探尋醫(yī)用耗材信息化流程管理的新思路

中國人民解放軍第三零六醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科，北京 100101

探尋醫(yī)用耗材信息化流程管理的新思路

韓沛愛，劉剛

中國人民解放軍第三零六醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科，北京 100101

本文通過對(duì)我院保障臨床醫(yī)用耗材供應(yīng)的舊模式進(jìn)行分析總結(jié)，引入流程管理新思路，逐步建立起一套可操控、適用性強(qiáng)、便捷的工作流程。在信息系統(tǒng)平臺(tái)下，分角色、分權(quán)限、分職能操作，達(dá)到改善現(xiàn)狀、完善機(jī)制、提高效率的目的，最終提升我院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

醫(yī)用耗材管理；信息平臺(tái)；高值耗材；庫房管理；耗材采購

經(jīng)濟(jì)管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，而醫(yī)用耗材管理是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其管理的好壞和信息提供的是否及時(shí)準(zhǔn)確，直接影響醫(yī)院醫(yī)療物資的采購、流通和使用，同時(shí)，也涉及到醫(yī)院的資產(chǎn)保全和流失問題。使用本文引入“流程”管理思路，以質(zhì)量為核心，以保障科室使用為導(dǎo)向，對(duì)舊有模式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、集成化的模擬調(diào)試運(yùn)行，通過在信息系統(tǒng)平臺(tái)下分角色、分權(quán)限、分職能操作，以達(dá)到改善現(xiàn)狀、完善機(jī)制、提高效率的目的。

1 引入耗材流程管理思路的原因

1.1 引入耗材流程管理思路的迫切性

（1）隨著我院規(guī)模的不斷擴(kuò)大、科室需求的不斷增加，需要改進(jìn)以人工為主的管理模式，用高效智能的管理手段來推動(dòng)耗材管理工作。

（2）低值耗材中，庫存品種1500個(gè)（占耗材總量的21%，金額占23%），而非庫存臨時(shí)性采購品種約4000多個(gè)(占耗材總量的58%，金額只占26%）。由于科室申請(qǐng)還不夠規(guī)范，庫房每天除了進(jìn)行正常出入庫之外還要忙于其他各種突發(fā)事件，急需一個(gè)高效智能的流程來支持庫房工作。

（3）高值耗材僅1500種，占耗材總量21%，但金額卻占耗材總費(fèi)用的51%（7490萬元），一方面說明高值耗材仍是管理重點(diǎn)，另一方面這些高風(fēng)險(xiǎn)、高價(jià)值的植入性材料如果不能很好地管控則更容易引起糾紛。2011年耗材采購情況，見表1。

面對(duì)以上現(xiàn)實(shí)的問題，迫切需要現(xiàn)實(shí)一套智能化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理流程。

1.2 引入耗材流程管理思路的必要性

2011年耗材管理軟件運(yùn)行前后的耗材管理工作模式，見表2。

2 改進(jìn)方法和步驟

2.1 準(zhǔn)備階段

這一階段以模擬操作流程為核心，主要有兩個(gè)重要舉措：① 2010年醫(yī)工科設(shè)計(jì)出《醫(yī)用耗材申請(qǐng)表》電子表格下發(fā)至科室，科室發(fā)郵件與醫(yī)工科進(jìn)行采購交互，再由器械庫電腦錄入員模擬科室角色在新的耗材管理軟件中制作科室的申請(qǐng)單，確保從申請(qǐng)-訂貨-入庫-出庫-核算的全部耗材管理流程的信息完整。為中級(jí)階段全院聯(lián)網(wǎng)，真正的耗材管理軟件平臺(tái)上各科室分角色、分權(quán)限操作耗材管理軟件奠定基礎(chǔ)；② 按照科室特點(diǎn)及地理位置，詳細(xì)規(guī)劃科室的領(lǐng)用日程，對(duì)于輔診科室、內(nèi)科系統(tǒng)、外科系統(tǒng)及其他部門，指定請(qǐng)領(lǐng)時(shí)間、請(qǐng)領(lǐng)順序來配合流程管理的實(shí)施。規(guī)范有序的請(qǐng)領(lǐng)制度是確保流程有效實(shí)施的前提。

表2 新舊工作模式對(duì)比

2.2 中級(jí)階段

這一階段以驗(yàn)證操作流程為核心。2011年醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全院聯(lián)網(wǎng)試運(yùn)行。醫(yī)用耗材管理流程通過軟件將人、物、信息有效地結(jié)合在一起，不論是業(yè)務(wù)流程或是管理流程，都是通過耗材管理系統(tǒng)來實(shí)施。

（1）業(yè)務(wù)流程是將各單位人員之間的業(yè)務(wù)關(guān)系、作業(yè)順序和管理流向以圖表形式直觀地表達(dá)出來。它更多地體現(xiàn)了不同部門、不同權(quán)限、不同身份的人員在耗材供求過程中的作用。整個(gè)業(yè)務(wù)流程框圖，見圖1。

