淺談學(xué)分制下高校教學(xué)秘書工作及基本素質(zhì)

張海軍　王爽　張繼平

【摘 要】教學(xué)秘書是高校最基層的教學(xué)管理工作者，是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，是保證教學(xué)管理鏈暢通的重要環(huán)節(jié)。本文具體闡述了教學(xué)秘書的基本職責(zé)和作用，同時(shí)對教學(xué)秘書應(yīng)具有的基本素質(zhì)進(jìn)行了簡要的論述。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書；職責(zé)；作用；素質(zhì)

0.引言

隨著教學(xué)改革步伐在高校中不斷的深入，基層教學(xué)管理的重要性日益體現(xiàn)。教學(xué)秘書在整個(gè)教學(xué)管理環(huán)節(jié)中，擔(dān)任了一個(gè)非常重要的角色，他們是學(xué)院和系（教研室）教學(xué)管理的具體執(zhí)行者和實(shí)施者，是高校教學(xué)管理鏈暢通的保證，教學(xué)秘書在教學(xué)管理環(huán)節(jié)中起著橋梁和紐帶的關(guān)鍵作用，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用[1]。教學(xué)秘書在教學(xué)管理環(huán)節(jié)中能有條不紊、科學(xué)合理的安排每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的工作，能在教學(xué)管理環(huán)節(jié)中摸索出一套適合本單位學(xué)生的合理有效的教學(xué)管理機(jī)制，就能科學(xué)的提高教學(xué)管理效率。學(xué)分制下，教學(xué)管理是以一個(gè)學(xué)生為一個(gè)變量來進(jìn)行管理的，教學(xué)管理與以往最大的不同之處就是管理過程有了極大的動態(tài)性，每個(gè)學(xué)生的學(xué)習(xí)計(jì)劃和學(xué)習(xí)進(jìn)程都大不相同，教學(xué)管理信息量急劇增加，日常教學(xué)管理事務(wù)變得更加繁雜，這就要求教學(xué)秘書應(yīng)具備較高的的素質(zhì)和較高的個(gè)人能力[2]。

1.教學(xué)秘書的基本職責(zé)和作用

1.1日常教學(xué)管理

參與專業(yè)教學(xué)計(jì)劃的編制、修訂和組織實(shí)施。根據(jù)教學(xué)計(jì)劃下達(dá)和上報(bào)教學(xué)任務(wù)書，落實(shí)任課教師，編排課表。開課后要及時(shí)了解和掌握課程表的運(yùn)行情況，協(xié)調(diào)、處理教學(xué)過程中需要解決的各種問題。課程結(jié)束后，要求教師及時(shí)錄入成績并上交成績單。按時(shí)參加職能部門和院系的教研活動、協(xié)調(diào)落實(shí)各類實(shí)踐活動、組織畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）報(bào)名、協(xié)助系主任安排答辯等相關(guān)工作， 組織安排教學(xué)檢查工作和各類考試的監(jiān)考和巡考人員的選派工作，協(xié)助教學(xué)院長落實(shí)本單位各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)[3]。

1.2教學(xué)檔案管理工作

教學(xué)檔案是領(lǐng)導(dǎo)層制定決策、計(jì)劃、科學(xué)管理教學(xué)工作的重要依據(jù)之一，是不可再生的教學(xué)資源， 教學(xué)秘書要做好教學(xué)檔案的分類、保管工作。凡在教學(xué)環(huán)節(jié)中形成具有保存價(jià)值材料均屬教學(xué)檔案，如教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、教學(xué)質(zhì)量抽樣調(diào)查統(tǒng)計(jì)表、教學(xué)大綱、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)日記、教學(xué)通知、領(lǐng)導(dǎo)聽課記錄、教師工作量表、教學(xué)與改革及教學(xué)管理過程等方面的材料， 要按不同的保存期限整理歸檔，并及時(shí)裝訂、更新。

1.3貫徹執(zhí)行學(xué)校教學(xué)管理方面的規(guī)章制度

教學(xué)秘書要及時(shí)向?qū)W生、導(dǎo)師、相關(guān)工作人員傳達(dá)學(xué)校和職能部門制定和頒發(fā)的教學(xué)管理文件的精神。通過書面、口頭或網(wǎng)絡(luò)等形式將文件精神傳達(dá)到相關(guān)人員，征求和聽取學(xué)生、老師及相關(guān)工作人員對教學(xué)管理工作的意見和建議，并及時(shí)反饋給分管院長和職能部門，做好相關(guān)工作的協(xié)調(diào)和溝通。按時(shí)參加教學(xué)秘書會議并詳細(xì)記錄會議精神，及時(shí)向分管院長轉(zhuǎn)達(dá)會議精神，做好學(xué)校與學(xué)院之間的橋梁及紐帶作用[4]。

1.4助手和參謀作用

教學(xué)秘書是在研究生分管院長的領(lǐng)導(dǎo)下開展具體教學(xué)管理工作，除了要協(xié)助分管院長處理好教學(xué)管理中遇到的各種問題，還要將學(xué)生、老師師及相關(guān)工作人員對學(xué)生教學(xué)管理工作的意見和建議反饋給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)提供學(xué)生教學(xué)管理工作所需的各種信息，并能根據(jù)自己的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，積極主動地向分管院長提出改革完善教學(xué)管理體制方面的建議，平時(shí)要搜集各種信息，整理并提供各種資料為領(lǐng)導(dǎo)決策所用，做好領(lǐng)導(dǎo)決策的助手及參謀。

