黨校教學(xué)科研檔案管理思考

1 教學(xué)科研檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 教學(xué)科研檔案來(lái)源于教學(xué)管理與科研實(shí)踐管理，是教學(xué)管理與科研活動(dòng)組織的組成部分。教學(xué)科研檔案包括：教學(xué)科研計(jì)劃、教材；教學(xué)科研進(jìn)度計(jì)劃、教案、考試題庫(kù)、質(zhì)量分析，考試成績(jī)、課題報(bào)告、結(jié)項(xiàng)證書(shū)、獲獎(jiǎng)情況、實(shí)習(xí)教學(xué)，教學(xué)科研總結(jié)，學(xué)員基本情況統(tǒng)計(jì)，學(xué)員教育管理等方面的內(nèi)容，是黨校檔案全宗的重要主體部分。

教學(xué)科研管理人員應(yīng)是教學(xué)科研檔案管理的參與人，有責(zé)任有義務(wù)共同完善管理好教學(xué)科研檔案。

1.2 從黨校教學(xué)科研檔案的形成過(guò)程來(lái)看教學(xué)科研管理與教學(xué)科研檔案的密切關(guān)系。教師教學(xué)、科研實(shí)踐，教學(xué)科研管理人員是決定教學(xué)科研檔案是否完整的主要因素。教學(xué)科研檔案的形成，至少要經(jīng)過(guò)這幾個(gè)階段：一是教學(xué)科研活動(dòng)的內(nèi)容被載入某種材質(zhì)上（如，紙張、音像、磁盤(pán)等）——教學(xué)科研文件材料形成階段。這一階段的關(guān)鍵是：教學(xué)科研工作活動(dòng)的內(nèi)容是否完整地被載入某種材質(zhì)上而形成文件材料，這是決定教學(xué)科研檔案是否完整的第一道關(guān)卡。二是將文件材料集中、整理、立卷、歸檔編目等——?dú)w檔階段。這一階段的關(guān)鍵有兩點(diǎn)要把握：(1)教學(xué)科研文件材料的形成是否做到收集齊全完整，也就是應(yīng)歸檔的教學(xué)科研文件材料能否向教學(xué)科研檔案管理人員如數(shù)切實(shí)移交，這是決定教學(xué)科研檔案是否完整的第二道關(guān)卡；(2)檔案工作人員是否按教學(xué)科研的特性和歸檔要求，將教學(xué)科研文件材料轉(zhuǎn)化為教學(xué)科研檔案。把握以上兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，是實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研檔案規(guī)范化科學(xué)管理的前提。

1.3 從教學(xué)科研檔案服務(wù)教學(xué)科研管理乃至學(xué)校整體管理的作用，來(lái)看教學(xué)科研檔案規(guī)范化科學(xué)管理的重要性。一個(gè)完整、準(zhǔn)確的教學(xué)科研檔案和規(guī)范化科學(xué)管理，不僅要能夠準(zhǔn)確地反映教學(xué)科研過(guò)程的全貌，使凝聚了廣大教職員工智慧和心血的教學(xué)科研經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為相互學(xué)習(xí)、記載個(gè)人教學(xué)科研活動(dòng)的寶貴經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，也為教學(xué)科研活動(dòng)實(shí)施監(jiān)督、檢查、改進(jìn)、提高提供真實(shí)的憑據(jù)。不完整、不準(zhǔn)確的教學(xué)科研檔案，會(huì)給黨校整體工作帶來(lái)諸多的困難和損失。

概括地說(shuō)，教學(xué)科研檔案的作用有：為黨校領(lǐng)導(dǎo)者研究總結(jié)教學(xué)科研活動(dòng)，尋找教學(xué)科研工作中規(guī)律提供最好的依據(jù)；對(duì)黨校針對(duì)學(xué)員特點(diǎn)進(jìn)行教學(xué)設(shè)置有指導(dǎo)作用。其中，在教學(xué)科研檔案中，上級(jí)部門(mén)有關(guān)培訓(xùn)設(shè)置調(diào)整、培訓(xùn)工作政策等是做好教學(xué)科研設(shè)置工作的依據(jù)；不斷完善和落實(shí)學(xué)員管理、成績(jī)、教研人員崗位責(zé)任制等一系列制度，提高教學(xué)科研的工作效率和質(zhì)量；對(duì)每一學(xué)科和每位教研人員的評(píng)價(jià)有科學(xué)和客觀的依據(jù)，便于量化考核，更接近于實(shí)際情況；為教研人員和科學(xué)工作者探索教學(xué)科研規(guī)律，改進(jìn)教學(xué)科研方法，檢驗(yàn)教學(xué)科研質(zhì)量提供有力依據(jù)；為黨校學(xué)術(shù)交流、職稱(chēng)評(píng)聘及編寫(xiě)校史提供依據(jù)。