圖1 業(yè)務(wù)流程框圖

（2）管理流程是為了控制風(fēng)險(xiǎn)、降低成本、提高服務(wù)質(zhì)量、提高工作效率、提高用戶滿意度和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，并達(dá)到利潤最大化的流程。而管理流程的關(guān)鍵在于以人為本，重視成員的意見，培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神。在整個(gè)耗材管理流程中以不同崗位享有不同權(quán)限為標(biāo)志。管理流程框圖，見圖2。

2.3 高級(jí)階段

這一階段為軟件運(yùn)行成熟并且工作流程規(guī)范。各環(huán)節(jié)有序銜接，真正在軟件、人員、質(zhì)控和成本等方面達(dá)到最佳效果。高級(jí)階段以運(yùn)行操作流程為核心的工作模式，見表3。

圖2 管理流程框圖

表3 高級(jí)階段工作模式

3 結(jié)論

（1）以質(zhì)量控制為核心，突出人的主體地位-短信通知功能。通過分析現(xiàn)行操作流程遇到的問題及解決途徑，確立了人在流程管理中的核心地位。我院耗材管理軟件采取短信通知訂貨及發(fā)貨。這樣做的好處是傳遞信息準(zhǔn)確快捷效率高，缺點(diǎn)是偶有網(wǎng)絡(luò)不暢導(dǎo)致訂貨信息未發(fā)送成功。

（2）以效率和效益為中心，注重環(huán)節(jié)管理優(yōu)化-信息整合功能。管理優(yōu)化體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程和管理流程上的優(yōu)化。我院采取將多個(gè)科室需求的同品名同規(guī)格的耗材通過軟件匯總數(shù)量后產(chǎn)生訂貨信息，通過信息整合避免了重復(fù)錄入、減少了差錯(cuò)、進(jìn)而提高了效率，另一方面各環(huán)節(jié)按職能、按權(quán)限、按規(guī)范流程進(jìn)行，工作內(nèi)容明確，環(huán)環(huán)相扣、既相互作用又相互獨(dú)立，責(zé)任到人，大大體現(xiàn)了流程優(yōu)化的好處。

（3）以網(wǎng)絡(luò)為樞紐，帶動(dòng)其他經(jīng)濟(jì)管理-數(shù)據(jù)共享。信息系統(tǒng)是一次錄入就可以在任何時(shí)間、任何終端共享。信息傳遞路徑的規(guī)劃，直接體現(xiàn)了跨業(yè)務(wù)的信息集成。通過與醫(yī)院《醫(yī)信通》軟件的銜接，經(jīng)銷公司產(chǎn)品信息、賬戶信息、使用信息、付款信息等可以從耗材管理軟件信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了流程的運(yùn)行效率。體現(xiàn)最直接的是各公司的供應(yīng)情況、付款情況在其他部門有據(jù)可查，使得管理手段更加公正透明。

（4）以績效考核為保障，確保流程管理有效運(yùn)行-分角色、分權(quán)限體現(xiàn)績效。一個(gè)穩(wěn)定的管理流程需要有相應(yīng)的績效考核制度作為支撐。首先在流程管理的環(huán)節(jié)認(rèn)真分析現(xiàn)狀，明確每個(gè)崗位的工作范圍和工作職責(zé)，提出具體的績效考核目標(biāo)和指標(biāo)；其次，在制定績效評(píng)價(jià)政策時(shí)廣開言路，讓成員都參與到績效考評(píng)體系的設(shè)計(jì)中，傾聽各方面意見，從而設(shè)計(jì)出更加公正合理的考評(píng)體系，這將大大降低考評(píng)推廣和執(zhí)行的難度。這些舉措使流程管理有了制度上的保障和良好的群眾基礎(chǔ)。確保流程管理有效運(yùn)行。

流程管理的實(shí)質(zhì)是信息傳遞路徑的規(guī)劃、管理職能劃分和職權(quán)管轄范圍的劃分。與之相適應(yīng)的流程管理信息化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)，就需要突出流程環(huán)節(jié)的設(shè)置、信息路線和信息驅(qū)動(dòng)方式有效合理。本文依托實(shí)際工作基礎(chǔ)，逐步摸索總結(jié)出流程管理的想法和見解，難免有考慮不周之處，例如庫房管理最低成本的摸索、高值耗材管控體系與科室使用之間的協(xié)調(diào)等。我們將會(huì)繼續(xù)努力，不斷完善該流程管理，最終提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

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Exploration of A New Method for Informatization Management of Medical Consumables

HAN Pei-ai, LIU Gang
Department of Medical Engineering, the 306thHospital of PLA, Beijing 100101, China

With citation of the 306thHospital of PLA as a good example, this paper demonstrated the establishment of a set of controllable, practical and simple workflow for management of medical consumables, through analysis and summarization of the consumable supply system. This IT system assigned proper responsibilities and duties to certain personnel, and thus enhanced the workflow and work efficiency, and finally the overall competitiveness.

medical consumables management; information platform; high-value consumables; storeroom management; consumables procurement

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2013.08.030

1674-1633(2013)08-0082-03

2012-09-12

2013-04-11

作者郵箱：cyyztq@sohu．com