S公司銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

王愛霞 郭子毓

摘 要：銷售與收款環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中很重要的環(huán)節(jié)，關(guān)系到企業(yè)的盈利水平和可持續(xù)發(fā)展能力，對企業(yè)的影響重大。本文介紹了S公司的概況；然后介紹了S公司銷售與收款環(huán)

節(jié)的內(nèi)控管理現(xiàn)狀并對其存在的問題進(jìn)行了分析；最后提出了S公司銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的改進(jìn)方案。

關(guān)鍵詞：S公司銷售與收款內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

S公司的母公司河北進(jìn)功實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司成立于2004年6月12日，現(xiàn)擁有邢臺(tái)進(jìn)功化工有限公司、邢臺(tái)進(jìn)功建材有限公司、邢臺(tái)亞欣貿(mào)易有限公司、S公司等下屬企業(yè)。擁有員工

400多人，其中專業(yè)工程技術(shù)人員和管理人員50余名，且已建立完整的質(zhì)量管理體系。其產(chǎn)品主要用于建筑、裝飾、裝修用材，運(yùn)銷北京、天津、西安、太原等地，產(chǎn)品供不應(yīng)求。

2004年10月份榮獲“河北省第七屆消費(fèi)者信得過產(chǎn)品”稱號。S公司主要生產(chǎn)飼料和乙醇。年產(chǎn)飼料2.7萬噸,乙醇3萬噸,擁有職工200余人。

一、S公司現(xiàn)行銷售作業(yè)流程所涉及的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)

1、銷售部門根據(jù)客戶要求編制銷售訂單

購買者提出訂貨要求—>接受訂單后報(bào)銷售主管審核—>簽字蓋章,編制產(chǎn)品銷售訂單—>再報(bào)請銷售主管審核、銷售經(jīng)理審核—>最終簽發(fā)產(chǎn)品銷售通知單

2、倉庫部門根據(jù)產(chǎn)品銷售發(fā)貨單發(fā)貨

銷售助理根據(jù)產(chǎn)品銷售通知單編制產(chǎn)品銷售發(fā)貨單—>送到倉庫部門—>發(fā)貨出庫

3、財(cái)務(wù)部部門開具銷售發(fā)票

銷售助理將發(fā)貨單送交銷售部經(jīng)理審核—>編制開具發(fā)票申請書并由銷售部經(jīng)理審批—>財(cái)務(wù)部門開具產(chǎn)品的銷售發(fā)票—>財(cái)務(wù)部門登記發(fā)票信息—>--將發(fā)票聯(lián)交給銷售助理。

4、審核銷售發(fā)票是否記錄正確

銷售助理依據(jù)銷售發(fā)貨單登記產(chǎn)品的銷售日報(bào)表、財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員檢查銷售發(fā)票的編號是否連續(xù)、編制相應(yīng)的記賬憑證—>登記銷售總賬、定期檢查銷售明細(xì)賬與銷售總

賬是否一致在客戶信用檔案中要詳細(xì)登記以下資料：客戶的基本情況信息、信用歷史記錄及相關(guān)交易信息、客戶的市場占有率等等。S公司信用管理部門根據(jù)客戶檔案將客戶分類

，并給與不同的銷售政策。對客戶信用進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，每年至少對其復(fù)查一次，出現(xiàn)大的變動(dòng)要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整結(jié)果要經(jīng)公司授權(quán)審批人批準(zhǔn)。對于信用狀況惡化的客

戶，原則上可以采取如下對策：要求客戶提供擔(dān)保人和連帶擔(dān)保人：增加信用保證金;交易合同取得公正;減少供貨量或?qū)嵭邪l(fā)貨限制；接受代為償債和代物償債，有擔(dān)保人的向擔(dān)

保人追債，有抵押物擔(dān)保的接受抵押物還債。 --!>

（三）S公司銷售與收款環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點(diǎn)的再設(shè)計(jì)

1、組織發(fā)貨控制

S公司發(fā)貨部門要嚴(yán)格按照銷售發(fā)貨單中所列示的產(chǎn)品出庫時(shí)間、送貨方式、發(fā)貨品種、型號以及商品數(shù)量組織發(fā)貨，還要明確倉庫管理人員的崗位職責(zé)以保證發(fā)貨的安全性

。故作如下控制設(shè)計(jì)：①倉儲(chǔ)部門根據(jù)審批后的銷售發(fā)貨單組織備貨、發(fā)貨，發(fā)貨后按實(shí)填寫實(shí)發(fā)數(shù)，并蓋章注明“已發(fā)貨”，以免重復(fù)發(fā)貨，且裝貨后要及時(shí)記錄庫存臺(tái)帳；②

要保證發(fā)貨行為的執(zhí)行者受到其他獨(dú)立職員的監(jiān)督，有專人對銷售發(fā)貨單與發(fā)貨實(shí)物進(jìn)行檢查核對，并填寫出庫單；③倉庫員必須要求承運(yùn)人在銷售發(fā)貨單上簽名，并向承運(yùn)人取

