淺論檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對策略

文/北京市第八十中學(xué) 劉晶

一、引言

當(dāng)前我國正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，信息資源作為21世紀(jì)重要的戰(zhàn)略資源將會為我國的經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型提供更大的空間，也會成為我國進(jìn)入現(xiàn)代化的重要支撐點(diǎn)。信息化建設(shè)細(xì)化到我國檔案管理領(lǐng)域，就是在傳統(tǒng)室藏檔案管理的基礎(chǔ)上，對檔案內(nèi)容、檔案形式等進(jìn)行信息化的轉(zhuǎn)變，使檔案管理更有效率，并在節(jié)省人力資源的基礎(chǔ)上更安全，實(shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化共享。我國當(dāng)前信息化的發(fā)展之快已經(jīng)讓傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足市場的需求，無論是企業(yè)還是政府部門，都應(yīng)加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，在觀念上革新思路，在技術(shù)上加大投入力度，在方法上尋求捷徑，只有這樣才能真正享受檔案信息化帶來的成果。

二、檔案信息化管理的內(nèi)涵解讀

我國檔案管理發(fā)展水平目前仍處于起步階段，這是當(dāng)前最大的現(xiàn)實(shí)問題，而關(guān)鍵在于許多一線檔案管理人員以及部門決策者還未認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，甚至對其內(nèi)涵都未做到全面了解?，F(xiàn)對其內(nèi)涵進(jìn)行解讀，從廣義上來說，檔案信息化就是將舊式的檔案管理模式（紙質(zhì)檔案儲藏）升級成為給用戶提供便利、快捷的檔案信息服務(wù)模式，從舊到新的轉(zhuǎn)變是一項(xiàng)復(fù)雜的工程；從狹義上來講，檔案信息化就是在管理過程中充分利用好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行搜集、貯存、管理及開發(fā)的全過程。狹義上的解讀突出了技術(shù)層面的革新，而廣義上的解讀更突出了服務(wù)與應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，檔案信息化建設(shè)還與信息人力資源的開發(fā)與優(yōu)化息息相關(guān)，人才是第一生產(chǎn)力，沒有信息開發(fā)的相關(guān)人才就沒有檔案信息技術(shù)的進(jìn)步，沒有現(xiàn)代管理思維的人才就沒有檔案信息管理理念的升級。因此，我國檔案信息化建設(shè)之路是沒有捷徑的，勢必是一個(gè)系統(tǒng)化的過程，需要各個(gè)環(huán)節(jié)的協(xié)同發(fā)展。

三、檔案信息化建設(shè)面臨的瓶頸分析

現(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)的確面臨諸多瓶頸，只有認(rèn)識到了不足才能做到有的放矢，相關(guān)檔案管理人員要對其不足做足夠的認(rèn)識。

（一）思想觀念的落后直接阻礙檔案信息化的水平

技術(shù)在進(jìn)步，但許多檔案管理人員的觀念仍停留在舊有的體制中，在他們的觀念里，檔案管理只是為了“管理”而管理，缺乏必要的開發(fā)意識和服務(wù)意識，自認(rèn)為只要保管到位就萬事大吉，這種舊觀念十分不利于檔案信息化水平的提高。新技術(shù)在信息化時(shí)代日新月異，檔案管理過程中的新問題也層出不窮，只靠舊觀念、老思想武裝的管理人員在新問題面前無從下手，更談不上駕輕就熟地運(yùn)用檔案管理現(xiàn)代系統(tǒng)進(jìn)行管理。

隨著市場越來越具備多元化的特點(diǎn)，檔案管理不再是“閉門造車”的單一性管理活動，開放性、共享性成為檔案管理信息化的重要特征，也只有這樣才能滿足公眾多元化的檔案需求，但顯然我國許多相關(guān)管理人員還不具備這一大局意識，更多的把檔案信息化等同于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，而實(shí)質(zhì)上，網(wǎng)絡(luò)化只是實(shí)現(xiàn)信息共享的技術(shù)手段而已。

