談應(yīng)收賬款管理體系的構(gòu)建

■景耀生 上海寶通汎球電子有限公司

一、應(yīng)收賬款的管理原則

1.事前預(yù)防。企業(yè)在賒銷商品時，必須健全手續(xù)，落實責(zé)任，控制源頭，防止“病從口入”，避免壞賬損失發(fā)生。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)對重大工程、重大合同有針對性地制定防范措施,確保經(jīng)營風(fēng)險處于可控制狀態(tài)。

2.事中控制。企業(yè)應(yīng)該把事中控制貫穿于企業(yè)銷售的每一個階段，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，在事中控制壞賬風(fēng)險。通過實時監(jiān)控達到了事中控制的目的。根據(jù)重要性原則，管理層還應(yīng)該對金額大、執(zhí)行期較長的合同邊執(zhí)行、邊監(jiān)督，隨時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險、隨時進行相應(yīng)的調(diào)整控制。

3.事后反饋。對所有銷售客戶建立客戶檔案，一旦發(fā)生有收不回的壞賬，要及時反饋給專門的管理機構(gòu)，管理機構(gòu)再從財務(wù)、供應(yīng)、銷售人員幾方面入手，發(fā)動供應(yīng)、銷售等部門盡量通過其他往來業(yè)務(wù)使往來單位的應(yīng)收賬款相互沖銷以盡快挽回損失，防止給企業(yè)造成不必要的損失。對重大工程、重大合同在結(jié)束后建立總結(jié)機制，完善項目檔案，總結(jié)項目經(jīng)驗。

二、應(yīng)收賬款的管理體系

依照上述應(yīng)收賬款管理原則，擬構(gòu)建適合上海寶通汎球電子有限公司的應(yīng)收賬款管理體系，如下圖所示。

針對每一流程，分別確定相應(yīng)的風(fēng)險點并加以控制，從而達到控制總體風(fēng)險的目的。

1.事前預(yù)防。應(yīng)收賬款積累過多，會影響企業(yè)財務(wù)狀況和正常經(jīng)營，單純的事后催收和控制遠不能解決問題，不能清除應(yīng)收賬款對企業(yè)各方面的消極影響，同時催收和控制本身也給企業(yè)帶來諸如增加費用、喪失市場、內(nèi)部失衡等新的麻煩，這就敦促企業(yè)要創(chuàng)新思維，把眼光投向事前控制。為此，筆者從事前控制的角度提出以下解決方法。

（1）銀行資信調(diào)查。指通過銀行信息系統(tǒng)對客戶進行資信調(diào)查。即通過銀行出具的資信調(diào)查書，調(diào)查并客觀反映被調(diào)查人的資信狀況。?主要包括：與銀行往來情況調(diào)查、經(jīng)營狀況與財務(wù)狀況調(diào)查、資產(chǎn)調(diào)查等。

（2）其他外部證明調(diào)查。對于給予授信政策的客戶，都應(yīng)該要求對方提供經(jīng)過年審營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件。另外還可以通過當(dāng)?shù)毓ど叹志W(wǎng)站查詢到企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的真實性，會計師事務(wù)所出具的企業(yè)年度財務(wù)審計報告也是重要的外部證明。

（3）客戶情況調(diào)查表。通過完備的調(diào)查表詳細評價客戶的綜合實力。此項調(diào)查主要是通過銷售人員詳細了解客戶的行業(yè)地位、行業(yè)美譽度；對于重大合同，應(yīng)該由管理部門與業(yè)務(wù)部門一起到企業(yè)實際經(jīng)營地點進行現(xiàn)場調(diào)查。

（4）審慎的授信清單。企業(yè)應(yīng)該按照客戶的注冊資本與歷史交易數(shù)據(jù)審批授信額度與授信期限。筆者所在上海寶通汎球電子有限公司的相關(guān)授信制度如下：除銷售類業(yè)務(wù)及項目類質(zhì)保金外其他貨款的授信期限原則上不超過60天，項目類質(zhì)保金授信期限原則上不超過2年；同一客戶累計授信金額不超過下列兩項指標中較高一項：①客戶注冊資金的百分之十；②最近12個月累計支付貨款金額的百分之十。如需增加新的授信客戶，需要由業(yè)務(wù)員發(fā)起填寫《安防事業(yè)部客戶授信審批單》，經(jīng)有權(quán)簽字人批準后列入授信客戶清單。

企業(yè)還應(yīng)對客戶檔案資料實行動態(tài)管理，實時更新客戶的資信額度。根據(jù)客戶情況進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境。對付款及時且銷量已經(jīng)超過或有望超過原資信額度的客戶提高授信；付款基本及時且銷量平穩(wěn)的客戶維持授信；銷量大但付款不及時的客戶或銷量遠遠小于原資信額度的客戶適當(dāng)降低；逾期帳款過多的客戶或財務(wù)狀況明顯惡化的客戶大幅降低或取消等等。