得相關(guān)運(yùn)輸憑證，然后及時(shí)交送財(cái)務(wù)部；④倉儲(chǔ)部門、物流公司、會(huì)計(jì)部門要定期對帳；

2、銷售發(fā)票的控制

為避免S公司財(cái)務(wù)部部門開具銷售發(fā)票過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，故作如下控制設(shè)計(jì)：①開具銷售發(fā)票應(yīng)由S公司財(cái)務(wù)部門制定專人負(fù)責(zé)開具；②開票人員必須以客戶的購貨合同和銷售

業(yè)助理開出的銷售發(fā)貨單、出庫單為依據(jù)；③應(yīng)依據(jù)已授權(quán)批準(zhǔn)的商品價(jià)目表編制銷售發(fā)票；④獨(dú)立檢查銷售發(fā)票計(jì)價(jià)和計(jì)算的正確性；⑤將裝運(yùn)憑證上的商品總數(shù)與相對應(yīng)的銷

售發(fā)票上的商品總數(shù)進(jìn)行比較；⑥財(cái)務(wù)部定期對銷售發(fā)票開具進(jìn)行檢查。

3、銷售賬務(wù)登記控制

為完善S公司的銷售賬務(wù)登記控制，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：①編制銷售記賬憑證時(shí)要有證明產(chǎn)品已經(jīng)銷售的運(yùn)輸部門的運(yùn)輸發(fā)票和銷售部門制定的銷售發(fā)貨單為原始憑證。

②S公司財(cái)務(wù)部門要設(shè)立專職人員審核已經(jīng)開具的產(chǎn)品銷售發(fā)票上的貨款、稅款和總賬、明細(xì)賬上登記的金額是否一致。④S公司財(cái)務(wù)部門要設(shè)立專職人員審核應(yīng)收賬款的明細(xì)賬同

總賬是否賬賬相符。⑤S公司應(yīng)定期與客戶對所銷售的產(chǎn)品進(jìn)行核對并給對方客戶寄送對賬單，若發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)向會(huì)計(jì)主管報(bào)告。

（四）S公司銷售與收款環(huán)節(jié)監(jiān)控方面的再設(shè)計(jì)加強(qiáng)內(nèi)部核查監(jiān)督，設(shè)置審計(jì)部門或設(shè)立一名獨(dú)立的審計(jì)人員，由內(nèi)部審計(jì)人員核查銷售與收款業(yè)務(wù)的處理和記錄。核查內(nèi)容

主要包括：一是檢查銷售與收款業(yè)務(wù)相關(guān)工作崗位的設(shè)置中是否存在銷售與收款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)的混崗現(xiàn)象。二是檢查銷售與收款業(yè)務(wù)是否是按照公司制定的相關(guān)授權(quán)批準(zhǔn)制度進(jìn)

行的。三是檢查客戶的信用管理情況，重點(diǎn)檢查信用政策制定的是否合理以及銷售過程中對相關(guān)規(guī)章制度的執(zhí)行情況。四是檢查銷售與發(fā)貨的內(nèi)部控制，重點(diǎn)檢查銷售發(fā)票的連續(xù)

性、計(jì)價(jià)和計(jì)算的正確性、及所附原始憑證的真實(shí)性；檢查發(fā)運(yùn)憑證的連續(xù)性，并將其與主營業(yè)務(wù)收入核對；檢查銷售發(fā)票的數(shù)量與發(fā)運(yùn)憑證的數(shù)量是否一致；檢查保管的未開票

發(fā)運(yùn)憑證，確定是否包括所有應(yīng)開票的發(fā)運(yùn)憑證。五是檢查應(yīng)收賬款管理是否到位，重點(diǎn)檢查銷售收入會(huì)計(jì)人員是否及時(shí)登賬，是否進(jìn)行了應(yīng)收賬款的催收，壞賬核銷比率及方法

是否恰當(dāng)。（作者單位：河北金融學(xué)院會(huì)計(jì)系）

參考文獻(xiàn)：

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二、S公司銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)控管理中存在的問題

（一）在控制環(huán)境方面存在的問題

S公司大部分員工對企業(yè)內(nèi)部控制的了解很少，內(nèi)部控制意識(shí)淡薄，而對內(nèi)部控制稍微有點(diǎn)了解的員工只是認(rèn)為內(nèi)部控制就是公司制定的有關(guān)規(guī)章、制度。此外，S公司只注重

對員工的制度約束和獎(jiǎng)懲措施的制定，不注重對員工道德層面的精神鼓勵(lì)，缺乏道德指導(dǎo)方面行為準(zhǔn)則的制定。

（二）在風(fēng)險(xiǎn)管理方面存在的問題

1、從其組織結(jié)構(gòu)中可以發(fā)現(xiàn)S公司沒有自己的信用管理部門，沒有建立完善的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。S公司的做法是把信用賒銷的權(quán)力授權(quán)給了銷售部門。銷售部門的銷售人員在審

核賒銷客戶的賒銷額度時(shí)主要是根據(jù)客戶購買產(chǎn)品熟練的多少以及銷售人員自己與客戶的個(gè)人關(guān)系的好壞確定給客戶的賒銷額度的大小。這樣做的后果就給S公司日后回收所欠貨款

