淺談高校教學(xué)檔案管理工作的一點(diǎn)認(rèn)識

文/海南軟件職業(yè)技術(shù)學(xué)院 陳雪利

近年來,高校招生人數(shù)連年遞增,辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,各高校正發(fā)生著從規(guī)模發(fā)展到內(nèi)涵建設(shè)的深刻變革，為此各高校投入了大量的人力、物力、財(cái)力，集中搞好教學(xué)工作，致力于提高教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量，這是非?？上驳内厔?。然而，在加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)的過程中，有不少高校忽視了教學(xué)文件材料的歸檔工作，這不僅影響了教學(xué)檔案工作的全面發(fā)展，也直接影響到對教學(xué)管理水平的評價(jià)及教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量的提高。本文根據(jù)我校教學(xué)檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)劷虒W(xué)檔案的重要性、存在的問題及改進(jìn)措施。

一、高校教學(xué)檔案的重要性

教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理過程的真實(shí)記錄，它既是教學(xué)管理的重要組成部分，又是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一；它是教學(xué)檢查和教學(xué)評估的重要依據(jù)，為學(xué)校以后的工作提供了可靠的參考依據(jù)，在高校發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用。

（一）高校教學(xué)檔案為教學(xué)管理提供了重要依據(jù)

教學(xué)檔案是教學(xué)科研的第一手資料和文獻(xiàn)，內(nèi)容廣泛，比較全面地記錄教師教學(xué)方式方法和學(xué)生學(xué)習(xí)成績、德育水平記錄等信息，通過對這些信息進(jìn)行分析研究，可以為審核教師教學(xué)水平和學(xué)生狀況提供依據(jù)，從而因材施教，有重點(diǎn)、有針對性地對學(xué)生加以培養(yǎng)，以達(dá)到教育的目的；為教育管理者優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)，制定短期規(guī)劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃等提供了重要依據(jù)。

（二）高校教學(xué)檔案在高校教育教學(xué)評估中發(fā)揮著重要作用

高校教學(xué)檔案是反映高校教育管理和教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄。它既能客觀、真實(shí)、具體地反映學(xué)校的教學(xué)和管理實(shí)際，又能在一定程度上折射出學(xué)校在專業(yè)建設(shè)、師資隊(duì)伍建設(shè)、人才培養(yǎng)和教學(xué)、科研等方面的發(fā)展軌跡與質(zhì)量，在教育教學(xué)評估中發(fā)揮著重要的作用。首先它是教育教學(xué)評估的基礎(chǔ)，是教育教學(xué)工作現(xiàn)狀的展示，是“昨天”的回顧,也是“昨天”與現(xiàn)狀的對比；其次它是教育教學(xué)評估的依據(jù)，在評估過程中，檔案材料成為與評估專家對話的重要依據(jù)，它的準(zhǔn)確性、完整性將直接影響到評估的結(jié)果和學(xué)校的聲譽(yù)。教學(xué)檔案在評估中有著不可低估的作用。

（三）高校教學(xué)檔案對深化教學(xué)改革起著依據(jù)和借鑒作用

教學(xué)檔案真實(shí)地記錄教學(xué)活動(dòng)過程、教研成果和教學(xué)管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等，這些原始資料反映出高校教育教學(xué)管理的全過程。隨著改革的深入和高校對教育觀、人才觀、質(zhì)量觀的要求的不斷提高，在全方位地深化教育改革中，如教學(xué)大綱的修訂、完善，人才培養(yǎng)方案的制定，重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)專業(yè)建設(shè)及教學(xué)方法的改革，都需要借鑒教學(xué)檔案提供的可靠的歷史經(jīng)驗(yàn)。

二、高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大和教學(xué)改革的深入發(fā)展，教學(xué)檔案內(nèi)容也更加廣泛，形式更加多樣復(fù)雜。部分高校也意識到教學(xué)檔案的重要性，建立了系級資料室，安排專人管理。但因起步較晚，制度不夠健全，有些應(yīng)歸檔的教學(xué)材料都存在系級資料室里，但不完整；還有一些應(yīng)歸檔資料卻分散存在系領(lǐng)導(dǎo)和管理人員手中，沒有集中統(tǒng)一管理。部分高校的教學(xué)檔案管理混亂、分散的具體表現(xiàn)為：

（一）管理意識薄弱，對教學(xué)檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

目前有些高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識和了解，檔案管理意識不強(qiáng)，認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，從而忽視檔案管理工作，沒有對檔案管理投入必要的財(cái)力、物力、人力，也沒有把檔案管理工作納入部門工作計(jì)劃和議事日程中，導(dǎo)致教學(xué)檔案的管理處于無序狀態(tài)。由于是分散保管又沒有責(zé)任意識，時(shí)間一長，因人、因事、因時(shí)導(dǎo)致材料流失。

