企業(yè)信息化項(xiàng)目投資效益分析

莊志平

[摘要]當(dāng)前，掌握科學(xué)、合理的信息化投資效益分析方法對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。該文初步分析了企業(yè)信息化項(xiàng)目的投資成本、運(yùn)行成本與項(xiàng)目投入運(yùn)行產(chǎn)生的收益之間的關(guān)系，提出了企業(yè)信息化項(xiàng)目投資的基本原則和思路。

[關(guān)鍵詞]信息化 投資效益 投資原則

企業(yè)在不同的時(shí)期都會(huì)面臨著各種各樣的管理問(wèn)題，需要企業(yè)采取不同的應(yīng)對(duì)措施加以解決。而日趨成熟的信息技術(shù)應(yīng)用，使得信息化應(yīng)用在提高工作效率，降低人力成本與管理成本方面，以及在加速商流、物流、資金流、信息流，提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理能力等方面，成為較為有效的解決手段，因此，信息化建設(shè)已經(jīng)成為許多企業(yè)在考慮解決各種管理問(wèn)題時(shí)的首選途徑。

但是，企業(yè)信息化項(xiàng)目的建設(shè)并非都能達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。在眾多的企業(yè)信息化建設(shè)中，信息技術(shù)投資的結(jié)果不乏有許多失敗的案例：企業(yè)工作效率沒(méi)有得到根本提升、個(gè)人及部門的業(yè)績(jī)未得到有效提高、預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益與管理效益得不到實(shí)現(xiàn)等，成了食之無(wú)味、棄之可惜的雞肋，形成企業(yè)投資浪費(fèi)；有些企業(yè)的信息化建設(shè)不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的建設(shè)目標(biāo)，甚至卻出現(xiàn)了與預(yù)期相反的效果，給企業(yè)造成沉重的壓力。因此，企業(yè)信息化項(xiàng)目建設(shè)同樣存在著投資風(fēng)險(xiǎn)，尤其是大型信息化項(xiàng)目的建設(shè)，投資風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)更高，與此同時(shí)，企業(yè)今天的投資，就是明天的成本，不當(dāng)?shù)耐顿Y，勢(shì)必給企業(yè)帶來(lái)無(wú)謂的負(fù)擔(dān)。要避免信息化投資黑洞情況的發(fā)生，事前的謹(jǐn)慎決策尤為重要，僅憑感性的認(rèn)知，缺乏正確投資決策評(píng)估的信息化項(xiàng)目建設(shè)，將可能給企業(yè)帶來(lái)嚴(yán)重的損失。本文將就信息化項(xiàng)目投資效益的分析評(píng)估，及信息化投資決策方面進(jìn)行探討。

企業(yè)信息化項(xiàng)目的效益反映了信息化項(xiàng)目的投資成本、運(yùn)行成本與項(xiàng)目投入運(yùn)行產(chǎn)生的收益之間的關(guān)系，因此，厘清投資成本、運(yùn)行成本與運(yùn)行收益，是分析信息化項(xiàng)目效益的基礎(chǔ)。

1.信息化項(xiàng)目投資成本分析

信息化應(yīng)用在提高工作效率，加強(qiáng)管理，以及降低運(yùn)行成本等方面都可以發(fā)揮出顯著的成效，特別是在“人無(wú)我有”的階段，信息化應(yīng)用往往能給企業(yè)帶來(lái)顯著的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，但是到了“我有人有”的階段時(shí)，信息化應(yīng)用已蛻變成了一個(gè)基本要求，而不是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)了。從另一個(gè)角度看，當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)間都實(shí)施了同類型的信息化應(yīng)用時(shí)，其使用效果相當(dāng)，而初始的投資成本與投用運(yùn)行成本相對(duì)較高的信息化應(yīng)用，反而會(huì)使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中處于劣勢(shì)的位置。

信息化項(xiàng)目的投資成本由隱性成本和顯性成本構(gòu)成。隱性成本一般是指信息化項(xiàng)目實(shí)施帶來(lái)的組織變革成本、先動(dòng)成本、風(fēng)險(xiǎn)成本等。顯性成本通常主要由建設(shè)前期準(zhǔn)備成本、硬件投資成本、軟件投資成本、上線成本等幾部分構(gòu)成。

1.1前期準(zhǔn)備成本

包括項(xiàng)目建設(shè)前期開(kāi)展的項(xiàng)目咨詢、可行性分析、系統(tǒng)需求分析等工作所需投入的前期準(zhǔn)備費(fèi)用。

