公共檔案館信息資源的網(wǎng)絡(luò)利用研究

摘要： 公共檔案館建設(shè)的核心是檔案信息資源開放和利用，讓國家檔案館步入社會(huì)公共領(lǐng)域，拓展其社會(huì)服務(wù)功能、文化傳播功能及個(gè)性化利用功能，保障公民的切身利益，將公共檔案館當(dāng)是公共事業(yè)，而非行政管理事務(wù)。來解決公共檔案館建設(shè)的迫切性和實(shí)際功能低效率的矛盾，從而實(shí)現(xiàn)公共檔案館的文化品味及價(jià)值。

Abstract： The key of the construction of public archives is to open and utilize file information resources， and let the national archives enter society public domain， expand its social service function， cultural diffusion function and personalized use function， and ensuring citizens' vital interests， take public archives as public industry but not administration， to solve the contradiction between the urgency of public archives construction and actual function with low efficiency， thus realize cultural taste and value of the public archives.

關(guān)鍵詞： 檔案信息資源；娛樂化利用；文化價(jià)值

Key words： archive information resources；entertaining using；cultural value

中圖分類號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2013）03-0189-03

0 引言

公共檔案館的提出源于19世紀(jì)30年代的英國，1838年8月，英國《公共檔案法》頒布導(dǎo)致公共檔案館概念的形成，它區(qū)別于政府機(jī)關(guān)檔案館，教會(huì)檔案館，大學(xué)檔案館，私人企業(yè)檔案館等，奉行公共性、服務(wù)性的現(xiàn)代檔案理念，即以人為本，以貼近公眾、服務(wù)公眾為根本宗旨，從根本上改變了傳統(tǒng)檔案館的管理理念和模式，給現(xiàn)代檔案的管理和提供利用提供了新的路徑。公共檔案館在歐美各國普遍設(shè)立，并成為現(xiàn)代科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)中一個(gè)不可或缺的重要組成部分?，F(xiàn)代著名檔案學(xué)家謝倫伯格在其《現(xiàn)代檔案—原則與技術(shù)》中也指出，公共文件應(yīng)當(dāng)被重視，它包含的范圍有社會(huì)活動(dòng)各個(gè)方面的材料以及現(xiàn)代私人文件。人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到，檔案管理實(shí)際上并不重要，能讓社會(huì)大眾更加及時(shí)、方便的利用檔案才是重要的。人們對(duì)公共檔案館這一科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)寄予越來越大的期望。因此，在從體制上賦予檔案館公共文化事業(yè)性質(zhì)，在資源上將檔案館、圖書館、博物館加以整合，把檔案館的建設(shè)納入社會(huì)大文化的框架之內(nèi)，以滿足社會(huì)和公眾對(duì)文化生活不斷攀升的需求。才是公共檔案館異于傳統(tǒng)檔案館之處，也體現(xiàn)現(xiàn)代檔案館的公共性服務(wù)理念的趨勢所在。由于傳統(tǒng)檔案館往往信守固有的“國家意志”，甚至與公眾的需要有所對(duì)立，因而給公眾造成一種難以接近的神秘感覺，多數(shù)綜合檔案館離公共文化空間的目標(biāo)相去甚遠(yuǎn)，公眾并沒感受到這樣的科學(xué)文化機(jī)構(gòu)與大眾之間有多少親近感。所以，讓國家檔案館步入社會(huì)公共領(lǐng)域，拓展文化價(jià)值及個(gè)性化利用功能，保障公民的切身利益，將公共檔案館當(dāng)是公共事業(yè)，而非行政管理事務(wù)。來解決公共檔案館信息資源利用的迫切性和實(shí)際功能低效率的矛盾，從而實(shí)現(xiàn)公共檔案館的文化品味及價(jià)值。

