關(guān)于對(duì)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

張玉清

【摘要】隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高校的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和維護(hù)難度較大，浪費(fèi)大量的人力和物力資源，且不利于資源共享，而數(shù)字化檔案能夠解決這些問題，高校需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)，提高高校檔案管理水平。目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)尚存在一些問題，本文通過(guò)分析高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出了幾點(diǎn)促進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的措施，希望對(duì)高校檔案管理人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案數(shù)字化；電子檔案

【中圖分類號(hào)】G250.76 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01—0341—02

1、前言

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢(shì)。紙質(zhì)檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復(fù)雜，浪費(fèi)大量的人力和資源。檔案數(shù)字化能夠使檔案信息長(zhǎng)期保存，出錯(cuò)率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強(qiáng)檔案數(shù)字化的建設(shè)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平。

2、高校檔案數(shù)字化的意義

紙質(zhì)檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發(fā)、保存和查閱，利用率較低，不能充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。隨著計(jì)算機(jī)使用的普遍，紙質(zhì)檔案由原來(lái)人工變?yōu)殡娮有纬?，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發(fā)、傳遞、歸檔等的時(shí)間，同時(shí)提高了準(zhǔn)確性，減少了紙質(zhì)檔案所造成的人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛的使用，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐漸完善，這為檔案的數(shù)字化提供了良好的基礎(chǔ)。由于高校檔案設(shè)計(jì)的內(nèi)容繁多，且人員流動(dòng)頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新速度較慢，不能及時(shí)反映當(dāng)前情況，而通過(guò)建設(shè)數(shù)字化檔案，能夠快速及時(shí)地更新檔案資料，并能便捷地實(shí)現(xiàn)共享，使高校中的人員隨時(shí)了解動(dòng)態(tài)。同時(shí)，目前國(guó)家檔案局對(duì)于檔案數(shù)字化建立和完善十分重視，高校檔案數(shù)字化勢(shì)在必行。

3、高校檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

3.1 檔案實(shí)體保存不完善

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理沿用時(shí)間交長(zhǎng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，首先需要將檔案實(shí)體數(shù)字化，當(dāng)紙質(zhì)檔案受到時(shí)間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災(zāi)的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護(hù)成本。由于紙質(zhì)檔案需要一定的空間，在進(jìn)行檔案整理時(shí)，可能會(huì)造成一些資料的丟失，同時(shí)，隨著時(shí)間的流逝，保留的紙質(zhì)檔案也會(huì)存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數(shù)字化時(shí)，由于檔案實(shí)體的缺失，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息不健全。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

一般高校對(duì)于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認(rèn)為檔案管理只是收發(fā)、管理檔案的簡(jiǎn)單工作，在選擇檔案管理工作人員時(shí)，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當(dāng)，同時(shí)，經(jīng)常在其他工作較忙時(shí)，檔案管理人員就會(huì)被調(diào)去做其他工作，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數(shù)字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)外，還要具有相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，高校中現(xiàn)有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學(xué)校由于對(duì)檔案管理工作的不重視，也忽略了對(duì)管理人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，技術(shù)水平落后，不能滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。

3.3 電子文件管理缺失

目前檔案數(shù)字化建設(shè)處于初步階段，缺乏對(duì)于電子文件管理工作的相關(guān)規(guī)定，監(jiān)管不到位，在收集、保存電子文件的過(guò)程中，沒有設(shè)立專人監(jiān)督，這就為電子文件的流失帶來(lái)了隱患。現(xiàn)在雖然檔案數(shù)字化逐漸建立，但紙質(zhì)檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實(shí)現(xiàn)檔案的同步數(shù)字化，電子文件的完整性和真實(shí)性也就無(wú)法保證。檔案數(shù)字化的管理制度缺乏，導(dǎo)致管理電子文件工作不能收到嚴(yán)格的監(jiān)督管理，文件流失現(xiàn)象嚴(yán)重。在進(jìn)行檔案數(shù)字化規(guī)劃時(shí)，對(duì)于電子文件的格式也沒有統(tǒng)一的規(guī)定，數(shù)字化的技術(shù)水平和質(zhì)量較低，不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

3.4 基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的人員和設(shè)備支撐，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟件，以及專業(yè)的管理人員和技術(shù)人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對(duì)于檔案數(shù)字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施相對(duì)落后，不能滿足檔案數(shù)字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業(yè)水平的技術(shù)人員。健全的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)最主要的影響因素。

4、促進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)措施

4.1 提高重視

加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，首先需要提高高校對(duì)檔案管理工作的重視，改變?cè)械挠^念。檔案記錄了高校的發(fā)展過(guò)程，具有很大的歷史價(jià)值，同時(shí)為高校的發(fā)展提供依據(jù)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受到時(shí)間的影響，逐漸變脆，較為久遠(yuǎn)的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災(zāi)的威脅，管理困難，建立數(shù)字化檔案能夠解決這些問題。檔案數(shù)字化檔案除了能夠長(zhǎng)期保存檔案之外，同時(shí)能夠節(jié)省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動(dòng)檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

4.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施的完善，是保證檔案數(shù)字化建設(shè)的基本條件。檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件和軟件兩個(gè)方面，硬件是指由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀等，保存電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備，以及實(shí)現(xiàn)電子檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等；軟件指的是與管理檔案相關(guān)的系統(tǒng)軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統(tǒng)計(jì)、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲(chǔ)空間，高質(zhì)量的存儲(chǔ)性能，減少信息的損失，系統(tǒng)軟件要保證安全穩(wěn)定。完善檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。