（二）教學(xué)檔案收集不齊全，檔案整理不規(guī)范

一般來說，高校系級檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，教學(xué)檔案意識較為薄弱，對這項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識不足，系里也沒有專職的檔案管理人員來負(fù)責(zé)，兼職檔案人員大都身兼數(shù)職，工作繁忙，主要精力集中于教學(xué)管理和其它日常事務(wù)，且大都未受過專業(yè)培訓(xùn)，檔案意識和檔案業(yè)務(wù)水平較低，難免在工作中出現(xiàn)一些漏洞。不能及時(shí)將應(yīng)該歸檔的文件收集歸檔，有些具有較高價(jià)值的檔案材料沒有及時(shí)歸檔，造成不必要的損失；臨時(shí)收集的材料類別混雜；有的檔案材料沒有整理上架，相當(dāng)一部分教學(xué)材料，特別是各種短訓(xùn)班的教學(xué)檔案材料散存于個(gè)人手中，從而造成檔案的收集不全，歸檔材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象。還有一些只重視文書檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案。很多人認(rèn)為教學(xué)檔案非同其他檔案那么重要，且工作內(nèi)容窄、量少，所以對其管理總是不夠嚴(yán)格和規(guī)范；由于認(rèn)識上的誤區(qū)導(dǎo)致錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案工作就是文檔的簡單整理、裝訂。

（三）教學(xué)檔案管理制度不健全

依法治校是高校進(jìn)行管理的一個(gè)理念，我校也如此，學(xué)校制定了各種規(guī)章管理制度，以制度建設(shè)促進(jìn)依法治校，但針對教學(xué)檔案管理的制度卻沒有健全，這使得教學(xué)檔案管理混亂、分散。有些人需要文件時(shí)亂翻亂抽；借閱、轉(zhuǎn)閱從不登記，有的不妥善保管，不用時(shí)也不歸還，造成重要文件時(shí)有流失。

（四）教學(xué)檔案利用率偏低

高校教學(xué)檔案利用率并不高。原因有：一是教學(xué)檔案意識不強(qiáng)，許多人認(rèn)為教學(xué)檔案沒必要收集歸檔，只要教師自己保存就好；二是管理方式落后，檔案利用效率偏低。舊的傳統(tǒng)觀念和工作方法不改變，檔案信息服務(wù)不能真正落到實(shí)處。

（五）管理方式落后，信息化管理手段運(yùn)用很少

目前許多高校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，自動(dòng)化成分不是很高。一方面是因?yàn)闄n案管理人員沒有受過專業(yè)訓(xùn)練，對檔案管理認(rèn)識不夠。檔案人員素質(zhì)制約了檔案現(xiàn)代化管理。另一方面是由于計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備極少進(jìn)入檔案部門，現(xiàn)代信息技術(shù)手段，如高校數(shù)據(jù)庫、校園網(wǎng)絡(luò)等沒有切實(shí)應(yīng)用到高校檔案管理工作中。

三、高校教學(xué)檔案管理的改進(jìn)措施

（一）重視思想變革，改變片面抓教學(xué)而忽視教學(xué)檔案管理工作的局面

檔案部門應(yīng)積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工反復(fù)宣傳檔案工作的政策法規(guī)，宣傳檔案的重要性，使其充分認(rèn)識到檔案在各項(xiàng)管理工作中不可或缺的信息情報(bào)作用。管理者特別是高校的校級領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)把檔案現(xiàn)代化管理工作納入自己工作計(jì)劃和議事日程中，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門參加學(xué)校的各項(xiàng)重要活動(dòng)。

（二）加強(qiáng)教學(xué)檔案收集工作，進(jìn)行規(guī)范整理

教學(xué)檔案材料的收集、整理、保管和利用是教學(xué)工作的重要組成部分和重要環(huán)節(jié)。文件材料收集不齊全，就會(huì)影響教學(xué)檔案的內(nèi)在質(zhì)量。因此，教學(xué)檔案管理人員要做到腦勤、手勤、腿勤、筆勤，特別是把散落于他人手中的教學(xué)材料及時(shí)收集整理，做到每年保質(zhì)保量地完成歸檔任務(wù)。

（三）建立、健全教學(xué)檔案管理制度

“沒有規(guī)矩不能成方圓”，教學(xué)檔案資料的收集、管理與其他工作一樣，也必須要有一整套科學(xué)的教學(xué)檔案管理制度。比如確定專兼職檔案管理人員的職責(zé)范圍，根據(jù)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的教學(xué)檔案案卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、整理的基本方法、檔案工作實(shí)施細(xì)則及管理制度等，使檔案管理工作實(shí)行規(guī)范化管理。

（四）推進(jìn)教學(xué)檔案從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上，而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢，跟上現(xiàn)代化的步伐，更新長期以來形成的管理理念和方式。充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，收集、整理檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索的自動(dòng)化。如對于電子文件的歸檔，我校就可以采用這樣的做法：開通檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，各系級單位在每年文書歸檔的同時(shí)進(jìn)行與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件的歸檔，并按照檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)綑n案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，專職檔案員再進(jìn)行全校檔案系統(tǒng)整理，編目上架以及開發(fā)利用工作。目前，許多高校都建設(shè)了高性能的校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。檔案管理工作應(yīng)充分利用校園網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)備，提高檔案管理質(zhì)量，使教學(xué)檔案更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和各項(xiàng)管理工作，這樣，既可以利用網(wǎng)絡(luò)快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理學(xué)校各單位的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料查詢和檢索自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的現(xiàn)代化管理，讓教學(xué)檔案更好地為教學(xué)工作服務(wù)，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。

（五）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于檔案管理工作專業(yè)性較強(qiáng)，高校檔案管理信息又復(fù)雜多樣，檔案人員需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。因而，高校應(yīng)加強(qiáng)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要重視對他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，使其能夠了解和掌握最新的科技化管理手段，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，主動(dòng)為廣大師生做好檔案信息服務(wù)。

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