（二）硬件、軟件投入存在兩極分化的問題

檔案信息化建設(shè)是需要由一定硬件、軟件的投入作為支撐的，這其中的設(shè)備包括了諸如大服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、磁帶機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、掃描儀等等，這些設(shè)備無一不是價(jià)格昂貴、成本過高。有些政府單位由于有相當(dāng)?shù)念A(yù)算支持，信息建設(shè)壓力較小，而有些企業(yè)因?yàn)椴痪邆滟Y金實(shí)力，就更不可能拿出大額資金購買檔案信息化建設(shè)設(shè)備。另外，有些單位認(rèn)為高額投入信息化設(shè)施并不能產(chǎn)生直接的效益，與其這樣倒不如把資金用在實(shí)處，而檔案管理部門只要能維持正常運(yùn)行、滿足日常管理需求就可以了。

一方面是資金短缺導(dǎo)致信息化設(shè)備的投入不足，一方面又是有些單位存在過度配置的問題，這也必須引起足夠重視。有調(diào)查顯示，一些單位過度追求信息化設(shè)備的先進(jìn)性，反而忽視了設(shè)備與自身需求之間的匹配問題，有些決策者不依據(jù)科學(xué)的論斷，想當(dāng)然地進(jìn)行面子工程，結(jié)果只能是造成巨大的資源浪費(fèi)。

（三）檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，專業(yè)人才隊(duì)伍急需擴(kuò)大

信息化的管理模式要求配備高素質(zhì)的信息化專業(yè)人才，而現(xiàn)階段我國許多單位的檔案管理人員的綜合素質(zhì)總體堪憂。在管理層上，許多領(lǐng)導(dǎo)干部對信息化管理、信息技術(shù)缺乏必要的了解，信息化素養(yǎng)總體偏低，甚至個(gè)別決策人對信息技術(shù)持輕視態(tài)度；專業(yè)人才隊(duì)伍的不整主要體現(xiàn)在技術(shù)型人才的匱乏上，許多單位檔案管理崗上的員工都是一些年齡過大、學(xué)歷層次較低的邊緣型人員，該類型的員工可塑性不強(qiáng)，給檔案管理信息化升級工作增加了難度；人才的缺乏更為明顯的表現(xiàn)在“中間性”人才的缺失，所謂“中間性”人才是指那些既具備檔案管理理論知識又掌握了信息技術(shù)的雙面人才；最后必須要強(qiáng)調(diào)的是，我國檔案管理先進(jìn)人才的引進(jìn)及激勵(lì)機(jī)制有待于進(jìn)一步完善，許多基層單位的檔案部門由于受地域所限、職業(yè)發(fā)展空間所限、工資收入所限，真正技能型的信息化人才很難引進(jìn)來，甚至有些崗位對應(yīng)屆大學(xué)生都沒有吸引力，這些問題與人才引進(jìn)和激勵(lì)機(jī)制的落后有很大關(guān)系，必須從體制上抓起。

（四）信息安全建設(shè)跟不上信息化的速度

當(dāng)前我國檔案信息安全建設(shè)的步伐有些緩慢，當(dāng)信息技術(shù)給我國各行各業(yè)帶來高效工作的同時(shí)、當(dāng)越來越多的單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，“安全問題”的滯后性也正日益凸顯出來。例如計(jì)算機(jī)病毒、黑客、垃圾郵件等在傳播過程中給檔案信息化管理帶來的隱患問題、檔案數(shù)字化在存儲、轉(zhuǎn)換過程中保真性和原始性被修改的問題、檔案信息在傳輸、共享過程中遭遇泄露和破壞的問題，這些問題都給我國正在逐步完善中的檔案信息化造成了難以挽回的損失。逐年增多的檔案信息安全威脅事件證明，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)在給我們帶來便利的同時(shí)絕非安全無誤，信息化過程中若安全措施不到位，發(fā)生檔案數(shù)據(jù)庫破壞、檔案數(shù)字資源泄露、業(yè)務(wù)系統(tǒng)癱瘓等大事件的幾率就會逐年升高。所以，檔案信息化建設(shè)的同時(shí)一定要以安全建設(shè)為依托，這樣才能發(fā)展的更穩(wěn)固。

