加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制 提高企業(yè)管理水平

張秀洞

摘 要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)，是企業(yè)提高經(jīng)營(yíng)管理重要途徑。從四個(gè)方面對(duì)如何通過(guò)建立和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理工作來(lái)提高物資采購(gòu)工作的管理水平進(jìn)行了深刻論述。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理；內(nèi)部控制；管理方法

中圖分類號(hào)：F27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673—291X（2012）28—0023—02

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)，是企業(yè)為了提高經(jīng)營(yíng)管理效率、保證信息質(zhì)量真實(shí)可靠、保護(hù)資產(chǎn)安全完整、促進(jìn)法律法規(guī)有效遵循、規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，由企業(yè)管理層及其員工共同實(shí)施的一個(gè)管理過(guò)程。而物資采購(gòu)環(huán)節(jié)又是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制管理工作的重點(diǎn)，因?yàn)椴少?gòu)直接關(guān)系到生產(chǎn)的質(zhì)量，關(guān)系到企業(yè)的成本和利潤(rùn)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)低成本、高效益的重要環(huán)節(jié)。那么，如何才能通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理工作的有效實(shí)施，來(lái)提高采購(gòu)工作的管理水平呢？筆者認(rèn)為，必須從以下四個(gè)方面著手：

一、正確認(rèn)識(shí)，是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，提高采購(gòu)管理水平的前提

從企業(yè)管理層到具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)每一名工作人員對(duì)采購(gòu)內(nèi)部控制管理工作的重要性有個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，是保證內(nèi)部控制管理工作順利開(kāi)展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學(xué)發(fā)展，善于從宏觀層面審視采購(gòu)內(nèi)部控制管理工作，并納入重要的企業(yè)議事日程。采購(gòu)業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員要以高度的責(zé)任感，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，服從服務(wù)于采購(gòu)工作的內(nèi)部控制管理要求。也就是說(shuō)，企業(yè)的一切管理工作，應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求；企業(yè)的一切決策，應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下；企業(yè)的一切活動(dòng)，都不能游離于內(nèi)部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求，更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要。

二、制度保障，是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，提高采購(gòu)管理水平的基礎(chǔ)

建立完善的物資采購(gòu)內(nèi)部控制管理制度，既是滿足提高采購(gòu)管理水平的需要，也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要，同時(shí)更是全面提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的需要；建立完善的內(nèi)部控制制度體系，通過(guò)內(nèi)部控制管理制度來(lái)規(guī)范和管理采購(gòu)程序和標(biāo)準(zhǔn)，并開(kāi)展定期的評(píng)價(jià)和維護(hù)，必將為采購(gòu)管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)等幾個(gè)方面提供有力的保障。強(qiáng)化內(nèi)部控制管理制度的建立是進(jìn)一步強(qiáng)化公司內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理、全面提升管理水平的客觀要求；建立完善的內(nèi)部控制制度，能夠使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程均處于受控狀態(tài)，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)工作有章可循，有法可依，促進(jìn)采購(gòu)工作的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、程序合理，是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，提高采購(gòu)管理水平的重點(diǎn)

內(nèi)部控制管理工作其實(shí)質(zhì)是強(qiáng)化企業(yè)的過(guò)程管理和流程管理，因此制定嚴(yán)密合理的采購(gòu)業(yè)務(wù)管控程序就是提高采購(gòu)管理水平的重點(diǎn)。包括采購(gòu)計(jì)劃方案的編制審定、供應(yīng)商的選擇與價(jià)格確定、合同簽訂與管理、物資驗(yàn)收入庫(kù)、采購(gòu)付款與往來(lái)核對(duì)、采購(gòu)業(yè)務(wù)的分析與考核等管控節(jié)點(diǎn)。

1.采購(gòu)計(jì)劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購(gòu)預(yù)算，其一般管理控制程序?yàn)椴少?gòu)部門(mén)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提出物資采購(gòu)的申請(qǐng)，倉(cāng)儲(chǔ)或有關(guān)部門(mén)平衡庫(kù)存后由物資管理部門(mén)編制采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)財(cái)務(wù)管理部門(mén)審核后報(bào)采購(gòu)主管領(lǐng)導(dǎo)審定。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)方案，采購(gòu)方案應(yīng)明確采購(gòu)的原則、采購(gòu)的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查采購(gòu)方案是否經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，是否明確采購(gòu)物資的具體數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購(gòu)方式等，相關(guān)審定是否符合權(quán)限。

2.供應(yīng)商的選擇與價(jià)格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購(gòu)管理控制工作的重點(diǎn)，可以使企業(yè)的采購(gòu)預(yù)算資金得到有效的使用，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本降低，并直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。其一般管理控制程序?yàn)椴少?gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審定的采購(gòu)方案，通過(guò)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購(gòu)或詢價(jià)采購(gòu)等方式確定供應(yīng)商與采購(gòu)價(jià)格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)為采購(gòu)是否經(jīng)過(guò)詢比價(jià)、有無(wú)詢比價(jià)記錄，通過(guò)招標(biāo)方式采購(gòu)的是否符合招標(biāo)管理規(guī)定，對(duì)大宗、批量、重要及特殊物資的采購(gòu)是否采取招標(biāo)方式，應(yīng)集中采購(gòu)的是否有違規(guī)自行采購(gòu)的現(xiàn)象，相關(guān)審定是否符合權(quán)限。

