論企業(yè)檔案管理模式的創(chuàng)新

黃杰瑤

摘 要：在信息時代的發(fā)展下，企業(yè)檔案工作面臨著挑戰(zhàn)，只有思辨、革新，創(chuàng)新檔案管理模式，企業(yè)檔案管理工作才能適應(yīng)現(xiàn)代化企業(yè)改革與發(fā)展，走向信息化、數(shù)字化、知識化、商業(yè)化管理模式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；管理模式；建設(shè)策略

隨著知識經(jīng)濟(jì)和信息時代的到來，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)改革和發(fā)展不斷深入，企業(yè)檔案管理正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。正如前國際檔案理事會主席瓦洛先生在《檔案思想自由貿(mào)易：加拿大對北美檔案發(fā)展的看法》中描述的那樣：“檔案事業(yè)正處于一個完全被重新塑造和重新接受的時代”。檔案工作不僅面臨著經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的挑戰(zhàn)，而且面臨著傳統(tǒng)檔案管理模式和管理思想的挑戰(zhàn)。企業(yè)信息化進(jìn)程不斷加快，電子文件急劇涌現(xiàn)，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式失去了傳統(tǒng)管理對象。陳舊的檔案管理模式已經(jīng)不能勝任，企業(yè)檔案工作的管理模式和理念必須革新，才能適應(yīng)新形勢的發(fā)展，走向信息化、數(shù)字化、知識化、商業(yè)化管理相結(jié)合的模式，是現(xiàn)今企業(yè)檔案管理新的模式和趨勢。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、意識淡薄，技術(shù)手段落后

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金放在了成產(chǎn)經(jīng)營上，檔案意識普遍淡薄，認(rèn)為檔案可有可無，在檔案軟件和硬件設(shè)施的配備上不到位。落后的檔案管理技術(shù)水平跟不上信息化時代的需求。同時由于檔案人員大多半路出家，對檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，人員變動性較大，造成檔案管理工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性。很多企業(yè)的檔案管理仍停留在經(jīng)驗(yàn)管理和手工管理，制約檔案功能的發(fā)揮，不能滿足企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的需要。

2、管理不規(guī)范，缺乏制度化

一是檔案收集不規(guī)范。檔案收集制度形同虛設(shè)，在收集過程中，由于檔案收集考核不明確，導(dǎo)致檔案持有者不能及時上交檔案，甚至發(fā)生檔案遺失，延誤檔案整理。

二是檔案整理不規(guī)范。由于企業(yè)發(fā)展速度較快，檔案工作人員更換頻繁，專業(yè)素質(zhì)也參差不齊，造成檔案整理不規(guī)范。

三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱管理松馳，致使借出的檔案沒有按期歸還；另外由于檔案內(nèi)容不完整等原因，使得檔案的價值并沒有被完全開發(fā)利用起來。

四是檔案管理不規(guī)范。企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)沒有對本企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，沒有建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度并實(shí)施綜合管理。

二、企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展趨勢

市場經(jīng)濟(jì)條件下，信息社會對企業(yè)管理的范圍、內(nèi)容、力度和方式提出了新的要求。目前檔案管理在發(fā)展過程中呈現(xiàn)以下趨勢：

1、電子化。隨著信息化程度的深入，辦公自動化的普及，檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等過程都已納入計(jì)算機(jī)管理，各種文字、圖片、影像等都已數(shù)字化的形式存在，因此檔案也自然以電子媒介形式存在，可以利用計(jì)算機(jī)對檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，直接供人們利用，這就使得檔案信息呈現(xiàn)電子化趨勢。

2、數(shù)字化。隨著電子文件大量增加，企業(yè)轉(zhuǎn)變檔案管理方式，加快完成檔案庫藏全部檔案案卷級及文件級目錄的整理和錄入工作，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)信息共享中心，建設(shè)檔案目錄信息資源的網(wǎng)絡(luò)。

3、知識化。檔案的整理收集，即文件制作階段之后，更重要是文件現(xiàn)實(shí)使用階段，即檔案的有效利用。檔案的高效利用，檔案必須具備一定的知識性，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)的特點(diǎn)，設(shè)立檔案的類目，從而使檔案按類規(guī)放，減少檔案材料交叉重疊的可能性。

4、商業(yè)化。隨著檔案服務(wù)利用方式的擴(kuò)展，除了提供紙質(zhì)檔案閱覽的傳統(tǒng)方式之外，檔案應(yīng)該發(fā)揮自身更大的價值，走向市場，提高檔案的使用價值。

