科研單位圖書情報檔案一體化管理可行性探索

陳東+周淑珍

摘 要：通過對圖書管理、情報管理、檔案管理工作的現(xiàn)狀和三者的特點及加工、傳遞、服務(wù)等方面的分析描述，闡明三者實行一體化管理的必要性，并就一體化的可行性進行分析探索。

關(guān)鍵詞：圖書情報；檔案；一體化管理；可行性

1994年我國正式邁進互聯(lián)網(wǎng)時代，并正式得到西方發(fā)達國家的認可，從1994年發(fā)展至今，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)融入到我們生活、工作的方方面面，當今人類已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)。除了對人類的影響，互聯(lián)網(wǎng)當傳統(tǒng)信息載體更帶來沖擊性的影響。尤其是十八大提出互聯(lián)網(wǎng)+的時代，給很多行業(yè)的發(fā)展帶來巨大發(fā)化。利用互聯(lián)網(wǎng)傳播信息，其具有傳播速度快，傳播形式多樣、傳播內(nèi)容豐富等優(yōu)點，就當今時代而言，互聯(lián)網(wǎng)改變了傳統(tǒng)信息儲存和傳播的方式，利用互聯(lián)網(wǎng)整合信息資源、實現(xiàn)信息資源的無空間無時間限制共享，已經(jīng)成為的當今互聯(lián)網(wǎng)乃至未來互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展方向。在這樣的背景下，圖書情報檔案資料作為信息資源的一種，如何利用互聯(lián)網(wǎng)對其實現(xiàn)一體化管理成為當今研究的主要問題

1 圖書、情報、檔案工作中亟待解決的問題

1.1 文獻資料的重復(fù)購置、計算機設(shè)備的重復(fù)配置等

單位各部門之間信息不溝通，各自為政，文獻資料重復(fù)購置；網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展到今天，計算機成了日常工作的必備工具，用來處理加工圖書、檔案工作的軟件、硬件設(shè)備出現(xiàn)重復(fù)配置。

1.2 人力資源浪費

計算機應(yīng)用，大大提高了工作效率，對于資料的收集和加工提供了更加方便的條件?？蒲袉挝灰话阄墨I量和檔案案卷量并不是特別大，圖書、檔案、情報每項工作都配備一套人馬，著實是人力資源的浪費。

1.3 讀者需求得不到滿足

隨著互聯(lián)網(wǎng)的進一步發(fā)展，各類信息資源得到進一步共享和創(chuàng)新，人們對各類信息資源的需求也不斷上升。在互聯(lián)網(wǎng)時代，單一的信息服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足人類需求，人們更希望能夠接收到多元化、個性化、不限空間時間限制的信息資源服務(wù)，除此之外，更希望提供的信息資源具有新穎、完善、多樣化、范圍廣等特點，人們期望在盡可能短的時間內(nèi)獲取更大價值的信息資源。

一方面，由于部分情報文獻被個人占有，這些被個人占有的情報文獻難以共享，普通群眾難以獲取這部分信息資源，如果想要借讀，更需要通過復(fù)雜的審核程序，同時，由于館藏地點的限制，這就增加了人們借讀的難度，給讀者帶來不便。

另一方面，由于圖書館管理員對讀者缺乏信息資源的全面認知，更缺乏對讀者需求和檢索的認知，在為讀者提供信息資源時，往往不全面。此外，由于部分圖書館管理員缺乏對圖書館管理經(jīng)驗，在對圖書進行分類中，沒有按照不同類別進行分類，導(dǎo)致讀者在尋找信息資源時無從下手，增加了讀者搜索信息資源的難度。

1.4 館舍的浪費

庫房、查閱室、采編室等也存在重復(fù)設(shè)置的問題，有一些是可以合并使用的。單位的藏書、檔案庫存一般數(shù)量不會很大，當下各自為政，分屬不同的管理部門，各自配備一套庫房、查閱室以及復(fù)印室等，造成館舍的巨大浪費，有些功能相疊的館舍完全可以共用或合并，如查閱室、復(fù)印室甚至庫房等都是可以共用的。

2 實現(xiàn)一體化管理的理論依據(jù)

