會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下的行政單位財(cái)務(wù)管理存在的問題及建議

劉彩霞

摘要：近年來，中國(guó)行政單位預(yù)算管理經(jīng)過多次改革，同時(shí)不斷加大審計(jì)監(jiān)督工作的力度，除按規(guī)定進(jìn)行國(guó)家審計(jì)和內(nèi)部審計(jì)外，很多行政單位也開始引入以會(huì)計(jì)師事務(wù)所為主體的社會(huì)審計(jì)，加之各單位積極使用會(huì)計(jì)電算化等現(xiàn)代化手段，加快信息化管理，使自身財(cái)務(wù)管理水平有較大提高，但仍然存在一些不太規(guī)范甚至違規(guī)問題。以一會(huì)計(jì)師事務(wù)所2009—2011年連續(xù)對(duì)某行政系統(tǒng)的電算化會(huì)計(jì)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理專項(xiàng)檢查中發(fā)現(xiàn)的實(shí)際問題出發(fā)，指出目前行政單位財(cái)務(wù)管理中存在的問題，并進(jìn)一步提出了改進(jìn)的措施。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)管理；會(huì)計(jì)電算化；監(jiān)督；行政單位

中圖分類號(hào)：F810.6文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2012）25-0076-02

近年來，中國(guó)行政單位預(yù)算管理經(jīng)過多次改革，同時(shí)不斷加大了審計(jì)監(jiān)督工作的力度，除按規(guī)定進(jìn)行國(guó)家審計(jì)和內(nèi)部審計(jì)外，很多行政單位也開始引入以會(huì)計(jì)師事務(wù)所為主體的社會(huì)審計(jì)，加之各單位積極使用會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)代化手段，加快信息化管理，使自身財(cái)務(wù)管理水平有較大提高。但因某些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)管理工作力度不大、財(cái)會(huì)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高以及監(jiān)督管理機(jī)制不夠健全等原因，仍然存在一些不規(guī)范問題。

一、當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下行政單位財(cái)務(wù)管理存在的主要問題

2009—2011年某會(huì)計(jì)師事務(wù)所連續(xù)三年對(duì)湖北省某行政系統(tǒng)的全省財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查，該行政系統(tǒng)全省統(tǒng)一使用浪潮會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行賬務(wù)處理。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，由于各地方在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)設(shè)置上的不同、財(cái)務(wù)管理要求上的不同等主客觀因素，檢查中陸續(xù)發(fā)現(xiàn)的主要問題有以下幾個(gè)方面：

1.會(huì)計(jì)賬目設(shè)置較隨意，核算不夠規(guī)范。檢查中發(fā)現(xiàn)，有些單位會(huì)計(jì)人員在涉及相關(guān)財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算的工作時(shí)按照“領(lǐng)導(dǎo)講、師傅教、自己想”的思路去處理，從而形成財(cái)務(wù)管理不規(guī)范、會(huì)計(jì)處理不一致的結(jié)果。一些單位“庫(kù)存材料”、“固定資產(chǎn)”、“暫付款”、“暫存款”等只設(shè)總賬科目，明細(xì)賬科目不設(shè)或隨意設(shè)置，使得資產(chǎn)不明細(xì)，債權(quán)債務(wù)關(guān)系不清晰；有的縣市僅憑發(fā)票就可報(bào)銷費(fèi)用，沒有對(duì)原始清單、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)的合同、協(xié)議等做出明確的要求。部分報(bào)賬員未建立現(xiàn)金日記賬，有的建立了現(xiàn)金日記賬年末未按規(guī)定存檔。房屋第一次裝修、新汽車配置等不管金額大小直接計(jì)入費(fèi)用列支不計(jì)入“固定資產(chǎn)”等。

2.資金管理分散，資金安全存在隱患。檢查中發(fā)現(xiàn)，有些單位在內(nèi)部預(yù)算單位設(shè)置報(bào)賬員崗位不隸屬信息管理科，每月局按預(yù)算將資金撥入各報(bào)賬員銀行卡上支付費(fèi)用；有的單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置時(shí)將會(huì)計(jì)設(shè)在信息管理科，出納設(shè)在辦公室，且沒有制定或沒有嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)牽制的管理制度；有的單位的會(huì)計(jì)、出納不相容職位沒有嚴(yán)格分離，某報(bào)賬員負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)后勤、基建出納會(huì)計(jì)工作、票證的現(xiàn)金的管理、其他科室的周轉(zhuǎn)金管理，一人身兼四職，財(cái)務(wù)印章由一人保管，崗位設(shè)置毫無牽制；有的單位對(duì)出納工作監(jiān)督不夠，很少或不對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行經(jīng)常性盤點(diǎn)或不定期的突擊檢查；有的單位現(xiàn)金為主要支付方式，現(xiàn)金流量、現(xiàn)金余額長(zhǎng)期居高不下；有的單位借條抵庫(kù)、公款私存。

