關(guān)于建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理的思考

文/陳燕

一、建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的特點(diǎn)

建設(shè)工程多為周期長，規(guī)模大的項(xiàng)目，其需要耗費(fèi)大量的人力物力財(cái)力。也正因?yàn)槿绱耍こ虣n案有其自身的特點(diǎn)，具體說來主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）工程檔案較為復(fù)雜，呈現(xiàn)出綜合性的特點(diǎn)

由于建設(shè)工程的技術(shù)性特點(diǎn)使得工程檔案也呈現(xiàn)出了綜合性的特點(diǎn)。在建設(shè)過程中，需要對建設(shè)工程進(jìn)行詳細(xì)地記錄，并對其進(jìn)行整編、分類。因此，工程檔案是多種建設(shè)技術(shù)和成果的綜合，建設(shè)項(xiàng)目工程文件的收集和整理也是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的綜合性工作。

（二）形成領(lǐng)域的廣泛性

建設(shè)項(xiàng)目工程檔案涉及的專業(yè)是非常廣泛的，比如施工階段的打地基、勘察工作，以及建設(shè)技術(shù)等都需要極強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，這些環(huán)節(jié)都需要有專門的文件記載，這些文件均是工程檔案的重要組成部分，是不可缺少的。

不僅如此，建設(shè)項(xiàng)目往往是一項(xiàng)很大的工程，需要有多個(gè)部門同時(shí)進(jìn)行建設(shè)、施工、監(jiān)管工作，再加上一些相關(guān)的管理單位對建設(shè)工程的監(jiān)理，工程的參與部門可是數(shù)量十分多的。而這些施工和監(jiān)管的工作都需要有工程文件進(jìn)行記錄。除此之外，還有計(jì)劃管理部門、財(cái)政管理部門、土地管理部門、環(huán)保部門、人防部門等行使政府職能的有關(guān)部門對建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、建設(shè)方案、資金籌集等進(jìn)行決策、審批、提出意見和建議。由此可知，建設(shè)工程形成領(lǐng)域是多么的廣泛。

（三）工程檔案專業(yè)性較強(qiáng)

由于建設(shè)工程需要有多個(gè)部門進(jìn)行合作施工，使得建設(shè)工程的檔案的分類非常多，且包含有不同的專業(yè)，這使得工程檔案的專業(yè)性非常強(qiáng)，而不同于普通的企業(yè)的檔案。

一般情況下，工程中會(huì)包含有很多的部門，這些部門都有自己明確的工作，很多工程的各個(gè)部門甚至從來都不進(jìn)行交流。這就使得各個(gè)部門基本只懂得自己所管理的部分的知識(shí)。而這給檔案管理帶來了很大的不方便。由此可見，工程檔案的專業(yè)性是非常強(qiáng)的。

二、建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的不足

雖然建設(shè)工程的檔案的管理工作已經(jīng)越來越系統(tǒng)、越來越到位，但是我們應(yīng)該看到，檔案管理工作中仍然有很多的問題，具體說來，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

（一）建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的管理工作不規(guī)范、不完整

由于建設(shè)工程項(xiàng)目的規(guī)模都比較大，致使管理起來非常困難，很多項(xiàng)目根本沒有規(guī)定檔案管理人員，更別提相關(guān)的機(jī)構(gòu)。當(dāng)記錄的檔案出現(xiàn)時(shí)，工程的各個(gè)部門就會(huì)自行管理自己部門的檔案，而不去管理其他部門的檔案，這使得檔案一出現(xiàn)就被分散開來。

可是，雖然檔案有不同的部門管理，可是大部分人都不具備檔案管理應(yīng)該具備的知識(shí)體系，對檔案的業(yè)務(wù)更是一知半解，這對檔案的收集和整理帶來了極大的不便，使得工程檔案無法及時(shí)收集，更造成了收集的檔案不完整、不準(zhǔn)確。

（二）建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的移交工作不規(guī)范

工程包含有多個(gè)部門，每個(gè)部門都有與之相關(guān)的檔案，也正因?yàn)槿绱?，工程的檔案量是非常龐大的?？梢哉f，當(dāng)工程建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)，檔案就開始產(chǎn)生了。隨著人們對建設(shè)的要求不斷增高，建設(shè)工程還會(huì)有更多的部門被設(shè)立，隨之而來的就是工程的檔案量會(huì)增多。然而，每件項(xiàng)目檔案產(chǎn)生后，都是需要移交給相關(guān)的檔案管理人員，移交時(shí)還要辦理移交手續(xù)。而項(xiàng)目的增多給檔案的移交工作帶來了更大的壓力，這對工程建設(shè)的檔案管理工作是十分巨大的挑戰(zhàn)?？墒牵壳肮こ痰臋n案移交工作卻有很多的不足之處，比如檔案移交后只是隨便存放在各職能處室，有的部門在進(jìn)行檔案移交時(shí)，更是隨便移交，連辦理手續(xù)的環(huán)節(jié)都省去。這對工程檔案管理工作帶來了巨大的隱患。