帶來了很大的風(fēng)險(xiǎn)。

2.不相容職務(wù)未分離

S公司出于節(jié)省成本的考慮銷售部門的工作人員大部分是一人身兼數(shù)職，接受客戶產(chǎn)品訂單的人員和審核賒銷客戶信用的人員往往是一人兼任；財(cái)務(wù)部門開具產(chǎn)品銷售發(fā)票的

人員與進(jìn)行產(chǎn)品銷售發(fā)票審核的人員也是一人兼任；在倉庫部門的產(chǎn)品出庫的環(huán)節(jié)，沒有設(shè)置相應(yīng)的審核崗位，無人監(jiān)督發(fā)貨環(huán)節(jié)。發(fā)貨執(zhí)行者與檢查者、出庫單填制者為同一個(gè)

人，沒有獨(dú)立的第三個(gè)人進(jìn)行監(jiān)督，使得其控制政策形同虛設(shè)，未能防止貨物被擅自運(yùn)出倉庫。

3、銷售發(fā)票的開具缺乏嚴(yán)格控制

開具銷售發(fā)票時(shí)，S公司財(cái)務(wù)部門只是根據(jù)銷售部經(jīng)理審批過的銷售發(fā)貨單就開具產(chǎn)品銷售發(fā)票，缺乏與產(chǎn)品銷售訂單和倉庫部門的產(chǎn)品出庫單互相核對，這樣做的結(jié)果可能

會(huì)導(dǎo)致部分銷售收入賬不及時(shí)或不準(zhǔn)確，也可能會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品銷售發(fā)票上的商品銷售數(shù)量與倉庫部門的產(chǎn)品出庫數(shù)量不相符或者重復(fù)開具產(chǎn)片銷售發(fā)票的情況出現(xiàn)。

（三）在監(jiān)控方面存在的問題

銷售與收款環(huán)節(jié)控制制度的最后一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是制定相應(yīng)的監(jiān)督檢查制度。沒有有效的監(jiān)督檢查制度，再完善的銷售與收款流程也必將流于形式。我國《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范

——銷售與收款（試行）》規(guī)定：“單位應(yīng)建立對銷售與收款環(huán)節(jié)控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期的進(jìn)行檢查?！?，而S公司沒有設(shè)置獨(dú)

立的監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，也沒有設(shè)置專門的監(jiān)督檢查崗位，S公司僅在銷售部門設(shè)立了一名財(cái)務(wù)內(nèi)勤人員，財(cái)務(wù)部門缺乏對銷售業(yè)務(wù)的審核工作，缺乏監(jiān)督機(jī)制。

二、解決S公司銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)控管理中存在問題的對策

為了解決S公司銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)控管理中存在的問題，下面對S公司銷售與收款環(huán)節(jié)中應(yīng)關(guān)注的控制點(diǎn)做一下重新設(shè)計(jì)，以達(dá)到使S公司銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度更加

科學(xué)有效，并防止內(nèi)部舞弊案件的發(fā)生的目的。

（一）S公司銷售與收款環(huán)節(jié)控制環(huán)境方面的再設(shè)計(jì)

1、設(shè)立信用管理部門

S公司應(yīng)該設(shè)立信用管理部門并制定該部門相關(guān)的規(guī)章制度及崗位職責(zé)。S公司應(yīng)將由銷售部門的銷售主管進(jìn)行客戶審批的責(zé)職拿出來放到設(shè)立的信用管理部門中去，使對客戶

的審批能夠獨(dú)立于銷售部門和財(cái)務(wù)部門。在公司的組織架構(gòu)上信用管理部門直接受公司高層管理者控制，才能確保信用風(fēng)險(xiǎn)管理部門工作人員的職能的得到正確行使以規(guī)避銷售與

收款環(huán)節(jié)的各種風(fēng)險(xiǎn)。

2、嚴(yán)格職責(zé)分工，著重解決企業(yè)內(nèi)不相容職務(wù)分離的問題

針對發(fā)現(xiàn)的問題可做如下調(diào)整：接受客戶訂單和審核客戶信用的人員進(jìn)行的分離，分別由銷售部與信用管理部門負(fù)責(zé)；開具的產(chǎn)品銷售發(fā)票的工作由財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)

，財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)對產(chǎn)品銷售發(fā)票的審核，產(chǎn)品銷售發(fā)票的審核工作也可以由總經(jīng)理助理承擔(dān)；應(yīng)收賬款的總賬和明細(xì)賬的登記由財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)人員來做，財(cái)務(wù)部門的

會(huì)計(jì)主管或總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售發(fā)票的審核；在倉庫部門產(chǎn)品發(fā)貨環(huán)節(jié)中，銷售部門制定的銷售發(fā)貨通知單可由倉庫部門的主管檢查，倉庫員負(fù)責(zé)而發(fā)貨，出庫單的填制則由

另一人負(fù)責(zé)。

（二）S公司銷售與收款環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)控制方面的再設(shè)計(jì)

S公司要建立客戶信用檔案，