重要檔案異地備份問題及對策

徐靜

1檔案異地備份存在的問題

1.1認(rèn)識(shí)與機(jī)制問題。由于突發(fā)性、地域性災(zāi)難發(fā)生的頻率不是很高，許多單位不愿投入大量的精力和資金進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)備份。有的檔案館管理者擔(dān)心檔案的異地備份保管造成本館館藏檔案特色的損失。此外，檔案館與檔案館之間協(xié)調(diào)機(jī)制不健全。

1.2宏觀性指導(dǎo)規(guī)范及理論研究的匱乏。目前，我國對于重要檔案的劃分還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有對檔案的異地備份建設(shè)提出統(tǒng)一的規(guī)范化建議或標(biāo)準(zhǔn)。各地也只是按照要求自愿結(jié)對，互為對方建立檔案備份庫。在理論研究方面，我國和國外關(guān)于這方面研究只籠統(tǒng)提及，并未對其進(jìn)行深入研究。

1.3檔案備份及后期管理耗費(fèi)人力、財(cái)力。檔案數(shù)字化工作要求高，費(fèi)時(shí)費(fèi)人，一些檔案部門不愿意做。國家撥給檔案部門的經(jīng)費(fèi)有限，僅夠應(yīng)付本部門日常開支，再抽出資金做檔案異地備份，檔案部門很難承擔(dān)。

2檔案異地備份工作中采取的方法及措施

2.1提高異地備份的意識(shí)。檔案工作人員提高認(rèn)識(shí)，用正確心態(tài)去看待檔案的異地保管。檔案管理者應(yīng)破除“本位”思想，檔案安全更重要。檔案部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要從“汶川大地震”中汲取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，高度重視異地備份工作，盡快制訂本單位檔案異地備份工作計(jì)劃，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。應(yīng)建立健全檔案館之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，制定規(guī)章制度。

2.2確定需異地備份的重要檔案的范圍。各地檔案館實(shí)施異地備份的檔案應(yīng)包括三類：首先，是本館擁有的具有永久保存價(jià)值且能夠突出本館特色的館藏檔案；其次，是檔案館永久保管檔案中被確定為一級(jí)保管級(jí)別的檔案，可能跟第一類有所交叉；最后，是除去一級(jí)永久保管檔案之外的二、三級(jí)永久保管檔案。如個(gè)別檔案館具有一定的經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、技術(shù)基礎(chǔ)，可考慮對本館所保存的其他重要檔案進(jìn)行異地備份。

2.3正確選擇異地備份的介質(zhì)、技術(shù)和地點(diǎn)。磁盤是目前檔案機(jī)構(gòu)廣泛采用的備份載體；縮微膠片具有很好的安全性，能滿足確保檔案信息長久保存的需求，但縮微膠片成本較高，查看起來不方便，可用來備份對安全性要求高但現(xiàn)階段利用率不高的重要檔案。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)自己的特點(diǎn)選擇最合適的備份介質(zhì)。重要館藏檔案異地備份技術(shù)應(yīng)有多種實(shí)現(xiàn)方式，還要根據(jù)具體應(yīng)用情況，酌情選擇不同的技術(shù)手段。

保存?zhèn)浞莸漠惖剡x擇以“相距300公里以上，不屬同一江河流域、同一電網(wǎng)、同一地震帶的地方”為宜。但有些已互建備份庫的城市未達(dá)到上述要求，不能有效保證檔案安全。建議國家制定相應(yīng)的制度并在必要時(shí)組織有關(guān)專家根據(jù)城市的綜合因素進(jìn)行評估，制訂切實(shí)可行方案，為異地備份保存提供保障。異地備份地點(diǎn)的保管條件應(yīng)符合文件、檔案要求，滿足《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范JGJ25-2000》的要求，力求適宜的溫濕度，做到防磁、防水等，延長備份文件壽命。

2.4選擇好異地備份的形式。異地備份形式，歸納起來有以下四種：第一，館際相互備份。這種方式成本低、安全性高，難度在于合作模式難以長期保持穩(wěn)定，應(yīng)特別注重合作單位的溝通，通過簽署協(xié)議來明確雙方的責(zé)任和義務(wù)。目前，大多省、市檔案館采用的是此類備份方法。第二，自建或共建檔案異地備份基地。優(yōu)點(diǎn)是可以按照檔案館自身實(shí)際情況去設(shè)計(jì)，建造適合本單位的檔案備份基地，管理操作的自由度大，但投資比較大，檔案異地備份基地建立后的運(yùn)營和維護(hù)十分關(guān)鍵。第三，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立“異地容災(zāi)備份系統(tǒng)”，可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)備份、互為備份，在緊急情況下可保證正常的檔案信息服務(wù)。第四，利用移動(dòng)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行離線或在線備份，投入少，簡便易行且機(jī)動(dòng)靈活，方便突發(fā)情況下的轉(zhuǎn)移。

2.5制定專門的法律法規(guī)來規(guī)范檔案的備份工作。國家檔案局應(yīng)盡快制定相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦法，以協(xié)調(diào)館際間關(guān)于異地備份保管存在的爭議，使我國珍貴和重要檔案的異地保管有法可依、有章可循。

2.6明確異地備份的日常管理與維護(hù)的費(fèi)用及責(zé)任。異地備份保存需要根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展及利用條件變化不斷作出調(diào)整，檔案寄存者和異地存儲(chǔ)單位事先就應(yīng)明確由誰定期對用于異地備份的介質(zhì)光盤、硬盤進(jìn)行檢查、維護(hù)，確定費(fèi)用由誰承擔(dān)，誰是責(zé)任者等。

（作者單位：中國石油河南銷售公司來稿日期：2012-08-18）