三、建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的管理建議

鑒于目前檔案管理工作有如此多的問題，特提出以下幾點(diǎn)建議，以促進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作的良好發(fā)展。

（一）完善工程檔案的管理體系

在簽訂承包合同時(shí)，可以設(shè)立工程檔案要求的相關(guān)條款，明確參與施工各單位的檔案職責(zé)，并在工程建設(shè)中嚴(yán)格按照國家的規(guī)定和規(guī)范要求，將及時(shí)收集、整理各環(huán)節(jié)的工程文件的職責(zé)落實(shí)到單位和相關(guān)責(zé)任人。

施工單位還需將工程檔案管理納入至工程建設(shè)管理程序中去，建立健全工程檔案管理體制，做到工程檔案管理工作與工程建設(shè)同步。

除此之外，施工單位還應(yīng)該在工程質(zhì)量驗(yàn)收時(shí)有一套完整的工程檔案參加驗(yàn)收，辦理工程驗(yàn)收備案時(shí)，應(yīng)查驗(yàn)工程檔案認(rèn)可文件。

（二）強(qiáng)化檔案行政管理部門職能

要將檔案行政管理部門的主要負(fù)責(zé)人列入各地重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組成員。不僅如此，施工單位還應(yīng)將立項(xiàng)的省級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目業(yè)主單位都要及時(shí)報(bào)送當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門，以便開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

除此之外，施工單位還應(yīng)該做到不管哪個(gè)行業(yè)、哪個(gè)系統(tǒng)的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，都應(yīng)該將其檔案驗(yàn)收，而當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門都應(yīng)參與。否則，應(yīng)視為不合格的項(xiàng)目。在這期間，檔案行政管理部門應(yīng)該加強(qiáng)與有關(guān)部門的溝通、聯(lián)系。

（三）加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的配備和培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

項(xiàng)目檔案工作是項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作。建設(shè)和施工單位要選配既懂建設(shè)業(yè)務(wù)，又懂檔案業(yè)務(wù)的人員從事檔案管理工作，并保持人員的相對穩(wěn)定。檔案行政部門也要選派檔案人員參加重點(diǎn)項(xiàng)目檔案管理的培訓(xùn)。健全項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員及指導(dǎo)人員的配備和培訓(xùn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

（四）明確檔案管理責(zé)權(quán)，制定符合工程檔案管理

建設(shè)項(xiàng)目工程檔案是一項(xiàng)非常繁瑣復(fù)雜的工作，如果沒有相應(yīng)的管理規(guī)范就很難很好地管理工程檔案。因此，施工單位應(yīng)該建立相關(guān)的管理規(guī)范，做到在管理時(shí)根據(jù)相關(guān)管理規(guī)定，制定出檔案管理責(zé)任。施工單位應(yīng)該對任何一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)工程以及一個(gè)簡單施工記錄有較為細(xì)致的要求。從專人管理到定點(diǎn)監(jiān)督，從簡單記錄到設(shè)計(jì)變更，從使用簽名到各項(xiàng)制度，應(yīng)當(dāng)將各項(xiàng)工作都納入規(guī)范化管理之中。

此外，施工單位還要明確檔案管理制度，從領(lǐng)導(dǎo)分工到檔案人員工作職責(zé)，從監(jiān)管部門到施工涉及的數(shù)字、圖表，只要有人參與的事與物，只要與檔案資料有關(guān)的事與物，都要有責(zé)任的落實(shí)，都要有問責(zé)制。只有做到分工明確、層層監(jiān)督，工程檔案的管理工作才會(huì)更為有效，才會(huì)更加準(zhǔn)確、可靠。

對于建設(shè)工程來說，對工程檔案的管理是非常有必要的。如果無法對工程的檔案進(jìn)行有效地管理的話，就無法提高工程的建設(shè)質(zhì)量，進(jìn)而在競爭中失去主動(dòng)權(quán)。而想要對工程檔案有效地管理，就應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到它的專業(yè)性、廣泛性的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的辦法，只有這樣，工程檔案管理工作才會(huì)行之有效。

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