四、論如何加快我國檔案信息化建設(shè)的步伐

我國檔案管理走信息化之路不可阻擋，如何加快我國檔案信息化建設(shè)的步伐需要從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)做足文章：

（一）理念先行，變傳統(tǒng)觀念為現(xiàn)代創(chuàng)新觀念

在我國檔案管理走向信息化的過程中勢必會經(jīng)過思維理念的碰撞，抓理念問題首先還得從決策者入手，通俗地講就是要爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和推進(jìn)，檔案信息化工作很難成為一個(gè)單位的重點(diǎn)投入領(lǐng)域，通過宣傳檔案信息化建設(shè)的重要性以引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)而讓決策者發(fā)現(xiàn)單位檔案管理的漏洞。

引起決策者的重視是一方面，檔案工作者具備現(xiàn)代管理理念則是更重要的一面，在我國電子文件與日俱增的背景下，各單位檔案工作者要認(rèn)真分析形勢，提高工作意識，用現(xiàn)代化的管理理念武裝自己，一定要從重儲存、重保密的傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變成重服務(wù)、重用戶的現(xiàn)代理念，從用戶的視角開展有針對性的管理工作，該理念也為檔案信息化奠定了基調(diào)。除此之外，對于已經(jīng)開始實(shí)行檔案信息化的單位而言，檔案管理部門須在電子環(huán)境下采用前端控制的管理方法，該方法以檔案的生命周期理論為前提，把檔案管理工作的許多環(huán)節(jié)提前歸到電子文件的初始階段，在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上保障了文件的法律憑證作用。

（二）為檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理走向信息化沒有硬件、軟件設(shè)施的投入是行不通的，設(shè)施投入主要包括了計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)及其他 IT基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這其中包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施規(guī)劃（數(shù)據(jù)流量及約束條件分析、網(wǎng)絡(luò)選型、拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)安全方案、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方案等）、軟件設(shè)施規(guī)劃（數(shù)據(jù)庫軟件、操作系統(tǒng)軟件等）、硬件設(shè)施配置（計(jì)算機(jī)、路由器、服務(wù)器、集線器、交換機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等）。這些設(shè)備的投入需要單位立足實(shí)際，且具備合理性和前瞻性，要考慮到技術(shù)的更新?lián)Q代對檔案管理的長遠(yuǎn)影響。本文必須指出的是，為加速檔案信息系統(tǒng)的升級，我國許多單位要盡快實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在檔案部門的應(yīng)用，在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、計(jì)算機(jī)輔助立卷、檔案自動標(biāo)引，以及文檔一體化管理，盡可能采用高容量的存儲載體，利用計(jì)算機(jī)的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，使檔案信息存儲更簡單，也緩解管理人員的工作壓力，提高檔案工作效率。

建立符合實(shí)際的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)是必須要做的工作，這相對于傳統(tǒng)檔案管理模式而言是一種質(zhì)的改變，但在改變工作模式之余我們也要看到其漏洞，如電子檔案讓人為的更改變的更容易，計(jì)算機(jī)病毒的侵入讓檔案管理系統(tǒng)變的脆弱等，所以在必須建立計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的前提下一定要保持清醒的頭腦。

