高校行政秘書(shū)工作績(jī)效研究想

胡淑敏　馬阿美

【摘 要】行政秘書(shū)是高校中各項(xiàng)事務(wù)管理的參謀和助手，同時(shí)還起了聯(lián)系管理層與師生關(guān)系的作用。但由于其工作特性所限，行政秘書(shū)的工作效率的提高通常面臨一些問(wèn)題。必須通過(guò)組織和個(gè)人兩個(gè)方面入手解決這些問(wèn)題，才能在根本上提高行政秘書(shū)的工作效率，更好地為學(xué)生和學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】行政秘書(shū)；績(jī)效；能力

普通高等學(xué)校中行政管理工作發(fā)揮的作用雖然是輔助性的，但卻不可或缺。組織、傳達(dá)、引導(dǎo)和決策等職能的充分發(fā)揮直接關(guān)系到高校辦學(xué)水平和科研成果效益，行政秘書(shū)崗位最能體現(xiàn)高校行政管理體系崗位性質(zhì)[1]。

1、高校行政秘書(shū)工作性質(zhì)分析

1.1高校行政秘書(shū)的工作職責(zé)。通常來(lái)看，高校行政秘書(shū)的工作主要包括文書(shū)、溝通、人力資源和日常行政四個(gè)部分構(gòu)成。具體的內(nèi)容有：（1）、文書(shū)和文稿的草擬、審校、打印和發(fā)布；整理會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要；檔案的歸檔、登記、審核、保管等。（2）、聯(lián)系行政管理層與師生，公關(guān)、接待等外聯(lián)事務(wù)等。（3）、人力資源方面的相關(guān)工作，辦理入職稱(chēng)評(píng)定、福利事務(wù)等。（4）、協(xié)助行政管理層督促各項(xiàng)工作計(jì)劃，管理辦公設(shè)施，處理信息資料，會(huì)議籌備，出具院系行政證明等[2]。

1.2高校秘書(shū)的工作特點(diǎn)。與高校中其他崗位不同，行政秘書(shū)有著自己明確的職責(zé)和作用，同時(shí)也形成了這一崗位上明確而清晰的工作特點(diǎn)。綜合性與復(fù)雜性。行政秘書(shū)通常對(duì)一個(gè)組織內(nèi)的各項(xiàng)事務(wù)均有一定了解，其工作范圍也涵蓋了組織活動(dòng)的各個(gè)方面，且內(nèi)容極其豐富。而這些日常事務(wù)并非是以條理清晰分明的形式出現(xiàn)在工作中，而是有較強(qiáng)的隨時(shí)性和突發(fā)性。行政秘書(shū)多數(shù)時(shí)間都會(huì)被大量的事務(wù)性工作纏身，必須在有限的時(shí)間內(nèi)整理出各種頭緒，體現(xiàn)出較強(qiáng)的復(fù)雜性。

重復(fù)性與時(shí)效性。盡管行政秘書(shū)的工作內(nèi)容非常豐富，但對(duì)于有工作經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)工作仍不免是一些事務(wù)的重復(fù)，并會(huì)常常顯得枯燥無(wú)味。有些工作十分繁雜且大部分工作時(shí)間要求都很緊，因此要提高效率，講求時(shí)效。

服務(wù)性與利他性。性行政秘書(shū)的工作職責(zé)可以這一崗位的職責(zé)是建立在為領(lǐng)導(dǎo)和師生服務(wù)之上的，因此服務(wù)性成了秘書(shū)工作的主旋律。行政秘書(shū)所做的工作很多并不能為自己的崗位晉升或薪酬方面帶來(lái)直接的改善，但卻無(wú)時(shí)無(wú)刻不在服務(wù)他人。他們的工作自利性弱、利他性強(qiáng)[3]。

行政秘書(shū)幾乎沒(méi)有時(shí)間用進(jìn)行學(xué)習(xí)或者接受更多的培訓(xùn)，這樣就導(dǎo)致他們的業(yè)務(wù)素養(yǎng)長(zhǎng)期停留在某一固定水平，無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正意義上的“與時(shí)俱進(jìn)”。有些行政秘書(shū)中工作中也存在缺乏組織能力，借助模板來(lái)完成工作等問(wèn)題，很難在工作中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新之處，也很難高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)工作[4]。

2、高校行政秘書(shū)效率不高的成因

2.1工作任務(wù)和壓力使其無(wú)法深入學(xué)習(xí)和思考。行政秘書(shū)要做好對(duì)內(nèi)對(duì)外的各項(xiàng)服務(wù)，導(dǎo)致其工作任務(wù)重、工作壓力大。高校行政秘書(shū)中很少有從秘書(shū)專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的人，都是在實(shí)踐中通過(guò)“老帶新”的方式邊學(xué)邊干逐漸熟悉工作的，工作和學(xué)習(xí)的壓力較大。

2.2工作的業(yè)績(jī)感和成就感有限。在其單位工作的秘書(shū)，通常都有比較明朗的職業(yè)前景。然而這種職業(yè)發(fā)展規(guī)劃在高校里則行不通，因此大大降低了行政秘書(shū)對(duì)工作的成就感。繁重的工作使他們沒(méi)有時(shí)間保證教學(xué)和科研工作，其成果數(shù)量及質(zhì)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于與他們同時(shí)進(jìn)入學(xué)校在教學(xué)科研崗位上的同行。這會(huì)使他們對(duì)前景感到茫然，并逐漸缺乏了對(duì)秘書(shū)工作的積極性。

