論檔案資源整合

李衛(wèi)育

摘 要：隨著時代社會的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案資源管理模式已不再適應(yīng)社會發(fā)展的需求，如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價值，實現(xiàn)多元服務(wù)，是檔案工作者亟需研究解決的問題。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源；整合

滄海桑田，檔案作為記錄歷史的文獻資料，一直以來默默無聞地守護和傳承著人類的記憶。作為貯存與傳播人類各種知識的重要載體，檔案資源對人類社會的發(fā)展發(fā)揮著巨大作用。然而，隨著現(xiàn)代化社會的迅猛變化，傳統(tǒng)的管理方式由于分專業(yè)管理，單位與單位之間、部門與部門之間、區(qū)域與區(qū)域之間缺乏檔案資源共享，單位內(nèi)部、區(qū)域內(nèi)資源有限、利用有限等原因已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展的需求。如何合理整合檔案資源，深入挖掘檔案資源的潛在價值，完善檔案資源的管理程式，解決目前檔案利用受限，實現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，這些都具有十分重要的意義，也是檔案工作者亟需研究解決的問題。

一、檔案資源管理現(xiàn)狀

進入21世紀以來，檔案資源的存在形式和數(shù)量越來越多，但由于我國現(xiàn)存檔案工作實行的分級、分專業(yè)管理體制，導致我國檔案資源管理和利用上存在許多弊端：

（一）部分檔案形成單位沒有向檔案館移送檔案資料，大量檔案信息資源長期散存在各單位，處于非專業(yè)管理狀況，管理混亂，損失難以想象。

（二）由于檔案管理無序，查找利用困難，更難以服務(wù)社會，重復建設(shè)，財力、物力浪費嚴重。

（三）檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，館藏資源匱乏，服務(wù)功能弱化。

二、檔案資源整合的重要意義

鑒于目前我國檔案管理存在的弊病，為確保以后不再造成新的檔案資源分散，必須進行檔案資源整合。做好檔案資源整合將具有如下重要意義：

（一）檔案資源整合有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。檔案資源整合是以整體化的理念，有利于打破行業(yè)、地域和機構(gòu)的界限，有利于完善館藏結(jié)構(gòu)。

（二）檔案資源整合有利于地區(qū)信息配置的優(yōu)化。統(tǒng)籌規(guī)劃區(qū)域內(nèi)檔案資源接收范圍，使檔案信息機構(gòu)朝著自動化、集成化和智能化的知識組織方向發(fā)展，縮小了地區(qū)間的“數(shù)字鴻溝”。

（三）檔案資源整合有利于充分實現(xiàn)檔案社會價值。檔案資源的整合是搭建信息共享的平臺，使檔案能夠更好地被開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)提供多元化服務(wù)，實現(xiàn)檔案和檔案工作自身價值，便于檔案信息轉(zhuǎn)化為社會財富。

三、檔案資源整合的工作思路

檔案資源整合，不是簡單地將現(xiàn)有的檔案信息資源都堆砌到一起，而是按照我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則，對各級各部門檔案機構(gòu)進行歸并及合理分工，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接區(qū)域內(nèi)各個檔案館保管基地，以區(qū)域內(nèi)檔案實體整合與數(shù)字檔案信息整合兩種管理方式，對現(xiàn)有檔案資源空間布局和組合方式的調(diào)整，使檔案資源的布局更合理、結(jié)構(gòu)更優(yōu)化，更有利于保存、開發(fā)和利用檔案資源效益的最大化。為各級國家檔案館提升服務(wù)功能、實現(xiàn)多元化服務(wù)體系奠定堅實的基礎(chǔ)，以適應(yīng)市場經(jīng)濟條件下國家和地方經(jīng)濟社會發(fā)展對各級國家檔案館服務(wù)功能的要求。

四、檔案資源整合工作中存在的問題

（一）由于受到經(jīng)濟利益的驅(qū)使，各專業(yè)檔案保管部門各自為政，不愿將各自保管的檔案資源拿出來共享，檔案資源整合難度大。

（二）檔案人員綜合素質(zhì)不高 。檔案信息資源整合工作是一項綜合性很強的工作，要求檔案人員能夠熟練地運用業(yè)務(wù)知識，運用現(xiàn)代科技手段對檔案信息展開分析和整合。但總的來看，我國目前檔案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面領(lǐng)導對檔案館人才隊伍不重視，認為檔案館就是看守檔案的地方，檔案館工作人員中老年多、年輕少，人員流動性也比較大；另一方面部門人員知識結(jié)構(gòu)不合理，人員自身學歷不高、缺乏專業(yè)知識，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案信息資源整合需要的人才，面對社會各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心，這些現(xiàn)狀使得檔案館檔案信息資源整合工作無法正常開展。