1.2硬件投資成本

硬件投資成本指信息系統(tǒng)建設(shè)時(shí)所需購(gòu)置的一次性費(fèi)用或租賃費(fèi)用，主要包括數(shù)據(jù)中心環(huán)境、服務(wù)器設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、客戶端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建或升級(jí)改造等相關(guān)方面的投資。這些投資基本都是以固定資產(chǎn)的形式進(jìn)行管理，以折舊的方式攤?cè)氤杀?，投資去向與投資規(guī)模顯而易見(jiàn)，因此往往也是投資者側(cè)重關(guān)注的部分。

1.3軟件投資成本

軟件成本是指構(gòu)建信息系統(tǒng)所需的軟件投資，包括系統(tǒng)平臺(tái)軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)軟件、外購(gòu)或委托開(kāi)發(fā)軟件所需的費(fèi)用，以及軟件調(diào)試、部署等費(fèi)用，屬于無(wú)形資產(chǎn)范疇。

1.4上線成本

包括開(kāi)展新系統(tǒng)的知識(shí)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)，以及上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、試運(yùn)行功能測(cè)試等相關(guān)工作的所需投入。有些信息化項(xiàng)目在測(cè)算投資成本時(shí)，只包含了硬件投資成本與軟件投資成本。事實(shí)上，作為項(xiàng)目整體不可分割的部分，前期準(zhǔn)備成本與上線運(yùn)行成本不應(yīng)被忽略在投資成本之外。

信息化項(xiàng)目的投資成本中，顯性成本由于資金去向明確、數(shù)額明確，且涉及投資審批等環(huán)節(jié)，因此測(cè)算工作相對(duì)容易一些。而隱性成本屬于“軟性成本”，不同企業(yè)內(nèi)容各異，錯(cuò)綜復(fù)雜，又難以用貨幣單位進(jìn)行考量，因而常常被忽略。

2.信息化項(xiàng)目運(yùn)行成本分析

信息化項(xiàng)目投入使用后，必然需要繼續(xù)相應(yīng)的投入來(lái)保障系統(tǒng)的運(yùn)行，這部分的成本對(duì)于信息化項(xiàng)目的效益有著長(zhǎng)時(shí)間的影響。信息化項(xiàng)目的運(yùn)行成本通常由系統(tǒng)運(yùn)行成本、系統(tǒng)變更成本、系統(tǒng)安全管理成本、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行成本、設(shè)備維護(hù)成本、維護(hù)人員成本、培訓(xùn)成本等所組成。

2.1系統(tǒng)運(yùn)行成本

系統(tǒng)運(yùn)行成本是指維持系統(tǒng)運(yùn)行所需的成本，如維持日常數(shù)據(jù)中心、運(yùn)行終端所需的電費(fèi)，系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中所需的各種易耗品的損耗，以及每年需購(gòu)買的系統(tǒng)運(yùn)行授權(quán)使用費(fèi)等。

2.2系統(tǒng)變更成本

系統(tǒng)變更成本是指信息系統(tǒng)投入使用后，根據(jù)應(yīng)用需求的變化或提升的需要，或需與其它信息系統(tǒng)通過(guò)接口程序進(jìn)行數(shù)據(jù)交換等情況下，對(duì)系統(tǒng)應(yīng)用軟件進(jìn)行變更開(kāi)發(fā)的成本，此外還包含了系統(tǒng)軟、硬件的變更，如系統(tǒng)平臺(tái)更換、數(shù)據(jù)遷移等情況下需投入的成本。

2.3系統(tǒng)安全管理成本

系統(tǒng)安全管理成本是指為保障系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行而開(kāi)展的諸如系統(tǒng)安全防護(hù)、系統(tǒng)日志檢查分析、數(shù)據(jù)備份等工作所帶來(lái)的成本。隨著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理工作對(duì)信息系統(tǒng)依賴程度的不斷提高，用戶對(duì)信息系統(tǒng)安全性的要求也越來(lái)越嚴(yán)格.系統(tǒng)安全管理成本已成為信息化項(xiàng)目運(yùn)行成本中不可或缺的部分，并呈現(xiàn)增長(zhǎng)的態(tài)勢(shì)。

2.4網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行成本

當(dāng)前信息化應(yīng)用大多需要借助于廣域網(wǎng)或公眾互聯(lián)網(wǎng)的支持，使得應(yīng)用終端能接入到數(shù)據(jù)中心，網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行成本主要指通訊鏈路的運(yùn)行或租賃費(fèi)用。網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商的發(fā)展帶來(lái)了網(wǎng)絡(luò)資費(fèi)的降低，但隨著企業(yè)信息化應(yīng)用對(duì)網(wǎng)絡(luò)依賴程度的提高。網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行成本在整體運(yùn)行成本中的份額不斷增大。

