小議OA系統(tǒng)在高校日常辦公中的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值

馬曉花

摘要:隨著我國國民經(jīng)濟(jì)信息化建設(shè)的倡導(dǎo)和步伐的加快,電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的得以快速發(fā)展。很多企事業(yè)單位、國有企業(yè)、政府機(jī)構(gòu),乃至高校都把OA系統(tǒng)當(dāng)作信息化開發(fā)與實(shí)施的重點(diǎn),以方便日常辦公信息的管理與共享。然而當(dāng)前高校OA系統(tǒng)層次類型不高,使用情況也不理想。

關(guān)鍵詞:OA系統(tǒng);高校;應(yīng)用價(jià)值

1.引言

當(dāng)代科技和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展使得辦公自動化在人們?nèi)粘９ぷ髦袘?yīng)用越來越廣,其中校園網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展帶動了高校辦公自動化的逐步建設(shè)和應(yīng)用。辦公自動化的英文名為Office Automation,簡寫成OA,該系統(tǒng)是以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為中心,借助現(xiàn)代通訊功能把辦公業(yè)務(wù)活動物化到各種設(shè)備中,從而構(gòu)成一個(gè)對文件管理、文件處理和日常辦公等進(jìn)行自動化管理的系統(tǒng),以達(dá)到使辦公業(yè)務(wù)流程和信息共享更加便捷、效率更加高速。本文在討論辦公自動化在高校的發(fā)展現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上分析其實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

2.高校辦公自動化的現(xiàn)狀

現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,凡是有工作辦公的地方就會有網(wǎng)絡(luò)辦公自動化的運(yùn)用,許多高校在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上根據(jù)自己的需求和自身具備的設(shè)備設(shè)施,建立了自己的OA系統(tǒng),推出了一些網(wǎng)上業(yè)務(wù),其中部分公開的校務(wù)不僅豐富了校園網(wǎng)絡(luò)信息,而且推動了校園數(shù)字化和信息化的全面建設(shè)。

2.1高校辦公自動化系統(tǒng)的層次類型

辦公自動化系統(tǒng)的層次類型主要有事務(wù)型、管理型和分析決策型三種不同層次類型,由于高校具有多層分級機(jī)構(gòu)的特點(diǎn),每個(gè)系統(tǒng)都必需設(shè)定機(jī)構(gòu)權(quán)限將用戶映射到具體的機(jī)構(gòu)下操作,而管理型辦公自動化系統(tǒng)是將最為普遍的電子表格、文字處理、文檔管理等等各種應(yīng)用電子公文處理數(shù)據(jù)庫和綜合信息結(jié)為一體的OA系統(tǒng),更加適合還處于起步階段的高校辦公自動化。第三層次分析決策型辦公自動化系統(tǒng)旨在對綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)提供的信息進(jìn)行分析篩選后做出應(yīng)用決策,這主要是企事業(yè)單位或者政府機(jī)構(gòu)采用的辦公自動化系統(tǒng),目前的高校OA系統(tǒng)并未涉及。

2.2高校辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用

隨著高校辦公自動化的運(yùn)用發(fā)展,使用計(jì)算機(jī)的人員素質(zhì)沒有得到相應(yīng)的提高,使用的人員范圍狹窄,OA系統(tǒng)的應(yīng)用效率不高。甚至許多人員都沒有掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備的性能,無法正確利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行文字編輯、打印文檔和傳輸文件。此外,工作人員的故有觀念沒有隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展而改變,高校教育沒有與辦公自動化的快速發(fā)展對接。比如,很多人員仍把計(jì)算機(jī)看成打字機(jī)、計(jì)算器之類的工具,對高技術(shù)的潛在應(yīng)用價(jià)值淡漠處置,這就造成辦公自動化領(lǐng)域仍存在大量空白點(diǎn)需要填補(bǔ)和完善。

2.3高校辦公自動化系統(tǒng)的管理機(jī)制

辦公自動化系統(tǒng)是一個(gè)巨大復(fù)雜的工程,該系統(tǒng)從設(shè)計(jì)、分析、應(yīng)用和維護(hù)的整個(gè)過程都要精心管理。為此,建立一個(gè)科學(xué)合理的管理體制是保證系統(tǒng)有效運(yùn)行的重要措施,高校辦公自動化系統(tǒng)才不至于形同虛設(shè)。目前,雖然很多高校都在通過需求分析選擇相適應(yīng)的系統(tǒng)層次類型,在做好思想工作的基礎(chǔ)上順利推行選中的辦公自動化系統(tǒng)。但是,部分高校因?yàn)闆]有詳盡明確目標(biāo)規(guī)劃,聯(lián)系學(xué)校實(shí)際,使得系統(tǒng)的設(shè)計(jì)功能繁多我,造成辦公自動化資源的閑置與浪費(fèi)。另外,滯后的高校人才教育缺乏專職的計(jì)算機(jī)人員,這項(xiàng)重要的保障一旦沒有將使得高校OA系統(tǒng)能順利應(yīng)用實(shí)施成為紙上談兵。