（三）檔案資源整合設(shè)備、技術(shù)落后。檔案資源整合不僅包括檔案實體的整合，還包括數(shù)字檔案的整合。但目前檔案部門普遍存在只有實體檔案，沒有數(shù)字檔案，檔案信息資源管理設(shè)施不齊全、技術(shù)落后，沒有相應(yīng)的檔案管理設(shè)備和軟件平臺，甚至一些檔案保管單位連最基本的目錄都沒有編制完整，根本無法完成整合的任務(wù)。

五、檔案資源整合的對策建議

當前我國信息化建設(shè)、數(shù)字化建設(shè)以及檔案部門現(xiàn)代化建設(shè)為檔案資源整合創(chuàng)造了條件，我們應(yīng)該充分利用這個條件，創(chuàng)新思路，克服工作中存在的問題，促進檔案資源整合工作的順利開展。

（一）加強宣傳，創(chuàng)新思路，逐步取消部門分割，實行部門合作

1、加強宣傳，利用網(wǎng)絡(luò)、電視等媒體，積極宣傳檔案資源整合的意義和作用，使社會進一步認識檔案資源整合的重要性和積極意義，使各檔案形成單位或?qū)I(yè)檔案保管部門愿意把所管的檔案資源拿出來共享，服務(wù)社會。

2、創(chuàng)新檔案收集方式。檔案資源整合最主要的目的是要豐富檔案資源、充分利用檔案信息資源。這就要求我們要拓寬思路，改進檔案收集方式，最大限度地占有檔案資源。一是要把屬于接收范圍內(nèi)的立檔單位形成的檔案資料完整、及時地接收進館，并根據(jù)形勢發(fā)展，適時調(diào)整接收范圍，把全面建設(shè)小康社會進程中產(chǎn)生的各種新型、各專業(yè)檔案和同人民群眾各方面利益密切相關(guān)的檔案納入接收范圍。二是要拓寬思路、改進檔案收集方式?？梢酝ㄟ^收繳、寄存、復制、購買，甚至交換等形式，將各部門保存的檔案收集到檔案館來，只要能占有，為我所用，哪種形式有利采用哪種，不拘一格。

3、聯(lián)合共建共享工程，共同推廣信息服務(wù)。加強協(xié)調(diào)溝通，聯(lián)合科技、文化、公路、城建、農(nóng)業(yè)、電力、電信等部門共同創(chuàng)辦“綜合檔案信息服務(wù)中心”。突破管理體制問題，實行部門合作，將各部門的檔案資源通過“綜合檔案信息服務(wù)中心”進行整合，并相互共享，實現(xiàn)多行業(yè)多領(lǐng)域共建共享，共同推動檔案信息資源的信息化發(fā)展。

（二）加強檔案信息化人才隊伍的建設(shè)

信息化條件下，加強檔案資源的整合不僅依賴于設(shè)備和軟件平臺，還需要綜合素質(zhì)高的檔案人員來操作和完成。因此，要高度重視并做好檔案信息化人才建設(shè)。

1、加強培訓，提升水平。積極開展基層業(yè)務(wù)輔導和人員培訓，加大基層檔案工作人員的培訓力度。要有條件、有計劃、有目標地對館內(nèi)現(xiàn)有專業(yè)人員進行不同程度的培訓。一方面，通過有計劃、有目標、有針對性地脫產(chǎn)再培訓，拓寬其知識面，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，使之成為既懂檔案管理知識、又具有歷史文化、信息科學應(yīng)用能力，能熟練地對檔案資源進行整合開發(fā)的復合型人才。另一方面，要不斷充實培訓的內(nèi)容，避免年復一年的培訓模式和學習內(nèi)容。要結(jié)合社會發(fā)展需求和信息化發(fā)展的趨勢，多“走出去、請進來”。讓檔案人員有機會到國內(nèi)外學習先進的科學文化知識，要邀請國內(nèi)外專家學者開展授課培訓，增強檔案工作人員的素質(zhì)和層次。除此之外，基層檔案工作者之間要多組織經(jīng)驗交流，揚長避短，形成合力，才能更好開展服務(wù)。

