數(shù)字化檔案館的建設

摘 要：對數(shù)字化檔案館建設的緊迫性和數(shù)字化檔案館的特征進行了闡述，并提出了數(shù)字化檔案館建設的途徑。

關鍵詞：數(shù)字化；檔案館；建設

隨著計算機、網(wǎng)絡技術(shù)應用的不斷深入，辦公自動化、電子商務等的應用越來越廣泛，大量電子文件也隨之應運而生，檔案管理模式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主，向以檔案實體和數(shù)字化信息共同保管的雙重模式轉(zhuǎn)變，這就要求研究并建立一套完善的數(shù)字檔案管理方案，充分發(fā)揮檔案信息資源在管理中的作用。因此，數(shù)字化檔案館建設迫在眉睫，也是順應潮流、適應時代發(fā)展的新舉措、新要求。

一、數(shù)字化檔案館建設的緊迫性

1.1 現(xiàn)代化管理的需求

各級檔案館應把數(shù)字化建設擺在首要位置，檔案信息化程度已成為衡量本單位檔案管理現(xiàn)代化水平的重要指標。數(shù)字化檔案將有利于檔案信息資源的開發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點是能夠通過網(wǎng)絡迅速流動，徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從檔案的保管、利用職能向信息采集、管理和信息服務職能轉(zhuǎn)變。只有實現(xiàn)數(shù)字化檔案，才能使檔案管理部門從封閉走向開放，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和現(xiàn)代化管理的需求。

1.2 形勢發(fā)展的需求

各行各業(yè)競相“觸網(wǎng)”，無紙化、辦公自動化逐步興起，網(wǎng)絡化、電子商務層出不窮，人們將開始享受數(shù)字化帶來的快捷和便利，同時，也給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。其一，檔案館館藏有數(shù)百萬卷檔案資料，數(shù)千萬件檔案，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，就是對檔案資源的浪費。所以，各級檔案館首先要建設數(shù)字化檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質(zhì)，近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是數(shù)字化檔案館的建設。

1.3 檔案利用的需求

數(shù)字化檔案的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，滿足對檔案利用的需求。數(shù)字化檔案是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果，數(shù)字技術(shù)的應用完善并發(fā)展了檔案館的職能，妥善解決了各種檔案原件保護與利用的矛盾，使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長久。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用要求，而且，利用者可以不受時間、地點的局限，隨時、隨地實現(xiàn)檔案的異地查找。數(shù)字檔案館能夠向利用者提供更加專指、更具特色的檔案咨詢服務，改變檔案館信息“孤島”的形象，改善檔案服務的落后面貌。

二、數(shù)字化檔案館的特征

2.1 信息資源存儲數(shù)字化

信息資源存儲數(shù)字化是指通過計算機，運用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，將各種傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)化為新型載體承載的二進制數(shù)字信息存儲起來，它是數(shù)字化檔案館的基礎，也是數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大、最根本的區(qū)別。數(shù)字化檔案館將經(jīng)過數(shù)字化后的信息采用數(shù)字的方式進行處理，并通過網(wǎng)絡傳輸，形成了一個數(shù)字檔案信息資源庫，用戶可以在網(wǎng)上通過聲音、數(shù)據(jù)以及圖形、圖像來獲取所需要的

信息。

2.2 空間虛擬化

數(shù)字化檔案館是一個開放的信息系統(tǒng)，它超越了時空的限制，其資源和服務不再僅僅是原來物理意義上的館藏資源，而是一個連接網(wǎng)絡上所有信息資源的網(wǎng)絡傳遞系統(tǒng)。由于這種虛擬性，數(shù)字化檔案館的發(fā)展不再受制于物理空間，它所采編、收藏的檔案信息數(shù)量將沒有空間的制約，可利用網(wǎng)絡交流與發(fā)布信息，對檔案信息進行遠程存取及提供利用，用戶可以在任何時間、任何地點，通過網(wǎng)絡查詢、檢索和獲取檔案信息。

2.3 信息資源共享化

數(shù)字化檔案館的最大特點就是最大限度地實現(xiàn)資源共享，突破用戶對檔案信息利用的時間和空間限制，使檔案館互聯(lián)，形成巨大的信息空間。

三、數(shù)字化檔案館建設的途徑

3.1 統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃

數(shù)字化檔案館建設成為檔案事業(yè)宏觀管理工作的一部分，需要進行全局性的規(guī)劃。可以考慮以檔案社會化、信息化利用為導向，積極采用現(xiàn)代計算機技術(shù)和通信手段，逐步建立以中央級檔案館為核心，省市級綜合檔案館為基礎，連接全國各地各類檔案館的檔案信息資源網(wǎng)，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展提供網(wǎng)上服務。數(shù)字化檔案館是一項巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和財力，所以要統(tǒng)一布局、合理規(guī)劃并加強館際合作，避免數(shù)字化信息的重復建設，保證數(shù)字化檔案館健康有序地發(fā)展。

3.2 數(shù)字化檔案加工的基本原則

各個館藏機構(gòu)根據(jù)保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。數(shù)字化加工的原則：一是符合國家法律法規(guī)的原則。檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。二是價值性原則。屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。三是系統(tǒng)性原則。信息資源的采集、存儲和利用，應進行全面規(guī)劃，并在實施過程中不斷根據(jù)實際情況進行調(diào)整。四是優(yōu)先性原則。應確定檔案數(shù)字化的順序。宜根據(jù)實際情況，優(yōu)先處理重要的、開放的、利用率高的、需要搶救的檔案。比如河南油田檔案館，先期對管理類檔案的永久和長期檔案進行數(shù)字化加工，永久和長期檔案里面有任職、職稱和機構(gòu)沿革，這些檔案利用率較高。五是安全性原則。在檔案數(shù)字化過程中，應避免或減少對檔案實體的破壞，最大程度地維持檔案的原貌。應加強安全保密管理，防止涉密或不開放的檔案信息泄露，確保檔案實體和數(shù)字信息的安全。

3.3 提高檔案工作者的能力與素質(zhì)

人才隊伍建設是數(shù)字化檔案館的關鍵，建設數(shù)字化檔案館，必須有一支高素質(zhì)的人才隊伍。因此，數(shù)字化檔案館所需要的人才，除具有傳統(tǒng)的檔案及其相關的管理知識外，還要掌握新技術(shù)尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)，是具有信息處理、分析和利用能力以及一定英語水平的復合型人才。各級檔案館要采用各種措施，多途徑、多形式提高檔案工作者的能力與素質(zhì)，只有這樣，他們才能真正成為數(shù)字化檔案館的導航員、協(xié)調(diào)員、管理員和咨詢員。

參考文獻

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[2]李紅蘭.檔案信息資源數(shù)字化與網(wǎng)絡化管理[J].《檔案管理》，2013年第2期：54-55.

作者簡介

張迎九（1968—），性別：男，籍貫：重慶市綦江區(qū)，現(xiàn)職稱：檔案館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。