醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)和意義

張冀紅

一、醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院的重要?dú)v史憑證和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，其涉及領(lǐng)域?qū)?、種類多、綜合性強(qiáng)，反映了醫(yī)院的各項(xiàng)工作及活動情況，具有不同于其他專業(yè)檔案的特點(diǎn)。

1.醫(yī)院文書檔案在內(nèi)容上具有專業(yè)性。醫(yī)院是以醫(yī)療工作為主體，在醫(yī)療工作中產(chǎn)生和形成的文書檔案，是這種“主體”的真實(shí)反映，因此，它所記述的內(nèi)容無疑帶有很強(qiáng)的專業(yè)性。比如，醫(yī)院發(fā)展計(jì)劃、業(yè)務(wù)診療和技能操作常規(guī)和制度、醫(yī)療科學(xué)研究以及院務(wù)管理等等，這些在檔案管理方面具有明顯的專業(yè)性。

2.醫(yī)院文書檔案在管理上具有綜合性。醫(yī)院文書檔案幾乎都是通過醫(yī)院辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)即醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行管理，從檔案的類型來看，它統(tǒng)管了諸如人事、基建、科研、財(cái)務(wù)、醫(yī)務(wù)、總務(wù)、設(shè)備以及黨務(wù)等各種載體材料；從文件的來源看，除了有來自上級印發(fā)或本院制定的各種規(guī)定性、政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性文件外，還涉及到與本單位業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門或單位的往來文件或編史修志的材料。

3.醫(yī)院文書檔案管理具有相對的保密性。檔案管理的最終目的是提供利用，而醫(yī)院文書檔案具有業(yè)務(wù)性強(qiáng)、相對保密性等特點(diǎn)，開放程度不高，主要利用者局限于本院的工作人員，未能提供更深層次服務(wù)。

4.醫(yī)院文書檔案管理的階段性。醫(yī)院行政管理科室多，產(chǎn)生的文件資料具有明顯的分散性，為確保醫(yī)院在某一短時間內(nèi)某項(xiàng)工作(如醫(yī)院管理年活動、醫(yī)療質(zhì)量萬里行活動、優(yōu)質(zhì)護(hù)理活動等)所產(chǎn)生的文件材料的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性，目前大部分醫(yī)院文書檔案管理工作基本上以半年或一年為整理周期。

二、醫(yī)院文書檔案的重要價值和作用

歷來醫(yī)院在檔案管理方面一直注重病案檔案的管理，對文書檔案未予以足夠的重視，其實(shí)醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院檔案管理體系中的重要組成部分，是醫(yī)院管理歷程的見證和重要憑據(jù)，具有重要的價值和作用。

1.對病案檔案的輔助價值。病案檔案是臨床進(jìn)行科學(xué)診斷治療的基礎(chǔ)資料，也是醫(yī)學(xué)科學(xué)的原始資料，在疾病預(yù)防、控制與科學(xué)研究方面具有不可替代的作用。醫(yī)院文書檔案可以為病案檔案提供更系統(tǒng)全面的參考，為每一次臨床診斷、疾病防控、科學(xué)研究提供全方位的背景及周邊信息，使病案檔案更加詳實(shí)、豐滿。

2.領(lǐng)導(dǎo)決策時的參謀價值。醫(yī)院文書檔案記錄了大量前人的做法和認(rèn)識，包括醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各方面的信息。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)決策，要進(jìn)行調(diào)查研究，就要有文書檔案作為重要依據(jù)，醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策過程中必不可少的參考依據(jù)。

3.解決問題的憑證作用。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院各項(xiàng)工作活動的原始記錄，各種規(guī)章制度的管理文件，以及上級部門對醫(yī)院管理工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，都是醫(yī)院各項(xiàng)日常管理工作開展的基礎(chǔ)依據(jù)，也是醫(yī)院解決各類問題、處理各種糾紛的有力憑證。

4.醫(yī)院宣傳的教育作用。醫(yī)院文書檔案祥實(shí)記錄了醫(yī)院事業(yè)的發(fā)展歷程，充分利用醫(yī)院文書檔案，可以編寫醫(yī)院發(fā)展史、制度匯編、舉辦各種展覽等，介紹醫(yī)院艱苦奮斗、發(fā)展壯大的過程，對廣大醫(yī)療工作者和社會進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生教育，具有很好的說服力和感染力。

三、認(rèn)識醫(yī)院文書檔案及其重要性是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的根本

只有了解了醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)和重要意義，才能認(rèn)識到醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越重要，從而在人員素質(zhì)提高、軟硬件設(shè)施建設(shè)等各個方面加大投入。簡單的說，對醫(yī)院文書檔案的重要性沒有做到足夠的認(rèn)識和重視，任何改革措施都無從談起。

醫(yī)院的文書檔案具有自己的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際加強(qiáng)對其管理，顯然有利于醫(yī)院服務(wù)水平的提高。目前，我國醫(yī)院在文書檔案管理工作中存在很多問題，醫(yī)院必須了解文書檔案的特點(diǎn)，才能根據(jù)不同特點(diǎn)加強(qiáng)管理和培訓(xùn)，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。也只有真正提高認(rèn)識，認(rèn)同醫(yī)院文書檔案在醫(yī)院建設(shè)乃至醫(yī)療事業(yè)發(fā)展中的作用，才能在醫(yī)院文書檔案管理的各個方面加大力度改革，使有限的檔案材料發(fā)揮無限的作用，使醫(yī)院文書檔案管理工作保持特色和活力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的健康發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的憑證和依據(jù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)代化。