中專學(xué)校檔案管理應(yīng)走管理與服務(wù)并重之路

張建新

（太原財(cái)政金融學(xué)校，山西 太原 030002）

我國(guó)的中專專業(yè)學(xué)校在新中國(guó)成立后，逐步形成了國(guó)家、省、市三級(jí)學(xué)校建制，專業(yè)分類、學(xué)科設(shè)置較全，培養(yǎng)出一大批中專專業(yè)技術(shù)人才，為我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)做出了極大的貢獻(xiàn)。改革開放30多年以來(lái)，在鄧小平理論的指引下，我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)突飛猛進(jìn)，取得了令全世界矚目的成績(jī)，中國(guó)一躍成為全球第二大經(jīng)濟(jì)體，而取得如此大的成就，中專專業(yè)教育功不可沒(méi)?，F(xiàn)在我國(guó)中專技術(shù)教育已形成多層次、多渠道，國(guó)家、政府、社會(huì)辦學(xué)的模式，職業(yè)學(xué)校、職業(yè)中專、普通中專、專科中專、電視廣播中專等類在學(xué)科專業(yè)上已涵蓋了幾乎所有的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域。具體到一所中專學(xué)校，其發(fā)展也是十分巨大的，改革、發(fā)展、前進(jìn)、上檔次、新的教育觀、教學(xué)手段等，必然要形成一批新的專業(yè)性檔案資料。那么，在改革創(chuàng)新已經(jīng)深入到我國(guó)各個(gè)方面的今天，中專學(xué)校檔案管理如何體現(xiàn)改革創(chuàng)新呢？筆者認(rèn)為就是一條：必須走管理與服務(wù)并重的道路。

一、當(dāng)前中專學(xué)校、檔案管理存在的主要問(wèn)題

第一，檔案管理的指導(dǎo)思想或舊觀念基本上仍然停留在改革開放前的認(rèn)識(shí)上，重管理、輕服務(wù)甚至根本不服務(wù)是非常普遍的情況，檔案管理上注重收集、整理、歸檔，但是擺在檔案柜內(nèi)幾年不動(dòng)是常有的事，不少學(xué)校的檔案員自認(rèn)為只要做到不丟、不失、不壞就可以了。還有的單位把檔案室看得過(guò)分神秘，定位為機(jī)要部門，因而，遠(yuǎn)離熱火朝天的改革開放，遠(yuǎn)離扎實(shí)推進(jìn)的教育教學(xué)實(shí)踐，這樣的檔案室大家也就敬而遠(yuǎn)之了。

第二，檔案資料的收集、整理、保存仍然停留在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的認(rèn)識(shí)上。我們知道，新中國(guó)成立后的檔案室均由政治部、人事部或辦公室負(fù)責(zé)管理，檔案室門上常常貼著一張“機(jī)要重地、閑人免進(jìn)”的警示條，在極左路線盛行的社會(huì)條件下，大多數(shù)教職工寧可繞道走，決不靠進(jìn)它，那時(shí)進(jìn)入檔案室查檔案、完成外調(diào)材料等均需嚴(yán)格登記，而有的檔案管理員也自認(rèn)為高人一等，因?yàn)槭恰皺C(jī)要人員”，一般教職工也是對(duì)其敬而遠(yuǎn)之。改革開放后，這些情況發(fā)生了根本的變化，但是檔案室仍然是“門庭冷落”，變化不大，根本原因在于管理做得不好、服務(wù)上不去，不少學(xué)校的檔案管理根本看不到改革開放的新做法、新思路、新氣象。

第三，在檔案資料收集方面，方法基本上是老一套，重人事政工、干部檔案的收集、整理，輕教育教學(xué)業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理、歸檔。政工性檔案資料（包括機(jī)要類資料）的嚴(yán)格管理是非常必要的，不能有絲毫的松懈，但是學(xué)校教育教學(xué)政策、教師與學(xué)生的創(chuàng)新這些生動(dòng)活潑，且?guī)е母镩_放濃重氣息的檔案資料卻未納入歸檔范圍，如果造成流失，那才是真正可惜的事情。

二、中專學(xué)校檔案管理應(yīng)走管理服務(wù)并重之路

中專學(xué)校在我國(guó)改革開放偉大事業(yè)中肩負(fù)著極為重要的培養(yǎng)一批又一批德才兼?zhèn)渲械葘I(yè)技術(shù)人才的任務(wù)，檔案管理必須順應(yīng)歷史潮流，走管理與服務(wù)并重的道路。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，各級(jí)各類中專學(xué)校應(yīng)該有新的思路、新的理念、新的做法，讓檔案管理發(fā)揮出更大的作用。筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾方面做出努力：

