檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

[摘 要]隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院管理服務(wù)水平也在逐漸提高，對(duì)醫(yī)院檔案管理也提出了更高的要求。醫(yī)院檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)一直是新時(shí)代檔案管理追求的新目標(biāo)，也是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高速發(fā)展推動(dòng)我國(guó)檔案管理信息化的重要契機(jī)。醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)，是醫(yī)院管理工作整體和全面系統(tǒng)規(guī)劃重要部分，也是醫(yī)院的各項(xiàng)工作中，特別是在醫(yī)院管理方面占據(jù)重要地位的一項(xiàng)工作，可以說(shuō)是現(xiàn)代化醫(yī)院管理改革與發(fā)展的必然趨勢(shì)和客觀要求。

[關(guān)鍵詞]檔案信息化建設(shè)；醫(yī)院檔案管理；策略

[中圖分類號(hào)]F274[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1005-6432（2012）41-0072-02

檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位為做到全面、準(zhǔn)確的了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財(cái)務(wù)、員工、業(yè)務(wù)情況的重要基礎(chǔ)，單位開(kāi)展各項(xiàng)工作都將以檔案材料作為重要依據(jù)。檔案是單位、個(gè)人、社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和客觀自然情況的真實(shí)反映。對(duì)于單位、個(gè)人、社會(huì)都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理的一個(gè)組成部分，同時(shí)也面臨著21世紀(jì)飛躍式發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被社會(huì)關(guān)注。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院在日常工作中形成行政管理、財(cái)務(wù)管理、患者病歷、人事管理等的紙質(zhì)記錄、錄音和錄像等各門(mén)類及載體的檔案，是醫(yī)院管理工作中的重要憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)工作和科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院打造和塑造品牌形象的直觀材料。不斷適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理工作改革進(jìn)程，是新時(shí)代醫(yī)院管理者和檔案人員面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

1 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息化的必然性及意義

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案信息化打破了傳統(tǒng)的檔案管理辦法，改善了醫(yī)患關(guān)系。自動(dòng)化的信息檔案管理，有利于促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的信息管理與流通，促進(jìn)醫(yī)生和患者之間信息和治療的交流與溝通，不僅能夠減少工作環(huán)節(jié)、降低管理成本和提高辦事效率，更重要的是確保了醫(yī)院信息資料的安全管理，提高了服務(wù)質(zhì)量，也有利于提高醫(yī)院的整體形象和服務(wù)品質(zhì)?，F(xiàn)代化的檔案信息建設(shè)完全是建立在以電子計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)之上的，通過(guò)信息技術(shù)和現(xiàn)代管理方法的結(jié)合有效地建立全新的檔案管理、檔案查詢方法，便利于在第一時(shí)間將檔案信息資源進(jìn)行合理處置，使得檔案數(shù)字化管理技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)，檔案管理的最大效益得以發(fā)揮。

1. 1 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，是社會(huì)生產(chǎn)力進(jìn)步的直接體現(xiàn)和社會(huì)發(fā)展的客觀要求

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的必由之路，是深化醫(yī)院檔案社會(huì)化管理與服務(wù)的內(nèi)在要求，也是醫(yī)院管理水平適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更是社會(huì)生產(chǎn)力進(jìn)步的直接體現(xiàn)和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。醫(yī)院實(shí)施檔案信息化建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的信息存儲(chǔ)與交互功能，將原來(lái)手工操作的掛號(hào)、繳費(fèi)、檢查、化驗(yàn)、注射、處方、日志、病例等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享和傳遞，既節(jié)省了人力、物力、財(cái)力等，又實(shí)現(xiàn)了各部門(mén)之間的無(wú)縫對(duì)接，還給醫(yī)院帶來(lái)了很大的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，方便了患者和家屬，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展打下了基礎(chǔ)。

1. 2 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，是提高醫(yī)院管理水平的內(nèi)在要求

信息化時(shí)代是未來(lái)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。隨著各類醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，檔次的升級(jí)，檔案管理的信息化程度也逐漸提高。目前，國(guó)內(nèi)各大醫(yī)院都在努力不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)化，創(chuàng)新醫(yī)療服務(wù)的模式，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，從而全面改善醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力和水平。日趨成熟的計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)為醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)的建立提供了技術(shù)手段。醫(yī)院的信息化技術(shù)提供了一個(gè)以相對(duì)合理的成本為基礎(chǔ)，跨整個(gè)護(hù)理流程管理、臨床和行政信息管理、由經(jīng)濟(jì)核算到經(jīng)濟(jì)分析的機(jī)會(huì)，從而幫助醫(yī)院建設(shè)起高效、全面的質(zhì)量管理服務(wù)平臺(tái)，達(dá)到患者滿意、管理者心中有數(shù)的目的。醫(yī)院的信息化建設(shè)將改變很多醫(yī)院的傳統(tǒng)管理模式。醫(yī)療信息化建設(shè)是深化改革、加強(qiáng)管理和衛(wèi)生工作現(xiàn)代化新的發(fā)展點(diǎn)。醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)可以提升醫(yī)院管理的整體水平，優(yōu)化醫(yī)院管理流程，提高管理工作效率。繼而全面改善醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力和水平，更好地服務(wù)于社會(huì)和患者。

1. 3 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，有利于提高檔案管理者的思想觀念和信息素質(zhì)，提高工作效率