2、積極發(fā)掘、引進高水平人才。要積極挖掘、發(fā)現(xiàn)和識別有培養(yǎng)潛力的苗子，把有強烈事業(yè)心、責任感，具有一定學歷的年輕人作為培養(yǎng)對象。檔案發(fā)展主要靠內(nèi)部人才的建設(shè)和培養(yǎng)，但有時也有必要采取引進人才的方針，階段性地吸收有計算機技術(shù)的年輕畢業(yè)生及各種檔案專業(yè)知識的人才，使更多人才投身到檔案事業(yè)發(fā)展上來，使檔案信息資源整合研究與建設(shè)工作更優(yōu)質(zhì)、高效地開展。

3、要營造尊重知識尊重人才的工作氛圍。檔案資源的整合和開發(fā)要營造尊重知識、尊重人才的環(huán)境，這樣才能留住人才，才能使檔案資源整合和開發(fā)工作得以持續(xù)發(fā)展。首先應(yīng)當為人才提供發(fā)展的空間和舞臺，使他們能夠接觸更多的知識、積累大量的實踐經(jīng)驗，用他們的所長為檔案館拓展更加廣闊的服務(wù)空間，最重要的是使他們感到英雄有用武之地。其次，單位應(yīng)當為他們創(chuàng)造一個有利于人與人之間交流與合作的氛圍，真正從思想上重視人才，從感情上貼近人才，使他們感到工作舒心。再者，應(yīng)該根據(jù)貢獻大小給予相應(yīng)的報酬，充分調(diào)動各類人才的積極性和創(chuàng)造性。

（三）推動檔案資源數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)多元化服務(wù)

檔案資源整合的最終目的是為了利用檔案資源，向社會提供多元服務(wù)，但是通過實體檔案來實現(xiàn)利用和服務(wù)，遠遠不能滿足社會發(fā)展的需要，也不利于檔案的保護，利用起來也不方便。這就要求我們要提高檔案資源整合技術(shù)，把工作重點從實體檔案資源整合向數(shù)字檔案資源整合發(fā)展，推動檔案資源數(shù)字化建設(shè)，建立資源配置合理、利用方便的檔案資源信息數(shù)據(jù)庫。

利用現(xiàn)有檔案資源，積極研發(fā)出有社會利用價值的信息資源，并將研發(fā)成果加以宣傳展示，爭取上級領(lǐng)導和財政部門對檔案資源整合開發(fā)工作的重視和支持，撥給一定經(jīng)費配齊、更新檔案資源整合開發(fā)所需的設(shè)備和設(shè)施。

建立檔案管理系統(tǒng)。利用數(shù)字化技術(shù)，通過掃描、轉(zhuǎn)換統(tǒng)一格式等手段，將現(xiàn)有實體檔案信息存入管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，并編制檔案電子目錄，逐步實現(xiàn)電子檔案管理，方便查詢利用。

建立檔案資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，將跨部門、跨領(lǐng)域、跨地區(qū)的數(shù)字檔案資源進行整合，通過OA系統(tǒng)自動存到檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。同時，為兼顧各部門的利益，建立檔案資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，參與檔案資源整合的部門可以通過共享系統(tǒng)，能夠分享到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中所有檔案資源信息（國家機密檔案及法律法規(guī)規(guī)定不能公開共享檔案資源除外），在各部門各單位之間實現(xiàn)檔案資源

共享。

建立信息資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。加強對整合的檔案資源系統(tǒng)性地研究開發(fā)，提取能夠為社會服務(wù)的信息資源，并利用類似網(wǎng)上辦事大廳的便民服務(wù)窗口，建立檔案信息資源共享系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，將海量的檔案信息資源提供社會共享，為社會提供多元化服務(wù)。

互利合作，共享多贏是現(xiàn)代化社會發(fā)展的趨勢，檔案事業(yè)也應(yīng)順勢而為，盡快實現(xiàn)資源的整合利用，使檔案在服務(wù)多元化社會中起到更大的作用。