全面規(guī)范婚姻登記檔案管理工作

李欣

摘 要：隨著我國(guó)的經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們對(duì)公共檔案的認(rèn)識(shí)也日漸提高，尤其在婚姻登記檔案管理工作上。婚姻登記檔案是證實(shí)婚姻關(guān)系的重要檔案，特別是現(xiàn)在婚姻關(guān)系和財(cái)產(chǎn)，房產(chǎn)都有很密切的關(guān)系，因此全面規(guī)范婚姻登記檔案管理工作就顯得非常重要。本文主要闡述了全面規(guī)范婚姻登記檔案管理工作存在的問(wèn)題以及以后工作中需要改進(jìn)的意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：規(guī)范；婚姻登記；檔案管理

1 婚姻登記檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 責(zé)任不強(qiáng)，檔案資料保存不完整

一是婚姻登記檔案遺失。由于區(qū)劃調(diào)整，登記處撤并，人員變動(dòng)等因素造成婚姻登記檔案遺失嚴(yán)重。二是立檔資料不齊。主要表現(xiàn)為當(dāng)事人身份證或戶口簿復(fù)印件不齊全，婚姻登記檔案的核心材料所用的紙、筆、墨不規(guī)范，部分證件復(fù)印件模糊不清等，不利于檔案的長(zhǎng)期保存。究其原因，客觀上是因?yàn)橐酝橐龅怯洐n案分散在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦（所），跨越時(shí)間長(zhǎng)達(dá)幾十年，歷經(jīng)了行政區(qū)劃的變更和區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的撤并過(guò)程，無(wú)專人負(fù)責(zé)，無(wú)固定地點(diǎn)保管，導(dǎo)致婚姻檔案在移交中遺失和毀損。主觀原因是管理人員素質(zhì)不高?；橐龅怯洐n案工作人員多是兼職，大部分檔案管理人員沒(méi)經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)；檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不深，工作懶散馬虎，忽視了婚姻登記檔案對(duì)構(gòu)建和諧社會(huì)的重大作用，導(dǎo)致立卷歸檔移交不及時(shí)、不完整，甚至不歸檔、不移交，人為造成損毀遺失。

1.2認(rèn)識(shí)不高，檔案硬件建設(shè)受限制

檔案工作不同于一般的“政績(jī)工程”，它不會(huì)產(chǎn)生顯著的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，工作成績(jī)難以得到肯定，導(dǎo)致少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有把婚姻檔案工作納上議事日程，檔案管理無(wú)專人專職。這樣，難免形成兩種結(jié)果：一是硬件投入無(wú)保障。少數(shù)婚姻登記部門(mén)無(wú)專門(mén)的檔案室，甚至有的無(wú)檔案柜，更不用說(shuō)添置檔案室所需的通風(fēng)防火防潮防損等設(shè)施設(shè)備，主要體現(xiàn)在以往分散在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理上。二是檔案管理建設(shè)不科學(xué)。檔案集中管理后，仍有部分單位無(wú)專人專職負(fù)責(zé)檔案管理，現(xiàn)代化檔案辦公設(shè)備及安全設(shè)施配備不齊全，自上而下無(wú)統(tǒng)一的婚姻登記檔案管理軟件、檔案無(wú)法按照《辦法》規(guī)定立卷的內(nèi)容和要求實(shí)行紙制檔案和電子檔案雙位建檔相結(jié)合的管理?；橐鰴n案集中到縣級(jí)民政部門(mén)管理后，多數(shù)地方對(duì)幾年前的檔案至今沒(méi)錄入電腦，無(wú)法實(shí)行電子查檔，檔案查閱全靠手工。由于當(dāng)事人反映時(shí)間不具體，定位不準(zhǔn)確，致使工作人員每查一次檔案，耗時(shí)短則20多分鐘，長(zhǎng)則2個(gè)多小時(shí)，極大加重了工作人員的工作負(fù)荷，嚴(yán)重影響了工作效率。

1.3 制度不全，檔案利用管理不規(guī)范

據(jù)調(diào)查，婚姻登記檔案保管部門(mén)在提供利用過(guò)程中，多數(shù)未建立檔案利用制度，沒(méi)有明確責(zé)任分工和流程安排，沒(méi)有嚴(yán)格按程序辦理，對(duì)利用者身份審查不嚴(yán)，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計(jì)分析，造成在利用過(guò)程中對(duì)檔案內(nèi)容失泄密，甚至造成檔案原件遺失。這些問(wèn)題既損害了婚姻登記當(dāng)事人的權(quán)益，又可能造成不良的社會(huì)影響?；橐龅怯洐n案之所以利用管理不規(guī)范，主要原因就是沒(méi)有健全的管理制度和約束機(jī)制，檔案管理工作干得好與壞，沒(méi)有評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)懲措施。即使建立了管理制度，大多數(shù)情況下將相關(guān)制度束之高閣，沒(méi)有按制度辦事，行同擺設(shè)。