3.資產(chǎn)管理弱化，信息不對(duì)稱。檢查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)資產(chǎn)變賣、報(bào)廢時(shí)很多單位沒有按國(guó)家規(guī)定程序進(jìn)行處理，對(duì)凈殘值、報(bào)廢收入不入賬，造成國(guó)有資產(chǎn)流失，同時(shí)形成的“小金庫(kù)”游離于監(jiān)管之外。少數(shù)單位的物資和工程項(xiàng)目沒有按有關(guān)規(guī)定去通過政府集中采購(gòu)和進(jìn)行招投標(biāo)，單位自行采購(gòu)物資時(shí)的公開透明度也不夠。財(cái)務(wù)管理部門和資產(chǎn)的具體管理部門信息不對(duì)稱，財(cái)務(wù)部門信息往往滯后，表現(xiàn)在：財(cái)產(chǎn)管理人員變更，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)未變更；購(gòu)入的資產(chǎn)財(cái)務(wù)上不知管理人，無法輸入系統(tǒng)，造成財(cái)務(wù)系統(tǒng)卡片內(nèi)容與實(shí)物卡片內(nèi)容不符，實(shí)際存在的資產(chǎn)未進(jìn)入資產(chǎn)管理系統(tǒng)；管理粗放，責(zé)任人不落實(shí)，長(zhǎng)期不清查，久之則賬有物亡；此外，還有部分資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)不全，尤其是房產(chǎn)沒有配套房產(chǎn)證、土地使用權(quán)證等。

4.票據(jù)管理不規(guī)范，缺乏制度約束。檢查中發(fā)現(xiàn)，一方面是取得票據(jù)不合規(guī)。購(gòu)貨單位、購(gòu)貨內(nèi)容、購(gòu)貨數(shù)量、單價(jià)、開票時(shí)間不填列或填列不完整，財(cái)務(wù)發(fā)票章模糊不清等；另外支付代征手續(xù)費(fèi)，沒有獲取對(duì)方單位財(cái)務(wù)收據(jù)，容易造成對(duì)方資金體外循環(huán)。另一方面有些單位仍然在使用不規(guī)范票據(jù)收款，如過期作廢收據(jù)等，且對(duì)票據(jù)領(lǐng)購(gòu)繳銷管理失控，未建立嚴(yán)格有效的票據(jù)領(lǐng)購(gòu)繳銷制度。此外，費(fèi)用單據(jù)不及時(shí)上報(bào)，部分報(bào)賬員期末未將費(fèi)用單據(jù)等及時(shí)上交信息管理科，信息管理科仍作為現(xiàn)金余額反映，長(zhǎng)期賬實(shí)不符，容易造成責(zé)任不清。

5.資金使用預(yù)算管理不嚴(yán)，費(fèi)用開支不透明。檢查中發(fā)現(xiàn)，有的單位虛報(bào)多領(lǐng)預(yù)算資金；有的單位擠占挪用財(cái)政資金；少數(shù)單位白條抵庫(kù)時(shí)間長(zhǎng)、筆數(shù)多，歷史遺留問題多，長(zhǎng)期未進(jìn)行清理；有的單位資金使用隨意，不注重資金使用績(jī)效，長(zhǎng)期不制訂計(jì)劃、消耗定額等就使用資金；有的單位資金有多少就用多少，年底突擊花錢，費(fèi)用甚至超支，導(dǎo)致一方面經(jīng)費(fèi)緊缺，另一方面卻是資金使用效率低下。

二、加強(qiáng)電算化系統(tǒng)下行政單位財(cái)務(wù)管理的主要措施

針對(duì)以上問題，為使行政單位財(cái)務(wù)管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化的方向發(fā)展，防止國(guó)有資產(chǎn)流失，提高資金使用效益，充分發(fā)揮社會(huì)審計(jì)在財(cái)政監(jiān)督中的作用，促進(jìn)行政單位進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)管理，特提出以下建議：