2.5軟硬件設(shè)備維護(hù)成本

硬件設(shè)備維護(hù)成本是指保障信息系統(tǒng)正常運(yùn)行所需的設(shè)備維護(hù)費(fèi)用，包含數(shù)據(jù)中心設(shè)備、客戶端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)鏈路設(shè)備等硬件設(shè)備的維保服務(wù)費(fèi)。

軟件維護(hù)成本主要包含信息系統(tǒng)軟件運(yùn)行中需軟件廠商、集成商提供技術(shù)服務(wù)支持或運(yùn)維支持而購(gòu)買的服務(wù)費(fèi)用。

隨著信息化規(guī)模的小斷擴(kuò)大，軟件維護(hù)成本呈現(xiàn)不斷上升的趨勢(shì)，特別是隨著信息處理技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，軟件維護(hù)成本在軟硬件設(shè)備維護(hù)成本中的比重不斷提高。

2.6維護(hù)人員成本

維護(hù)人員成本主要用于信息化專業(yè)技術(shù)人員對(duì)信息系統(tǒng)軟件、硬件的維修、維護(hù)工作所給予的勞動(dòng)報(bào)酬，這是保證信息系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行和提高信息化能力的基本投入。

2.7培訓(xùn)成本

信息系統(tǒng)應(yīng)用的最終指向是終端用戶，終端用戶及后備終端用戶的培訓(xùn)是一項(xiàng)長(zhǎng)期持久的工作，需要通過(guò)持續(xù)、有計(jì)劃的培訓(xùn)，來(lái)確保信息系統(tǒng)得到正確的應(yīng)用。

3.信息化項(xiàng)目投資收益分析

信息化項(xiàng)目投建通常著眼于經(jīng)濟(jì)效益、管理效益或社會(huì)效益三個(gè)目標(biāo)，在收益表現(xiàn)上由顯性效益和隱性效益兩方面構(gòu)成。由于信息化項(xiàng)目通常更多的是追求長(zhǎng)期效益，為企業(yè)奠定一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)，不能要求立竿見(jiàn)影，因此隱形效益占的比重會(huì)更大一些。

3.1顯性效益分析

顯性效益大多體現(xiàn)在直接經(jīng)濟(jì)效益方面，可以用貨幣單位，直接進(jìn)行定量計(jì)算經(jīng)濟(jì)效益，以同比、環(huán)比的方式體現(xiàn)企業(yè)收益差異的變化情況。收益分析主要從增收、節(jié)支兩方面加以評(píng)估，不同的應(yīng)用類型、不同的應(yīng)用模式需要從不同的維度加以分析評(píng)估，在增收、節(jié)支的分析評(píng)估維度上可參考以下幾個(gè)方面：

增收方面，一是因競(jìng)爭(zhēng)力提高帶來(lái)的營(yíng)業(yè)收入的增長(zhǎng)；二是因信息化帶來(lái)的新客戶群體、新業(yè)務(wù)領(lǐng)域所帶來(lái)的營(yíng)業(yè)收入的增長(zhǎng)。

節(jié)支方面，一是庫(kù)存周轉(zhuǎn)期的縮短，資金占用的下降；二是人工成本的減少，包括管理環(huán)節(jié)的減少、組織層次扁平化、人工效率提高等因素；三是工作環(huán)節(jié)效率的提高、差錯(cuò)率的降低帶來(lái)的成本的減少。

3.2隱性效益分析

信息系統(tǒng)的隱性效益不容易用貨幣單位直接計(jì)量的經(jīng)濟(jì)效果，但在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理中發(fā)揮著重要的作用，分析評(píng)估維度上可參考以下幾個(gè)方面：①信息顆粒度的細(xì)化；②信息提供速度的提高；③信息準(zhǔn)確性、及時(shí)性的提高；④信息加工速度的提高；⑤信息對(duì)于業(yè)務(wù)分析、決策提供的幫助；⑥信息系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)提高營(yíng)銷能力、服務(wù)能力提供的幫助，對(duì)企業(yè)品牌塑造提供的幫助；⑦信息系統(tǒng)應(yīng)用對(duì)規(guī)范化管理、加強(qiáng)內(nèi)部管控能力提供的幫助。

4.企業(yè)信息化項(xiàng)目投資原則

在厘清信息化項(xiàng)目的投資成本、運(yùn)行成本的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化項(xiàng)目收益的定量、定性分析，信息化項(xiàng)目的投資收益情況可以較全面地反映出來(lái)。