1 檔案事業(yè)發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

1.1 對(duì)檔案工作者專業(yè)素質(zhì)的挑戰(zhàn) 檔案數(shù)字化工作和電子文件的出現(xiàn)，使檔案工作者不得不面對(duì)這一全新的課題。在傳統(tǒng)檔案工作中，檔案始終是以有形的方式存在，檔案工作者面對(duì)的檔案是摸得著、看得見的。檔案的工作流程也是非常清晰的。但是在電子文件時(shí)代，檔案工作者面對(duì)的電子文件是一串串二進(jìn)制編碼序列，這些編碼序列必須通過相應(yīng)的軟件才可讀出檔案的內(nèi)容。當(dāng)軟件出錯(cuò)或者遇到病毒和木馬之類的惡意破壞后，電子文件就會(huì)找不到或讀不出，這使得檔案管理人員對(duì)檔案的可控性非常弱。

因此，電子文件的出現(xiàn)給檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)帶來了新的挑戰(zhàn)。檔案工作者除了要掌握檔案專業(yè)技能外還必須掌握相應(yīng)的信息技能。掌握檔案專業(yè)技能對(duì)檔案工作者來說，是一件比較容易的事，但是如果既掌握檔案專業(yè)知識(shí)，又掌握信息技能知識(shí)，這在時(shí)間和精力上來說，對(duì)檔案工作人員都是一個(gè)考驗(yàn)。此外，檔案專業(yè)教育屬于文科性質(zhì)的教育，在整個(gè)課程體系設(shè)置上，雖然也設(shè)置了一些信息技術(shù)課程，但是還是不能夠滿足信息時(shí)代對(duì)檔案人才信息技能的要求。

1.2 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的挑戰(zhàn) 傳統(tǒng)檔案管理理念尤其重視檔案的存儲(chǔ)而不夠重視檔案的利用，這與當(dāng)時(shí)的檔案管理?xiàng)l件是密切相關(guān)的。在傳統(tǒng)的檔案工作模式下，檔案管理工作花費(fèi)的人力多，但是檔案事業(yè)編制分配的人不夠多，因此，日常的檔案管理工作中把有限的人手投入到檔案的保管工作，而把很少的人手放在檔案利用工作中，從而造就了重藏輕用的工作局面。

信息技術(shù)進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域后，檔案的自動(dòng)化管理程度顯著提高，檔案管理效率大幅度提升，從而花費(fèi)的人力成本較少，使得一部分以前從事檔案管理工作的人員開始投入到檔案利用工作的開發(fā)和管理過程中。此外，信息時(shí)代人們對(duì)信息的需求顯著提高，尤其是在政府信息公開背景下，人們需要更多的政府日常辦事過程中形成的原始記錄。這些增加的檔案信息資源需求迫切需要檔案館能夠提供更加豐富和翔實(shí)的檔案信息資源。

1.3 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的挑戰(zhàn) 電子文件的出現(xiàn)給檔案領(lǐng)域帶來了很大的沖擊，使得人們開始重新審視以前檔案管理領(lǐng)域中的相關(guān)理論。

首當(dāng)其沖的要屬檔案的概念，在過去我們認(rèn)為檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄，但是電子文件的易拷貝性使得電子文件基本不具有原始記錄性，因此，很多專家學(xué)者開始多此定義進(jìn)行了相應(yīng)的質(zhì)疑和修正。經(jīng)過一段時(shí)間的發(fā)展，人們對(duì)原始記錄性做了全新的闡釋，原始記錄是說我們記錄的社會(huì)事實(shí)是真實(shí)的，而不應(yīng)該拘泥于檔案的載體的原始性。

此外，電子文件自身的特點(diǎn)決定了電子文件管理方法有許多不同于紙質(zhì)文件的地方。如電子文件的系統(tǒng)依賴性，歸檔范圍就不能只是辦理完畢、具有保存價(jià)值的電子文件，還需要考慮該電子文件的生成環(huán)境。由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體整理的概念逐漸弱化，取而代之的是對(duì)檔案信息內(nèi)容的整理，原來的按照實(shí)體進(jìn)行排列和分類的方式將被新的信息資源組織方式替代。電子文件的保管要求、保管條件、鑒定內(nèi)容與方法、檢索利用方式、管理流程等方面也與紙質(zhì)文件有很多不同。這些都為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了很大的挑戰(zhàn)。

