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    淺議如何提升辦公室工作

    2013-04-29 19:47:27李劍
    企業(yè)文化·下旬刊 2013年9期
    關(guān)鍵詞:辦公室工作建議

    李劍

    摘 要:近年來,隨著機(jī)構(gòu)的變革和發(fā)展,一方面,辦公室工作的重要性日益凸顯,另一方面,辦公室工作的工作量也越來越大,且要求也越來越高,決不像以往那樣僅限于文件的轉(zhuǎn)發(fā),來人的接待,車輛的管理等瑣碎工作了。本文筆者從辦公室工作的要點(diǎn)出發(fā),并重點(diǎn)就如何提升辦公室工作談?wù)勛约旱膸c(diǎn)建議,希望能為相關(guān)從業(yè)人員提供一些參考與借鑒。

    關(guān)鍵詞:辦公室工作 “三要點(diǎn)” 建議

    引言:

    辦公室是一個(gè)企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞,領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀,工作落實(shí)的督導(dǎo),聯(lián)系上下內(nèi)外的橋梁,工作涉及面廣、綜合性強(qiáng),事務(wù)繁雜、任務(wù)繁重。在現(xiàn)代企業(yè)中,辦公室的主要職能是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),統(tǒng)籌工作,肩負(fù)著辦文、辦事、辦會(huì)的任務(wù)。在工作過程中辦公室對(duì)企業(yè)管理水平升級(jí)起到了至關(guān)重要的作用。鑒于此,現(xiàn)代企業(yè)辦公室工作必須準(zhǔn)確把握大局,主動(dòng)適應(yīng)形勢(shì),找準(zhǔn)工作的著力點(diǎn),在認(rèn)識(shí)、思路、方法和自身建設(shè)上不斷創(chuàng)新,使工作更具實(shí)效性。

    一、做好辦公室工作的“三要點(diǎn)”

    辦公室的工作比較繁瑣、零亂,既要對(duì)外樹立形象,搞好協(xié)調(diào)宣傳工作,還要對(duì)內(nèi)負(fù)責(zé)。從維護(hù)機(jī)關(guān)運(yùn)行的穩(wěn)定性和規(guī)章制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性來講,“照章辦事”應(yīng)是辦公室管理工作的主要立足點(diǎn)。辦公室工作人員只有在把握好以下工作特點(diǎn),才能真正在思想上提高認(rèn)識(shí),樹立大局觀念和全面服務(wù)的思想。

    1、政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策和事業(yè)的發(fā)展起著決定性的作用。作為辦公室人員,一方面要通過調(diào)查研究,了解和掌握各方面的情況,并將匯總分析的情況及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出建議;另一方面,要加強(qiáng)相關(guān)政策研究,深刻了解領(lǐng)導(dǎo)意圖。

    2、服務(wù)性。沒有服務(wù)性就沒有辦公室工作,辦公室工作有三個(gè)基本服務(wù)內(nèi)容:為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù);為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù);為基層單位和員工服務(wù)。這就要求我們辦公室人員要樹立正確的服務(wù)觀念,提升自己的服務(wù)意識(shí)。

    3、被動(dòng)性。由于辦公室工作往往處于一種機(jī)動(dòng)的作戰(zhàn)狀態(tài),在有限的時(shí)間里,要做好無(wú)限的工作。因此,這就要求我們?cè)谧鲛k公室工作的時(shí)候,要有超前意識(shí),領(lǐng)導(dǎo)沒有想到的要為領(lǐng)導(dǎo)想到,領(lǐng)導(dǎo)想到的要為領(lǐng)導(dǎo)提供決擇的信息。

    二、提升辦公室工作的建議

    1、做好領(lǐng)導(dǎo)決策的好助手

    優(yōu)秀的員工是企業(yè)辦公室的靈魂,參謀水平很大程度上反映在辦公室的水平,辦公室在領(lǐng)導(dǎo)心中的地位也在于此。這需要在辦公室工作中,重點(diǎn)圍繞戰(zhàn)略性,前瞻性問題開展調(diào)研。企業(yè)黨委工作和經(jīng)濟(jì)工作千頭萬(wàn)緒,不能四面出擊的研究工作,我們必須專注于研究企業(yè)發(fā)展中的重大問題,突出宏觀性,戰(zhàn)略性,綜合性和可預(yù)測(cè)的。其次,我們應(yīng)該反映有價(jià)值的研究成果。研究工作是不寫理論文章,不是簡(jiǎn)單地反映情況,為領(lǐng)導(dǎo)決策,是要直接了解他們的需求,充分反映民意,集中民智,促進(jìn)和加強(qiáng)科學(xué)決策的重要手段。因此,要學(xué)會(huì)站在政策制定者的角度看問題,要善于研究,發(fā)現(xiàn)問題,能夠提出可行的解決方案,并努力使研究結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)采納和轉(zhuǎn)換決策,思維方式和工作方法。