長期以來，絕大多數(shù)單位都設(shè)有檔案、圖書、情報資料室，都是單位的基礎(chǔ)工作，服務(wù)對象又都是同一用戶，由于我國知識管理自成體系，處于分散管理體制，學(xué)術(shù)交流僅限于內(nèi)部和自我調(diào)節(jié)導(dǎo)致這些工作始終都未得到壯大和發(fā)展。鑒于此，應(yīng)當將檔案、圖書、情報等信息資源進行統(tǒng)一管理，建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)，借助互聯(lián)網(wǎng)帶來的優(yōu)勢，利用各種設(shè)備、技術(shù)管理這些檔案、情報信息資料，以實現(xiàn)檔案、情報等信息資源的共享。

2.1 圖書、情報、檔案具有同源性

熟知檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)三者是建立檔案圖書情報一體化的基礎(chǔ)，這三者具有共同的特點，他們都屬于文獻型信息資源。如圖書的手稿是檔案，將檔案文件匯總印刷后就成為圖書。同時，檔案和圖書也可以轉(zhuǎn)化為情報?？傊?，檔案、圖書、情報具有同源性特點。

2.2 檔案圖書情報在管理方法上具有相似點

圖書和情報在工作內(nèi)容上同屬于對信息實現(xiàn)收集、加工、輸出的過程，而檔案和圖書都旨在提出那個管理和利用。檔案、圖書、情報三者在工作方法上都有分類、邊牧等方式，而在職能上都屬于文獻、信息的服務(wù)機構(gòu)?？傮w而言，檔案、圖書、情報的本職職能以及工作性質(zhì)、程序具有一致性。

2.3 服務(wù)對象一致性

面向的服務(wù)對象是本單位的科研技術(shù)人員，一體化管理方便讀者查找利，節(jié)省讀者的寶貴時間，有利于綜合利用所有信息，從而提高了信息資源利用率。

2.4 三者的局限性決定了三者的互補關(guān)系

2.4.1 圖書的局限性

圖書雖然為人們提供多種信息知識，但其也具有缺點，主要體現(xiàn)在兩個方面，第一方面是圖書的真實性有待考究，和檔案、情報相比，圖書真實性比較差，因為它是對社會社會實踐中得出的知識系統(tǒng)加工的結(jié)果，不能供人們查考史實。第二方面是圖書信息的更新速度較慢。圖書提供給人們的信息一般是經(jīng)過系統(tǒng)化整理的，圖書的整理過程經(jīng)歷了信息采集、編錄、印刷、出版等過程，這一過程耗費的時間比較久，往往是圖書完成了，但信息的有效性已經(jīng)過期。因此，人們往往難以從圖書中獲取最新的信息資料。

2.4.2 情報的局限性

情報來源于人們實踐活動中的第一手資料和檔案提供的第二手信息，這也就意味著情報在收集的過程中會出現(xiàn)變化。此外，情報在傳遞過程中也會面臨“三人成虎”的局面，導(dǎo)致情報信息失真。

2.4.3 檔案的局限性

檔案雖然是人們實踐活動中的第一手資料，但和圖書、情報相比，其依然具有局限性。第一，信息具有有效性，當檔案存放長久，就失去了信息有效性。一般檔案都有一個有效期限，當過了這個有效期限，就失去了價值。如某單位所保存的檔案是針對某個問題進行討論后得到的檔案，當問題解決，這個檔案就沒有其價值。第二，檔案具有內(nèi)向性。由于大部分檔案是單位內(nèi)的文獻資料，因而對外界具有一定的保密性。

圖書、情報、檔案三者都具有其局限性，但將三者結(jié)合后，這些局限性就得有互補解決，因而對圖書、情報、檔案實現(xiàn)一體化管理具有其現(xiàn)實價值。能夠為人們提供完整的信息資料。

2.5 形成統(tǒng)一系統(tǒng)

貝塔朗菲定律中表示：整體屬系統(tǒng)的屬性的功能往往大于鼓勵系統(tǒng)的功能。這一句話和眾人拾柴火焰高具有相同的道理。將貝塔朗菲定律利用在圖書、情報、檔案管理中，將三者形成統(tǒng)一的系統(tǒng)，這個系統(tǒng)提供給人們的功能作用往往比單獨系統(tǒng)的作用功能大，這里所闡述的意思，就是我們經(jīng)常提及的1+1>2。