4.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培養(yǎng)

檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識(shí)，還要具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)軟件的操作技能及維護(hù)能力。這樣才能熟練地進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案保存，在遇到網(wǎng)絡(luò)故障時(shí)，能夠及時(shí)解決問題，確保電子文件不會(huì)由于軟件和網(wǎng)絡(luò)的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，進(jìn)行先進(jìn)檔案管理方法的教學(xué)，定期檢查專業(yè)知識(shí)和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時(shí)掌握檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的新動(dòng)態(tài)和進(jìn)展，保證管理人員能夠熟練操作相關(guān)軟件，建立專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4.4 確立明確的工作目標(biāo)

高校的檔案數(shù)字化建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)化的工作，需要確立長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作目標(biāo)和階段性目標(biāo)，以及實(shí)現(xiàn)階段性目標(biāo)科學(xué)可行的實(shí)施方案。首先，需要確立一個(gè)明確的總體目標(biāo)，以此作為具體實(shí)際工作的指導(dǎo)依據(jù)；其次，根據(jù)高校檔案管理工作的實(shí)際情況，確定階段性的目標(biāo)，并制定詳細(xì)可行的方案，逐步實(shí)現(xiàn)，最終實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。

4.5 建立嚴(yán)格的規(guī)范制度

無(wú)規(guī)矩不成方圓，沒有嚴(yán)格的規(guī)章制度，檔案數(shù)字化的建設(shè)也不能順利地實(shí)現(xiàn)，管理體系的規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)之一。檔案數(shù)字化建設(shè)要對(duì)電子檔案的分類、程序、方法、格式、質(zhì)量等做出明確的說(shuō)明，還要確定電子檔案在進(jìn)行入庫(kù)、修改、備份和刪除等操作時(shí)要遵守的原則和程序，同時(shí)，對(duì)于保密文件的管理、文件使用權(quán)限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規(guī)定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國(guó)家對(duì)于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設(shè)檔案數(shù)字化時(shí)，要根據(jù)自身的實(shí)際情況，制定適應(yīng)本校的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行，保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)與其他工作系統(tǒng)兼容，數(shù)據(jù)完整，更新及時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的價(jià)值。

4.6 注意數(shù)字化檔案?jìng)浞?/p>

雖然電子檔案能夠彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)和潮濕危害的不足，保存相對(duì)安全，但受到計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數(shù)字化檔案時(shí)要注意安全。數(shù)字化檔案的安全性包括三個(gè)方面：系統(tǒng)安全，即硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數(shù)字化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)時(shí)，要采取安全訪問和身份認(rèn)證等措施；物力安全，數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)設(shè)備雖不像紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境的要求較高，但電子存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)于溫度和濕度也有一定的要求，否則會(huì)造成資料數(shù)據(jù)的損失；數(shù)據(jù)安全，要建立健全的系統(tǒng)、檔案?jìng)浞莺筒僮魅罩荆?duì)信息的完整性進(jìn)行檢查，檢測(cè)和記錄非法入侵，保護(hù)檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于保密文件，要與公共網(wǎng)絡(luò)隔離，防止泄露。

4.7 電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存

紙質(zhì)檔案是電子檔案的主要來(lái)源，是最原始的檔案，具有很大的保存價(jià)值。目前檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)成為檔案管理工作的趨勢(shì)，但紙質(zhì)檔案仍有很重要的價(jià)值，不能完全合棄，在價(jià)值檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案的保存時(shí)，也要注重紙質(zhì)檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質(zhì)檔案電子化，并進(jìn)行其他數(shù)字化操作，在操作過(guò)程中容易造成資料的刪減或錯(cuò)誤，如果沒有紙質(zhì)檔案的參考，則電子檔案的真實(shí)性無(wú)從考證，也就不能保證檔案數(shù)字化建設(shè)的可靠性，失去了檔案數(shù)字化應(yīng)有的價(jià)值。

4.8 制定合理的數(shù)字化策略

高校檔案數(shù)字化主要包括全部檔案的數(shù)字化、重點(diǎn)檔案數(shù)字化、特有檔案數(shù)字化、高頻檔案數(shù)字化和需要檔案數(shù)字化，全部檔案數(shù)字化是將高校的所有檔案信息全部進(jìn)行數(shù)字化，工作量大，耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力和時(shí)間；重點(diǎn)檔案數(shù)字化是將對(duì)于高校具有較高的利用價(jià)值的檔案進(jìn)行數(shù)字化；特有檔案數(shù)字化是指針對(duì)其他檔案館沒有的檔案數(shù)字化；高頻檔案數(shù)字化是指在對(duì)出現(xiàn)頻率較高的檔案資料數(shù)字化；需要檔案數(shù)字化是指只在需要的情況下，對(duì)所需的檔案數(shù)字化。每種數(shù)字化都有一定的利弊，在建設(shè)高校檔案數(shù)字化時(shí)，根據(jù)實(shí)際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。

5、結(jié)束語(yǔ)

檔案是記錄了高校的發(fā)展歷程，對(duì)于高校的發(fā)展具有很大的歷史意義和指導(dǎo)意義。檔案的數(shù)字化建設(shè)處于初步階段，尚存在一些問題，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，首先要提高高校對(duì)檔案數(shù)字化的重視；加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施；加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)；確立明確的長(zhǎng)遠(yuǎn)和階段性目標(biāo)；建立和完善相關(guān)的規(guī)章制度，并嚴(yán)格執(zhí)行；提高數(shù)字化檔案的安全性；注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數(shù)字化方法和策略。

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