論檔案的保密工作

摘要：增強(qiáng)保密意識，正確處理保守國家秘密與開放檔案的關(guān)系維護(hù)檔案保密安全，確保黨和國家利益不受損害，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

關(guān)鍵詞：保密；檔案；作用

一、做好檔案保管過程中的保密工作

1.檔案的庫房管理是檔案保密的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫房應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)注重的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設(shè)在辦公樓的最底層，庫房門窗等應(yīng)專門加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫房和辦公室分開，庫房和閱覽室分開。檔案庫房應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。實(shí)踐證實(shí)，檔案庫房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案平安的基本保障。

2.提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有非凡的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特征。他們對保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好和壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國家以及單位大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應(yīng)把保守國家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

3.加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密新問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

4.做好檔案開放中的保密工作。一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時(shí)效和范圍，是不對的；但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地?cái)U(kuò)大開放利用范圍，也是錯(cuò)誤的。因此，在開放檔案為社會(huì)各界所利用的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的保密工作。①做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項(xiàng)重要工作，也是開放檔案工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。由檔案部門具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志，對準(zhǔn)備開放的檔案進(jìn)行審查，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審查的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。②做好檔案的解密工作。檔案工作人員應(yīng)根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，為此我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開文件進(jìn)行管理。這就是檔案保密的時(shí)效性。

二、做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項(xiàng)不超過30年，機(jī)密級事項(xiàng)不超過20年，秘密級事項(xiàng)不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類事項(xiàng)的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

三、檔案鑒定、銷毀制度

檔案工作人員應(yīng)根據(jù)《檔案保管期限表》對已過期的檔案進(jìn)行審查、鑒定，確無保存價(jià)值的檔案按規(guī)定造冊、登記，并書面報(bào)告上級主管部門和市檔案局。建立由有關(guān)股室負(fù)責(zé)人及工作人員組成的鑒定小組，具體負(fù)責(zé)開展檔案鑒定工作。對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，并寫出銷毀檔案報(bào)告，經(jīng)鑒定小組審查批準(zhǔn)，再報(bào)請主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案主管部門批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀檔案時(shí)，要有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣或做其他用，在場的三方人員都應(yīng)在銷毀清冊上簽名。銷毀檔案的目錄、鑒定銷毀檔案報(bào)告及審批銷毀手續(xù)等材料要存入全宗卷，并在各種統(tǒng)計(jì)臺帳上注明。

四、檔案統(tǒng)計(jì)、利用制度

建立檔案統(tǒng)計(jì)臺帳，定期對室藏檔案進(jìn)行清理，做到帳實(shí)相符，按時(shí)向主管部門或檔案局報(bào)送檔案數(shù)據(jù)。查（借）閱重要檔案，必須理由正當(dāng)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)許，方可提供所需查閱的檔案。檔案不得借出，確需借出的，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。查閱檔案，必須遵守保密規(guī)定。嚴(yán)禁擅自摘抄、復(fù)印，確需摘抄、復(fù)印者，必須經(jīng)過批準(zhǔn)和接受檔案人員的監(jiān)督查閱。查（借）閱檔案時(shí)，不得將檔案折疊、涂改、圈點(diǎn)劃線、污損、撕毀，違者視其情節(jié)追究其責(zé)任。查（借）閱檔案時(shí)，查閱者應(yīng)事先按規(guī)定填好查閱檔案登記表、管理人員應(yīng)做好利用效果記錄，以反映查閱檔案所取得的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。

五、加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析檔案工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握檔案工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題，確保檔案安全。（作者單位：湖北黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

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