3 實現(xiàn)檔案、圖書、情報資料管理一體化的保障

想要實現(xiàn)檔案、圖書、情報的一體化管理，必須建立完善的管理系統(tǒng)。但在建立管理系統(tǒng)中，雖然檔案、圖書、情報具有諸多相似性，但畢竟它們各分門別類因而在建立管理系統(tǒng)中，還需要建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)。經(jīng)過分析討論，采用科學(xué)合理的指導(dǎo)方案實現(xiàn)對檔案、圖書、情報的統(tǒng)一管理。如建立聯(lián)合目錄，用統(tǒng)一的著錄格式和編排，使文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)資源互補，提高利用用率。

實現(xiàn)檔案、圖書、情報一體化管理離不開基礎(chǔ)設(shè)施。在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展下，應(yīng)當利用計算機，以計算機提供的通信系統(tǒng)為支柱，利用各種自動化管理設(shè)施（包括輸出輸入設(shè)施等），實現(xiàn)對檔案、圖書、情報的統(tǒng)一管理。

專業(yè)人才隊伍的建立是實現(xiàn)圖書、情報資料、檔案管理一體化的條件。管理水平與管理人員的素質(zhì)有著密切聯(lián)系，只有具備了檔案、圖書等相關(guān)專業(yè)知識和熟練駕馭現(xiàn)代信息技術(shù)，并能協(xié)調(diào)資源的整合和管理的復(fù)合型人才，才能適應(yīng)信息建設(shè)的需要。

4 加快圖書、情報、檔案一體化管理應(yīng)用的對策

4.1 改變傳統(tǒng)思維，統(tǒng)一思想認識

首先爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，將圖書、檔案、情報三項工作合并到一個部門，行政上要統(tǒng)一管理。從具體業(yè)務(wù)人員角度上，要消除思想局限，在思想上要明確實現(xiàn)檔案、圖示、情報的統(tǒng)一化管理是時代發(fā)展需要，同時也是經(jīng)濟發(fā)展提出的要求。實現(xiàn)圖書、情報、檔案的一體化管理是當今迫切需要解決的問題。

4.2 制度統(tǒng)一的工作規(guī)范

在統(tǒng)一管理檔案、圖書、情報時，要從三者全局出發(fā)，制定統(tǒng)一的規(guī)范制度，既要實現(xiàn)對三者的統(tǒng)一管理，又要實現(xiàn)對三者的獨立管理，加強三者的橫向、縱向、交叉聯(lián)系。只有根據(jù)檔案、圖書、情報三者的特點和聯(lián)系建立起來的統(tǒng)一管理系統(tǒng)，才能實現(xiàn)一體化管理。在運作管理中，也才能實現(xiàn)三者的相互補充、相互協(xié)調(diào)、相互發(fā)展。

4.3 建立一體化信息服務(wù)平臺

科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的各項技術(shù)是保證檔案、圖書、情報實現(xiàn)一體化管理的基礎(chǔ)，因此需要建立一個以軟硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，以計算機提供的各項功能為核心的一體化信息服務(wù)平臺，利用一切可以實現(xiàn)檔案、圖書、情報共享的物質(zhì)條件，確保圖書檔案情報一體化信息服務(wù)平臺能順利運行。

圖書檔案情報一體化信息服務(wù)平臺具有諸多優(yōu)點，它實現(xiàn)了圖書、檔案、情報的互補聯(lián)系，節(jié)約了文獻的重復(fù)投入，使信息可以實現(xiàn)高效、高速的利用。

除了以上，建立圖書檔案情報一體化信息服務(wù)平臺更避免傳統(tǒng)管理方式中的重復(fù)操作，避免了人力、物力、財力的浪費，更可以促進圖書、檔案、情報管理向現(xiàn)代化發(fā)展。

4.4 加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)通用型人才

圖書、情報、檔案一體化需要一支具有新型知識結(jié)構(gòu)的通用型人才隊伍。這一支通用型人才隊伍除了要具有圖書館管理的相關(guān)理論知識，更要掌握先進的計算機水平，掌握檔案、圖書、情報的相關(guān)理論資料，只有這樣的人才隊伍，才能為圖書檔案情報一體化管理提供后盾支持。

總之，建立圖書檔案情報一體化管理系統(tǒng)是時代需要同時也是經(jīng)濟發(fā)展需求，建立圖書檔案情報一體化管理系統(tǒng)不僅使傳統(tǒng)中的單獨、分散管理得到統(tǒng)一優(yōu)化管理，更節(jié)約了人力、物力、財力，使投入的各項資源都得到最大化利用。這對于經(jīng)費和人力資源都比較匱乏的單位而言，具有十分重要的意義。

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