2 黨校教學(xué)科研檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

黨校的中心工作是教學(xué)和科研，但許多教師檔案意識(shí)淡薄，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 教學(xué)科研檔案的不完整性

2.1.1 該形成的文件材料沒(méi)有形成。在教學(xué)科研活動(dòng)中，一些有經(jīng)驗(yàn)的教研人員按經(jīng)驗(yàn)隨意上課搞科研已成為某些“老”教研人員的習(xí)慣，覺(jué)得沒(méi)有必要編寫(xiě)課目大綱，擬寫(xiě)進(jìn)度計(jì)劃等教學(xué)文件材料；學(xué)期教研總結(jié)時(shí)，往往是開(kāi)個(gè)會(huì)，作作簡(jiǎn)單的記錄；對(duì)新開(kāi)辦的專(zhuān)業(yè)，常常是幾個(gè)管理人員坐下來(lái)議一議，沒(méi)有形成書(shū)面的可行性報(bào)告。學(xué)員畢業(yè)考試材料、論文答辯等多方面材料很多沒(méi)有按管理要求形成文件材料。

2.1.2 文件材料在運(yùn)行中流失。這部分文件材料往往是上級(jí)黨委、主管機(jī)關(guān)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)機(jī)關(guān)的批復(fù)件，業(yè)務(wù)部門(mén)在辦理過(guò)程中，傳丟的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

2.1.3 該歸檔的文件材料不歸檔。這包括：教研人員自編、合編教材、教學(xué)大綱，教師在各種刊物和學(xué)術(shù)會(huì)上發(fā)表、翻譯的論文、文章、課題報(bào)告等一般都舍不得歸檔；會(huì)議材料，教研人員參加教學(xué)研討會(huì)等攜帶回來(lái)的材料，都保留在個(gè)人手中。

2.1.4 形成于校外的材料。如學(xué)員畢業(yè)后的反饋材料、研究生班學(xué)員形成的畢業(yè)論文等。黨校學(xué)員基本來(lái)自各級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)干部，他們?cè)谂嘤?xùn)結(jié)束后走上領(lǐng)導(dǎo)崗位。在黨校評(píng)估、校慶等重大活動(dòng)中展示黨校學(xué)員成果，是學(xué)校教育成果與辦學(xué)成敗的重要體現(xiàn)。但是，由于這部分材料不在校內(nèi)形成，容易被忽視，是黨校教學(xué)科研檔案工作中的重大欠缺。

2.2 黨校教學(xué)科研檔案的不準(zhǔn)確性

2.2.1 部分教研人員制定的教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、科研規(guī)劃是為了應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門(mén)的檢查，在實(shí)際教研過(guò)程中并不以此執(zhí)行。

2.2.2 教學(xué)大綱和教學(xué)計(jì)劃、科研規(guī)劃一般只是預(yù)設(shè)而已，在教學(xué)科研實(shí)施過(guò)程中，往往還需考慮到專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)與學(xué)員素質(zhì)等問(wèn)題，對(duì)計(jì)劃、大綱、規(guī)劃進(jìn)行調(diào)整、修改、補(bǔ)充。而目前，教學(xué)科研計(jì)劃往往沒(méi)有把這些變化情況記錄下來(lái)，使原文件材料失去準(zhǔn)確性。

2.2.3 教學(xué)科研管理及學(xué)員管理方面臺(tái)賬記錄沒(méi)有建立或做得不認(rèn)真。如，學(xué)員基本情況統(tǒng)計(jì)，對(duì)學(xué)員到課率記錄、成績(jī)等記錄不詳，甚至漏填；教師考勤、任課沒(méi)有記錄，這些材料往往要等到學(xué)校評(píng)估或上級(jí)檢查時(shí)，才匆忙進(jìn)行“補(bǔ)課”，造成檔案的不準(zhǔn)確性。

