試論園林綠化工程檔案的管理

劉紅云

【摘 要】本文介紹了園林綠化工程檔案的特性，分析了園林綠化工程檔案現(xiàn)狀，提出了加強園林綠化檔案管理的措施，為提高檔案管理水平提供了一定的參考。

【關鍵詞】園林綠化；工程檔案；對策

園林綠化工程是建設風景園林綠地的工程，旨在為廣大市民提供一個良好的休息、娛樂、滿足人們親近大自然、回歸大自然愿望的場所。它包括園林建筑工程、土方工程、園林筑山工程、園林理水工程、園林鋪地工程、綠化工程等。主要通過工程技術(shù)表現(xiàn)園林藝術(shù)，以使工程構(gòu)筑物與園林景觀融為一體。園林綠化工程檔案，是一種以文字、圖像等手段記錄施工工程所形成的一系列文件組合。它將園林綠化的施工過程以一種被施工雙方都認可的形式記錄下來，反映了園林綠化施工過程中的各種狀態(tài)和責任。它保證了園林綠化工程的運行維修和改擴建工作，是人與自然追求和諧相處的歷史證據(jù)。

一、園林綠化工程檔案的特性

（1）園林綠化工程檔案的復雜性與多樣性。園林綠化工程是通過人工構(gòu)筑手段加以組合的具有樹木、山水、建筑結(jié)構(gòu)和多樣功能的空間藝術(shù)實體。其形成的檔案部門多、種類多；工程施工交叉復雜；各自材料既有重疊、又各自一體，最終形成龐大復雜的資料。（2）園林綠化工程檔案的多變性。園林綠化工程隨意性強、可塑性大。園林綠化工程檔案常適應園林綠化工程需要，多以修改補充原有園林綠化規(guī)劃設計方案圖紙，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有準確完整，才能避免造成建設和維修的失誤和損失。（3）園林綠化工程檔案的社會性與開放性。園林綠化工程是一項公共事業(yè)，是提高人們生活質(zhì)量、造福于人民的公共事業(yè)。園林綠化工程隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會需求的不斷提高，顯現(xiàn)出大規(guī)模地高速增長態(tài)勢。園林綠化工程檔案被深深打上歷史的烙印，唯有準確收集、整理、歸檔，以保存歷史的真實記錄，才能得到永久的保存和利用。

二、園林綠化工程檔案現(xiàn)狀

（1）園林綠化工程檔案工作起步晚，管理體制尚待理順。園林綠化工程檔案由市園林局負責集中統(tǒng)一管理。它與建設工程檔案、市政工程檔案等專業(yè)檔案的管理相比，有許多不足之處。簽訂責任書制度、指導檢查制度、竣工驗收制度等尚未得到全面貫徹執(zhí)行，導致園林局自身保存的或城建檔案館接收的工程檔案歷史遺留問題多，不成套檔案多，集中統(tǒng)一管理特別薄弱。（2）對園林綠化工程檔案工作重視程度不夠。許多參加園林綠化建設項目的建設單位，對工程檔案缺乏應有的重視，對檔案工作投入資金不多，投入人力不夠，檔案管理人員或僅懂園林綠化，或僅懂檔案，缺乏多面手，沒有按照城建檔案行業(yè)管理標準管理，使檔案與工程脫節(jié)，造成檔案底數(shù)不清，數(shù)據(jù)不真等一系列現(xiàn)象，直接影響到檔案的真實有效性。（3）法制意識淡薄。建設單位沒有依法繳納園林綠化工程檔案。園林工程主管部門又疏于對園林綠化工程檔案依法收集和集中統(tǒng)一管理。

三、加強園林綠化工程檔案的管理與控制

（1）適時跟蹤。園林綠化工程開工之前，園林綠化工程主管部門要與建設單位簽訂工程檔案責任書，各建設單位要指派專人負責檔案工作。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，都需要引起高度重視。開工前，園林綠化工程檔案要記錄現(xiàn)場踏勘測量，核對核實有可能產(chǎn)生的設計變更，收錄施工許可證和開工報告。施工中，園林綠化工程檔案要對土方登記單，標高復核記錄，苗木出圃單，隱蔽工程驗收單等一系列情況記錄。對施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設計、操作記錄等都要隨時收集?？⒐ず螅瑘@林綠化工程檔案要記錄竣工報告、工程決算、竣工圖以及竣工驗收所產(chǎn)生的會議記錄等，變更文件所提出的修改內(nèi)容要全部準確的反映在施工圖上。園林綠化工程檔案人員要善于溝通，多方收集有關資料，爭取在第一時間保證園林綠化工程檔案的完整準確。（2）分工協(xié)作。園林綠化工程的主管部門和城建檔案管理部門要密切合作，各司其責，形成合力。園林綠化工程的主管部門負責對園林綠化工程檔案的收集、整理等，要制定出明確的工作程序，要及時將工程檔案移交給城建檔案管理部門。城建檔案管理部門要加強工作的主動性，積極與園林部門溝通協(xié)調(diào)，深入工程現(xiàn)場指導檢查；舉辦培訓班，幫助建設單位建立檔案的工作流程，健全內(nèi)部管理制度，為他們提供各項服務。而園林綠化工程檔案人員要勤于思考，加強學習，增加知識儲備，增加才干。只有三者通力合作，才能使園林綠化工程檔案徹底改變其被動、薄弱的局面，迅速成長壯大起來。（3）依法管理。園林綠化工程的驗收也要實施園林綠化工程檔案驗收備案制。由園林綠化主管部門和城建檔案負責部門共同實施。建設單位在對園林綠化工程進行預驗收前，要提請有關部門為工程檔案進行預驗收，預驗收合格后，取得兩部門核發(fā)的工程檔案預驗收認可文件，方可組織工程驗收。城建檔案部門要加大行政執(zhí)法力度，不定期對園林綠化工程檔案工作進行檢查指導，增強建設單位的城建檔案意識，依法對沒有繳納園林綠化工程檔案的建設單位進行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進館。