構(gòu)建大型企業(yè)特色檔案管理模式

針對河南油田檔案管理存在條塊分割，形成實體檔案資源的分散性和服務(wù)上的局限性，單位之間互不交流，無法有效整合，檔案資源共享利用渠道不暢等問題，筆者認真分析了目前檔案工作面臨的形勢任務(wù)，梳理了影響檔案事業(yè)發(fā)展的制約因素，在構(gòu)建國有大型企業(yè)檔案管理新模式等方面做了一些實踐和探索。

1 納入企業(yè)管理，形成合力，加強核心檔案資源建設(shè)

隨著集團公司現(xiàn)代企業(yè)管理的不斷加強，檔案工作越來越成為企業(yè)基礎(chǔ)管理、專業(yè)管理、資產(chǎn)管理和風(fēng)險管理的重要組成部分，把檔案工作納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程是必要趨勢。

河南油田的做法是，把加強核心檔案資源建設(shè)納入企業(yè)管理制度和業(yè)務(wù)流程。主要體現(xiàn)在：把檔案管理制度的制定納入生產(chǎn)經(jīng)營的每個環(huán)節(jié)、每個流程，只要有人為因素存在的地方，都必須有相應(yīng)的檔案管理制度，突出流程管理、突出核心業(yè)務(wù)和主營業(yè)務(wù)，以流程決定配套管理。通過界定各部門、各單位的業(yè)務(wù)范圍和職責(zé)，樹立企業(yè)員工人人都要管檔案、利用檔案、保護檔案的意識。

在重點建設(shè)項目管理中，實現(xiàn)檔案管理與項目管理四同步，檔案專業(yè)驗收是項目管理流程的最后一個環(huán)節(jié)；在科研鑒定、評審中，把完成檔案歸檔作為鑒定、評審的首要條件；在設(shè)備管理中，明確規(guī)定設(shè)備開箱驗收，必須有檔案人員參加和隨機資料歸檔交接；在OA辦公自動化文書處理中，必須辦理歸檔流程；在油氣勘探開發(fā)項目管理中，也明確了檔案資料的歸檔，比如，在物探工程項目管理、探井鉆井工程項目管理、錄井、測井、試油等工程管理中，在項目竣工驗收中，都對提交原始資料提出了要求，制定了原始資料評分標(biāo)準(zhǔn)；在境外項目管理中，明確提出了檔案資料管理。

另一方面，檔案工作納入企業(yè)考核體系。要讓這套管理制度落實、可行，考核是關(guān)鍵。因此，把建設(shè)檔案管理制度體系與建設(shè)檔案工作考評體系有機結(jié)合起來很有必要。為此，按照中石化檔案工作的總體評價排序，建立評價通報制度，對各單位檔案工作實行量化考評，并把檔案工作的考評結(jié)果納入企業(yè)的年終效績考核體系，有力推動檔案工作的發(fā)展。

2 納入企業(yè)信息化建設(shè)，整合各類檔案信息資源

要把檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)中，一同規(guī)劃、一同發(fā)展，在建設(shè)各專業(yè)系統(tǒng)時，要征求檔案部門的意見，把歸檔接口考慮進去。目前，河南油田基本完成中石化檔案信息化建設(shè)的試點工作，檔案管理系統(tǒng)已在河南油田局機關(guān)檔案館及26個二級單位檔案室實施完畢并運行。通過依托檔案信息化管理系統(tǒng)，建立與其他各專業(yè)信息系統(tǒng)在線歸檔接口，OA接口、ERP接口、浪潮財務(wù)接口已部署完成并正常運行。實現(xiàn)了部分專業(yè)系統(tǒng)形成的電子文件實時在線歸檔。

3 通過檔案信息化建設(shè)，促進檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理

通過檔案業(yè)務(wù)流程分析與優(yōu)化，使企業(yè)檔案關(guān)鍵業(yè)務(wù)和關(guān)鍵流程與信息系統(tǒng)相融合；按照標(biāo)準(zhǔn)先行、保障安全的原則，制定檔案管理制度與數(shù)字化檔案館技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)；利于加快檔案信息化基礎(chǔ)工作和監(jiān)督檢查細節(jié)上設(shè)置條款，有效地履行檔案監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)職能。

這幾年，我們把檔案信息化工作與轉(zhuǎn)變檔案管理模式有機結(jié)合起來，從規(guī)范統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、更新管理制度方面入手，完善對現(xiàn)有檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，達到了通過檔案信息化實施，提高了檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理水平。

（作者單位：河南南陽油田檔案館 來稿日期：2012-04-16）