1.4 對(duì)傳統(tǒng)檔案管理手段和管理方式的挑戰(zhàn) 傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理主要以手工為主，不論是檔案的收集還是保管，編研、統(tǒng)計(jì)和利用都是通過人工實(shí)現(xiàn)的。信息技術(shù)出現(xiàn)以后對(duì)整個(gè)檔案的工作流程都進(jìn)行了重構(gòu)。檔案收集工作由以前的實(shí)體歸檔轉(zhuǎn)變成了物理歸檔和邏輯歸檔，而且歸檔工作也變的非常容易，只需通過網(wǎng)絡(luò)把相應(yīng)的信息復(fù)制到檔案數(shù)據(jù)庫里。檔案保管工作也不是傳統(tǒng)上的既要注意檔案實(shí)體的管理，又要進(jìn)行檔案信息資源的管理。在新形勢下，檔案保管人員的主要精力花在檔案信息資源的保管上就可以了。檔案統(tǒng)計(jì)、編研和利用更是容易和方便，只需通過相應(yīng)的檔案管理軟件就可以輕松實(shí)現(xiàn)這些功能。

2 檔案事業(yè)發(fā)展新契機(jī)

2.1 數(shù)字檔案信息資源的管理 電子文件的產(chǎn)生從根本上改變了檔案信息內(nèi)容的組織結(jié)構(gòu)，具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

一方面，載體形式發(fā)生了很大的變化。電子文件是以磁盤、光盤作為自己的載體材料加以保存的。但是電子文件的形狀、規(guī)格等存在狀態(tài)卻無法簡單的在這些載體材料上表現(xiàn)出來。存在于磁盤、光盤上的電子文件必須通過相應(yīng)的軟件和計(jì)算機(jī)，通過光信號(hào)或磁信號(hào)的轉(zhuǎn)換，才能表現(xiàn)出他的信息狀況。因此，電子文件的存在狀態(tài)不但與它的載體材料有關(guān)，還與相應(yīng)的軟、硬件和轉(zhuǎn)換過程有關(guān)。在這里，載體并不重要，轉(zhuǎn)換才是根本。

二方面，記錄方式發(fā)生了很大的變化。電子文件的記錄方式既不是使用文字，也不是使用圖像符號(hào)，而是使用電磁感應(yīng)的二進(jìn)制編碼。即使用圖形或計(jì)算機(jī)語言把它表示出來，如果不是通過相應(yīng)的軟件，我們?nèi)匀徊恢浪鞘裁礃拥奈募蛘呤遣皇俏募?，因?yàn)殡x開了生成它和表示它的軟件環(huán)境，它就是一堆沒有用的亂碼。

這兩個(gè)方面的變化使得我們?cè)诠芾頇n案的時(shí)候不能夠按照傳統(tǒng)的管理方式來對(duì)電子文件進(jìn)行管理。必須采用適合電子文件生存規(guī)律的方式來管理電子文件。數(shù)字檔案館充分考慮到了電子文件這兩個(gè)方面的變化，在載體構(gòu)建方面采用了比較成熟的光存儲(chǔ)技術(shù)和磁存儲(chǔ)技術(shù)，對(duì)這些電子文件進(jìn)行了妥善、有效的管理。并且在應(yīng)對(duì)記錄方式變革上非常重視電子文件生存環(huán)境的保存，用較為完備的元數(shù)據(jù)既保存了檔案信息，又保存了電子文件的生成環(huán)境、管理環(huán)境和利用環(huán)境。充分適應(yīng)了新形勢下電子文件的管理規(guī)律，為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機(jī)。

2.2 管理方式的現(xiàn)代化 傳統(tǒng)檔案館工作是以檔案館為中心開展的，檔案利用工作所投入的資金、人力和設(shè)施都非常少，非常不利于檔案用戶的利用。此外，傳統(tǒng)檔案在利用時(shí)，檔案利用者都必須親自到檔案館，然后向檔案館提出利用需要，檔案館的工作人員然后根據(jù)相應(yīng)的管理制度為檔案利用者提供檔案供其閱覽。在整個(gè)利用工作過程中，用戶需要花費(fèi)很大的時(shí)間成本和人力成本，光親臨現(xiàn)場就使得很多檔案利用者望而卻步，因?yàn)槔靡环輽n案，需要利用可用交通工具，跨越物理距離，在路途中花費(fèi)的財(cái)力和時(shí)間是非常可觀的，如果檔案利用者對(duì)此次檔案利用活動(dòng)做一個(gè)效益成本分析，成本遠(yuǎn)大于效益的話，檔案利用者將會(huì)放棄此次消費(fèi)，或者轉(zhuǎn)而用其它形式的信息資源替代。

