提高檔案數(shù)字化加工質(zhì)量對(duì)策

龔麗瑛

檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的好壞，將直接影響檔案信息的開發(fā)利用。作者以中原油田檔案館數(shù)字化加工實(shí)踐為例，談?wù)勛约旱目捶ǎ?/p>

1檔案數(shù)字化加工成果存在的主要質(zhì)量問(wèn)題及原因

目前，數(shù)字化加工成果存在的主要質(zhì)量問(wèn)題是：圖像處理不徹底、不清晰；文字識(shí)別率不高；有漏頁(yè)、正文與底稿未分開等。導(dǎo)致這些問(wèn)題的原因，主要有：

1.1檔案原件質(zhì)量問(wèn)題。由于檔案原件內(nèi)容不清晰、紙質(zhì)不適應(yīng)掃描、破損等原因，造成掃描圖像不清晰、文字識(shí)別率不高。

1.2操作人員業(yè)務(wù)技術(shù)不夠熟練。由于操作人員技術(shù)不熟練，對(duì)分辨率選擇不正確，造成圖像不清晰、文字識(shí)別率不高。

1.3軟件功能不夠完備。由于數(shù)字化加工軟件版本低，缺少必要的處理功能。

1.4操作人員工作粗心，圖像處理不徹底，出現(xiàn)黑邊、偏斜、污點(diǎn)等。

2提高檔案數(shù)字化加工質(zhì)量的對(duì)策

2.1邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員對(duì)操作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，使其掌握數(shù)字化加工的流程、設(shè)備操作方法、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，熟練掌握分辨率的選擇技巧等，能針對(duì)不同圖像、不同幅面的檔案原件選擇合適的分辨率，以保證圖像質(zhì)量處理；會(huì)對(duì)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件進(jìn)行壓平或燙平等相應(yīng)處理。

2.2組織操作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》、《照片檔案管理規(guī)范》、《電子文件管理規(guī)范》等規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化文件，使其熟練掌握標(biāo)準(zhǔn)要求，在工作中減少盲目性，降低出錯(cuò)的可能性。

2.3配備多種新型掃描設(shè)備。（虹光AV3300）高速掃描儀，有平板掃描和自動(dòng)送稿器連續(xù)多頁(yè)掃描（高速掃描）兩種工作模式。該設(shè)備適合紙型統(tǒng)一，且小于A4的紙張。雖然，它也有平板掃描的功能，但必須要求紙型小于A4。對(duì)于檔案中很多的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工資發(fā)放表、報(bào)告及圖冊(cè)等（多為A3紙）則不適合。還有一些檔案原件經(jīng)專業(yè)印刷廠印制，裝訂精美（如各種匯編材料），不宜拆分，紙張雖然小于A4，能在該掃描儀上手工逐頁(yè)掃描，但要長(zhǎng)時(shí)間占用高效率的掃描設(shè)備，完成效率較低的工作。而（虹光 FB 6000E型）平板掃描儀，則專門用于掃描不適合高速掃描的檔案。這樣，可以針對(duì)不同的掃描原件選擇合適的掃描設(shè)備，以確保掃描質(zhì)量。

3掃描方式的選擇

3.1根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描設(shè)備（如工程圖紙可采用0號(hào)圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案采用小幅面掃描后的圖像再拼接的方式處理。

3.2對(duì)紙張狀況較差，過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案采用高速掃描方式以提高工作效率。

3.3對(duì)頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，視需要，采用彩色模式掃描。

3.4在分辨率選擇上以滿足紙質(zhì)檔案OCR識(shí)別要求，方便檔案查詢、利用為標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)特殊紙張或檔案原件清晰度不高的，通過(guò)增加分辨率，調(diào)整亮度、對(duì)比度等技術(shù)參數(shù)，直至掃描圖像清晰為止；對(duì)于同一份檔案，清晰度不同，特別是鉛筆、鋼筆等同時(shí)存在的，以文件主要部分的清晰為準(zhǔn)；對(duì)部分字體很小、字跡密集的情況，可適當(dāng)提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術(shù)解決；對(duì)字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術(shù)解決；圖紙根據(jù)利用需要采用了矢量化掃描加工處理。

4做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，注重全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。

4.1對(duì)數(shù)字化前的檔案整理檢查。要求進(jìn)行數(shù)字化的檔案原件須完整、排序正確，無(wú)缺碼、缺頁(yè)、重碼，對(duì)破損、折損嚴(yán)重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。

4.2數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，幅面擺放正確，亮度適當(dāng)，既沒(méi)丟失信息，又無(wú)增加信息，無(wú)錯(cuò)掃、漏掃。不符合圖像質(zhì)量要求重新處理。

4.3數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查。通過(guò)機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對(duì)應(yīng)。

5強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。將任務(wù)目標(biāo)分解，責(zé)任落實(shí)到人，組長(zhǎng)作為責(zé)任人對(duì)數(shù)字化加工成果質(zhì)量嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)檔案文件數(shù)字化內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確、規(guī)范性負(fù)總責(zé)。由操作人員作為檔案數(shù)字化加工的直接責(zé)任人，保證數(shù)字化加工成果的質(zhì)量。

（作者單位：中原油田檔案管理處來(lái)稿日期：2012-08-18）