（三）檔案管理人才建設(shè)策略

基于本文所列舉的我國現(xiàn)階段檔案管理人員的種種問題，現(xiàn)給出其人才隊(duì)伍建設(shè)的建議：1.人才建設(shè)需建立在正確的人才觀基礎(chǔ)上。部門決策者在引進(jìn)檔案人才之前必須要有大局人才意識，所謂大局人才意識就是不能將人才僅僅定位于專業(yè)知識的掌握上，要考量多重能力，德才兼?zhèn)涞娜瞬攀亲罴堰x擇而且在人才應(yīng)用過程中要有不同的評判標(biāo)準(zhǔn)，要做到“有的放矢”、“有其材盡其用”；另外，人才建設(shè)要講究“動態(tài)”意識，因?yàn)閭€(gè)體在變化、人才選擇的標(biāo)準(zhǔn)在變化、用人的需求也在變化，我們要在變化中樹立“動態(tài)”意識，將人才建設(shè)視為流動的過程；2.做好檔案管理在職人員的培訓(xùn)工作?！霸倥嘤?xùn)、再教育”是檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的必要一環(huán)，在職人員只有不斷加強(qiáng)二次學(xué)習(xí)才能不斷應(yīng)對檔案信息化的要求，具體措施包括專題討論、知識講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)等，這些培訓(xùn)內(nèi)容一定要正規(guī)化、程序化，并列入在職人員的績效考核范圍；3.建立合理的人才引進(jìn)、激勵(lì)制度。這一點(diǎn)尤為重要，許多基層單位因?yàn)闆]有寬松的人才引進(jìn)政策，許多高校專業(yè)人才很難扎根基層。具體來講，在引進(jìn)方面要實(shí)施靈活、多元的吸納政策，在戶口、保險(xiǎn)等方面盡可能給人才提供寬松的政策，在人才激勵(lì)方面力求推行多樣化的獎(jiǎng)懲策略，把物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)有效結(jié)合，把長期激勵(lì)與短期激勵(lì)有機(jī)結(jié)合，在工資收入上體現(xiàn)出“多勞多得、少勞少得”的原則。

（四）積極做好檔案信息化安全防范措施

盡管我國從上世紀(jì)80年代開始就致力于信息安全規(guī)章制度的完善，曾實(shí)施過《計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》、《電子簽名法》、《計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)保密管理暫行規(guī)定》等法律條例，但在實(shí)施過程中由于其保護(hù)范圍的有限、定位的模糊，檔案信息化管理的安全問題仍存在很大漏洞，可以說規(guī)章制度的不完善是造成檔案信息化安全問題的根源所在，所以建立相應(yīng)安全管理制度是當(dāng)務(wù)之急。具體到各單位來講，電子檔案的管理需要一套完善的安全管理制度，例如，數(shù)字檔案在制作過程中必須要明確負(fù)責(zé)人的權(quán)利和責(zé)任，還要明確在其他人員調(diào)閱的情況下檔案只能為“只讀”狀態(tài)，在辦理檔案審批、搜集等手續(xù)時(shí)務(wù)必保證每一步都記錄在案，而且要保證電子文件的記錄、備份等。另外，對于電子檔案信息的共享要做到“適可而止”，這是許多單位有所忽視的環(huán)節(jié)。由于檔案信息化的過程中總不能百分百的做到安全防范，這就需要資方本身加強(qiáng)控制，可以將檔案管理的局域網(wǎng)不納入互聯(lián)網(wǎng)，對于沒有保密價(jià)值的資料信息可以公開，涉及個(gè)人、單位機(jī)密的通過設(shè)置權(quán)限、身份驗(yàn)證等措施進(jìn)行防范。

當(dāng)然，以上這些安全防范措施是在管理人員安全意識提高的基礎(chǔ)上加強(qiáng)的，“人”是檔案信息化過程中最重要的因素。有調(diào)查顯示，我國絕大多數(shù)檔案安全泄露都來自單位內(nèi)部，這折射出了對管理人員安全教育不夠的問題，只有增強(qiáng)保密意識、安全防范意識才能最大程度降低安全事故發(fā)生率。

五、結(jié)束語

總之，我國檔案信息化建設(shè)工作不是一蹴而就的，它是一項(xiàng)長期的、全面的、系統(tǒng)的工作，這不是單位內(nèi)一個(gè)檔案部門的事情，也不是僅僅靠技術(shù)投資就能解決的問題，它需要我國各行各業(yè)檔案相關(guān)人員的齊心協(xié)力，而且一切以教育為依托。

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