淺談中學(xué)檔案管理

尹麗晶

[摘 要]中學(xué)檔案是國家檔案的組成部分，切實把中學(xué)檔案管好，對發(fā)展我國的教育事業(yè)具有重要的作用。通過對中學(xué)檔案的內(nèi)容、中學(xué)檔案的性質(zhì)、中學(xué)檔案的整理和中學(xué)檔案管理應(yīng)注意的問題的闡述，使人們知道做好中學(xué)檔案的管理對中學(xué)的黨務(wù)工作、行政工作和教學(xué)工作有著重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

[關(guān)鍵詞]中學(xué)檔案；內(nèi)容；性質(zhì)；管理

[中圖分類號]G47 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2012）06 — 0110 — 02

中學(xué)檔案是指學(xué)校在各項工作活動中形成的具有查考價值、和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。他是反映中學(xué)教育實踐活動真實面貌的記載，做好中學(xué)檔案的管理對中學(xué)的黨務(wù)工作、行政工作和教學(xué)工作有著重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

一、中學(xué)檔案的內(nèi)容

中學(xué)檔案的內(nèi)容較為豐富，大體包括黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案三大類。

（一）黨政檔案

凡是學(xué)校政治工作、思想教育、行政管理財務(wù)會計等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學(xué)校執(zhí)行黨的路線，特別是執(zhí)行教育方針、政策情況的依據(jù)，是了解學(xué)?；厩闆r的第一手材料。

黨政檔案包括：1、上級下發(fā)的有關(guān)教育工作、政治思想工作和學(xué)校行政管理等方面的文件，特別是真對本校的各種文件材料。2、本校在貫徹黨的方針政策，以及上級有關(guān)文件精神過程中形成的材料：本校向上級主管部門的報告、請示和批復(fù)；上級有關(guān)本校重大問題的通知、公函、工作簡報等。3、本校黨、政、工、團、民主黨派和其他組織的情況統(tǒng)計表，工作計劃、總結(jié)、會議記錄、活動記錄、匯報材料和所屬成員花名冊等；4、本校教職員工登記表及人事任免、調(diào)動、獎懲、晉升和調(diào)整工資的有關(guān)材料，黨團、員的發(fā)展材料及上級批復(fù)，黨團、員組織關(guān)系介紹信或存根；5、各種規(guī)章制度，教職員工工作安排一覽表、考勤表等。6、本校房地產(chǎn)契據(jù)、證明、基建方面的文字材料和圖紙等。7、本校財務(wù)方面的會計憑證、經(jīng)費收支賬冊、報表和財產(chǎn)登記冊等，以及其他有保存價值的材料。

（二）教學(xué)檔案

是記載和反映本校教育工作、教學(xué)實踐、科技研究、課外活動和實驗設(shè)備等方面的真實情況，具有保存價值的的文件材料。是衡量一個學(xué)校教學(xué)水平的依據(jù)，又是學(xué)校作出決策、制定規(guī)劃、開展教學(xué)活動、教育科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量分析、實現(xiàn)管理科學(xué)化的依據(jù)和參考材料。

教學(xué)檔案包括：1、教學(xué)計劃、總結(jié)，教研組（室）、班主任工作計劃、總結(jié)，和典型經(jīng)驗，師資培訓(xùn)計劃、總結(jié)和典型材料。2、教學(xué)大綱、課程設(shè)置及安排，教學(xué)方案，教改方案，結(jié)合教學(xué)進行生產(chǎn)的計劃、總結(jié)。3、自編充實教材、鄉(xiāng)土教材的定稿、油印本或鉛印本，校內(nèi)錄制的各種教學(xué)內(nèi)容的錄音帶、錄像帶及原稿，電化教學(xué)的教案及補充教材。4、科技活動、課外活動的計劃、總結(jié)、成果、論文、計算數(shù)據(jù)圖（表）及與活動有關(guān)的照片、錄音、錄像等材料。5、各種典型教案、公開課教案及講評記錄，教學(xué)經(jīng)驗介紹，教學(xué)情況調(diào)查報告，教學(xué)研究成果及各種教學(xué)圖表，期考各科試卷及試卷分析材料，單獨招生時的試卷及成績分析，各學(xué)年（或?qū)W期）各科成績對比分析。6、本校出版的刊物、校報、簡報、資料的正本及定稿。7、本校老師在外發(fā)表的論文的正本，科技成果的正本或手稿，對外交流材料、經(jīng)驗介紹等。8、校務(wù)日志、班級工作記錄，各項教育活動的材料、圖片、照片（畢業(yè)生留影）、學(xué)校傳統(tǒng)教育材料、校史材料。9、實驗室、圖書館工作情況登記，實驗儀器模型機其他教學(xué)設(shè)備的保管使用情況登記，各種教學(xué)設(shè)備的說明書，技術(shù)材料以及維修情況登記，各種教學(xué)設(shè)備的說明書，技術(shù)材料以及維修情況登記等。10、開展各種文娛、體育、衛(wèi)生工作的情況記錄，如校運動會秩序表、比賽成績、最高紀錄，文藝匯演節(jié)目表及獲獎節(jié)目、獲獎?wù)呙麊巍?1、教師任課情況，業(yè)務(wù)考核結(jié)果的記錄，教學(xué)重大事件記錄。12、學(xué)習(xí)質(zhì)量分析，生留級及升學(xué)考試成績分析。13、學(xué)生情況統(tǒng)計表，每屆學(xué)生（分班）登記冊，畢業(yè)肄業(yè)證書存根等。14、學(xué)生干部（校級、班級）名冊，黨團員名冊，三好學(xué)生名冊，基本情況登記表。15、學(xué)生在校外報刊發(fā)表文章，在各級競賽、匯演、會考、統(tǒng)考中獲得優(yōu)異成績的記錄材料。學(xué)生畢業(yè)后給學(xué)校寫來的具有保存價值的信函等，以及其他有保存價值的教學(xué)檔案。

