知識(shí)管理背景下高校檔案管理創(chuàng)新途徑

檔案管理工作在我國的發(fā)展歷程，可以劃分為三個(gè)階段：即實(shí)體管理階段、信息管理階段和知識(shí)管理階段。檔案實(shí)體管理是指針對(duì)處于實(shí)體狀態(tài)的檔案所進(jìn)行的一系列管理工作，主要包括檔案的收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等。檔案信息管理是指利用信息技術(shù)手段、web2.0等現(xiàn)代高科技技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、虛擬化、智能化等。知識(shí)管理是一種獲取、創(chuàng)造、整合、應(yīng)用知識(shí)的系統(tǒng)化過程，是對(duì)信息、技術(shù)和對(duì)人管理的統(tǒng)一，是最高層次的管理。目前我國絕大多數(shù)高校檔案室實(shí)行的都是檔案實(shí)體管理基礎(chǔ)上的信息管理。

知識(shí)管理就是在組織中建構(gòu)一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，不斷地回饋到知識(shí)系統(tǒng)內(nèi)，形成永不間斷的累積，個(gè)人與組織的知識(shí)成為組織智慧的循環(huán)。隨著知識(shí)管理時(shí)代的到來，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步、人類生活方式的變化等對(duì)高校檔案管理提出了更高的要求。高校目前的檔案管理必須向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變。

1 檔案資源實(shí)現(xiàn)有效共享和增值

高校檔案知識(shí)管理就要簡化、升級(jí)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，即業(yè)務(wù)流程再造。必須以檔案管理業(yè)務(wù)流程為改造對(duì)象，以服務(wù)對(duì)象需求滿意度為目標(biāo)，對(duì)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行升級(jí)改造，從而打破舊的組織結(jié)構(gòu)，建立全新的過程型組織結(jié)構(gòu)。高校檔案的知識(shí)再造流程包括知識(shí)獲取、知識(shí)分類、知識(shí)儲(chǔ)存、知識(shí)共享、知識(shí)利用、知識(shí)更新和知識(shí)增值。

2 創(chuàng)新知識(shí)管理的組織文化

積極有效的組織文化可以提高組織成員的工作效率，做出更多的成績。對(duì)于高校而言，應(yīng)該利用現(xiàn)有的一切檔案資源，建立知識(shí)管理的組織文化體系。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該高度重視知識(shí)管理對(duì)高校檔案管理的挑戰(zhàn)，使高校檔案資源實(shí)體管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變，建立基于知識(shí)管理的檔案管理體系。其次，高校管理者要組織學(xué)校教師閱讀各高校（包括國內(nèi)外著名高校）相關(guān)檔案文獻(xiàn)，從中找到自己的科研方向或有價(jià)值的教學(xué)、科研信息；鼓勵(lì)全校員工相互交流，互相取經(jīng)，加強(qiáng)學(xué)校各個(gè)部門的團(tuán)隊(duì)合作精神，更新隱性知識(shí)。最后，高校組織要樹立人本觀念，為教職工提供一個(gè)知識(shí)共享的便利平臺(tái)，如首都師范大學(xué)的教師促進(jìn)中心之類的組織，讓教職工在濃郁的知識(shí)管理氛圍中進(jìn)步。

3 創(chuàng)新高校知識(shí)管理信息系統(tǒng)

高校檔案管理已經(jīng)進(jìn)入辦公自動(dòng)化時(shí)代。隨著辦公自動(dòng)化的建設(shè)與開展，利用檔案管理系統(tǒng)的軟件基本可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上歸檔、傳遞、查閱。檔案管理人員可以通過校園網(wǎng)及校園檔案網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行檔案條目錄入、修改、添加、傳遞、儲(chǔ)存，不斷提高檔案資源的數(shù)字化、一體化、智能化、網(wǎng)絡(luò)信息化水平，從而讓檔案管理人員有更充足的時(shí)間去做檔案知識(shí)的提升與利用的工作。

知識(shí)管理的目的在于為教職工服務(wù)，因此必須建立高校知識(shí)管理信息系統(tǒng)，如基于知識(shí)管理的知識(shí)庫等，將校內(nèi)各個(gè)部門、各個(gè)院系都納入信息系統(tǒng)，任何部門的資源都可以共享，這有助于降低信息流通成本，促進(jìn)信息增值，實(shí)現(xiàn)服務(wù)全校教職工需求的目標(biāo)。

4 提升檔案人員素質(zhì)及工作效率

在組織活動(dòng)中，人力資源是非常寶貴的因素。提升知識(shí)管理的高校檔案資源，必須發(fā)揮檔案人員工作的積極性和主動(dòng)性。首先，要對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，如聘請(qǐng)知名專家開展知識(shí)管理的專業(yè)講座，讓員工深入學(xué)習(xí)、思考。通過團(tuán)體學(xué)習(xí)、自我學(xué)習(xí)等過程吸收獲取新知識(shí)，進(jìn)而創(chuàng)造出新的隱性知識(shí)，并培訓(xùn)員工使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)工具，從而提高工作效率。

其次，要實(shí)行知識(shí)經(jīng)濟(jì)的目標(biāo)管理。要讓檔案館工作人員參與到高校知識(shí)管理信息流程設(shè)計(jì)中，將其隱性知識(shí)融入到流程設(shè)計(jì)的各環(huán)節(jié)。

最后，高校檔案部門必須建立有效的激勵(lì)機(jī)制，將能否熟練運(yùn)用知識(shí)管理原理進(jìn)行工作與個(gè)人報(bào)酬、職務(wù)晉升、評(píng)職稱掛鉤，從而激發(fā)其工作積極性。

5 創(chuàng)新知識(shí)管理效果評(píng)估機(jī)制

對(duì)高校檔案的知識(shí)管理需要?jiǎng)?chuàng)新評(píng)估機(jī)制。知識(shí)管理的直接目的就是對(duì)高校教職工乃至社會(huì)產(chǎn)生有用價(jià)值，因此必須建立一套有效的評(píng)估機(jī)制。評(píng)估主體應(yīng)該是使用該資源的所有人員，評(píng)估體系力爭全面、客觀、公正，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，以適應(yīng)新形勢和新需求。建立一套體系完整的基于高校檔案知識(shí)管理效果評(píng)估機(jī)制，有助于高校檔案知識(shí)管理的提升。

知識(shí)管理是時(shí)代的潮流，必須進(jìn)行檔案資源流程再造，實(shí)現(xiàn)資源獲取、分類、儲(chǔ)存、共享、利用、更新及增值目標(biāo)，必須創(chuàng)新知識(shí)管理組織文化、必須創(chuàng)新組織管理系統(tǒng)、必須提升檔案管理人員素質(zhì)、必須創(chuàng)新基于知識(shí)管理的效果評(píng)估機(jī)制等才能迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)高校檔案管理的挑戰(zhàn)。

（作者單位：新鄉(xiāng)學(xué)院黨委組織部 來稿日期：2012-04-10）