chǎn)品往往涉及到國(guó)家（企業(yè)）的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全。因此必須管理好涉密檔案。涉密檔案應(yīng)要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等，從保管條件上確保絕密檔案的安全。提高涉密檔案管理人員的素質(zhì)，必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，把保守國(guó)家和企業(yè)秘密做為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。日常管理中，對(duì)涉密檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。同時(shí)明確保管期限，根據(jù)本企業(yè)工作的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值。

四、總結(jié)

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期和艱巨的任務(wù)。我們要從宣傳建設(shè)檔案的重要性入手，加強(qiáng)各級(jí)人員的重視程度，并在保管與利用過(guò)程中體現(xiàn)出企業(yè)檔案的價(jià)值和作用。在工作中不斷發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，找出新方法，適應(yīng)發(fā)展與各種變化，才能更加科學(xué)地管理企業(yè)檔案，提高專(zhuān)業(yè)工作水平，為企業(yè)服務(wù)，造福社會(huì)。

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