三、企業(yè)檔案管理模式的建設(shè)策略

創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，是提高企業(yè)管理質(zhì)量水平的必然要求，也是企業(yè)檔案管理獲得可持續(xù)發(fā)展的有效保障。所以，企業(yè)檔案管理，要以改革創(chuàng)新為動力，以企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科技創(chuàng)新需求為基本導(dǎo)向，從管理理念、運(yùn)作機(jī)制、服務(wù)方式等方面解決建設(shè)策略問題。

1、確立資源共享的理念

企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理工作中，必須樹立“資源共享利用”的企業(yè)信息服務(wù)理念。就是企業(yè)檔案管理的全部實(shí)踐活動中，始終將注重解決實(shí)際問題、滿足企業(yè)發(fā)展需求為重點(diǎn)，利用信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，使企業(yè)檔案管理工作更好服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科技創(chuàng)新等工作。

2、重點(diǎn)推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)和科研、生產(chǎn)以及檔案事業(yè)自身發(fā)展的必然要求。企業(yè)檔案信息化建設(shè)要按照統(tǒng)籌規(guī)劃、分布實(shí)施及保障安全的原則，以共享檔案信息資源、推動檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化為目標(biāo)，以檔案信息化設(shè)施建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化整體建設(shè)協(xié)調(diào)、快速發(fā)展。

（1）檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。每年企業(yè)電子文件成千上萬份，如何使電子文件有序歸檔及合理管理，企業(yè)在現(xiàn)有電子文件管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，必須進(jìn)一步制定和完善相應(yīng)的電子文件接收辦法，統(tǒng)一電子文件格式，方便電子文件的接收工作。完成電子文件歸檔、管理及進(jìn)館藏的主要規(guī)范和要求，以推動檔案信息化發(fā)展。

（2）檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化網(wǎng)絡(luò)化需要計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)備及相應(yīng)設(shè)施，配備上要與檔案辦公自動化、科研生產(chǎn)相適應(yīng)的、能夠滿足電子文件歸檔和管理要求。檔案信息化建設(shè)要與企業(yè)信息化建設(shè)相結(jié)合，充分利用企業(yè)內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)平臺，實(shí)行文檔一體化管理，使企業(yè)檔案達(dá)到網(wǎng)上歸檔、編目、移交等工作要求，促進(jìn)企業(yè)檔案資源的共享。同時加大對檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化設(shè)施投入，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，完善檔案在線利用服務(wù)平臺建設(shè)，以便實(shí)現(xiàn)檔案的在線接收、在線管理、在線指導(dǎo)和資源共享，提高檔案管理信息化、現(xiàn)代化水平。

（3）檔案信息資源建設(shè)。加強(qiáng)檔案館數(shù)字化建設(shè)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫格式和數(shù)據(jù)交換格式，做好電子文件的歸檔和移交保管，加強(qiáng)對電子文件形成、流轉(zhuǎn)、采集、歸檔、整理、保存、鑒定、移交歸檔與電子檔案管理的前端控制和監(jiān)督指導(dǎo)，建立“電子檔案數(shù)據(jù)接收保管中心”，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效，確保電子檔案在線與離線形式的順利移交與接收。

加快庫存量檔案的數(shù)字化工作，根據(jù)檔案信息資源建設(shè)有關(guān)要求以及企業(yè)檔案利用需求，有計(jì)劃地進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。同時，還應(yīng)按照電子檔案的有關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，努力實(shí)現(xiàn)增量檔案電子化，及時接收科研生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的電子文件檔案，并科學(xué)整理，建成電子檔案數(shù)據(jù)接收保管中心。

（4）檔案網(wǎng)站建設(shè)。加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，建設(shè)和完善檔案信息網(wǎng)站或網(wǎng)頁，利用檔案網(wǎng)站網(wǎng)頁定期公布檔案、業(yè)務(wù)信息，舉辦網(wǎng)上展覽，開展網(wǎng)上文件目錄查詢和全文查詢服務(wù)。建立企業(yè)檔案信息綜合檢索平臺，使其成為企業(yè)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、咨詢服務(wù)、信息公布和檢索利用的基地。

3、樹立檔案的知識意識

檔案管理應(yīng)該將文件、檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件、檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)含的知識，關(guān)注文件、檔案及其他類型知識的情報性價值、現(xiàn)實(shí)價值與利用價值。應(yīng)用先進(jìn)的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動，挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為企業(yè)價值創(chuàng)造活動服務(wù)，從而提升檔案管理的價值，提高檔案管理的地位。

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