3.高校辦公自動化的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值

針對辦公自動化系統(tǒng)的選擇和運(yùn)用復(fù)雜性,主要的解決方案是建立一套有效完整的政策。在高校校園這個(gè)多平臺的環(huán)境下,高校可以通過提升辦公自動化的運(yùn)用層次類型,加強(qiáng)辦公自動化系統(tǒng)的管理機(jī)制建設(shè)的方法來提高OA系統(tǒng)在高校辦公自動化的應(yīng)用效率,使其應(yīng)用價(jià)值得到跨越式飛躍。

3.1 OA系統(tǒng)讓高校實(shí)現(xiàn)了開放式遠(yuǎn)程辦公

現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)通信系統(tǒng)將辦公自動化系統(tǒng)合成一個(gè)完整的OA系統(tǒng),它可以使辦公信息和業(yè)務(wù)流程省去許多不必要的環(huán)節(jié),這樣高效的應(yīng)用不僅有利于學(xué)校自身范圍內(nèi)的信息資源共享還更方便快捷的與外界溝通和傳達(dá)信息。由于現(xiàn)在越來越多的高校都在調(diào)整布局結(jié)構(gòu),其規(guī)模日益擴(kuò)大,各個(gè)校區(qū)因其地理位置的不同,這其中各個(gè)的校區(qū)信息情況都要傳達(dá)到本部,獲取領(lǐng)導(dǎo)批示等,這些因素都讓OA系統(tǒng)在高校辦公中應(yīng)用的需求擴(kuò)大。辦公自動化可以不受地理空間的影響,實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)辦公管理,能全面支持不同位置校區(qū)間的協(xié)同工作。這種完善的OA系統(tǒng)會使越來越多的虛擬的辦公室、移動的辦公室出現(xiàn),這種走出去的辦公室應(yīng)用的范圍區(qū)域也會越來越廣。

3.2 OA系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)有助于高校領(lǐng)導(dǎo)正確決策

OA系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)可以方便高校的教職員工無論身在何處都能夠登錄系統(tǒng),獲取信息,時(shí)下學(xué)校的辦公自動化正在走向智能化的第三層次類型,完整的辦公自動化系統(tǒng)更能提示信息的價(jià)值和意義,高校領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)儲存或者傳送的有用信息進(jìn)行分析,這樣智能化的活動能有助于高校領(lǐng)導(dǎo)做出前瞻性的科學(xué)決策。

3.3 OA系統(tǒng)有利于高校教職工和學(xué)生的學(xué)習(xí)

高校是一個(gè)知識快速傳播和更新的場所,而知識管理也越來越多的融入到OA系統(tǒng)中,信息建設(shè)的快速發(fā)展,辦公自動化從最初的信息整理要求已逐步被要求對隱蔽信息的挖掘與有效管理。辦公自動化能夠向高校教職工和學(xué)生提供一個(gè)寬闊智能化的知識學(xué)習(xí)平臺,里面獲取的、共享的、整理的、積累的各種信息可以貫穿到各個(gè)環(huán)節(jié)中去,能夠滿足不同的人群要求,不受時(shí)間空間影響,使用范圍也廣,讓學(xué)習(xí)變得更加方便、有效以及人性化,也大大提高了教職工和學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣與效率。

4.結(jié)語

雖然高校的現(xiàn)代化信息建設(shè)尚不完善與健全,使用現(xiàn)狀也不盡人意,但隨著科技經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、數(shù)字信息化的通訊技術(shù)進(jìn)步、使用人員知識技能的提高,高校辦公自動化系統(tǒng)的層次類型會不斷提升與完善,管理體制也能更科學(xué)的實(shí)施。本文分析了OA系統(tǒng)在高校辦公自動化的運(yùn)用現(xiàn)狀不如意的原因,指出未來辦公自動化應(yīng)用價(jià)值可以方便高校領(lǐng)導(dǎo)使用信息更加自由,做出更加科學(xué)的決策。(作者單位:淮陰工學(xué)院離退休處)

參考文獻(xiàn):

[1]薛蓓,周俊雯,姚麗麗.淺析協(xié)同OA系統(tǒng)在高校行政管理工作中的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù),2011,(01):134-135.

[2]彭艷平.高校OA系統(tǒng)電子文件歸檔可行性與問題分析及對策[J].當(dāng)代教育理論與實(shí)踐,2011,(02):67-68.

[3]李云.談OA辦公自動化在高校教學(xué)管理中的作用[J].工會論壇(山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)),2010,(03):121-122.