2.教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

2.1思想政治素質(zhì)

教學(xué)秘書的職責(zé)與作用雖然與輔導(dǎo)員不同，但也要注意提高自己的思想政治水平，加強(qiáng)思想政治理論學(xué)習(xí)，貫徹執(zhí)行黨的教育方針、政策，忠誠黨的教育事業(yè)，熱愛教學(xué)秘書工作，樹立為人民服務(wù)的意識，能正確對待得與失，有高度的敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，嚴(yán)格按照主管部門的規(guī)章制度辦事。

2.2職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德修養(yǎng)是提高教學(xué)秘書職業(yè)道德水平的有效途徑，也是提高其個(gè)人素質(zhì)的重要條件。教學(xué)秘書不僅要提高自身的職業(yè)道德素質(zhì)，還要把獻(xiàn)身教育事業(yè)作為自我品質(zhì)修養(yǎng)的前提和基礎(chǔ)，把愛崗敬業(yè)和為人師表作為自我品質(zhì)修養(yǎng)的落腳點(diǎn)，把協(xié)調(diào)合作和默默奉獻(xiàn)作為自我品質(zhì)修養(yǎng)的核心，正確處理好個(gè)人、集體、國家三者之間的關(guān)系[5]。

2.3強(qiáng)烈的工作責(zé)任心和自覺性

教學(xué)秘書工作是一項(xiàng)時(shí)效性和責(zé)任性很強(qiáng)的工作。教學(xué)秘書的辦事效率及辦事態(tài)度不僅反映自身素質(zhì)和能力的好壞與高低，更能反應(yīng)學(xué)校及學(xué)院的作用、形象和管理水平。加上教學(xué)秘書在教學(xué)管理中不僅工作量大，而且工作質(zhì)量要求高，工作的時(shí)間性和技術(shù)性也很強(qiáng)，這就需要教學(xué)秘書必須具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心和自覺性，注重個(gè)人修養(yǎng)，培養(yǎng)人格魅力，始終保持冷靜清醒的頭腦，有意識、高水平的完成各項(xiàng)教學(xué)管理工作。

2.4具有不斷學(xué)習(xí)，敏于思考的態(tài)度，提高工作的創(chuàng)新性

教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中每天都會遇到各種各樣的問題，及時(shí)處理師生員工提出的各類疑問，大部分教學(xué)秘書同時(shí)還要兼任其他工作，想要從容應(yīng)對如此多的工作，就要講究工作方法。因此，如何有效地開展工作，而不是簡單的將工作下放，如何有效地將責(zé)任有效分?jǐn)?，讓工作簡單易行，便于操作，從日常教學(xué)管理工作當(dāng)中找出一套有效的管理辦法是必不可少的。此外， 在工作中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，保持對教學(xué)秘書工作的新鮮感，要不斷培養(yǎng)良好的創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力，提高工作的創(chuàng)新性。

2.5具備良好的心理素質(zhì)和較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力

除了較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力是研究生教學(xué)秘書必須具備的之外，良好的心理素質(zhì)也是必不可少的，在瑣碎的教學(xué)管理工作中，要養(yǎng)成開朗的性格，保持輕松平靜的心態(tài)，要遇事不慌。同時(shí)，由于與師生員工接觸的機(jī)會較多，較強(qiáng)的溝通與協(xié)調(diào)能力是教學(xué)秘書還應(yīng)具備的，工作中要學(xué)會“換位思考”，才能及時(shí)妥善地處理教學(xué)管理過程中的各種問題。

2.6能主動接受主管部門和主管領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)管理工作的檢查并能進(jìn)行自檢

學(xué)院教學(xué)管理工作質(zhì)量的好與壞，與教學(xué)秘書的工作質(zhì)量是密切相關(guān)的。加強(qiáng)對教學(xué)秘書工作質(zhì)量的檢查是十分必要的，通過對教學(xué)管理工作的檢查，不僅杜絕能教學(xué)工作中的失誤，也能提高教學(xué)秘書的工作自覺性；通過檢查和自檢，教學(xué)秘書才能發(fā)現(xiàn)自身管理工作的不足，才能發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，找到提高工作質(zhì)量和效率的途徑。

此外，教學(xué)秘書的工作還要求具備良好的寫作能力、表達(dá)能力及熟練的計(jì)算機(jī)操作能力。

總之，我國高等教育在不停的向前發(fā)展，教學(xué)管理工作也要在探索中不斷前進(jìn)。隨著學(xué)分制的實(shí)施，對教學(xué)秘書提出了更高的要求，在學(xué)分制下探索教育管理的工作中，我們擁有更多的機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著許多挑戰(zhàn)。做好教學(xué)秘書工作既要求我們有信心、細(xì)心、耐心、熱心和強(qiáng)烈的責(zé)任心，還要有積極的進(jìn)取心，只有這樣，教學(xué)管理工作才能與時(shí)俱進(jìn)。

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