血站業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的實(shí)踐與探討

任微　孫海明

摘 要：檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各單位持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作，又能為查考?xì)v史提供重要依據(jù)。

關(guān)鍵詞：血站業(yè)務(wù)檔案;規(guī)范管理;探討

一、引言

無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)是事關(guān)人民群眾身體健康和生命安全的社會(huì)公益性事業(yè)，是社會(huì)主義精神文明建設(shè)和道德建設(shè)的重要組成部分。無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)不僅能夠促進(jìn)社會(huì)主義核心價(jià)值觀的傳播，還能夠保障本地區(qū)醫(yī)院血庫(kù)的存儲(chǔ)量，具有重要的道德價(jià)值與醫(yī)療價(jià)值。

血液中心（血站）業(yè)務(wù)檔案是輸血工作的一個(gè)重要組成部分，是發(fā)展輸血事業(yè)、開(kāi)展生產(chǎn)科研、提高管理水平的必要條件和依據(jù)，也是血液中心的重要信息資源和國(guó)家衛(wèi)生事業(yè)的寶貴財(cái)富。血站檔案真實(shí)地記錄血液中心行政、財(cái)務(wù)以及血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過(guò)程，是維護(hù)獻(xiàn)血者、受血者、采供血機(jī)構(gòu)及醫(yī)療機(jī)構(gòu)合法權(quán)益的重要依據(jù)。隨著無(wú)償獻(xiàn)血工作的不斷深入開(kāi)展，醫(yī)學(xué)科學(xué)的不斷發(fā)展和社會(huì)法制化進(jìn)程的加快，國(guó)家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來(lái)越規(guī)范，如何管理好檔案并充分應(yīng)用檔案進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，是對(duì)新時(shí)期血站檔案管理的新挑戰(zhàn)。

二、采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案范圍

血站業(yè)務(wù)檔案指血站在采供血過(guò)程中產(chǎn)生的記述和反映血液中心采供血過(guò)程、質(zhì)量管理、人員培訓(xùn)、科研教育、資源管理、檢查指導(dǎo)等工作的各類文件和記錄。它包括從獻(xiàn)血宣傳、招募、獻(xiàn)血者篩選、登記到血液采集、檢測(cè)、制備、儲(chǔ)存、發(fā)放、運(yùn)輸整個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種質(zhì)量記錄，以及獻(xiàn)血者回訪、血費(fèi)報(bào)銷等相關(guān)記錄資料，保證其可追溯性、真實(shí)性與有效性。

三、采供血機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理的體會(huì)

（一）分類別按年限歸檔有利于檔案整理

血液中心（血站）業(yè)務(wù)檔案主要是血液采集、檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)產(chǎn)生的各項(xiàng)工作現(xiàn)場(chǎng)記錄，以及血液質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量保證方面的工作記錄。血液信息方面包括獻(xiàn)血者個(gè)人資料記錄，獻(xiàn)血者健康征詢、體檢記錄，采血情況記錄，血液初檢、復(fù)檢記錄，血液成分分離制備記錄，血液入庫(kù)、發(fā)放記錄、血液保存記錄、血液制品質(zhì)控抽檢記錄，采供血工作環(huán)境消毒記錄，采供血工作環(huán)境工藝衛(wèi)生質(zhì)控抽檢記錄，儲(chǔ)血冰箱、離心機(jī)等重點(diǎn)設(shè)備質(zhì)控監(jiān)測(cè)記錄，采血袋等一次性醫(yī)療用品及試劑等的生產(chǎn)廠家資質(zhì)證明材料及質(zhì)量檢測(cè)記錄，報(bào)廢血、醫(yī)療廢物的處理記錄等。按照采、檢、分、儲(chǔ)、發(fā)五個(gè)流程進(jìn)行總分類，每個(gè)分類下再設(shè)置子目錄，各子目錄中按年限進(jìn)行編號(hào)管理。這樣的分類管理有利于檔案生成科室原始資料提交，利于檔案管理人員統(tǒng)一編號(hào)，也能夠便利相關(guān)人員調(diào)取資料，查閱資料。

（二）以序列碼相關(guān)聯(lián)形成完整的檔案管理體系

當(dāng)前國(guó)內(nèi)采供血工作模式為采集、檢測(cè)、分離、儲(chǔ)存、發(fā)放五個(gè)環(huán)節(jié)分體管理，過(guò)程中產(chǎn)生了獻(xiàn)血者、血袋、標(biāo)本三個(gè)實(shí)體流，與實(shí)體流相對(duì)應(yīng)形成了三個(gè)信息流。由于分體管理，同一獻(xiàn)血者的征詢、體檢及個(gè)人信息等檔案資料在獻(xiàn)血服務(wù)部門(mén)產(chǎn)生，所獻(xiàn)血液的信息資料分別在獻(xiàn)血服務(wù)、成分制備及供血服務(wù)部門(mén)產(chǎn)生，所獻(xiàn)血液的標(biāo)本信息、檢測(cè)及檢測(cè)報(bào)告資料分別在獻(xiàn)血服務(wù)、檢驗(yàn)檢測(cè)部門(mén)產(chǎn)生。文件材料形成分散、量大，難以自然形成某位獻(xiàn)血者的系統(tǒng)性檔案，因此以獻(xiàn)血序列碼為關(guān)聯(lián)，才能使分散管理的檔案資料一體化，形成完整的檔案資料體系。

