關(guān)于加強(qiáng)人事檔案工作的建議意見

陳海華

摘 要：人事檔案工作關(guān)系到我國人人才發(fā)展，關(guān)系到國家各項(xiàng)事業(yè)的順利開展和運(yùn)行，人事檔案工作做得好，能夠促進(jìn)人才的培養(yǎng)和儲備發(fā)展，對于國家建設(shè)具有重要作用。本文分析人事檔案工作的特點(diǎn)，探討新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案工作的具體對策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人事檔案；對策

新形勢下我國人才隊(duì)伍不斷壯大，國家各項(xiàng)事業(yè)的開展需要建立完善的人才管理體制，人事檔案管理關(guān)系到人的發(fā)展，對經(jīng)濟(jì)增長、社會穩(wěn)定具有重要作用。隨著政治體制改革推進(jìn)，我國的認(rèn)識制度逐步深化，特別是近年來的國家黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位用人制度更加嚴(yán)格，人才資源得到進(jìn)一步開發(fā)，作為人事工作的重點(diǎn)內(nèi)容人才管理如何進(jìn)行，如何培養(yǎng)和發(fā)展新的人才，這是值得我們思考的問題。

一、人事檔案工作的特點(diǎn)

人事檔案工作在人事活動 管理中形成，有明確的資料記錄，包括對人才各方面信息的記錄：姓名、學(xué)歷、道德等，以文字或者圖像等形式保存。人事檔案記錄了人的業(yè)績，是進(jìn)行人事調(diào)動、人事聘用和人事管理的重要依據(jù)。為了更好發(fā)揮人才效用，人事檔案管理工作至關(guān)重要，檔案管理具有真實(shí)性、機(jī)密性和動態(tài)性等特點(diǎn)。

人事檔案的真實(shí)性指的是人事檔案資料的記錄有根有據(jù)，客觀真實(shí)的反映了每一個人的情況、面貌等，檔案不容許作假，完整可靠真實(shí)。機(jī)密性指的是人事檔案記錄了個人的隱私材料，涉及個人一生中的重大事件，不允許別人私自查看，有嚴(yán)格的管理和利用制度，是保護(hù)國家機(jī)密安全的重要方式之一。保護(hù)公民隱私不容侵犯。人事檔案的動態(tài)性指的是檔案不是一成不變，而是隨著個人社會實(shí)踐活動的增加而變化，根據(jù)個人學(xué)歷的增長、職位的表動等做出相應(yīng)的調(diào)整和改動。人事檔案會發(fā)生新的變化，人口的大規(guī)模和高速度流動決定了人事檔案管理的復(fù)雜性和難度。

二、人事檔案管理的基本原則

（一）人事檔案管理需要堅(jiān)持為人事工作服務(wù)的指導(dǎo)思想

檔案工作的收集和整理是個復(fù)雜繁瑣的工程，需要認(rèn)真耐心對待，人事檔案的最終目的是供人們需要時(shí)使用。便于人事職位的調(diào)動。因此，管理時(shí)要從服務(wù)大眾的理念出發(fā)，把根本落腳點(diǎn)放在為人民服務(wù)基礎(chǔ)上。人事檔案的工作必須為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，堅(jiān)持正確的政治方向和原則，貫徹落實(shí)黨的各項(xiàng)政策。

（二）維護(hù)好人事檔案的完整性

人事檔案關(guān)系到個人的發(fā)展，關(guān)系到社會的穩(wěn)定，現(xiàn)代化的建設(shè)等，因此人事檔案資料管理要完整真實(shí)，堅(jiān)持正確的管理方向。人事檔案的收集要仔細(xì)認(rèn)真，對于有問題疑惑的材料要積極向上級回報(bào)，向當(dāng)事人核實(shí)，不能有所污損和破壞。例如學(xué)生時(shí)期的檔案在學(xué)校，有效要負(fù)責(zé)人保管好，當(dāng)工作之后調(diào)到單位時(shí)，就必須要求單位負(fù)責(zé)保管。有些單位對于檔案保管工作認(rèn)識不夠，管理中使檔案遭到破壞，給人事工作開展帶來很大困難。因此要維護(hù)好檔案的完整性，對人民負(fù)責(zé)。

（三）保持人事檔案管理的集中統(tǒng)一性

人事檔案管理的集中統(tǒng)一性要求檔案管理部門集中為人事部，不能多頭管理，破壞了管理的集中統(tǒng)一性。按照級別分層管理，人事檔案具有機(jī)密性，不能隨便交給他人管理，需要專人負(fù)責(zé)保證檔案不被遺失。我國檔案管理?xiàng)l例明確規(guī)定，嚴(yán)禁任何私人保管檔案材料，對于私自保存檔案的人員根據(jù)情節(jié)不同，給予處罰。

三、人事檔案工作中存在的問題

我國人事檔案管理工作雖然取得了一定的成就，但是由于我國人口基數(shù)大，管理起來比較困難，因此當(dāng)前檔案管理仍然存在一定問題。

（一）人事檔案管理意識薄弱

目前，人們對于檔案管理的認(rèn)識比較少，管理意識淡薄，很少人意識到檔案管理對自身發(fā)展的重要性。由于人事檔案在工作中處于幕后地位，因此很難引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的意識不強(qiáng)，而且檔案管理配備的基礎(chǔ)設(shè)備較差，人員綜合水平不高，沒有把人事檔案工作納入到人事部門的議事日程。

