辦公信息管理系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用探究

陳穎

摘 要：辦公信息管理系統(tǒng)具有綜合性的特點，更是一項辦公管理系統(tǒng)工程。這種系統(tǒng)包括各個辦公大樓，并有無數(shù)個工作崗位，它的數(shù)據(jù)通訊不僅是快速的，還能共享其信息，它不僅可以把每個部門的內(nèi)部信息傳播到企業(yè)網(wǎng)上，還能加強各部門和各成員之間的聯(lián)系，從而提高工作效率和保持信息暢通。

關(guān)鍵詞：辦公信息管理系統(tǒng)；企業(yè)信息化；管理；應(yīng)用

中圖書分類號：F274 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2012）32-0084-02

自20世紀80年代中期以來，我國就開始發(fā)展辦公自動化技術(shù)，在很短的時間里，辦公自動化技術(shù)得到了迅速發(fā)展并且普及全國各地，現(xiàn)在已經(jīng)成為計算機領(lǐng)域中的重要組成部分，有很多的政府部門、機關(guān)團體和工廠企業(yè)都對其進行了計劃，并且加大了對其的建設(shè)。同時，隨著各種技術(shù)的發(fā)展，包括數(shù)據(jù)庫技術(shù)、中文信息處理技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)通信技術(shù)等，使得管理信息系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)得到了開發(fā)和應(yīng)用，這在一定程度上擴大了辦公自動化系統(tǒng)的功能，形成了多種功能相結(jié)合的綜合系統(tǒng)，包括辦公事務(wù)、管理業(yè)務(wù)和決策支持這些功能，也就是所謂的辦公信息管理系統(tǒng)。

1 辦公信息管理系統(tǒng)的設(shè)計原則

辦公信息管理系統(tǒng)和其它計算機應(yīng)用系統(tǒng)相差不大，為了滿足企業(yè)的各種需求，就需要加大對它的發(fā)展，計算機軟硬件技術(shù)是它發(fā)展的基礎(chǔ)。根據(jù)社會信息化的發(fā)展，辦公活動做不到獨立。企業(yè)為了能夠讓辦公信息在很大的范圍里實現(xiàn)集成化，就需要進行有效地決策、合作并及時地了解情報，這也能夠提高辦公效率和效能，為了使辦公信息系統(tǒng)變得媒介化，除了字符形式信息有要求外，還應(yīng)該對聲音、圖象這些熟悉的形式有所要求，這些都是信息的媒介。同時，為了進一步提高辦公信息系統(tǒng)的功能，還應(yīng)該對辦公信息管理系統(tǒng)智能化。在建設(shè)系統(tǒng)的初期，除了要綜合考慮系統(tǒng)外，還應(yīng)該為了使業(yè)務(wù)得到發(fā)展，加大系統(tǒng)的可擴充性，這就需要企業(yè)建設(shè)的系統(tǒng)滿足業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，其時間一般都規(guī)定在3～5 a里，還要根據(jù)各行業(yè)的實際情況，符合其發(fā)展。同時要力求技術(shù)先進性，考慮到適應(yīng)性這些方面。所以，在設(shè)計系統(tǒng)結(jié)構(gòu)時，應(yīng)該注意以下幾個原則：

①在設(shè)計系統(tǒng)時，要堅持系統(tǒng)工程設(shè)計思想的原則，把軟件工程設(shè)計當作準則，從而達到實用效率的目的，根據(jù)實際情況，通過了解業(yè)務(wù)的特點，在不違背系統(tǒng)建設(shè)總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，重點進行深化應(yīng)用，使其得到提高和發(fā)展。

②多采用新技術(shù)，包括國際標準和計算機、網(wǎng)絡(luò)這些方面的技術(shù)，讓網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展符合世界發(fā)展的潮流，具有先進性和開放性等特點，便于擴充和升級，同時盡量滿足系統(tǒng)的完整化和標準化。

③充分利用現(xiàn)有的軟件、硬件資源和系統(tǒng)集成技術(shù)，努力集成網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和應(yīng)用程序。在集成時，要讓原有系統(tǒng)的運行盡量不中斷，系統(tǒng)在集成后，終端用戶的使用方法和習慣不應(yīng)該改變太多。

④對系統(tǒng)的統(tǒng)一管理和監(jiān)控能力應(yīng)加強，對網(wǎng)絡(luò)資源實行的管理要有效，對數(shù)據(jù)安全性和系統(tǒng)運行的可靠性要加以提高。

⑤不可忽視各地的辦公系統(tǒng)和遠程通信網(wǎng)絡(luò)的連接，這是為了把分布在不同城市的組織機構(gòu)連接成一個整體。

2 辦公信息管理系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用

在建設(shè)信息化時，在經(jīng)歷了辦公信息管理系統(tǒng)曲折過程之后，就可以為企業(yè)發(fā)展信息化積累很多經(jīng)驗，同時也總結(jié)了一些教訓，通過在實踐中的認知，就會給企業(yè)發(fā)展信息化帶來一些啟示，特別是在企業(yè)結(jié)構(gòu)和企業(yè)文化這些單位中有所體現(xiàn)。

①開展企業(yè)信息化時以信息和數(shù)據(jù)為中心。為規(guī)劃信息化應(yīng)用體系的建設(shè)，就需要打通信息渠道和數(shù)據(jù)渠道，這是抓住了信息化建設(shè)的中心。企業(yè)的辦公信息管理系統(tǒng)正是遵循了這個原則，才能發(fā)展的如此之快，通過對這個系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，并且對其他企業(yè)的咨詢和參觀，辦公管理系統(tǒng)就有助于收集數(shù)據(jù)和積累信息，更為企業(yè)的發(fā)展搭建了一個良好的信息發(fā)布和集成的平臺，與此同時，還能把各個業(yè)務(wù)的系統(tǒng)結(jié)合其中。只有擁有了數(shù)據(jù)，才能擁有一切，如果沒有數(shù)據(jù)，那一切都是空談。