2.3難以適應(yīng)快速轉(zhuǎn)換的角色。職業(yè)特點(diǎn)和高校的環(huán)境，使高校行政秘書(shū)形成了“秘書(shū)”、“教師”、“研究者”和“生活人”這四種思考和行為方式存在很大的差異的角色。高校行政秘書(shū)每天都必須在這四種角色中頻繁轉(zhuǎn)換，不停地選擇與角色相對(duì)應(yīng)的思考和行為方式。因此必然帶來(lái)人格沖突，這對(duì)高校行政秘書(shū)身心健康所形成的危害也是不爭(zhēng)的事實(shí)[6]。

2.4職稱(chēng)晉級(jí)困難。行政秘書(shū)的外出培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，且在專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)評(píng)聘上處于劣勢(shì)。他們平時(shí)大都忙于具體事務(wù)，個(gè)人學(xué)習(xí)進(jìn)修的時(shí)間少，也少有機(jī)會(huì)外出參觀考察、學(xué)習(xí)和工作研討，缺少接受系統(tǒng)性，專(zhuān)業(yè)性再教育和職業(yè)再培訓(xùn)的機(jī)會(huì)[5]。

3、提高高校行政秘書(shū)工作效率的對(duì)策建議

要提高行政秘書(shū)的工作效率，必須從組織和個(gè)人兩個(gè)角度入手，共同作出努力。

3.1組織應(yīng)為行政秘書(shū)提供成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)和環(huán)境。首先，組織內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和個(gè)人要認(rèn)識(shí)到行政秘書(shū)不是隨意可以替代的工作，同時(shí)要在日常和生活和工作中給予一定的支持和尊重。行政秘書(shū)并不只能機(jī)械的簡(jiǎn)單重復(fù)執(zhí)行上級(jí)和師生的任務(wù)，還能夠發(fā)揮出行政管理崗位人員的能動(dòng)性，出謀劃策，為領(lǐng)導(dǎo)提出建議和意見(jiàn)。因此，組織要充分重視行政秘書(shū)這種掌握全局的能力，從而為管理層的決策提供良好的依據(jù)。其次，組織要為行政秘書(shū)提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓其有充分的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)和學(xué)習(xí)環(huán)境。不能單純地認(rèn)為事務(wù)性工作人員參加培訓(xùn)工作會(huì)耽誤本職工作，僅僅依靠原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)是無(wú)法真正勝任高校行政秘書(shū)工作的。因而，行政秘書(shū)通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)而增長(zhǎng)的知識(shí)和技能能夠在今后的工作中很好地運(yùn)用，以提高效率和水平。再次，應(yīng)建立靈活、合理、人性化的評(píng)價(jià)機(jī)制。根據(jù)高校秘書(shū)工作不易量化的特點(diǎn)建立合理的干部聘任、選拔制度。在進(jìn)修、學(xué)習(xí)等方面給予優(yōu)惠政策，鼓勵(lì)他們安心搞好教學(xué)和管理工作。同時(shí)也要提高高校秘書(shū)的待遇，使高校秘書(shū)崗位成為一個(gè)有吸引力的、有前途的崗位，這樣才能夠不斷激勵(lì)行政秘書(shū)工作的積極性。

3.2行政秘書(shū)個(gè)人要充分提高自己各項(xiàng)素質(zhì)。行政秘書(shū)也要通過(guò)學(xué)習(xí)不斷提高自己的各項(xiàng)素質(zhì)和工作能力，除了要具備秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的相關(guān)知識(shí)之外，還要了解所在組織的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。另外還應(yīng)該了解一些經(jīng)濟(jì)、管理、財(cái)務(wù)、心理等方面的知識(shí)。首先，應(yīng)該積極主動(dòng)學(xué)習(xí)文秘專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。高校行政秘書(shū)很多都不是“文秘”專(zhuān)業(yè)的科班出身，不知道秘書(shū)工作的一些方法和原則，在工作中會(huì)遇到各種困難，影響了工作效率。因此，高校行政秘書(shū)學(xué)習(xí)一些秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)是非常必要的[7]。其次，應(yīng)該主動(dòng)提高能力素質(zhì)。行政秘書(shū)的能力素質(zhì)主要包括高效和快捷的學(xué)習(xí)能力、研究能力、創(chuàng)造性思維能力、口語(yǔ)和書(shū)面表達(dá)能力、處理突發(fā)事件和危機(jī)的管理能力、組織能力和工作創(chuàng)新能力等。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和職能部門(mén)的助手，行政秘書(shū)對(duì)經(jīng)常性工作和突擊性工作要能夠分清輕重緩急、妥善安排。最后，行政秘書(shū)要正確認(rèn)識(shí)并承擔(dān)好自己的崗位角色，擺正自己的角色位置，學(xué)會(huì)在溝通的基礎(chǔ)上協(xié)調(diào)，和諧地處理好與上級(jí)部門(mén)、院系領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生的關(guān)系。此外，還應(yīng)能夠熟練使用計(jì)算機(jī)處理日常工作，這不但能提高工作效率和水準(zhǔn)，而且能減輕管理中的部分工作量，為提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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