（5）共管賬戶及其他。公關(guān)賬戶是指項目合作的過程中，考慮到資金未進行分配，或交易沒有實際完成，為了保證合作雙方的共同利益，防止資金被非法挪用或抽走，雙方設(shè)立共同管理賬戶，賬戶的資金由雙方共同管理，賬戶資金在使用的過程中，需要經(jīng)過雙方認可蓋章，在合作完成之后進行賬戶資金分配，并注銷賬戶。對大額項目資金與客戶實行共管賬戶的目的是為了防范資金風(fēng)險。

2.事中控制。筆者認為，事前控制包括合同條款審查、定金政策、構(gòu)建預(yù)警機制、送貨上門及考察現(xiàn)場、快遞單據(jù)及收貨證明這五方面，現(xiàn)分別闡述如下。

（1）合同條款審查。合同是企業(yè)控制經(jīng)營風(fēng)險的重要手段之一，對合同的管理應(yīng)該慎重。從應(yīng)收賬款控制的角度看，合同管理應(yīng)該強調(diào)以下幾項重要內(nèi)容：①公司除現(xiàn)金收入之外的供貨業(yè)務(wù)都應(yīng)簽訂合同；②企業(yè)應(yīng)該盡量使用經(jīng)法律顧問審核的本公司的標準合同版本；③公司對外簽訂的銷售合同的要素必須齊全且符合法律規(guī)定，特別是付款形式、賬期和延期付款的具體違約責(zé)任等應(yīng)清楚、準確地載于合同條款；④公司對外簽訂的銷售合同的傳遞、保管必須有明確的程序條求，確?？旖莺桶踩?/p>

（2）定金政策。所謂“定金”，是指企業(yè)在合同訂立時或在合同履行前預(yù)先收取客戶一定數(shù)量的金錢，以保障合同債權(quán)實現(xiàn)的一種擔(dān)保方式。

（3）構(gòu)建預(yù)警機制。預(yù)警機制作為風(fēng)險管理的一種新手段在企業(yè)管理中有很高的價值。作為一種初步嘗試，建議設(shè)定兩項預(yù)警指標：①最高賒銷額：嚴格控制授信額度，超過這一額度不能發(fā)貨，對事實上高于設(shè)定最高賒銷額的客戶堅持每月的收款大于供貨，逐步壓縮到最高賒銷額以內(nèi)；②最長賒銷期：嚴格控制授信期限，由業(yè)務(wù)人員在到期前跟單催收，如到期未收回欠款，則立即停止供貨，組織追款。

（4）送貨上門、考察現(xiàn)場。對于重大項目、重大合同，企業(yè)應(yīng)該安排風(fēng)險管控部門與業(yè)務(wù)部門到現(xiàn)場送貨，進一步考核客戶現(xiàn)狀及項目真實性。

（5）快遞單據(jù)及收貨證明。企業(yè)應(yīng)該未雨綢繆，在發(fā)貨過程中，注意收集書面證據(jù)，為將來可能發(fā)生的貨款追討做出充足準備。

3.事后反饋環(huán)節(jié)。（1）建立壞賬準備金制度。無論一個企業(yè)的貨款回收政策制定得多么完善，落實得多么徹底，在市場經(jīng)濟條件下，壞賬損失仍然是無法避免的。涉及的原因主要包括：①內(nèi)在變化。主要包括債務(wù)人發(fā)生重大自然災(zāi)害、破產(chǎn)或突然死亡、涉及訴訟案件等。②外在變化。例如新實施的法律法規(guī)對債務(wù)人不利；因市場供求發(fā)生變化、商品供過于求等而導(dǎo)致債務(wù)人財務(wù)狀況暫時或長期惡化。以上這些都會導(dǎo)致該項應(yīng)收賬款部分或全部無法收回。因此，按照財務(wù)謹慎性原則，應(yīng)根據(jù)賬齡逾期的程度或應(yīng)收賬款的總額合理估計壞賬風(fēng)險，并建立壞賬準備金制度。當(dāng)發(fā)生壞賬時，用提取的壞賬準備金抵補壞賬損失。

（2）常規(guī)催討。對于已經(jīng)出現(xiàn)逾期跡象的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)會同財務(wù)部門及時進行書面對賬，進行重點監(jiān)控。

（3）貨權(quán)控制。企業(yè)對于大額項目應(yīng)該派駐員工到現(xiàn)場進行了解，以掌握項目進度。必要的時候可以采取控制貨權(quán)，進行資產(chǎn)保全，把應(yīng)收賬款壞賬的損失盡可能的降低。

