淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作體會(huì)

王紅衛(wèi)

摘 要：伴隨著我國事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，人事制度改革力度的不斷加大，從而顯示出了人事檔案管理更為重要，同時(shí)還對于人事檔案管理工作提出了更高的要求。整篇文章的著重點(diǎn)是用來探討當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中如何來適應(yīng)新形勢的需要及存在的一些問題。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 事業(yè)單位 工作思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（a）-0-01

單位里的人事部門對每個(gè)人開展各種工作的基礎(chǔ)和管理的重要憑證，是紀(jì)錄了每個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件是人事檔案。在人事檔案之中還能夠充分的反映出來行為軌跡、個(gè)人經(jīng)歷、德才能績、獎(jiǎng)懲情況、歷史背景、工作表現(xiàn)以及個(gè)人經(jīng)歷的重大事情。伴隨著我國事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，人事制度改革力度的不斷加大，從而顯示出了人事檔案管理更為重要，同時(shí)還對于人事檔案管理工作提出了更高的要求。

1 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（1）管理意識不強(qiáng)管理不規(guī)范。沒有成文的實(shí)施制度和細(xì)則，同時(shí)也沒有嚴(yán)格的執(zhí)行 《人事檔案管理材料收集歸檔規(guī)定》；則會(huì)有一些單位管檔人員流于形式，他們則是緊緊地充當(dāng)“保管員”的角色；則會(huì)形成材料部門和檔管人員對檔案管理工作認(rèn)識的不到位，從而 導(dǎo)致了檔案材料不能夠及時(shí)的轉(zhuǎn)遞、歸檔和收集，隨意才會(huì)造成有些檔案材料的內(nèi)容不全面的情況，有些檔案材料還存在填寫格式不規(guī)范，紙張規(guī)格不符合要求，內(nèi)容的填寫審核不準(zhǔn)、記載不實(shí)、前后不一等等的一些問題。對于這些問題來說則會(huì)降低了人事檔案的作用，還直接影響了人事檔案管理工作的嚴(yán)格性，則更不必說提供第一手資料為單位決策者。（2）對于人事檔案管理分散檔案管理的軟硬件來說則不適應(yīng)于形勢發(fā)展的需要。一是檔案管理保管條件落后，手段陳舊，管理硬件設(shè)施配套達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，不適應(yīng)人事檔案管理的現(xiàn)代化要求。二是近幾年來事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)進(jìn)行改革，實(shí)行了定員、定崗，人事檔案的管理比較分散。因?yàn)榇蠖鄶?shù)的事業(yè)單位人事檔案卷量比較少，借閱檔案還是采用原始的手工操作方式，設(shè)備上大多則會(huì)采取“因地制宜”、“因陋就簡” 的原則，這就更不用說人事檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化。（3）對于當(dāng)前人事檔案管理工作來說已經(jīng)不適應(yīng)改革的需求。伴隨著我國事業(yè)單位改革的不斷推進(jìn)，人事制度改革力度的不斷加大，事業(yè)單位將建立公開招聘、辭聘、解聘的制度，人員的隸屬關(guān)系不斷變化，人員的流動(dòng)比較頻繁，若仍靠單位自行管理已經(jīng)顯然不利于人員的合理流動(dòng)。大多數(shù)單位沒有按照事業(yè)單位人事制度改革的需要，在檔案內(nèi)容上補(bǔ)充相應(yīng)的崗位聘用合同及在招聘錄用、辭聘、解聘過程中單位形成的考察性內(nèi)容。（4）對于傳統(tǒng)人事檔案管理來說則已經(jīng)不在適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求。伴隨著人事檔案管理信息電子化方向日益明顯，信息技術(shù)的快速發(fā)展，對于傳統(tǒng)的人事檔案管理模式來說已經(jīng)越來越不適應(yīng)新形勢發(fā)展的需求。關(guān)于傳統(tǒng)的檔案保存方式了來說一直都是采用目錄式管理和紙張保存，不僅管理成本高，還占用了大量庫房空間，而且保管時(shí)還易損壞，如紙張易脆、易黃、易粘，對于查閱、利用來說也是非常不方便。雖然目前也在使用計(jì)算機(jī)管理模式，但是大多數(shù)還是基于目錄級的管理，其管理、利用與查詢還是需要手工進(jìn)行，文檔資料本身還是以紙張的形式存在，原件受損或遺失則是不可避免存在的，在管理上給檔案的利用與保管帶來一些困擾。（5）檔案管理制度執(zhí)行差檔管人員對業(yè)務(wù)不熟。近年來，由于管檔人員工作變動(dòng)頻繁，事業(yè)單位人事制度改革，管理人員對業(yè)務(wù)不熟悉和沒有經(jīng)過相關(guān)的培訓(xùn)，以及對人事檔案管理工作難以適應(yīng)。未嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事在轉(zhuǎn)入、接轉(zhuǎn)、調(diào)出、退休、工資需要查檔案時(shí)，在接轉(zhuǎn)檔案的時(shí)候則沒有密封，對于個(gè)別人的檔案材料來說則會(huì)有涂改、造假、銷毀等一些現(xiàn)象，部門與管檔部門協(xié)調(diào)不夠，以至于嚴(yán)重的影響了檔案的真實(shí)性。

