ERP系統(tǒng)環(huán)境下的油田檔案管理

河南油田自從實施ERP項目后，把采購、生產(chǎn)、銷售、項目、財務(wù)納入統(tǒng)一的系統(tǒng)當中，完成了包括財務(wù)會計、產(chǎn)品銷售、設(shè)備管理、生產(chǎn)計劃等七個功能模塊的建設(shè)，實現(xiàn)了物流、信息流、資金流“三流”合一。隨著ERP系統(tǒng)的成功上線，系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生了大量電子文件。河南油田檔案管理系統(tǒng)在總部的配合下于2011年9月成功運行，該系統(tǒng)構(gòu)建了完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，實現(xiàn)了電子文件在線歸檔。其中，ERP業(yè)務(wù)接口已在檔案管理系統(tǒng)中建成，確定了ERP系統(tǒng)的歸檔范圍，完成了ERP接口程序的開發(fā)和功能測試。兩個系統(tǒng)對接后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、規(guī)范標準等一系列問題，給檔案部門提出了新的挑戰(zhàn)。

1 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)狀況及歸檔的必要性

ERP系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)是動態(tài)、實時數(shù)據(jù)，包括財務(wù)、設(shè)備、供銷、項目、科研等各部門業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中最重要、利用率最高的檔案，定期歸檔ERP系統(tǒng)已辦結(jié)了的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，是企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案館時需考慮的重要問題。

2 ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔可行性分析

2.1 報表歸檔。各業(yè)務(wù)部門定制的報表經(jīng)過篩選，定期自動導入檔案服務(wù)器。目錄數(shù)據(jù)自動采集與整合，原文格式封裝。

2.2 以財務(wù)明細賬為基礎(chǔ)的財務(wù)元數(shù)據(jù)歸檔。自動采集每筆賬的有關(guān)字段并整合檔案元數(shù)據(jù)庫，作為關(guān)聯(lián)檢索與該筆賬有關(guān)的憑證、報表等。

2.3 以設(shè)備主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的元數(shù)據(jù)歸檔。以設(shè)備、固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)采集有關(guān)字段，整合成檔案元數(shù)據(jù)庫，目的是關(guān)聯(lián)檢索該設(shè)備的基礎(chǔ)資料、設(shè)備臺賬、檢修工單、報表等所有文檔。

2.4 以物料主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的元數(shù)據(jù)歸檔。以產(chǎn)品、原料等物料為基礎(chǔ)整合成檔案元數(shù)據(jù)庫，目的是關(guān)聯(lián)檢索物料的性質(zhì)、訂單、供銷、報表等所有文檔。

2.5 以項目主數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的元數(shù)據(jù)歸檔。以項目為基礎(chǔ)整合成檔案元數(shù)據(jù)庫，目的是關(guān)聯(lián)檢索該項目有關(guān)的合同、項目預算、工單、報表等所有文檔。

2.6 ERP統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫歸檔。采集ERP中投放產(chǎn)出、成本、利潤、供銷、庫存等所有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，連續(xù)保存到檔案數(shù)據(jù)庫，目的是為物料平衡、計劃規(guī)劃等模塊提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

3 ERP系統(tǒng)對油田企業(yè)檔案管理工作帶來的影響

3.1 ERP系統(tǒng)的實施給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的發(fā)展空間。實施ERP系統(tǒng)后，油田企業(yè)可以進一步完善檔案管理模式，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將其納入企業(yè)ERP系統(tǒng)，建立檔案管理模塊，采集ERP系統(tǒng)中的各項數(shù)據(jù)。一方面，可以加強對文件、數(shù)據(jù)等管理，使文件、數(shù)據(jù)等自形成之日起即導入檔案管理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)文檔一體化管理；另一方面，可以實現(xiàn)信息的集中管理、快速傳遞和有效利用，更方便、更快速地為企業(yè)各部門和人員提供信息資源服務(wù)。

3.2 目前企業(yè)檔案工作面臨的問題和挑戰(zhàn)

3.2.1 信息載體和信息內(nèi)容多元化問題。傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，油田企業(yè)檔案以紙質(zhì)檔案為主要載體。實施ERP系統(tǒng)后，檔案部門要面臨著如何接口和管理這些文檔的問題。

3.2.2 信息基礎(chǔ)技術(shù)標準問題?，F(xiàn)階段，油田企業(yè)仍處于傳統(tǒng)經(jīng)驗管理模式中，ERP系統(tǒng)中信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)標準體系尚未完善，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的自動采集、錄入標準有待規(guī)范，影響著油田企業(yè)檔案信息化發(fā)展。

4 ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作的對策

4.1 抓住試點機遇，全面推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

河南油田要抓住總部信息化建設(shè)試點這個機遇，把檔案信息化納入ERP管理系統(tǒng)之中，使檔案信息化與企業(yè)化同步發(fā)展。

4.2 健全制度，規(guī)范企業(yè)檔案管理工作。檔案部門要建立有效的規(guī)章制度，全方位參與油田企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案工作與勘探、施工、管理等工作流程相銜接，加強各種載體文件材料運行的監(jiān)控與管理。

4.3 完善標準，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息集成和共享。實行標準化是檔案信息化健康發(fā)展的重要保證，是實行ERP管理系統(tǒng)的必然要求。要建立統(tǒng)一的信息采集、存儲等標準，維護數(shù)據(jù)的一致性、安全性和唯一性。

4.4 重視安全，確保企業(yè)檔案工作高效運行。檔案部門對上網(wǎng)企業(yè)檔案信息進行分析，分清開放性檔案信息和非開放性檔案信息。對非開放性檔案信息可以利用ERP系統(tǒng)的權(quán)限管理方案，對檔案信息實行分級管理，在油田內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上以數(shù)據(jù)庫形式提供利用及做出權(quán)限限制。同時，必須建立統(tǒng)一的檔案信息安全管理制度，使檔案工作有章可循，有序發(fā)展。

（作者單位：河南石油勘探局檔案館 來稿日期：2012-04-12）