組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的作用

李嵐

【摘 要】隨著組織機(jī)構(gòu)代碼信息應(yīng)用的不斷深入，組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案已成為信息共享的橋梁，現(xiàn)就電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析，并簡(jiǎn)要分析組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的作用。

【關(guān)鍵詞】組織機(jī)構(gòu)代碼 電子檔案 作用

【中圖分類號(hào)】G276 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）03-0351-01

組織機(jī)構(gòu)代碼是我國(guó)社會(huì)誠(chéng)信的基石、信息共享的橋梁，是為了適應(yīng)改革開(kāi)放和建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的客觀要求，是依法成立、注冊(cè)、登記的各類法人及其分支機(jī)構(gòu)頒發(fā)唯一的、始終不變的代碼標(biāo)識(shí)，對(duì)建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步具有非常重要的意義。隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)誠(chéng)信體系對(duì)信息需求的不斷增加，促使組織機(jī)構(gòu)代碼工作迅速發(fā)展。組織機(jī)構(gòu)代碼標(biāo)識(shí)制度是以標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)理論為指導(dǎo)建立起來(lái)的。建立這項(xiàng)制度至今，經(jīng)過(guò)三個(gè)階段、二十年的發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)代碼已列入國(guó)家電子政務(wù)、電子商務(wù)和社會(huì)誠(chéng)信體系建設(shè)等重大工程的統(tǒng)一規(guī)劃，解決部門(mén)各自的業(yè)務(wù)流與國(guó)家信息化管理需要的信息流不統(tǒng)一的問(wèn)題。目前，組織機(jī)構(gòu)代碼已在銀行、稅務(wù)、統(tǒng)計(jì)、公安、外匯管理、社會(huì)保障、海關(guān)、質(zhì)檢、法院等二十多個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。并逐漸在電子政務(wù)、電子商務(wù)、金卡工程和社會(huì)信用體系建設(shè)中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

電子檔案是經(jīng)數(shù)字電子計(jì)算機(jī)處理的檔案。電子檔案是用來(lái)區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字元、圖像、圖表、符號(hào)等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。目前電子文件所采用的介質(zhì)主要有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤(pán)。

電子檔案和紙質(zhì)檔案有相同的本質(zhì)，都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，都具有物理實(shí)態(tài)的特征，電子檔案和紙質(zhì)檔案都需要存檔備查。電子檔案的特點(diǎn)：

1、依賴性和非人工識(shí)讀性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬性和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，和傳統(tǒng)的檔案在載體質(zhì)量上是根本不同的。紙質(zhì)檔案人可以直接讀出來(lái)，而電子檔案都是數(shù)字代碼，只有借助計(jì)算機(jī)解碼，才能轉(zhuǎn)換成人可識(shí)讀記錄。

2、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶還是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大于過(guò)去各種信息介質(zhì)，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

3、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。

4、信息共享性。傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息。

5、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案記錄信息的載體是紙，變化的是紙張的大小，而電子檔案的載體有磁盤(pán)、磁帶和光盤(pán)，呈現(xiàn)多樣性。

盡管電子檔案信息利用快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”但也帶來(lái)了一些新的問(wèn)題，如：1、數(shù)據(jù)的易消失性能；2、信息的不安全性；3、信息的易改動(dòng)性；4、信息的易出錯(cuò)性。由于這些特性，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有本質(zhì)的不同。

為解決這一問(wèn)題，普遍的做法是是采用“雙套制”，即在保持電子文檔的同時(shí)，把電子文件拷貝輸出成為紙質(zhì)文件。

現(xiàn)在全國(guó)組織機(jī)構(gòu)代碼管理中心與全國(guó)其它各分中心都已經(jīng)將所有的紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，并且將舊檔案已經(jīng)掃描完畢。所有組織機(jī)構(gòu)代碼中心將每天新產(chǎn)生的新的紙質(zhì)檔案掃描歸檔，并且在規(guī)定期限內(nèi)上傳到省、國(guó)家電子檔案服務(wù)器。保證了電子檔案的更新和覆蓋率。實(shí)現(xiàn)了有組織機(jī)構(gòu)代碼就有電子檔案。但為了保證組織機(jī)構(gòu)代碼的信息的準(zhǔn)確，在有的時(shí)候還要用到紙質(zhì)的檔案。同時(shí)由于電子檔案的特性，也彌補(bǔ)了紙質(zhì)檔案的不足。

一、由于紙質(zhì)的檔案本身的原因，紙質(zhì)檔案存在以下幾點(diǎn)不足：

（1）紙質(zhì)檔案由于本身材質(zhì)的原因，容易破損不容易保存。

（2）紙質(zhì)一般只有一份，不容易被傳播和被其它部所應(yīng)用。

（3）紙質(zhì)檔案無(wú)法做到備份。

（4）紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲(chǔ)空間。

（5）雖然我們?cè)诩堎|(zhì)梢案存放時(shí)，已經(jīng)按一定的順序存放檔案，并且為紙質(zhì)檔案編排了目錄。但在查詢的過(guò)程中還是相當(dāng)?shù)馁M(fèi)時(shí)費(fèi)力。如果要多次查閱則更為不方便。