（三）學(xué)生檔案

中學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中形成的，能夠反映學(xué)生成長情況的材料，都歸入學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是學(xué)校對學(xué)生進行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)。

學(xué)生檔案包括：1、學(xué)生報名報，調(diào)查材料，學(xué)期操行評語，畢業(yè)生登記表，鑒定材料，各種活動中突出表現(xiàn)記載及有關(guān)證明，獎懲記錄，愛好特長及社會活動能力的記錄，入黨入團的有關(guān)材料等。2學(xué)生每學(xué)期的考試成績，畢業(yè)成績，升學(xué)考試情況，校內(nèi)外單科競賽的成績，各種獲獎名次。3、學(xué)生本人的健康卡片，體育活動情況，達到國家體育鍛煉標準和運動健將的成績和證明，體育競賽的成績名次，文藝匯演中的獲獎情況記錄。

二、中學(xué)檔案的特殊性質(zhì)

中學(xué)檔案除具有一般檔案的性質(zhì)（如原始性、記錄性）之外，還具有一些特殊的性質(zhì)。

（一）檔案來源分散性

中學(xué)檔案，少部分來源于上級機關(guān)（如上級黨政機關(guān)、教育行政機關(guān)），大部分來源于校內(nèi)行政、教學(xué)管理部門和廣大師生。

從中學(xué)檔案的內(nèi)容看：1、來源于上級機關(guān)的，經(jīng)過文書的收文登記的文件材料，手續(xù)相對完備，制度健全，易于收集整理和保管。2、來源于校內(nèi)部門的，絕大部分沒有經(jīng)過收發(fā)文登記和嚴格的文書管理制度，缺少必要的制約條件。3、來源于校內(nèi)師生的，如教案、文稿等，更不能履行收發(fā)文登記制度。而校內(nèi)各部門和師生的書面材料，恰恰最能反映一個學(xué)校的具體教學(xué)工作和教學(xué)活動，是中學(xué)檔案中最重要的組成部分。同時，也是也是最難收集的部分。

（二）年代劃分特殊性

中學(xué)檔案的形成，主要有三種情況：第一種是公元年度，學(xué)校中的黨政檔案都是按照公元年度歸檔立卷的。第二種是教學(xué)年度，按照我國現(xiàn)行教育制度，上一年九月一日到下一年八月三十一日為一個教學(xué)年度，中學(xué)檔案的教學(xué)檔案（如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱）都是按照教學(xué)年度歸檔立卷的。第三種是學(xué)制年度，我國現(xiàn)行教育制度規(guī)定小學(xué)六年，初中三年，高中三年。中學(xué)的學(xué)生檔案和教學(xué)檔案中的學(xué)生名冊、情況登記、統(tǒng)計等，都是按照其學(xué)制年度歸檔立卷的。

（三）檔案內(nèi)容復(fù)雜性

中學(xué)是教育戰(zhàn)線的基層單位，“麻雀雖小，五臟俱全”，檔案內(nèi)容豐富，全宗成分復(fù)雜，前面將中學(xué)檔案分成三大類，是十分粗略的。實際上科技檔案（如科研、設(shè)備、基建等）、會計檔案、實物檔案等由于數(shù)量不多，而且大多為教學(xué)服務(wù)的，所以可分別歸入黨政檔案和教學(xué)檔案之中。

（四）制成材料和格式多樣性

中學(xué)檔案除紙制外，還有大量的照片、錄音、錄像、幻燈等電化教學(xué)材料；紙制檔案形式也比較復(fù)雜，有的是表格（如課程安排表、學(xué)籍表等）有的是圖冊、圖畫，其紙張大小規(guī)格不一，印刷方式也不統(tǒng)一，給排列上架增加了難度。

三、中學(xué)檔案的整理

中學(xué)檔案在歸檔立卷的方式方法上要“按照自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用”，做好以下兩方面工作；

（一）立卷歸檔的準備

首先，必須遵循國家規(guī)定的檔案要實行集中統(tǒng)一管理的原則，明確學(xué)校文件材料的歸檔范圍，具體規(guī)定學(xué)校各部門、教師、班主任等在工作中形成的文件材料的立卷歸檔范圍。