2 規(guī)范婚姻登記檔案管理工作的改進(jìn)意見(jiàn)

2.1 認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《辦法》

各級(jí)民政部門(mén)要認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《辦法》的內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)基本精種?；橐龅怯洐n案與人民群眾的利益息息相關(guān) 婚姻登記檔案工作是婚姻登記工作的重要組成部分。從事婚姻登記工作的人員要通過(guò)深入學(xué)習(xí)，全面掌握《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定，不斷增強(qiáng)貫徹執(zhí)行《辦法》的自覺(jué)性，重點(diǎn)把握歸擋范圍、整理方法和查詢利用方面的規(guī)定，切實(shí)履行好婚姻登記檔案工作職責(zé)，保證婚姻登記檔案的科學(xué)管理、安全保管和有效利用。同時(shí)要落實(shí)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的婚姻登記檔案工作體制，明確工作職貴，查找工作中存在的突出問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)，并采取切實(shí)有效的措施，積極進(jìn)行整改提高。

2.2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，建立婚姻登記檔案管理工作機(jī)制

近年來(lái)，該局高度重視婚姻登記檔案管理工作，將婚姻登記檔案管理工作納入婚姻登記工作重要日程，列入全局總體工作規(guī)劃。不僅列入局年度工作計(jì)劃，還制定了專項(xiàng)工作安排；并將婚姻登記檔案管理工作作為局機(jī)關(guān)管理事務(wù)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)考核體系，與其它工作同部署、同組織、同考核，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。

同時(shí)，為確保婚姻登記檔案管理工作有人負(fù)責(zé)、有人落實(shí)，專門(mén)安排2名婚姻登記員負(fù)責(zé)婚姻登記檔案管理工作，并明確了檔案管理工作的職責(zé)和要求，為婚姻登記檔案管理工作走上規(guī)范化，提供了強(qiáng)有力的組織保障。

2.3 提高婚姻登記檔案管理水平

《婚姻登記條例》施行以米，各區(qū)縣（自治縣、市）婚姻登記機(jī)關(guān)堅(jiān)持依法行政、為民服務(wù)的原則，切買(mǎi)加強(qiáng)婚姻登記檔案的管理，保證了婚姻登記管理工作的正常開(kāi)展，維護(hù)了婚姻當(dāng)事人的臺(tái)法權(quán)益。但婚姻登記檔案工作水平還不平衡。歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、保管不安全的問(wèn)題依然存在。市民政局?jǐn)M在今年適當(dāng)時(shí)候舉辦培訓(xùn)班，對(duì)婚姻登記人員進(jìn)行輪訓(xùn)。希望各區(qū)縣（自治縣、市）民政部門(mén)要以學(xué)習(xí)貫徹《辦法》為契機(jī)，發(fā)揮職能部門(mén)作用，要保證檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案庫(kù)房具備防火、防盜、防潮等基本條件，積極創(chuàng)造條件，建立方便利用者的檔案閱覽室；要加快信息化、數(shù)字化進(jìn)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)婚姻登記信息化菅理的區(qū)縣（市），要積極進(jìn)行婚姻登記檔案的數(shù)字化工作，使紙質(zhì)檔案與電子檔案建立起有機(jī)的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)婚姻登記檔案的“雙套制”保管，確保安全，方便利用。市民政局、市檔案局將在年底適當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)Ω鲄^(qū)縣（市）貫徹學(xué)習(xí)《辦法》和婚姻檔案整理情況進(jìn)行抽查。

2.4 要做好婚姻登記檔案的保密工作

《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條對(duì)婚姻登記檔案的利用作出了明確規(guī)定：要求婚姻登記檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立檔案利用規(guī)章制度，明確辦事程序；對(duì)婚姻登記機(jī)關(guān)、婚姻當(dāng)事人及其委托人、司法部門(mén)、律師及其他訴訟代理人、其他單位組織和個(gè)利用婚姻登記檔案，分別作出實(shí)體性和程序性要求，并規(guī)定利用婚姻登記檔案的單位、組織和個(gè)人不得公開(kāi)登記內(nèi)容，不得損害婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益；婚姻登記檔案不得外借，復(fù)印時(shí)應(yīng)加蓋檔案保管部門(mén)印章。各級(jí)國(guó)家綜合檔案館和其他婚姻登記檔案管理部門(mén)在開(kāi)展查檔服務(wù)時(shí)都必須嚴(yán)格遵守上述規(guī)定，不得違反。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在依法辦理婚姻登記、撤銷(xiāo)婚姻、離婚登記和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證等工作的真實(shí)記錄，是婚姻當(dāng)事人的婚姻關(guān)系和婚姻狀況是否合法的真實(shí)憑證，與廣大人民群眾的利益息息相關(guān)。所以，要想更好的全面規(guī)范婚姻登記檔案管理工作，就必須加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真學(xué)習(xí)《辦法》，提高婚姻登記檔案管理水平，更要做好婚姻檔案的保密工作。

參考文獻(xiàn)

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