（三）手工歸檔與計(jì)算機(jī)管理結(jié)合方便檔案利用

隨著采供血工作的不斷發(fā)展，檔案利用的數(shù)量和頻率呈現(xiàn)上升趨勢(shì)。寧夏血液中心2015-2018年共有420人次來(lái)查閱利用檔案資料，提供利用案卷2300卷次，共涉及4個(gè)門(mén)類的檔案被用于工作信息查考、編史修志、原始信息查詢、質(zhì)量追溯、經(jīng)費(fèi)審計(jì)等。頻繁的利用使檔案目錄管理尤顯重要，特別是在獻(xiàn)血者、血液、標(biāo)本管理中，其中獻(xiàn)血檔案是核對(duì)獻(xiàn)血者獻(xiàn)血日期、獻(xiàn)血量等相關(guān)信息的重要依據(jù)。自1998年《獻(xiàn)血法》實(shí)施以來(lái)，為鼓勵(lì)和調(diào)動(dòng)社會(huì)公眾積極參與無(wú)償獻(xiàn)血，制定了《獻(xiàn)血者血費(fèi)報(bào)銷制度》，為準(zhǔn)確提供獻(xiàn)血者信息，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用有效降低了序列碼錄入人為差錯(cuò)，提高了檔案檢索的正確率，從而為《獻(xiàn)血法》的實(shí)施和《獻(xiàn)血者血費(fèi)報(bào)銷制度》的執(zhí)行提供可靠保證，為進(jìn)一步推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血事業(yè)的健康發(fā)展和檔案體系建立、完善打下基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)使用與大數(shù)據(jù)處理模式的普及，也讓業(yè)務(wù)檔案管理人院看到了手工歸檔與計(jì)算機(jī)管理結(jié)合的可能性。利用手工歸檔與計(jì)算機(jī)管理結(jié)合，能夠大量節(jié)省業(yè)務(wù)檔案制作時(shí)所需要投入的人力物力，也能夠進(jìn)一步提升檔案的存儲(chǔ)安全。

四、采供血業(yè)務(wù)檔案工作探討

（一）缺乏管理依據(jù)

血站業(yè)務(wù)工作的特殊性決定了采供血業(yè)務(wù)檔案的獨(dú)特性?！堆竟芾磙k法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》中對(duì)血站的原始記錄要求做了要求規(guī)范，但根據(jù)檔案法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定的檔案管理規(guī)范卻不統(tǒng)一。通過(guò)到外省單位調(diào)研學(xué)習(xí)及對(duì)下屬血站工作督導(dǎo)檢查，在具體的采供血業(yè)務(wù)檔案整理方法、鑒定、保管期限等方面都沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得血站對(duì)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔等工作，很難做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，影響后續(xù)的鑒定利用工作。

（二）未形成統(tǒng)一模式

目前，血站使用的各種紙張尺寸不規(guī)范，由于計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，絕大多數(shù)工作數(shù)據(jù)靠計(jì)算機(jī)完成，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的設(shè)定是固定的，而設(shè)計(jì)者并未考慮各種規(guī)格表格放入業(yè)務(wù)檔案中是否規(guī)范，因此輸出打印的報(bào)告單也不盡相同。例如，供血服務(wù)科的血液出庫(kù)單為票據(jù)打印機(jī)打出的兩聯(lián)單，一聯(lián)留存于檔案，一聯(lián)交付財(cái)務(wù)科清算血費(fèi);獻(xiàn)血服務(wù)科所用的獻(xiàn)血登記表則是A3紙張;檢驗(yàn)檢測(cè)等數(shù)據(jù)報(bào)告則是A4紙張。

（三）完整性有待提高

血站業(yè)務(wù)檔案管理普遍存在重視不足、管理不規(guī)范、歸檔文件不齊全等現(xiàn)象。多數(shù)采供血的業(yè)務(wù)檔案由業(yè)務(wù)或行政人員兼管，他們?nèi)狈ο到y(tǒng)的檔案管理知識(shí)，所以在歸檔時(shí)很難對(duì)形成的文件材料準(zhǔn)確地整理立卷，影響檔案的完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)，很多血站的檔案是年末一次性清理上交，既容易出現(xiàn)檔案在歸檔前分散保管時(shí)丟失，又會(huì)因?yàn)榻y(tǒng)一移交時(shí)的工作量過(guò)于集中，使得檔案的分類整理質(zhì)量下降和出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。