②對信息化組織加以建立。不管是請別的公司來實施，還是企業(yè)內(nèi)部自身開發(fā)實施，都不能缺少信息化組織，這是一個統(tǒng)領(lǐng)全局的機構(gòu)。但是因為信息化建設(shè)項目實施的周期需要的時間較長、投入的資金也較多，牽涉到了管理和技術(shù)這些領(lǐng)域，所以它一旦失敗，那就會影響到很多方面，其成功更是受到諸多因素的影響，這就需要企業(yè)承擔的風險較大，這就需要優(yōu)化和重組企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，以免影響到企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。就因為其涉及范圍廣，就需要全體員工參與。如果建立了組織機構(gòu)，就可以讓信息化有了源頭，有階段和有步驟的進行規(guī)劃、組織、開發(fā)和實施。

③對企業(yè)信息化中的標準和制度加以健全。有些企業(yè)在實施的過程中，沒有關(guān)注企業(yè)的規(guī)章制度和標準的制定，這就會產(chǎn)生很多問題，例如，在審核信息發(fā)布的標準時，那在整合信息資源時就會帶來一些困難。如果沒有制定有關(guān)服務(wù)的規(guī)章制度，那服務(wù)人員的服務(wù)質(zhì)量也不會太高。如果在物流管理應(yīng)用的初期對物資編碼制定標準，那就不會使得物資編碼混亂。

④制定相關(guān)的培訓原則。在企事業(yè)單位里，要提高職工的計算機水平和對信息化的認識程度，在對其進行培訓的過程中，不僅要有耐心，還應(yīng)該制定相關(guān)的培訓原則，這不管是對企業(yè)內(nèi)部還是對應(yīng)用客戶都有很大的作用。另外，要大力支持企業(yè)信息化和企業(yè)領(lǐng)導，要完善企業(yè)的基礎(chǔ)設(shè)施，并且提高全員的參與積極性。

3 辦公信息管理系統(tǒng)的效果

辦公信息管理系統(tǒng)能夠連接整個信息管理系統(tǒng)，如果對此項系統(tǒng)應(yīng)用的較好，那就能達到上傳下達和政令暢通的效果。在收集信息時，還能保證信息的準確性和可靠性，這能夠為辦公信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)服務(wù)功能創(chuàng)造前提條件，還能對各種信息進行處理和匯總，提供給領(lǐng)導一些處理好的信息，從而讓領(lǐng)導決策科學；還能把相關(guān)信息及時傳遞給車間和部門，對車間和部門正確執(zhí)行和落實廠部的決議和決定有重大意義。

①管理電子文件。電子文件不僅能被計算機系統(tǒng)識別、處理還能用一種格式存儲在磁帶、磁盤或光盤這些介質(zhì)上，還能在網(wǎng)絡(luò)上傳送數(shù)字代碼序列。它能夠容量信息的空間大，但自身占用空間卻小，共享性也較強，這就使得多個查詢者都可以同時利用一份電子文件，和紙質(zhì)文件相比，就提高了信息的利用率。在管理電子文件中，為保證電子文件的原始性和真實性，就需要利用加密技術(shù)、電子簽名技術(shù)、身份驗證技術(shù)、防火墻技術(shù)和防改寫措施這些。管理者管理收文和發(fā)文時還能在網(wǎng)上進行。

②管理辦公目標。美國管理學家比得德魯克最先提出來目標管理這個概念。他認為，企業(yè)要把目的和任務(wù)當成目標，每個員工都要知道自己的目標是什么，企業(yè)在進行獎勵時，就要依據(jù)他們對總目標的實現(xiàn)所負有的責任和做出的貢獻。目標管理就需要讓每個員工都明確企業(yè)的目標任務(wù)。也就是說，每一個員工都要安排自己的工作，并制定相應(yīng)的目標，從而干好本職工作。從微觀上來看，辦公管理較為復雜和偶然因素較多；從宏觀上來看，辦公管理有條理、運轉(zhuǎn)有章法。所以，辦公管理為了解整體情況，就需要制定目標，制定工作計劃，以保證工作任務(wù)如期完成。

③管理公共信息。這就需要對生產(chǎn)管理數(shù)據(jù)全面和及時地收集，然后再找出對企業(yè)最有價值的信息，并進行科學分析和預測，在了解企業(yè)的生產(chǎn)管理狀況后，還應(yīng)該制定對策。然后還應(yīng)該把業(yè)務(wù)部門當作主導，在運作和管理時使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實。這要從部門的特點出發(fā)，再制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程和管理框架，讓管理者了解各部門的流程和要求，更好的溝通信息和配合工作。

4 結(jié) 語

綜上所述，發(fā)展辦公信息系統(tǒng)有利于使我國的辦公手段和方法變得現(xiàn)代化，從而提高辦公效率和質(zhì)量，實現(xiàn)經(jīng)濟效益和社會效益的統(tǒng)一。但是，我國大部分企業(yè)的辦公信息系統(tǒng)仍處在低層次階段，投資效益也不好，對軟硬件資源的利用率更是不高。大多數(shù)企業(yè)的應(yīng)用都處于起步或緩慢階段，這就需要加強辦公信息管理系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應(yīng)用。

參考文獻：

[1] 黃憲東.辦公自動化技術(shù)與實踐[M].北京：中國人民大學出版社，2009.

[2] 張建明.辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)[M].西安：陜西電子雜志社，2010.