中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

所謂“中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)”，就是對(duì)中學(xué)檔案信息資源以多種形式、多種渠道主動(dòng)迅速、廣泛準(zhǔn)確地提供高質(zhì)量的、系統(tǒng)的檔案信息，包括檔案的收集、整理、保管、利用等?？茖W(xué)管理中學(xué)檔案資源，發(fā)揮檔案信息的功效，更好地服務(wù)學(xué)校發(fā)展，是中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的最終目的。

1 中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀

表現(xiàn)在中學(xué)檔案管理開(kāi)發(fā)工作處于被動(dòng)地位，中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的觀念陳舊，學(xué)校檔案管理開(kāi)發(fā)工作機(jī)制不健全，中學(xué)檔案管理人員從業(yè)素質(zhì)亟待提高及現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用程度偏低等方面。

2 中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的途徑

首先，要樹(shù)立正確的檔案資源觀。作為檔案管理部門和人員，必須清醒地認(rèn)識(shí)到，學(xué)校檔案管理和應(yīng)用在學(xué)校發(fā)展中的重要性和必要性，充分發(fā)揮檔案在檔案資源建設(shè)中的主體地位，使各種檔案資源合理流動(dòng)、優(yōu)化配置。更好地發(fā)揮檔案信息資源的效能，為學(xué)校發(fā)展提供有效的服務(wù)，通過(guò)檔案管理促進(jìn)學(xué)校發(fā)展。其次，要樹(shù)立科學(xué)的檔案信息開(kāi)發(fā)觀。努力消除檔案工作中的封閉觀念，確立開(kāi)放、整合、融入的新理念，最大限度地開(kāi)發(fā)檔案資源，滿足學(xué)校的各種需要，服務(wù)學(xué)校的發(fā)展，更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

2.1 創(chuàng)新中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的有效機(jī)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理應(yīng)當(dāng)給予高度的重視，把學(xué)校檔案工作納入學(xué)校整體工作中通盤考慮，要建立檔案運(yùn)作機(jī)構(gòu)，成立以校長(zhǎng)為組長(zhǎng)、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，建立指揮靈活的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案工作與學(xué)校其他各項(xiàng)管理工作同步發(fā)展。

2.2 建立適合中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的模式。中學(xué)檔案信息資源有其復(fù)雜性和多樣性，信息資源開(kāi)發(fā)存在困難?！半p套制”管理方式是當(dāng)前適合中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的模式，實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)管理與紙質(zhì)檔案管理互補(bǔ)、并存，確保檔案信息的完整性和真實(shí)性。充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，建立校內(nèi)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)校內(nèi)教師對(duì)檔案信息資源的共享。

2.2.1 健全中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的規(guī)章制度。健全檔案管理制度，制定科學(xué)合理、簡(jiǎn)明實(shí)用、操作方便的檔案工作規(guī)章制度，是中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的前提和基礎(chǔ)，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。應(yīng)制定一些如《檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)》、《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案室管理制度》、《檔案保密制度》等規(guī)章制度。把檔案工作納入科室工作目標(biāo)管理責(zé)任制的檢查考核中，做到各部門、各科室職責(zé)明確，在細(xì)節(jié)上保證檔案管理順利開(kāi)展。

2.2.2 完善中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的保障機(jī)制。首先，積極爭(zhēng)取上級(jí)主管部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持。其次，要積極爭(zhēng)取學(xué)校財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展贏得經(jīng)費(fèi)保障。并充分利用學(xué)校人才聚集的優(yōu)勢(shì)，適時(shí)引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為學(xué)校檔案資源信息開(kāi)發(fā)提供必要的人力資源、人才保障和智力支持。

2.3 完善中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的途徑

2.3.1 注重中學(xué)檔案信息資源收集的規(guī)范化。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身是一個(gè)系統(tǒng)工程，在中學(xué)檔案信息資源的收集上，力求做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分類科學(xué)、分組合理、編目清楚、管理有序，使檔案案卷形成的全過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。首先，要明確學(xué)校各個(gè)部門各業(yè)務(wù)人員的責(zé)任和義務(wù)，明確各個(gè)不同時(shí)期檔案工作的側(cè)重點(diǎn)，明確檔案材料收集歸檔范圍，建立檔案材料的收集標(biāo)準(zhǔn)，用科學(xué)的原則和方法管理檔案，從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合科學(xué)分類原則，整理出高質(zhì)量的檔案，科學(xué)設(shè)置檔案類目，劃分類目。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”，移交有手續(xù)，交接有清冊(cè)。編制實(shí)用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善的檢索體系。

2.3.2 注重中學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的有效化。檔案工作者要根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的特點(diǎn)及時(shí)收集整理各類資料，做好建檔工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)，普及檔案知識(shí)，著眼于教育教學(xué)需要，找準(zhǔn)課題，從一定量的檔案信息中，挖掘蘊(yùn)藏在檔案信息中更深層次的信息，開(kāi)發(fā)出更多有用的資源，服務(wù)學(xué)校的發(fā)展。

2.3.3 注重中學(xué)檔案信息資源管理的信息化。加快中學(xué)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，把信息與信息、信息與活動(dòng)、信息與人連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和社會(huì)化，提升中學(xué)檔案工作的地位，使檔案信息資源管理和開(kāi)發(fā)達(dá)到新的層次。

2.3.4 注重中學(xué)檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。中學(xué)檔案工作者可通過(guò)及時(shí)收集檔案信息，進(jìn)行歸檔整理，供學(xué)校參考；通過(guò)建立檔案室網(wǎng)頁(yè)，提供網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)；利用學(xué)校網(wǎng)站開(kāi)發(fā)制作網(wǎng)頁(yè)，及時(shí)更新上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上檢索；通過(guò)建立電子文件自動(dòng)上傳的工作路徑，開(kāi)展即時(shí)在線查詢服務(wù)，提供真實(shí)可靠的檔案材料；通過(guò)開(kāi)展網(wǎng)上查詢和資信服務(wù)，通過(guò)匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，信息需求者與檔案部門通過(guò)電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速溝通，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，體現(xiàn)中學(xué)檔案資源的服務(wù)功能。

（作者單位：河南大學(xué)附屬中學(xué) 來(lái)稿日期：2012-04-12）