數(shù)字檔案館完全構(gòu)建在信息技術(shù)平臺(tái)上，檔案的整個(gè)流轉(zhuǎn)流程都可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，因此檔案利用者不需要花費(fèi)相應(yīng)的財(cái)力和時(shí)間成本，只需通過一臺(tái)可以聯(lián)網(wǎng)的電腦終端連接到數(shù)字檔案館的檔案服務(wù)器上，通過相應(yīng)的認(rèn)證機(jī)制，就可以查閱自己需要的檔案。這將在很大程度上提高了檔案利用者的檔案信息資源利用需求。另一方面，檔案管理者為了滿足檔案利用者的檔案利用需求，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，也積極通過開發(fā)便于檔案利用者利用檔案的檔案管理軟件，為檔案利用者提供便捷的檔案利用方式。數(shù)字檔案館使得檔案利用者和檔案管理者之間的互動(dòng)性大大增強(qiáng)，重構(gòu)了良好的檔案利用環(huán)境，從而改變了傳統(tǒng)檔案館重藏輕用的局面。

3 拓展社會(huì)服務(wù)功能，優(yōu)化公共檔案館信息資源利用

首先，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念，統(tǒng)一規(guī)劃，加強(qiáng)檔案館社會(huì)服務(wù)工作。文檔一體化和數(shù)字檔案資源的全球化，使檔案利用工作由邊緣回到核心。同時(shí)，傳統(tǒng)檔案工作的封閉性、分散性、時(shí)空間隔性不復(fù)存在，被極大限制的檔案信息資源的能量將得到巨大的釋放，檔案的利用方式發(fā)生了根本性變革，檔案部門應(yīng)該能夠提供符合利用者已有硬件及軟件的電子文件拷貝，或通過網(wǎng)絡(luò)提供遠(yuǎn)程檔案服務(wù)，使利用者擺脫時(shí)間和空間的限制，隨時(shí)隨地獲取所需信息。

其次，加強(qiáng)館網(wǎng)合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享。積極采取各種有效手段，開發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)是檔案館使命所在，也是公眾呼喚所需。我們知道，檔案中間蘊(yùn)藏著大量珍貴、唯一和原始性的知識(shí)，這些知識(shí)一旦和現(xiàn)代社會(huì)的娛樂休閑時(shí)尚相結(jié)合，將會(huì)形成一種新的娛樂觀念，這種娛樂是建立在知識(shí)的學(xué)習(xí)、尋找和內(nèi)化的基礎(chǔ)之上，檔案部門應(yīng)認(rèn)識(shí)到娛樂化觀念與檔案的知識(shí)利用相結(jié)合，面向社會(huì)公眾開展檔案信息資源編研，結(jié)合采集各種檔案信息將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化為通俗化的故事和知識(shí)，與一些信息消費(fèi)吸引力較強(qiáng)的娛樂性網(wǎng)站進(jìn)行合作，開辟檔案信息資源專題站點(diǎn)，充分利用檔案原始性、真實(shí)性強(qiáng)的特點(diǎn)，促進(jìn)檔案的大范圍利用。將會(huì)帶動(dòng)檔案利用率的大幅度提高。

第三，開發(fā)社會(huì)共享利用，加強(qiáng)檔案館服務(wù)功能建設(shè)，切實(shí)提高檔案館服務(wù)水平。在一個(gè)知識(shí)娛樂化的時(shí)代里，公共檔案必須與其他知識(shí)傳播媒介結(jié)合起來，公共檔案館的利用就不僅僅是一些簡單的查閱、外借、復(fù)制和實(shí)物展覽等方式了，這種雙贏合作對(duì)于檔案館來說還應(yīng)該有很多可為之事，它是公共檔案館面向社會(huì)大眾利用的第一步，也是樹立科學(xué)的檔案文化觀，發(fā)揮檔案文化功能的第一步。

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