（4）法律途徑。企業(yè)對長期逾期貨款應(yīng)該通過律師進行法律層面溝通，必要時進行起訴，捍衛(wèi)企業(yè)的經(jīng)濟利益。

（5）損失承擔(dān)。企業(yè)發(fā)生壞賬后，應(yīng)該及時確定經(jīng)濟責(zé)任承擔(dān)方案，由財務(wù)部予以執(zhí)行。

三、應(yīng)收賬款經(jīng)濟責(zé)任考核

1.考核的必要性及考核內(nèi)容。責(zé)任管理就是針對應(yīng)收賬款經(jīng)常出現(xiàn)的情形，以制度的形式將債權(quán)責(zé)任明確下來，規(guī)范有關(guān)人員的行為。企業(yè)應(yīng)該將應(yīng)收賬款的回收與內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的績效考核及其獎懲掛鉤。對于造成逾期應(yīng)收款項的業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部以恰當(dāng)方式予以警示，接受員工的監(jiān)督。對于造成壞賬損失的業(yè)務(wù)部門和責(zé)任人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照內(nèi)部管理制度扣減其獎勵工資。

應(yīng)收賬款考核的主要內(nèi)容應(yīng)有：1、明確劃分責(zé)任范圍，對某一家客戶在某個時段的欠款應(yīng)由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負責(zé)，對公司全部的客戶盡可能落實到個人；2、明確規(guī)定對超越權(quán)限形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)負的各種責(zé)任；3、明確規(guī)定隱瞞、變更應(yīng)收賬款事項應(yīng)負的各種責(zé)任；4、明確規(guī)定不按程序辦事形成應(yīng)收賬款和壞賬應(yīng)負的各種責(zé)任。

2.考核的前提。（1）業(yè)務(wù)人員薪酬結(jié)構(gòu)。公司對業(yè)務(wù)人員實行低工資、高提成的業(yè)績考核政策，為經(jīng)濟責(zé)任考核提供了經(jīng)濟基礎(chǔ)。

（2）歷年應(yīng)收賬款回籠情況。如果公司歷年應(yīng)收賬款情況較為穩(wěn)定，則為經(jīng)濟責(zé)任考核提供了數(shù)據(jù)支持。

（3）經(jīng)濟考核責(zé)任書。每年管理者代表與業(yè)務(wù)人員簽訂經(jīng)濟考核責(zé)任書，為考核提供了法律支持。

3.考核中的注意事項。（1）資金占用利息的承擔(dān)問題。需要探討應(yīng)收賬款占用資金的利息承擔(dān)問題，防止授信額度與授信期限無原則的擴大。業(yè)務(wù)部門一般以銷售額最大化為主要目標，與企業(yè)的價值最大化目標存在一定的差異。因此，如果通過業(yè)務(wù)部門承擔(dān)一部分應(yīng)收賬款的資金占用利息，可以適當(dāng)?shù)氖箖蓚€目標和諧雙贏。

（2）獎勵機制問題。有獎有罰,獎罰分明的制度才是完善的,否則有失公平,是起不到其積極作用的,甚至可能與其初衷背道而馳。大部分企業(yè)在構(gòu)建的應(yīng)收賬款管理體系中，只是注重了懲罰性條款，而忽略了獎勵性條款。企業(yè)應(yīng)該對提前收回的應(yīng)收賬款進行適當(dāng)?shù)莫剟?，這樣才能使應(yīng)收賬款管理盡快走上良性循環(huán)的道路。

（3）逾期應(yīng)收賬款的處理原則應(yīng)該靈活調(diào)劑。在應(yīng)收帳款管理體系中，企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況靈活機動地運用各種手段，既要維護企業(yè)利益，減少企業(yè)損失，又要盡可能地維持與客戶的關(guān)系。因此，應(yīng)該具體問題具體分析，甄別客戶應(yīng)收賬款逾期的原因并作出相應(yīng)對策：對資信很好的客戶，了解客戶的實際情況，如果客戶僅僅處于暫時的付款困難，可以適當(dāng)延長信用期，不能輕易得罪客戶；對于非惡意的客戶應(yīng)繼續(xù)保持業(yè)務(wù)往來，力爭以最低的成本完整收回欠款，并獲得客戶違約金或其他補償；對不良客戶應(yīng)采取一切合法手段，將應(yīng)收賬款的損失降到最低。

總之，應(yīng)收賬款是企業(yè)與企業(yè)在產(chǎn)品交易中經(jīng)常發(fā)生的、不可回避的客觀現(xiàn)象。為此，企業(yè)必須建立嚴密、有效、可操作的應(yīng)收賬款管理體系，依法維護應(yīng)收賬款的安全、完整，加速資金回籠，保證企業(yè)效益最大化和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

[1]張潔.淺析企業(yè)應(yīng)收賬款的風(fēng)險防范與控制 [J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2012，07.

[2]賈勝.企業(yè)應(yīng)收賬款的風(fēng)險防范與管理[J].新會計，2013，07.