2 新時(shí)期人事檔案管理工作的對策

（1）改善檔案管理?xiàng)l件。如果要配置專用的閱檔室、微機(jī)室、檔案室等基礎(chǔ)設(shè)施我們應(yīng)該按照人事檔案管理規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)該定期的對檔案室的防火、防蛀、防潮的設(shè)施和安全措施進(jìn)行檢查。我們則還應(yīng)該根據(jù)本單位的資金實(shí)力而來合理的配置攝像機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公的設(shè)備，如果要實(shí)行人事檔案的計(jì)算機(jī)信息化管理我們則應(yīng)該引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，還應(yīng)該建立人事檔案的信息檢索和存儲(chǔ)系統(tǒng)，從而來實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理利用和配置，從傳統(tǒng)手工操作中將檔案管理解放出來，這樣既能減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率和工作質(zhì)量。（2）提高檔案管理人員素質(zhì)。培養(yǎng)具有協(xié)作和創(chuàng)造能力的復(fù)合型人才，加強(qiáng)對管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和政治素質(zhì)的教育進(jìn)行培訓(xùn)，以此則可以來提高管理人員的專業(yè)技術(shù)和政策水平能力。同時(shí)還要教育他們要嚴(yán)守紀(jì)律、甘于奉獻(xiàn)、堅(jiān)持原則、保守秘密的工作作風(fēng)；與此同時(shí)還要組織他們學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的法規(guī)、政策，以此來適應(yīng)新時(shí)期對人事檔案管理的新要求。我們則還應(yīng)該引入競爭機(jī)制，以此來通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，這樣才會(huì)把真正具有優(yōu)秀檔案從業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來工作。（3）完善管理制度。如果想要加強(qiáng)人事檔案管理的制度化建設(shè)則要下大工夫完善人事檔案工作的管理制度和責(zé)任追究制度。尤其是對檔案材料的保管保護(hù)、收集、鑒別及歸檔等方面都要進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)；在細(xì)則上對人事檔案案卷的整理要進(jìn)一步完善，對檔案材料的轉(zhuǎn)遞、查閱等利用方面要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)管理制度，對于出現(xiàn)問題的人要依法追究其責(zé)任。如果想要提高大家的法律意識則就需要各單位加大對《檔案法》的普法宣傳。（4）建立人檔分離的檔案管理體制?，F(xiàn)行“人檔合一”的人事檔案管理體制要改革，按照改革“人檔分離”的思路，將就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)、人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)以及其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能中剝離出來，來由政府實(shí)行統(tǒng)一管理企業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)。（5）努力提高對于人事檔案管理工作的認(rèn)識。對于人事檔案管理工作來說雖然是一項(xiàng)不起眼的工作，只依靠檔案管理人員的努力但要把這份不起眼的工作做好還是不夠的，則還要各級領(lǐng)導(dǎo)在重要位置擺上人事檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)性的管理工作，及時(shí)的研究工作中出現(xiàn)的問題同時(shí)采取有效措施加以改進(jìn)和定期對檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。還要提供良好的工作環(huán)境對于檔案管理設(shè)施建設(shè)的資金投人。

3 結(jié)語

在管理工作和干部檔案建設(shè)中事業(yè)單位人事檔案管理人員承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，檔案管理人員緊跟人事制度改革的形勢和結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，還要堅(jiān)持原則、刻苦鉆研、這樣才能把人事檔案管理工作推上一個(gè)新臺(tái)階，才能不斷創(chuàng)新出適合本單位人事檔案管理工作的好點(diǎn)子、新方法。

參考文獻(xiàn)

[1] 鄭文夙.企業(yè)人事檔案管理工作中的問題及對策研究[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā)：中旬刊，2012（8）：72-72.