信息化項(xiàng)目投資收益分析評(píng)估的目的在于提高信息化項(xiàng)目建設(shè)的成功率，但是僅僅只是做項(xiàng)目的成本與收益分析評(píng)估工作還是不夠的，特別是在項(xiàng)目規(guī)劃階段，還需要有正確的信息化項(xiàng)目投資原則，只有在正確的導(dǎo)向下，才有可能正確決策項(xiàng)目是否應(yīng)該投建、如何投建。

企業(yè)信息化項(xiàng)目的建設(shè)，通常定位在以提升企業(yè)運(yùn)營(yíng)能力、管理能力、管理效率為手段，以提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力與可持續(xù)發(fā)展為目標(biāo)，簡(jiǎn)單地在項(xiàng)目建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)上追求“高標(biāo)準(zhǔn)”、“領(lǐng)先”、“第一”，其中的無(wú)謂投入只能降低信息化項(xiàng)目的效益。因此，企業(yè)信息化建設(shè)要因時(shí)、因條件、因能力和需要綜合考慮，把握“適當(dāng)”、“適合”的原則，既把握適當(dāng)?shù)耐顿Y規(guī)模，選擇適合自己的信息化方案。

欲使信息化建設(shè)成功，適當(dāng)?shù)耐顿Y規(guī)模是前提條件。過(guò)高的投資規(guī)模，必然帶來(lái)投資的浪費(fèi)，反之不合理地壓低投資規(guī)模，勢(shì)必影響信息化建設(shè)的質(zhì)量，影響信息化建設(shè)既定目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，最終一樣會(huì)帶來(lái)投資的浪費(fèi)。如何決定投資規(guī)模，需要明確四個(gè)方面的問(wèn)題：一是有什么問(wèn)題需要解決？二是為什么選擇通過(guò)投建信息系統(tǒng)的方式來(lái)解決？三是投建信息系統(tǒng)能得到哪些方面的收益？四是投建信息系統(tǒng)能有多少收益？企業(yè)需要在明確這四個(gè)問(wèn)題的答案后，從企業(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、行業(yè)環(huán)境、競(jìng)爭(zhēng)地位、企業(yè)文化、管理水平等方面，進(jìn)行自我診斷和定位，針對(duì)企業(yè)自身特點(diǎn)、基礎(chǔ)和條件，形成初步的解決方案。

有了初步的解決方案后，還需做進(jìn)一步的方案可行性論證。正確的選型，選擇出適合的方案與產(chǎn)品，對(duì)于信息化項(xiàng)目的建設(shè)至關(guān)重要。選擇了龐大的系統(tǒng)，優(yōu)秀的品牌，購(gòu)置了大量的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)資源，耗費(fèi)了巨額的資金，實(shí)際上只有其中的部分投入會(huì)產(chǎn)生有效產(chǎn)出，而大部分的投入被閑置，同時(shí)未考慮后期運(yùn)行成本中高昂的使用費(fèi)用，一旦企業(yè)出現(xiàn)盈利不佳的狀況時(shí)，此類信息化應(yīng)用往往成了企業(yè)的沉重負(fù)擔(dān)，使企業(yè)處于兩難境地：信息系統(tǒng)不運(yùn)行，企業(yè)日常工作的開(kāi)展受到嚴(yán)重影響，而要維持信息系統(tǒng)的運(yùn)行，企業(yè)需為此承受沉重的成本負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致信息化應(yīng)用成為阻礙企業(yè)脫離困境的負(fù)能量。反之，由于建設(shè)信息化項(xiàng)目不是在購(gòu)買標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備，低價(jià)格不等于是低成本，為壓低成本而用過(guò)低的價(jià)格選擇項(xiàng)目開(kāi)發(fā)商，或選擇過(guò)于簡(jiǎn)單的系統(tǒng)，其結(jié)果往往是信息系統(tǒng)功能不完善，不齊全，開(kāi)發(fā)商開(kāi)發(fā)能力不足，售后服務(wù)無(wú)法到位，信息化應(yīng)用無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)定的目標(biāo)，最終導(dǎo)致企業(yè)與開(kāi)發(fā)商都處于雙輸?shù)木车?。因此，不是最先進(jìn)的、最貴的方案就是最好的方案，也不是價(jià)格最低的方案就是最好的方案，只有最適合自己的才是最好的方案。

信息化項(xiàng)目投資的“適當(dāng)”、“適合”原則，需在分析過(guò)程中相互論證、修正，通過(guò)投資規(guī)模與建設(shè)方案的相互適應(yīng)，尋找最佳平衡點(diǎn)，最終形成一個(gè)科學(xué)、合理、可行的信息化項(xiàng)目投資方案。