第一，中專學(xué)校的檔案管理必須打破計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的舊觀念，突破重政工人事干部檔案管理，輕專業(yè)技術(shù)教育教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在內(nèi)部檔案管理體制上進(jìn)行改革、充實(shí)、完善，在制度、程序設(shè)計(jì)上確?！安⒅亍?，同時(shí)體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心（對(duì)學(xué)校來(lái)講是教育教學(xué)為中心）這一改革開放的核心理論。應(yīng)該指出：改革開放不是一句空話，也不是形式，而是實(shí)實(shí)在在的工作，有的中專學(xué)校教育教學(xué)改革碩果累累，學(xué)校重視規(guī)模、質(zhì)量，已真正體現(xiàn)了改革開放，但在學(xué)校的檔案管理上仍然是老一套。學(xué)校的改革開放是一個(gè)整體、一個(gè)系統(tǒng)，不能只注重一方面，而偏廢另外一方面，這是不全面、不徹底的改革，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和一級(jí)管理人員首先應(yīng)改變認(rèn)識(shí)、改變觀念，走管理與服務(wù)并重的道路。

第二，學(xué)校的檔案管理必須打破“管好”就行的思想，樹立“管好”同時(shí)“用好”的理念，打破檔案管理區(qū)域“靜態(tài)”“靜止”“安靜”的局面，只要讓檔案資料動(dòng)起來(lái)、活起來(lái)，其作用也就發(fā)揮出來(lái)了。當(dāng)然，如何活、怎樣活，哪些資料可以納入“活”的范圍、哪些不能，都要進(jìn)行設(shè)計(jì)、思考。比如，人事政工、干部、保安類檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，千萬(wàn)不能放松放手，但屬于專業(yè)業(yè)務(wù)類的則應(yīng)放開，納入服務(wù)范圍。

第三，努力建設(shè)符合管理服務(wù)并重的檔案室設(shè)施設(shè)備。檔案室過(guò)去一直屬于機(jī)要區(qū)域，改革后，這一塊必須重視，但開發(fā)區(qū)又必須建立，這樣必然涉及到設(shè)施設(shè)備問(wèn)題。比如，可以考慮分設(shè)若干管理室，或分設(shè)管理區(qū)，在確保安全前提下做好服務(wù)工作。

第四，培養(yǎng)專業(yè)水平管理人員。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，檔案員屬于政工人員。一般來(lái)講，這些同志對(duì)教學(xué)業(yè)務(wù)不涉及也不專業(yè)，而遠(yuǎn)離火熱的教育教學(xué)使這些同志脫離廣大教職工，脫離了學(xué)生，也脫離了教育教學(xué)業(yè)務(wù)，這些同志即使有教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，時(shí)間一長(zhǎng)也會(huì)變成“外行”，因此要實(shí)現(xiàn)服務(wù)，必須加強(qiáng)這些同志的培養(yǎng)。筆者認(rèn)為，應(yīng)該讓這些同志走出檔案室，真正參與到教育教學(xué)活動(dòng)中去，使他們切實(shí)掌握了解學(xué)校的重大工作、重大活動(dòng)，便于收集資料、提供信息。另外，要給檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的工作、學(xué)習(xí)環(huán)境，使他們真正和廣大教職工打成一片，融為一體，成為高素質(zhì)、專業(yè)化的管理者。

第五，要切實(shí)改變檔案收集的范圍、內(nèi)容和辦法，不能只注重干部人事政工類，而忽視專業(yè)性業(yè)務(wù)性資料的收集。應(yīng)該說(shuō)，在觀念、制度建立后，這是一個(gè)基礎(chǔ)工作，手中無(wú)東西用什么去服務(wù)？但是，資料的積累又是一個(gè)長(zhǎng)期的、逐步的、循序漸進(jìn)的過(guò)程，不可能一步到位，也不能只做一陣子，這就要求檔案人員一要敬業(yè)，二要專業(yè)，否則是做不成的。

第六，開展檔案服務(wù)是一件全新的工作，必須發(fā)揚(yáng)扎實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎。凡做過(guò)檔案管理工作的同志都知道，這項(xiàng)工作繁雜、麻煩，要求十分仔細(xì)、認(rèn)真，而且制度性又強(qiáng)，真正做好不容易，如果開展了檔案服務(wù)，工作量決不僅僅是加大一倍的問(wèn)題，因此，檔案工作人員不僅要“收”進(jìn)來(lái)，還要“放”出來(lái)，必須努力學(xué)習(xí)，認(rèn)真工作?？傊獦淞⑷娜鉃榻逃虒W(xué)服務(wù)的思想，在檔案管理、歸類上要科學(xué)、系統(tǒng)、使用，要引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備和管理手段。比如，電子檔案的使用完全不同于紙質(zhì)檔案的使用，其辦法程序是不同的，這方面大家要共同研究，有了服務(wù)的知識(shí)，有了服務(wù)的技能，相信中專系統(tǒng)檔案管理與服務(wù)并重之路一定越走越寬敞，檔案功能越來(lái)越大。

檔案管理是一項(xiàng)幾十年進(jìn)行的工作，論文目的在于要使這項(xiàng)工作適應(yīng)改革開放大潮流，發(fā)揮新功能、新作用。