2.2.4 字跡、紙質(zhì)材料不規(guī)范。教研人員在填寫(xiě)教案、授課計(jì)劃、科研申報(bào)、結(jié)項(xiàng)申請(qǐng)、學(xué)員成績(jī)等材料時(shí)，常常出現(xiàn)圓珠筆及其他類(lèi)別的字跡材料。不經(jīng)學(xué)校各級(jí)主管部門(mén)同意的表格和表冊(cè)，制作材料五花八門(mén)，既影響案卷質(zhì)量也增加匯總的難度。

2.3 造成以上問(wèn)題的主要原因有如下幾方面：

2.3.1 認(rèn)識(shí)問(wèn)題。缺乏全校綜合檔案意識(shí)，致使黨校歸檔不全、范圍狹隘。重視文書(shū)檔案管理，不重視教學(xué)科研管理文件材料收集和歸檔。偏重科研檔案管理，不重視教學(xué)檔案的管理。據(jù)筆者調(diào)查，河南省各地市（縣）黨校建立科研檔案管理的黨校只有20%多，沒(méi)有一家黨校建立了教學(xué)檔案管理。

2.3.2 機(jī)構(gòu)問(wèn)題。黨校檔案室（館）和專(zhuān)職檔案工作人員隸屬于行政管理部門(mén)，不直接參與教學(xué)科研活動(dòng)。而教學(xué)科研管理部門(mén)未設(shè)置教學(xué)科研檔案室（柜）和專(zhuān)職檔案員，有的甚至沒(méi)有兼職檔案人員。

2.3.3 制度問(wèn)題。教學(xué)科研檔案一般沒(méi)有（實(shí)際也很難）固定的格式，常常處于零星、分散狀態(tài)。且由于長(zhǎng)期重視不夠，未形成強(qiáng)制、規(guī)范的制度，因人、因事、因時(shí)變化較大，收集歸檔相對(duì)比較難。

3 強(qiáng)化意識(shí)，建章立制，實(shí)現(xiàn)教學(xué)科研檔案管理

提高檔案意識(shí)，打下思想基礎(chǔ)。在校黨委的領(lǐng)導(dǎo)下，成立教學(xué)科研檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，加大對(duì)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳力度，不斷提高群體檔案意識(shí)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)教研人員的檔案意識(shí)尤為重要。

3.1 超前控制、嚴(yán)格審核是關(guān)鍵。教學(xué)科研檔案是由教學(xué)科研文件材料轉(zhuǎn)化而成，只有對(duì)文件材料形成進(jìn)行超前控制，對(duì)檔案收集進(jìn)行嚴(yán)格審核，才能確保教學(xué)科研檔案的完整、準(zhǔn)確，具體措施如下：