第二，文件材料的收集。對歸檔范圍的文件材料，必須通過大量和細致的工作，從各部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工手中收集上來。對已調(diào)離的人員手中有價值的材料也應(yīng)征集。

（二）分類組卷

首先，以年度為標準，將所有的文件材料按年度分開，中學(xué)檔案立卷工作以一年一歸檔為宜。中學(xué)檔案的年度劃分頗為復(fù)雜，按教學(xué)年度立卷，適用于教學(xué)檔案。黨政檔案也可改變公元年度立卷慣例，服從于教學(xué)檔案的立卷要求。學(xué)生檔案按學(xué)年制度，每年對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案進行一次立卷，在畢業(yè)生離校后向檔案室移交。對在校生的檔案則按平時歸檔要求，分門別類存放。

第二，以材料內(nèi)容劃分為黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案三大類。對黨政、教學(xué)和學(xué)生三大類材料分別劃分保管期限進行立卷，舉例如下：

1.黨政檔案?？煞譃椋荷霞壓驼畞砦暮蜁h文件；教育機關(guān)來文和會議文件；其他機關(guān)來文和會議文件；本校的請示報告、工作匯報、計劃總結(jié)及上級的批復(fù)；本校黨組織文件及會議記錄；校史材料、校務(wù)日志；本校行政文件及會議記錄；黨團員年報表和名冊，教職員工年報表和名冊，工會會員登記表和名冊；教職員工獎懲、調(diào)資、晉升名冊；招工、退職、退休、死亡的人員名冊或統(tǒng)計數(shù)據(jù)；調(diào)入、調(diào)離、工資、組織等方面介紹信或證明存根；來往公函、重要來信來訪及處理情況材料；基建相關(guān)材料；會計憑證、賬簿、報表等；校產(chǎn)登記；其它有保存價值的材料等。

2.教學(xué)檔案?？煞譃椋焊鞣N教學(xué)計劃、總結(jié)；大綱、教材、教法；教學(xué)研究、經(jīng)驗、成果、論文、典型教案、公開課評議；實驗設(shè)備、說明書；科技、衛(wèi)生、文藝、體育等的材料；師資培訓(xùn)、進修、業(yè)務(wù)考核；班主任工作情況及考核；各班學(xué)生名冊、基本情況、學(xué)習(xí)成績、獎懲記錄、畢業(yè)合影；學(xué)籍冊、學(xué)生登記表等；招生、退學(xué)、休學(xué)、留級、開除、死亡、畢業(yè)的記載、證明及有關(guān)材料；學(xué)生會、共青團、成員名冊、活動記載材料；其它有保存價值的材料等。

3.學(xué)生檔案。學(xué)生檔案記載了學(xué)生本人在校的成長過程，學(xué)生畢業(yè)后檔案隨之轉(zhuǎn)到新的學(xué)?；蚬ぷ鲘徫?。學(xué)生檔案的整理，可參照人事檔案整理方法進行，每人一袋。

立卷時，一般不必過多的考慮文件材料的數(shù)量，即時同一內(nèi)容的材料少一些，案卷薄一些也是允許的。主要注意保持文件文件材料之間的聯(lián)系，盡量把同一問題、同一項工作、同一次會議、同一案件、同一種活動的材料立成一卷，數(shù)量多的可立成幾卷。

四、中學(xué)檔案管理應(yīng)注意的問題

中學(xué)檔案是國家檔案的組成部分，切實把中學(xué)檔案管好，對發(fā)展我國的教育事業(yè)具有重要的作用。然而，還有一些具體問題需要探討。

（一）領(lǐng)導(dǎo)的重視是開展好學(xué)校檔案管理工作關(guān)鍵

領(lǐng)導(dǎo)重視，應(yīng)該做到四落實：

1.人員落實。確定一名校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，檔案室要配備一名有專業(yè)素質(zhì)的專職檔案員，各教研室確定一名兼職的檔案人員，形成校園的檔案網(wǎng)絡(luò)體系。

2.資金落實。學(xué)校檔案工作所需經(jīng)費應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，為檔案工作提供必需的設(shè)備。

3.保管條件的落實。要有滿足十五年檔案使用空間的檔案庫房。要做到檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開。

4.制度落實。學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

（二）做好基礎(chǔ)基礎(chǔ)性工作，方便利用

學(xué)校檔案室要認真做好檔案的收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管工作，維護檔案的完整與安全，還要編制檔案檢索工具及有關(guān)參考資料，積極開展檔案利用工作，為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)。

（三）選擇最佳立卷時間

學(xué)校各部門和能按年度歸檔的部門，應(yīng)在次年六月底前歸檔；各教學(xué)部門和按學(xué)年歸檔的部門，應(yīng)在次學(xué)年暑假前后歸檔，以每年的九、十月為最佳立卷時間。

〔責(zé)任編輯：馮延臣〕