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在醫(yī)院管理工作各個(gè)層次、各個(gè)方面、各個(gè)部門(mén)廣泛而深入地應(yīng)用，醫(yī)院也全面開(kāi)展各級(jí)、各類工作人員現(xiàn)代信息技術(shù)的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以便提高員工的現(xiàn)代科技信息與技術(shù)應(yīng)用能力，促使了人員素質(zhì)普遍提高，提高了檔案管理者的思想觀念和信息素質(zhì)，促進(jìn)了工作效率提高。醫(yī)院檔案管理工作人員必須具備以下幾個(gè)方面的能力和素質(zhì)。①檔案管理員素質(zhì)的提高是自我意識(shí)的升華，不斷提高和強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，注重自我觀念、知識(shí)、技術(shù)的提高；②具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)；③具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)；④具有廣博的知識(shí)底蘊(yùn)和深層次的信息；⑤具有良好的心理素質(zhì)；⑥較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；⑦細(xì)節(jié)是成功的基礎(chǔ)，細(xì)節(jié)造就完美，細(xì)節(jié)決定成功；⑧始終保持高昂的工作熱情。

1. 4 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，有利于提高醫(yī)院服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量，提升醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，為醫(yī)院深化改革、加強(qiáng)管理、提高效益和促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展提供了重要保障，能更好地促進(jìn)資源共享、擴(kuò)展信息服務(wù)和提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力。在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案管理信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理事業(yè)適應(yīng)信息化社會(huì)的必然選擇。醫(yī)院檔案管理信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案類信息服務(wù)社會(huì)、服務(wù)醫(yī)院自身管理與發(fā)展、服務(wù)患者的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。

1. 5 醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，有利于為醫(yī)院及上級(jí)管理部門(mén)制定方針、政策、制度等提供參考依據(jù)

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，能夠?qū)⑨t(yī)院醫(yī)療、管理過(guò)程中的各類資料長(zhǎng)期、完整、準(zhǔn)確的保存，當(dāng)需要的時(shí)候就能方便快捷的提檔進(jìn)行參考、查閱、核對(duì)和借鑒。保存完整的可靠地信息檔案數(shù)據(jù)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的人事部門(mén)提供數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和決策支持以及為醫(yī)院?jiǎn)T工提供增值服務(wù)，有利于為醫(yī)院及上級(jí)管理部門(mén)制定方針、政策、制度等提供參考依據(jù)。因此，利用信息化手段來(lái)推動(dòng)醫(yī)院檔案管理是一件很有意義的事情。

1. 6 醫(yī)院檔案管理信息化具有自身的優(yōu)勢(shì)

①檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件；②檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善；③檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享；④檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷；⑤檔案信息化改善了檔案管理模式。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保障，是醫(yī)院現(xiàn)代化信息管理的重要組成部分，是提高醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段之一。只要能夠抓住機(jī)遇、更新理念、注重人才培養(yǎng)和新技術(shù)應(yīng)用，調(diào)動(dòng)醫(yī)院各職能科室積極參與配合，確定科學(xué)的發(fā)展戰(zhàn)略，基層醫(yī)院檔案管理的信息化工作必然會(huì)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和實(shí)現(xiàn)一個(gè)歷史性的質(zhì)的飛躍。

2. 1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)遵循以下原則

①規(guī)范性原則；②安全可靠性原則；③效益性原則；④前瞻性原則；⑤歸檔雙軌制原則；⑥協(xié)作交互原則；⑦實(shí)用性原則；⑧長(zhǎng)期儲(chǔ)備原則。

2. 2 進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理

進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理，提高醫(yī)院檔案管理工作水平，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。提高醫(yī)院管理與服務(wù)水平，實(shí)施創(chuàng)新工作機(jī)制，更好地為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

①加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重視度，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)；②健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為；③加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)；④解放思想，更新觀念，通過(guò)創(chuàng)新提高檔案管理與利用率，拓展檔案信息的服務(wù)和利用領(lǐng)域；⑤醫(yī)院應(yīng)加大檔案管理投入，強(qiáng)化檔案的軟件和硬件建設(shè)的提高；⑥構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)化平臺(tái)，促進(jìn)檔案的利用、傳播，是擴(kuò)大檔案社會(huì)效益的途徑；⑦培育優(yōu)秀醫(yī)院文化促進(jìn)醫(yī)院檔案管理。

3 明確醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的核心內(nèi)容

①紙質(zhì)記錄工作是信息檔案工作的基礎(chǔ)；②人事檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化；③檢測(cè)、化驗(yàn)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化；④設(shè)備和后勤管理檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化；⑤病例與處方檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化；⑥反饋信息檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化；⑦基礎(chǔ)設(shè)施和人才隊(duì)伍檔案的信息網(wǎng)絡(luò)化。

4 結(jié) 論

建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學(xué)化管理的必然途徑，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對(duì)檔案管理意義的認(rèn)識(shí)，健全檔案管理制度，建立醫(yī)院信息一體化管理模式，多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要，就能使醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化，達(dá)成檔案信息資源的共享，屆時(shí)醫(yī)生坐在科室就能觀看學(xué)術(shù)講座的視頻檔案，使檔案信息資源能更好的服務(wù)于醫(yī)院，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)：

[1]生秀娟. 加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)之管見(jiàn)[J].黑龍江檔案，2009（3）：64.

[2]王珊珊，張燕. 淺談如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].檔案天地，2010（11）：50-51.

[3]張雄，朱建民，蔡永葆，等. 數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)初探[J].徐匯醫(yī)學(xué)雜志，2005（1）：72-77.

[4]尹青云. 以創(chuàng)新提升檔案管理工作水平[J].山東檔案，2008（6）：21-22.

[5]蘇紅艷. 現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國(guó)檔案，2009（4）：31-32.

[6]牟峰，等. 淺談醫(yī)院信息化與電子檔案管理[J].中國(guó)醫(yī)療前沿，2007（14）.

[作者簡(jiǎn)介]和贛紅（1969—），女，河南滑縣人，館員，大學(xué)本科，江西南昌大學(xué)第一附屬醫(yī)院檔案室。研究方向：檔案管理。