3.2 明確歸檔范圍，從檔案材料的形成抓起。教務(wù)處、學(xué)員處、科研處是重要的教學(xué)科研督導(dǎo)和學(xué)員管理部門(mén)，這幾個(gè)部門(mén)應(yīng)克服重教學(xué)科研、輕檔案的現(xiàn)象，把教學(xué)科研檔案基礎(chǔ)資料的形成和收集工作納入教學(xué)科研管理之中，依靠管理，來(lái)規(guī)范教學(xué)科研文件材料的形成、收集并轉(zhuǎn)化為檔案。黨校檔案部門(mén)應(yīng)在每學(xué)期初，給各部門(mén)發(fā)放《歸檔通知書(shū)》，明確歸檔范圍，提出具體要求，并定期檢查、督促、指導(dǎo)其及時(shí)做好自身管理資料的記載和積累，重點(diǎn)抓好以下幾方面材料的形成和收集。首先，舉辦培訓(xùn)班的可行性方案、各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、大綱、進(jìn)度計(jì)劃、教材等要收集匯總，審查修改報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)核定簽發(fā)，交付打印成冊(cè)，然后，將定稿和原稿歸檔。同時(shí)，對(duì)尚不會(huì)（或不愿意）編寫(xiě)大綱、計(jì)劃的教研人員進(jìn)行幫助、指導(dǎo)。其次，定期開(kāi)展教案、論文、科研報(bào)告評(píng)比活動(dòng)，從中選出典型教案、優(yōu)秀論文、科研課題進(jìn)行歸檔。再次，定期檢查教學(xué)科研計(jì)劃、大綱的執(zhí)行與變化情況，及時(shí)找出“失真”部分，責(zé)成有關(guān)人員修訂、補(bǔ)充、形成文件歸檔。最后，責(zé)成各專(zhuān)業(yè)考試內(nèi)容與教學(xué)科研總結(jié)形成文件并收集歸檔。學(xué)員處收集、積累材料應(yīng)注意原始性，從學(xué)員入學(xué)后開(kāi)始收集、積累，建立學(xué)員基礎(chǔ)情況登記、獎(jiǎng)懲登記等各方面的臺(tái)賬記錄。對(duì)學(xué)員在校內(nèi)外的學(xué)習(xí)和活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制，確保材料的完整、準(zhǔn)確。特別是形成于校外的材料，如學(xué)員反饋材料，要注意收集原始材料和第一手材料，獲獎(jiǎng)材料要通報(bào)文章、個(gè)人獎(jiǎng)狀復(fù)印件及聲像材料。為使教學(xué)科研檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保案卷質(zhì)量，有關(guān)部門(mén)應(yīng)根據(jù)教學(xué)科研檔案材料的結(jié)構(gòu)與內(nèi)容，設(shè)計(jì)制作統(tǒng)一規(guī)格的表格和表冊(cè)分發(fā)有關(guān)人員使用。

3.3 嚴(yán)把材料審核關(guān)。統(tǒng)一規(guī)定教學(xué)科研材料的收集時(shí)間，根據(jù)學(xué)校工作周期的特點(diǎn)，教學(xué)科研材料一般一學(xué)期一匯總，一學(xué)年一歸檔。教學(xué)科研方面的材料交由教務(wù)處、科研處、學(xué)員處匯總后，最后，由學(xué)校檔案部門(mén)審核。審核時(shí)要“三看”：一看檔案文件材料項(xiàng)目是否齊全、完整，內(nèi)容是否填寫(xiě)清楚。二看字跡、紙質(zhì)材料是否符合標(biāo)準(zhǔn)。三看材料內(nèi)容與實(shí)際執(zhí)行情況是否相符。如發(fā)現(xiàn)材料“失真”，要及時(shí)采取措施，責(zé)成糾正，確保檔案材料的準(zhǔn)確性。同時(shí)，要明確規(guī)定未經(jīng)審核認(rèn)可的材料不能歸檔。

3.4 設(shè)立兼職檔案人員是保證。兼職檔案員最好每個(gè)教學(xué)科研部門(mén)（或?qū)W科）設(shè)立一名，負(fù)責(zé)本部門(mén)（學(xué)科）形成的教學(xué)檔案材料的收集、保管、積累并如期歸檔。另外，文書(shū)兼職檔案員（最好由文秘人員擔(dān)任）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文嚴(yán)格按文書(shū)處理程序辦理，確保上級(jí)批復(fù)件正常運(yùn)行及安全返回歸檔。

3.5 建立獎(jiǎng)勵(lì)及考核制度是手段。相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)、考核制度，是確保教學(xué)科研檔案完整與準(zhǔn)確的重要手段，獎(jiǎng)勵(lì)方面包括：(1)鼓勵(lì)教研人員有計(jì)劃地編寫(xiě)教材、科研課題、論文等，對(duì)于優(yōu)秀科研成果給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。(2)獎(jiǎng)勵(lì)教學(xué)科研文件形成完整、準(zhǔn)確又執(zhí)行好的教研人員。(3)獎(jiǎng)勵(lì)教研人員上交個(gè)人在非職務(wù)活動(dòng)中形成的論文、著作等創(chuàng)作材料。(4)獎(jiǎng)勵(lì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)并取得成績(jī)的檔案員。同時(shí)，將學(xué)校檔案管理工作納入學(xué)校工作的年度考核內(nèi)容。

（作者單位：中共鄭州市委黨校圖書(shū)信息中心 來(lái)稿日期：2012-04-10）