    2、做好單位協(xié)調(diào)工作

    在一定意義上,協(xié)調(diào)人與人之間的交往,通過良好的人際關(guān)系,才能促成事業(yè)上的成功。辦公室作為協(xié)調(diào)部門在企業(yè)內(nèi)部起著承上啟下的作用,發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)決策能力在基層的順利實(shí)施,基層的問題可以及時(shí)解決。對(duì)外,尤其是政府,起到了構(gòu)建和諧的企業(yè)關(guān)系大使的角色。因此,在企業(yè)改制和發(fā)展任務(wù)緊迫的情況下,任務(wù)重,高標(biāo)準(zhǔn)。辦公室作為一個(gè)綜合協(xié)調(diào)部門要加強(qiáng)協(xié)作意識(shí),提高協(xié)調(diào)能力,自覺找準(zhǔn)定位,站在全局的高度進(jìn)行協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)內(nèi)部,外部協(xié)調(diào),雙手同時(shí)抓。內(nèi)部協(xié)調(diào)要做到公正,良好的服務(wù)與員工。當(dāng)好中介,協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門和單位的關(guān)系,確保各項(xiàng)工作高效,運(yùn)行平穩(wěn)。外部協(xié)調(diào),把重點(diǎn)放在政府部門和上級(jí)主管部門,進(jìn)一步加大公關(guān)力度,積極,主動(dòng),靈活的協(xié)調(diào)與情感溝通。做事情要帶著感情,增進(jìn)友誼。要構(gòu)建一個(gè)長(zhǎng)期的溝通和聯(lián)絡(luò)機(jī)制,人脈關(guān)系,文化底蘊(yùn)滲透到每一個(gè)部門和領(lǐng)導(dǎo),努力營(yíng)造相互理解和支持的氛圍,促進(jìn)解決企業(yè)的重點(diǎn)和難點(diǎn)問題,創(chuàng)建一個(gè)和諧的外部環(huán)境,推進(jìn)企業(yè)重組和發(fā)展。

    3、做好單位服務(wù)工作

    為領(lǐng)導(dǎo)、基層、員工服務(wù)是辦公室工作人員的基本功能。然而,在新形勢(shì)下,如何做好服務(wù)工作,是辦公室面臨的新課題。為此,我們必須打破常規(guī),以一種新的思維方式,新的思路和積極的態(tài)度,認(rèn)真探索在新形勢(shì)下做好服務(wù)工作的新途徑,新方法和新途徑,擴(kuò)大服務(wù)覆蓋范圍擴(kuò)展工作覆蓋面,創(chuàng)新服務(wù)模式,力爭(zhēng)讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可,這也是辦公室服務(wù)的方向?;鶎拥睦щy是辦公室服務(wù)的重點(diǎn)。員工需要的是辦公服務(wù)的目標(biāo),努力使服務(wù)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力,促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。創(chuàng)新服務(wù)方式,創(chuàng)新的服務(wù)理念。服務(wù)工作是一個(gè)永無(wú)止境的任務(wù),只有與時(shí)俱進(jìn),發(fā)揮標(biāo)桿示范作用,永不滿足,以適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需求。要吸收新思想,探索新思路,創(chuàng)造性的工作,以創(chuàng)新的思路和方法,努力提高服務(wù)水平。調(diào)節(jié)工作機(jī)制,為生產(chǎn)一線服務(wù),建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的流程,文檔管理,會(huì)議安排,或活動(dòng)的組織,公務(wù)接待的程序管理鏈條推進(jìn)實(shí)施,杜絕服務(wù)工作不到位,服務(wù)要納入規(guī)范化管理的軌道。我們必須創(chuàng)新方式。勇于突破老路子,老框子,不斷提高工作質(zhì)量,建立一個(gè)新的載體,向新的服務(wù)領(lǐng)域進(jìn)軍。

    三、結(jié)語(yǔ)

    總而言之,由于辦公室工作的特殊性,這就需要我們的辦公室工作人員具有良好的工作作風(fēng)和職業(yè)道德,在不斷拓展工作新的內(nèi)涵同時(shí),堅(jiān)持實(shí)事求是,一切從實(shí)際出發(fā),做好領(lǐng)導(dǎo)決策的好助手,做好單位的協(xié)調(diào)工作,以及做好單位的服務(wù)工作。

    參考文獻(xiàn):

    [1]辛華,邵明媚.辦公室的內(nèi)涵、地位和職責(zé).黨政機(jī)關(guān)辦公室工作.經(jīng)濟(jì)出版社,2010.3.

    [2]楊延?xùn)|.新時(shí)期辦公室管理工作的實(shí)踐體會(huì)[J].辦公室業(yè)務(wù),2011.7.

    [3]徐淑萍.適應(yīng)形勢(shì)創(chuàng)新思維努力提升信息服務(wù)水平[J].辦公室業(yè)務(wù),2011.2.

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