1.進(jìn)一步健全電算化下財(cái)務(wù)管理機(jī)制，完善財(cái)務(wù)管理制度。一是強(qiáng)化問責(zé)機(jī)制。要使單位主要領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到單位財(cái)務(wù)管理出現(xiàn)重大問題主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)責(zé)任，充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)管理的重要性，從而加強(qiáng)財(cái)經(jīng)法規(guī)學(xué)習(xí)的自覺性，依法理財(cái)，杜絕“小金庫(kù)”；二是會(huì)計(jì)核算要以財(cái)政部頒發(fā)的《行政單位會(huì)計(jì)制度》為依據(jù)，在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中，結(jié)合各地市州的具體情況，以地市州為單位，對(duì)所轄縣（市）會(huì)計(jì)的核算內(nèi)容及方式制定一個(gè)統(tǒng)一模式；三是縣市一級(jí)的基層核算單位，應(yīng)做到四個(gè)一，即“一個(gè)機(jī)構(gòu)、一個(gè)出納、一套賬、一套報(bào)表”，內(nèi)部預(yù)算采取輔導(dǎo)賬進(jìn)行核算；四是費(fèi)用的支付盡量統(tǒng)一到信息管理科等類似機(jī)構(gòu)實(shí)行統(tǒng)一管理，支付方式嚴(yán)格按照《中國(guó)人民銀行現(xiàn)金管理暫行條例》的要求執(zhí)行，不屬于現(xiàn)金支付范圍的事項(xiàng)，全部采用銀行轉(zhuǎn)賬方式；五是落實(shí)行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法，做好資產(chǎn)清查和資產(chǎn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管，研究建立資產(chǎn)和預(yù)算管理有機(jī)結(jié)合的機(jī)制。

2.強(qiáng)化電算化系統(tǒng)的預(yù)算管理功能，從嚴(yán)控制支出。一是要進(jìn)一步深化“收支兩條線”改革。科學(xué)合理地編制部門預(yù)算，盡量減少預(yù)算內(nèi)外收支兩張皮的現(xiàn)象，取消預(yù)算內(nèi)外區(qū)別，實(shí)行預(yù)算內(nèi)外綜合統(tǒng)籌；要側(cè)重發(fā)映明細(xì)化的部門的全部收支情況，向微觀管理層次延伸，在電算化系統(tǒng)中設(shè)置定額模塊，將細(xì)化后的收支項(xiàng)目全部納入定額管理；二是電算化系統(tǒng)中全程跟蹤部門預(yù)算，按項(xiàng)目、按時(shí)間、按進(jìn)度支出安排預(yù)算額度，使得隨意變更預(yù)算項(xiàng)目、超預(yù)算安排支出無法在系統(tǒng)中錄入來達(dá)到控制目的。要在電算化系統(tǒng)中設(shè)置報(bào)警功能，支出達(dá)到收入臨界點(diǎn)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)提示，確保年度收支平衡或略有結(jié)余，電算化系統(tǒng)設(shè)置時(shí)禁止賬面出現(xiàn)紅字，以嚴(yán)格控制支出。遇特殊情況確需調(diào)整預(yù)算或追加支出的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序報(bào)批；三是各單位編制資金使用計(jì)劃時(shí)，預(yù)算編制方法要從傳統(tǒng)的“基數(shù)+增長(zhǎng)”逐步過渡到“因素法”，不斷探索并制定動(dòng)態(tài)的符合單位實(shí)際情況的費(fèi)用消耗限額及定額。按 “科學(xué)論證、合理排序”的原則嚴(yán)格控制開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)需要，要重點(diǎn)管理和控制節(jié)約潛力大、管理薄弱的支出項(xiàng)目。

3.加強(qiáng)與電算化下生成賬表對(duì)應(yīng)的票據(jù)管理，合法使用票據(jù)。在電算化系統(tǒng)下可自動(dòng)生成賬表，因此加強(qiáng)與之對(duì)應(yīng)的票據(jù)管理成為財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)內(nèi)容。單位收入嚴(yán)禁使用不合規(guī)票據(jù)收費(fèi)，并且要實(shí)行“單位開票—銀行代收—財(cái)政統(tǒng)管”的收繳分離管理模式。要加強(qiáng)票據(jù)繳銷管理工作，實(shí)行繳銷收費(fèi)票據(jù)與稽核財(cái)政資金同步，做到票面收入與征收入庫(kù)額度相等。使用財(cái)政收費(fèi)票據(jù)等應(yīng)由各單位財(cái)會(huì)部門統(tǒng)一領(lǐng)購(gòu)和管理，其他內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得擅自購(gòu)買。需要使用稅務(wù)發(fā)票的，要先報(bào)財(cái)政部門備案后方可購(gòu)買使用。單位經(jīng)費(fèi)支出的有關(guān)票據(jù)應(yīng)取得合法、合規(guī)、真實(shí)、內(nèi)容附件齊全的原始票據(jù)，否則財(cái)會(huì)部門應(yīng)拒絕報(bào)銷。對(duì)外支付的代征手續(xù)費(fèi)等支出項(xiàng)目，要及時(shí)獲取對(duì)方單位財(cái)務(wù)收據(jù)。