3.合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)的合法利益。主要通過(guò)合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)資質(zhì)信用管理，建立供應(yīng)商誠(chéng)信檔案體系，降低了履約風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理，強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，減少合同履行風(fēng)險(xiǎn)；通過(guò)合同會(huì)簽管理，提高合同審批效率，規(guī)范業(yè)務(wù)流程；通過(guò)合同履行管理，加強(qiáng)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的控制能力，提升公司精細(xì)管理水平；通過(guò)合同統(tǒng)計(jì)分析管理，提高公司經(jīng)營(yíng)決策自我分析能力。這一環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理的重點(diǎn)是檢查相關(guān)部門(mén)是否對(duì)合同進(jìn)行審核，簽訂的合同是否送交財(cái)會(huì)、法律等相關(guān)監(jiān)管部門(mén)。

4.物資驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)。采購(gòu)物資到貨后，物資管理部門(mén)應(yīng)組織采購(gòu)、質(zhì)檢、倉(cāng)儲(chǔ)等部門(mén)對(duì)到貨物資進(jìn)行檢驗(yàn)清點(diǎn)，質(zhì)檢部門(mén)出具檢驗(yàn)報(bào)告，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)依據(jù)檢驗(yàn)合格的報(bào)告辦理入庫(kù)手續(xù)，編制入庫(kù)單，登記庫(kù)存明細(xì)賬。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點(diǎn)是檢查物資入庫(kù)驗(yàn)收資料是否齊全，驗(yàn)收入庫(kù)是否符合不相容要求，庫(kù)存明細(xì)賬登記是否及時(shí)。

5.采購(gòu)付款與往來(lái)核對(duì)環(huán)節(jié)。財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、入庫(kù)單、發(fā)票等及時(shí)作賬務(wù)處理。采購(gòu)款的支付應(yīng)由采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同及到貨情況提出申請(qǐng)，填制付款申請(qǐng)單，附齊相關(guān)單據(jù)，經(jīng)采購(gòu)等部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后送財(cái)會(huì)部門(mén)審核，財(cái)會(huì)部門(mén)根據(jù)資金安排、使用計(jì)劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項(xiàng)支付手續(xù)，采購(gòu)款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。這一環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制管理重點(diǎn)是檢查財(cái)務(wù)入賬手續(xù)是否齊全，暫估入賬是否及時(shí)合理；檢查采購(gòu)款支付的依據(jù)是否齊全，與合同約定是否相符，相關(guān)審批是否符合權(quán)限。

6.分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析”環(huán)節(jié)上，企業(yè)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)定期對(duì)計(jì)劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購(gòu)管理等情況進(jìn)行分析，并向企業(yè)有關(guān)會(huì)議報(bào)告；在“考核”環(huán)節(jié)上，企業(yè)應(yīng)建立與采購(gòu)相關(guān)的考核辦法，定期對(duì)采購(gòu)管理情況進(jìn)行考核。

四、執(zhí)行有效，是加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，提高采購(gòu)管理水平的關(guān)鍵

在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購(gòu)程序的基礎(chǔ)上，是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵?？梢酝ㄟ^(guò)拓寬監(jiān)督管理渠道，來(lái)保證內(nèi)部控制管理工作的實(shí)施，企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察、審計(jì)等監(jiān)督管理部門(mén)要切實(shí)發(fā)揮監(jiān)督的職能作用，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變，并要充分發(fā)揮職工群眾監(jiān)督的作用，督促和約束采購(gòu)部門(mén)的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)內(nèi)部控制管理的有效運(yùn)行。另外，還可以通過(guò)制定內(nèi)部控制管理考核及其責(zé)任追究制度來(lái)強(qiáng)化執(zhí)行力，明確相關(guān)部門(mén)及員工在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度，對(duì)工作責(zé)任心不強(qiáng)、敷衍了事、完成不力，以致造成后果的人員進(jìn)行責(zé)任追究，并視情節(jié)輕重予以通報(bào)、警告處分或給予必要的處罰來(lái)增強(qiáng)了各級(jí)管理人員的內(nèi)部控制管理意識(shí)，以此來(lái)提升管理人員的業(yè)務(wù)水平和對(duì)內(nèi)部控制管理制度的履行意識(shí)。

綜上所述，通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，來(lái)提高采購(gòu)管理水平，是企業(yè)改革與發(fā)展的要求，是企業(yè)提升綜合市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力的要求，需要我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中科學(xué)運(yùn)用，不斷完善和提升。

[責(zé)任編輯 吳高君]