二、紙質(zhì)檔案不足彌補(bǔ)方法：

（1）紙質(zhì)檔案極易破損及污染，保存極為不易。

由于電子檔案是將掃描儀將紙質(zhì)檔案掃描后，以數(shù)字的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，就不會(huì)產(chǎn)生破損和污染的現(xiàn)象。使我們的檔案保存更方便快捷。

（2）紙質(zhì)檔案的唯一性，不易其它相關(guān)部門(mén)應(yīng)用。

由于紙質(zhì)檔案只有一份，無(wú)法實(shí)現(xiàn)原件復(fù)制。并在相關(guān)部門(mén)之間傳遞十分的不方便。由于電子檔案以數(shù)字的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，這樣就以通過(guò)其它的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行傳遞，也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞。這樣就減小了地域的差異和縮短了傳送的時(shí)間。

（3）紙質(zhì)檔案無(wú)法做到備份。

紙質(zhì)檔案的唯一性，無(wú)實(shí)現(xiàn)備份保存。如果利用電子檔案就可以將檔案掃描后，存儲(chǔ)在其它存儲(chǔ)介質(zhì)里。這樣可以實(shí)現(xiàn)多種形式的備份和異地備份。

（4）紙質(zhì)檔案的存放也需要極大的存儲(chǔ)空問(wèn)。

由于紙質(zhì)檔案本身就占用一定的空間，隨著檔案的增加存儲(chǔ)空間也隨之增大。極不利于大量存儲(chǔ)。利用電子檔案就可以存儲(chǔ)在其它存儲(chǔ)介質(zhì)上。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，存儲(chǔ)介質(zhì)的密碼的增加，存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)能力也將隨之增加，而體積則逐步減小。從而大減小了存儲(chǔ)的空間。

如果使用電子檔案存儲(chǔ)，就可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行信息錄人和保存。同時(shí)可以利用數(shù)據(jù)進(jìn)行電子檔案的相關(guān)查詢，也可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)查詢語(yǔ)句進(jìn)行多種條件的查詢，也可以利用計(jì)算機(jī)編程實(shí)現(xiàn)更多功能的信息查詢。為了保證組織機(jī)構(gòu)代碼的信息的準(zhǔn)確，在有的時(shí)候還要用到紙質(zhì)的檔案。

三、電子檔案在日常業(yè)務(wù)辦理過(guò)程的作用

（1）創(chuàng)建建信息共享平臺(tái)，這樣可以方便應(yīng)用部門(mén)對(duì)組織機(jī)構(gòu)代碼使用業(yè)務(wù)的擴(kuò)展。同時(shí)也可以為其它部門(mén)和我們其它機(jī)構(gòu)辨別組織機(jī)構(gòu)代碼證的真?zhèn)翁峁﹫?jiān)實(shí)有力的依據(jù)。減少偽造的組織機(jī)構(gòu)代碼證在社會(huì)上使用造成的不良影響和不可估計(jì)的后果。

（2）在日常業(yè)務(wù)辦理時(shí)，有時(shí)會(huì)發(fā)生注冊(cè)號(hào)重復(fù)的現(xiàn)象。在以前要讓用戶到發(fā)證機(jī)關(guān)查詢其本的信息和與之相得的信息，或者到卡當(dāng)案庫(kù)查詢相同信息兩個(gè)家用戶的相關(guān)檔案。這樣的查詢非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且有時(shí)還可以找不到相應(yīng)的檔案。造成用戶辦理組織機(jī)構(gòu)代證的時(shí)間延后，很有可能造成一定的經(jīng)濟(jì)損失與社會(huì)的不良影響?，F(xiàn)在利用電子檔案在互聯(lián)網(wǎng)上查詢到相關(guān)的用戶的檔案的信息。不用再去查詢以前舊的紙質(zhì)檔案，這樣大大減少了用戶辦理組織機(jī)構(gòu)代碼證時(shí)的手續(xù)和時(shí)問(wèn)。同時(shí)也可以提高我們的工作效率。

（3）在辦理日常業(yè)務(wù)時(shí)，有些極少的用戶用變更過(guò)的證件，謊說(shuō)是由于辦公人員的失誤，造成了他的組織機(jī)構(gòu)代碼證的信息錯(cuò)誤。在以前我們只能去查詢舊的紙質(zhì)檔案，或在年檢期間為了加快辦證業(yè)務(wù)的速度沒(méi)有時(shí)問(wèn)去查義，我們只能承認(rèn)是我們的失誤，然后免費(fèi)為用戶辦理新的組織機(jī)構(gòu)代碼證。

現(xiàn)在我們可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)快速地檢索到電子檔案，這讓我們馬上分清責(zé)任，并且快速的解決相應(yīng)的問(wèn)題。這樣我不僅可以減少我們的損失，而且還可以大大提高我們的聲譽(yù)，避免對(duì)我們的聲譽(yù)造成的不良影響。

同時(shí)我們現(xiàn)在可以將電子檔案信息直接寫(xiě)入到組織機(jī)構(gòu)的代碼IC卡里，再以計(jì)算機(jī)保密技術(shù)作支持起到了保密的作用。用戶就可以只帶著一張IC卡到其它機(jī)構(gòu)辦理相關(guān)的業(yè)務(wù)，更可以在互聯(lián)網(wǎng)上就直接辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，這樣大大方便了用戶。我們的信息就可真正的實(shí)現(xiàn)安全、共享、高效。在未來(lái)隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案也有著光明的前景。