4.加強(qiáng)會(huì)計(jì)隊(duì)伍建設(shè)，提高會(huì)計(jì)人員素質(zhì)。一是單位應(yīng)配備合格的財(cái)會(huì)人員，財(cái)會(huì)人員必須有會(huì)計(jì)從業(yè)資格證書，對(duì)重要崗位的財(cái)會(huì)人員應(yīng)實(shí)行“雙重管理，財(cái)政為主”的管理體制，調(diào)換財(cái)務(wù)人員應(yīng)報(bào)主管部門批準(zhǔn)；二是著力打造會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育平臺(tái)，將會(huì)計(jì)職業(yè)道德和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)知識(shí)作為繼續(xù)教育的必備內(nèi)容，一方面組織財(cái)務(wù)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《行政單位會(huì)計(jì)制度》等各項(xiàng)制度及有關(guān)文件精神加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員職業(yè)道德教育，提高法律素質(zhì)，同時(shí)要加強(qiáng)預(yù)算績(jī)效管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)；三是加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員能力建設(shè)。既要提高學(xué)習(xí)理解能力，及時(shí)掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)政稅務(wù)、金融證券和國(guó)有資產(chǎn)管理等新政策、新辦法；又要提高溝通協(xié)調(diào)能力，妥善處理與上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)之間的各種關(guān)系；提高實(shí)務(wù)操作能力，熟悉會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)、計(jì)算機(jī)操作及各種財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)用；要提高綜合分析能力，把握單位財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀，剖析問題，研究對(duì)策；還要提高文字表達(dá)能力，能撰寫高質(zhì)量的調(diào)研報(bào)告和學(xué)術(shù)論文；四是建立健全會(huì)計(jì)人員考核評(píng)價(jià)制度。分層次制定會(huì)計(jì)人員考核評(píng)價(jià)辦法，完善“德、能、勤、績(jī)、廉”各方面考核評(píng)價(jià)機(jī)制，形成有目標(biāo)、有措施、有檢查、有反饋、有結(jié)果的綜合考核評(píng)價(jià)體系，建立業(yè)務(wù)量、風(fēng)險(xiǎn)度與待遇相對(duì)稱的激勵(lì)機(jī)制，適度提高會(huì)計(jì)人員經(jīng)濟(jì)和政治待遇，確?？己斯ぷ鞯膶?shí)效。

5.強(qiáng)化會(huì)計(jì)監(jiān)督手段，落實(shí)管理責(zé)任。一是要加強(qiáng)行政單位內(nèi)部審計(jì)。對(duì)財(cái)務(wù)管理中的薄弱環(huán)節(jié)和重要崗位要加強(qiáng)控制、監(jiān)督、指導(dǎo)，細(xì)化責(zé)任，對(duì)不相容職務(wù)一定要分開，保證資金安全。落實(shí)財(cái)產(chǎn)清查，所有資產(chǎn)都要定期核對(duì)，切實(shí)做到賬賬、賬實(shí)相符，做到制度管人，責(zé)任到人。二是引進(jìn)社會(huì)審計(jì)部門如會(huì)計(jì)師事務(wù)所等進(jìn)行專項(xiàng)檢查，發(fā)揮社會(huì)監(jiān)督作用，形成國(guó)家審計(jì)、內(nèi)部審計(jì)、社會(huì)審計(jì)共同作用的完整有效的監(jiān)督體系，以提高行政單位對(duì)財(cái)經(jīng)法規(guī)的遵從度，進(jìn)一步規(guī)范財(cái)務(wù)管理，提高資金使用效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫洪平.加強(qiáng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的思考[J].現(xiàn)代商業(yè)，2010，(36).

[2]斯琴圖雅.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)狀和對(duì)策分析[J].時(shí)代金融，2011，(36).

[3]張毅永.加強(qiáng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的有效途徑[J].品牌:理論月刊，2011，(7).[責(zé)任編輯 陳麗敏]