五、采供血業(yè)務(wù)檔案管理工作思考

（一）完善制度規(guī)范

目前，有關(guān)部門(mén)還沒(méi)有針對(duì)血站業(yè)務(wù)檔案管理方面的標(biāo)準(zhǔn)，檔案過(guò)程中存在隨意性、不重視的現(xiàn)象，造成檔案管理不規(guī)范、歸檔文件不齊全等問(wèn)題。這些問(wèn)題將會(huì)引起檔案內(nèi)容不規(guī)范，進(jìn)而影響檔案的正常使用性，甚至還會(huì)造成因檔案管理不善，在輸血引起的訴訟中不能舉證而導(dǎo)致敗訴的案例。因此，要進(jìn)一步強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和各業(yè)務(wù)科室兼職檔案員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，積極與上級(jí)單位聯(lián)系溝通，尋求檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的指導(dǎo)幫助，制定血站業(yè)務(wù)檔案管理制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，形成人人重視，齊抓共管，以保證業(yè)務(wù)檔案的完整歸檔，規(guī)范管理，有效地提供利用。

（二）完善檔案制度和檢查標(biāo)準(zhǔn)

血站制定了相應(yīng)制度和規(guī)定，要求記錄書(shū)寫(xiě)規(guī)范，建立記錄質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，形成了自查、互查、質(zhì)控抽查制度，將記錄的質(zhì)量管理納入工作業(yè)績(jī)和質(zhì)量的評(píng)價(jià)體系，保證記錄真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。在進(jìn)行采供血業(yè)務(wù)工作質(zhì)控監(jiān)督的同時(shí)，加強(qiáng)記錄形成的過(guò)程控制，各科室認(rèn)真抓好血站工作每一環(huán)節(jié)的檔案資料的收集、整理、歸檔，由血站業(yè)務(wù)管理部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)共同按目錄逐一清點(diǎn)，既保證記錄質(zhì)量，又防止少交、漏交。在保證業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，盡量縮短記錄形成到移交歸檔的時(shí)間，防止記錄在各部門(mén)分散保管的毀損丟失，保持記錄的齊全和完整。對(duì)供血業(yè)務(wù)檔案的檢查應(yīng)該分為兩段式檢查，即在檔案入庫(kù)時(shí)進(jìn)行全面檢查，防止謬誤檔案進(jìn)入到檔案庫(kù)中，如果有謬誤檔案，則應(yīng)該立刻將該檔案退回到上一級(jí)工作部門(mén)中，要求其進(jìn)行一定更正;也需要在檔案進(jìn)入到檔案庫(kù)后對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行不定期檢查，防止出現(xiàn)有人借查看檔案的名義對(duì)供血業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行擅自更改。在對(duì)檔案進(jìn)行檢查時(shí)，要著重查看檔案之中有無(wú)出現(xiàn)更改痕跡和明顯的紕漏，也要查看檔案是否出現(xiàn)填寫(xiě)格式有誤等情況。

（三）做好業(yè)務(wù)檔案的信息化管理

要提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，注重電子檔案的管理利用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在提供利用方面，因所涉及的檔案保管的科室多、檔案厚重統(tǒng)一調(diào)度不便等原因而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的利用效率差。檔案數(shù)字化和電子檔案可以很好的解決這一問(wèn)題。目前，通過(guò)管理系統(tǒng)查閱電子檔案，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的一次性查閱，所有檔案信息一目了然，節(jié)省了步驟、時(shí)間。檔案數(shù)字化和電子檔案工作的推進(jìn)，使檔案信息能夠被更好的利用，提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。做好業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，也能夠?yàn)椴轵?yàn)檔案提供一定的依據(jù)。

（四）加強(qiáng)檔案專（兼）職人員的培訓(xùn)

應(yīng)建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，各業(yè)務(wù)科室要有分管檔案工作負(fù)責(zé)人并配備兼職檔案員，具體負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、移交等工作，以保證各類檔案資料的完整性。在工作實(shí)踐中加強(qiáng)對(duì)兼職檔案員的培訓(xùn)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，組織學(xué)習(xí)檔案管理工作的基本知識(shí)和要求，掌握業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔的具體操作程序和步驟，使檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)得到提高，從而讓檔案人員能夠?qū)⒆约涸谂嘤?xùn)中提升的業(yè)務(wù)素質(zhì)運(yùn)用到實(shí)際檔案管理工作中，以促進(jìn)檔案管理水平的提高。

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