（二）人事檔案管理人員少、綜合素質(zhì)有待提高

當(dāng)前，人事檔案管理從業(yè)者人數(shù)跟不上需求，很多管理人員是兼職，不能全身心投入，管理的檔次低，也別是高校中的管理松散，高校人員的擴(kuò)張加重了管理的難度。檔案配制人員嚴(yán)重不足，一個人保管成千上萬分檔案，難免出現(xiàn)問題，人事檔案管理不善，對于其他工作開展造成一定影響。加上管理人員中的高學(xué)歷高水平人數(shù)少，年輕力壯的青年人不愿意從事檔案管理工作，致使管理隊(duì)伍整體素質(zhì)不高。

（三）人事檔案的可信度降低

目前人事檔案存在內(nèi)容失真的現(xiàn)象，人事檔案屬于文字性紙質(zhì)版記載材料，屬于靜態(tài)的，必要時(shí)不能為所需要者提供全面的資料。人事檔案中反應(yīng)個人業(yè)績、科研水平和個性熱點(diǎn)方面的材料少，參考的角度不全，有些檔案中存在造假。

（四）人事檔案的功能逐漸弱化

由于目前我國人事檔案的管理還沒完全實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的跟蹤服務(wù)，導(dǎo)致人事檔案管理功能弱化，利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備提供檔案服務(wù)工作沒有完全開展，對于人才的統(tǒng)一分析沒有取得精確的統(tǒng)計(jì)。因此，人事檔案往往蒙著一層神秘的面紗，無法體現(xiàn)其真正的價(jià)值。

四、完善人事檔案工作的對策建議

開發(fā)及完善人事檔案，需要開放的思想觀念，改變過去檔案管理的重藏請用的被動服務(wù)局面，人事檔案的主要功能就是利用，因此要做好檔案的管理保密性，把人事檔案管理作為重要的人才信息資源，摒除傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的封閉思想，圍繞當(dāng)前政府工作重心主動積極的提供全面的、準(zhǔn)確的服務(wù)項(xiàng)目，

（一）建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

為了適應(yīng)現(xiàn)代化人才的需要，我國頒布了檔案管理?xiàng)l例，對于檔案管理工作有章可循，但是對于干部的選聘和職工崗位的流動卻造成的很大的麻煩，這就要求建立完善的人事檔案管理制度體系，加強(qiáng)對人事檔案管理的監(jiān)督動作，保證檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性。

（二）充實(shí)人事檔案管理的內(nèi)容

人事檔案作為評價(jià)人才的重要依據(jù)。長久以來，人事檔案只強(qiáng)調(diào)個人服從工作的需要，沒有重視人才資源的培養(yǎng)和開發(fā)，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化的需要。因此人事檔案的管理要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)調(diào)整和充實(shí)管理內(nèi)容，做到充實(shí)，真正為人事工作服務(wù)。傳統(tǒng)的人事檔案注重人的社會關(guān)系、家庭背景和黨團(tuán)資料，現(xiàn)代化的檔案需要條件個人的性格、個人工作業(yè)績等方面的情況，充實(shí)人事資料的角度和內(nèi)容。

（三）充分利用現(xiàn)代化手段實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

隨著科學(xué)信息技術(shù)的日益發(fā)達(dá)，人事檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化管理手段，需要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。如果人事檔案管理只局限在本部門或者是本單位這樣的狹窄空間是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，需要沖破地域限制，建立現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)人事管理網(wǎng)，已是時(shí)代所需，加快了檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和科學(xué)化。建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確真實(shí)全面的提供信息，并及時(shí)維護(hù)和更新。

（四）建設(shè)一支高素質(zhì)的現(xiàn)代化管理人才

人事檔案管理工作是一份費(fèi)腦力體力活，需要高素質(zhì)的人才隊(duì)伍管理，具備良好的思想政治素質(zhì)和思想道德素質(zhì)，還要有豐富的實(shí)踐

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經(jīng)驗(yàn)和良好的心理素質(zhì)。人事檔案管理工作不僅關(guān)系到個人的發(fā)展，而且關(guān)系到整個社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)領(lǐng)域，滲透到方方面面。

（五）建立人才開發(fā)權(quán)威機(jī)構(gòu)

人事檔案要抓當(dāng)下發(fā)展新機(jī)遇，充分發(fā)揮人才建設(shè)的重要地位，把區(qū)域性的人事檔案建設(shè)作為人才信息基地，開發(fā)權(quán)威機(jī)構(gòu)。為轄區(qū)內(nèi)的各單位提供所需的員工信息，發(fā)揮個人優(yōu)勢為社會服務(wù)，避免人才的浪費(fèi)。人才開發(fā)權(quán)威機(jī)構(gòu)能夠?qū)崿F(xiàn)人才資源的共享和合理分配，能夠避免人才淹沒，保證人才在社會的有序流動，最大限度的發(fā)揮人力資源的功能。通過權(quán)威機(jī)構(gòu)的設(shè)置，對人才進(jìn)行統(tǒng)計(jì)篩選，獲取各種人才能量，完善社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)，保證黨和政府在需要時(shí)的人才儲備量，實(shí)現(xiàn)人才的可持續(xù)發(fā)展。

人事檔案管理發(fā)展到現(xiàn)代，自身的功能由弱化到被重新認(rèn)識，經(jīng)歷了漫長的發(fā)展過程。人事檔案反映了個人的經(jīng)歷和思想面貌，對于當(dāng)下經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有重要的作用。一個國家要實(shí)現(xiàn)發(fā)展，最重要的是人才，人才培養(yǎng)作為我國的戰(zhàn)略目標(biāo)。因此，要重視人事檔案管理工作，維護(hù)檔案資料的真實(shí)性和保密性，建立區(qū)域性的人事檔案中心和人才信息基地，采用現(xiàn)代化的管理手段，實(shí)現(xiàn)信息化管理。當(dāng)前人事檔案管理之路仍漫漫其修遠(yuǎn)兮，需要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)嗎，探索一條適合中國人才發(fā)展的新路徑。

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